Control interno

Oficina de Control Interno

Informe al Honorable Concejo Municipal
de Cajicá

20 de febrero de 2013

Calidad

“Mejorar es Cuestión de
Autocontrol”

Temática:

1.Informe de Gestión 2012
2.Evaluación al Sistema de
Control Interno Vigencia
2012.

Control Interno, a cargo de Omar Hernán Osorio
Valbuena y con el apoyo de Martha Eloísa Bello Riaño, se
ha preocupado porque la Administración garantice:

•Eficacia,
•Eficiencia
•Economía

Que promueva y facilite la correcta ejecución de las
actividades definidas para el logro de la misión de la
entidad,

Mediante:
• Evaluación y seguimiento de la Gestión Administrativa

Capacitó a los Funcionarios en:
• Código de Ética;
• Procesos y Procedimientos;
• Administración del Riesgo;
• Informes a entes de control;
• Apoyo durante las jornadas de Inducción y
Re inducción;
• Sensibilización a miembros de los Comités
MECI y al Representante de la Dirección.

Gestionó con la ESAP
capacitaciones en:
• Introducción al MECI;
• Calidad MECI;
• Administración por Procesos;
• Mapa de Riesgos;
• Indicadores de Gestión;
• Planes de Mejoramiento
• Auditoria Interna.

El autocontrol se adquiere mediante la práctica constante y
consiente de comportamientos que conduzcan a la creación
de una actitud de responsabilidad y compromiso en el
ejercicio de nuestras funciones

Dentro de su función de
evaluación Control Interno
diseñó el Programa Anual de
Auditorias, aprobado por la Alta
Dirección el 24 de febrero.

Total
Proceso/Procedimiento Observaciones Estado
Gerencia Financiera 12 En ejecución plan de Mejoramiento
Gestión de Talento Humano 17 En ejecución plan de Mejoramiento
Adquisición de Bienes y Servicios 20 En ejecución plan de Mejoramiento

Archivo 20 En elaboración Plan de Mejoramiento

Programas Sociales 13 En elaboración Plan de Mejoramiento
Educación 13 En Ejecución Plan de Mejoramiento
Auditoria Gerencia Administrativa
(expedición decretos y resoluciones) 20 En ejecución plan de Mejoramiento

Infracciones Urbanísticas 11 En elaboración Plan de Mejoramiento

Contratación 85 En elaboración Plan de Mejoramiento

Comisaría de Familia 23 En elaboración Plan de Mejoramiento

Urbanismo 21 En elaboración Plan de Mejoramiento

Desarrollo en Salud 31 En elaboración Plan de Mejoramiento

Total Observaciones 286

Algunas de las
observaciones
son:

Auditoria a Gerencia Financiera:
1.observación: Se evidencias cuentas de difícil cobro como IFECS y UMATA,
P.M: presenta el área: contratar los servicios de un profesional para
apoyo en los procesos de persuasión y cobro coactivo.

2. observación: No está actualizada la contabilización de los bienes
muebles de la Administración Municipal.
P.M. : ingresar el inventario de bienes muebles de la Administración.

3. observación: No se aplicar los indicadores de eficiencia para medir el
nivel de ejecución del presupuesto.
P.M: Trimestralmente evaluar el total de las ejecuciones activas y pasivas

4. observación: se implemento el pago mediante transferencia electrónica
pero no se ha estructurado el sistema y no se está informando a la
ciudadanía.

P.M.: Se socializara al interior de la alcaldía y entidades descentralizadas el
pago mediante transferencia electrónica

•observación: El tema de los parafiscales se produce de manera global sin
discriminación del pago a efectuarse a la ESAP haciéndose necesario el reproceso
del mismo. P.M.: Se debe solicitar ayuda al proveedor del sistema para corregir la
inconsistencia.

•observación: En la Oficina Financiera no reposa el Plan de Mejoramiento de al
auditoria Interna 2011. P.M. Compilar todos los Planes de Mejoramiento de la
Gerencia Financiera

•observación: Pasado un mes desde la separación del cargo del funcionarios anterior
al señor José Ignacio Gualteros, no se le ha entregado oficialmente el cargo P.M.
Realizar la correspondiente acta de entrega por cada uno de los funcionarios al
separarse del cargo.

•observación: No se registran evidencias de las actividades de autocontrol
manifestadas por el tesorero.
•P.M. Implementar la lista de chequeo para registrar los procesos de autocontrol

•observación: En el área de contabilidad no es conocido el mapa de riesgos de la
Administración Municipal.
•P.M. Con la colaboración de la Oficina de Control Interno socializar el mapa de
riesgos.

* observación: A la funcionaria encargada de talento humano no le ha
sido entregado el cargo pasado un mes de la separación del cargo.
P.M. Legalizar mediante acta la respectiva entrega

*observación: No existe un formato de evaluación para competencias
laborales
P.M. Diseñar e implementar formato de evaluación de desempeño por
competencias laborales.

*observación: Revisar fechas de certificaciones de funcionarios en las
hojas de vida
P.M. Solicitar la revisión de certificados laborales

*observación: revisada la hoja de vida de ex funcionarios administración
anterior, no se evidencia la existencia de examen médico de egreso.
P.M. Contratar los servicios médicos para la realización de exámenes de
ingreso y egreso

•observación: Sobreactuación administrativa respecto de la remoción de ex
funcionarios de libre nombramiento y remoción de la administración anterior.
•P.M.: Verificar las fechas de todos los actos administrativos que requieren
notificación

•observación: En las hojas de vida se evidencian que no están foliadas en su
totalidad
•P.-M. Revisar y complementar la foliación

•observación: Revisadas las evaluaciones de desempeño no existe plan de
mejoramiento
•P.M.: Diseñar e implementar el formato para plan de mejoramiento para
calidades de funcionarios.

•observación: No se evidencia la existencia del programa de bienestar social
para la vigencia 2012.
•P.M.: Se realizará la conformación de los representantes de los empleados y
adoptar el Plan de Bienestar Social

*observación: A los funcionarios que ingresaron en el 2012 no se les ha
hecho la inducción respectiva.
P.M.: Diseñar la respectiva programación para hacer el Plan de Inducción

*observación: Se hace necesario actualizar y ejecutar el Plan de
Emergencias de la ARP
P.M.: Actualizar plan de Emergencias con la ayuda de la ARP

*observación: del mapa de riesgos talento humano no lo conoce, no esta
actualizado y no son contemplados los riesgos físicos.
P.M.: actualizar mapa de riesgos

*observación: las carpetas carecen de foliación total
P.M. : Actualizar la foliación de los documentos del área de personal

*observación: El área de talento humano no cuenta con ni ejecuta
indicadores
P.M.: Implementar los indicadores

*observación: Revisado el inventario valorizado las salidas son diferentes a las
entradas
P.M.: Solicitar la visita del proveedor de software para parametrizar el aplicativo.

*observación: No se evidencio el programa de mantenimiento para los edificios de la
administración.
P.M: Que planeación formule y ejecute el programa de mantenimiento de edificios

*observación: Carencia de autocontrol por funcionario diferente al que ejecuta la
gestión.
P.M. Implementar un programa de verificación de inventarios

*observación: No existe el programa de residuos o bombillas fundidas, cartuchos, pilas
etc.
P.M. Solicitar al proveedor de los elementos la disposición final de los mismos

*observación: Falta completar foliación de las hojas de vida de vehículos.
*P.M. Organización del archivo del área

•observación: No hay pago de impuesto correspondiente a la vigencia 2012 de las
volquetas OJG 106 y OJF 619 y de los demás vehículos a cargo de la Administración
Municipal,
•P.M: Se genero concepto de un asesor para el no pago de impuesto de los vehículos.

*observación: La adquisición de bienes y servicios plantea tres indicadores que no son
alimentados por el dueño del proceso
P.M.: Evaluar los indicadores y evidenciarlos con periodicidad

*observación: Se evidencia que no existe plan de mejoramiento a las auditorias internas
P.M. Realizar y evidenciar el Plan de Mejoramiento

•observación: existe mapa de riesgos pero no se conoce ni son contemplados los
riesgos físicos
•P.M.: Solicitar el acompañamiento de Control Interno para la revisión y actualización del
mapa de riesgos

•observación: no existe programa de mantenimiento preventivo del ascensor de la
alcaldía ni hay evidencia de la capacitación para su manejo
•P.M.: Oficiar a la Gerencia de Planeación para que se formule y ejecute el programa de
mantenimiento del ascensor.

•observación: El Plan de Emergencias construido por la ARP no ha sido trabajado por el
almacenista
•P.M.: Solicitar información sobre el plan de emergencia y gestionar los suministros
necesarios para su implementación

*observación: No han sido dictadas charlas a las personas que laboran en la
Alcaldía
P.M.: Capacitar a funcionarios y contratistas en conservación y organización
de archivo y dejar evidencia

*observación: En subproceso Gestión Documental no está documentado en
el manual de proceso y procedimientos
P.M.: Documentar el subproceso de gestión documental en el manual de
procesos

*observación: Los procesos deben ser actualizados y documentados
P.M.:. Revisar y actualizar los procedimientos

*observación: El panorama de riesgos del área no ha sido actualizado
P.M.: actualizar el panorama de riesgos

*observación: No existe una herramienta de medición de la percepción del
usuario y del índice de satisfacción del mismo
P.M, Elaborar herramientas de medición y percepción del usuario.

*observación: en el espacio de archivo hay elementos que obstaculizan las áreas
siendo un riesgo para la evacuación
P.M.: Se realizó jornada de recolección y se diseñará el programa de evacuación y
primeros auxilios

•observación: No se evidencia la existencia de políticas de transferencia de
documental
•P.M. Diseñar las políticas de transferencia documental

•*observación: No se evidencias estrategias para el fomento de la cultura
organizacional, conservación y protección documental.
•P.M. Diseñar e implementar estrategias para el fomento de la cultura organizacional,
conservación y protección documental

•* observación: No se evidencia la existencia de un programa de control de plagas en
el archivo
•P.M. Diseñar el programa de control de plagas en el archivo.

•* observación: Deficiencia en la aplicación de nuevas tecnologías Articulo 21 Ley
594 de 2000.
Solo hay digitalización de contratos de 2008-2011
P.M. Diseñar el programa de gestión documental para la Alcaldía de Cajicá

Seguimiento al Plan de
Mejoramiento Auditoria del
Archivo General de la Nación:

*observación 1: No se están aplicando las TRD
P.M: No se aprobó el Plan de Mejoramiento

*observación 2: No están organizadas las historias laborales de servidores
activos y retirados

*observación 3: Las carpetas tienen más folios de los permitidos

*observación 4: se evidencias unidades de conservación como AZ en el archivo

*observación 5: Se adolecen de procesos y procedimientos documentados e
integrados al Sistema de Gestión de Calidad

*observación 6: La Administración Municipal no ha capacitado el personal de
archivo en programas relacionados con su labor

*observación 7: La entidad no cuenta con un programa de conservación documental
que refleje plan de mantenimiento y limpieza para la documentación en el archivo

*observación 8: No se cuenta con una unidad de correspondencia

*observación 9: La numeración de los actos administrativos no se realiza de forma
consecutiva hay faltantes

*observación 10: se necesita ordenar los documentos conforme a los criterios
archivísticos

*observación 11: El espacio asignado como archivo central no es suficiente

*observación 12: En los archivos de gestión se utilizar AZ y carpetas de Yute y
algunos archivos se ubican directamente en las baldas de la estantería

• observación 13: la documentación que data
del siglo XIX se encuentra en lugares que no
son adecuados para su historia
• P.M: No se aprobó el Plan de Mejoramiento

• observación 14: En el archivo central no se
encuentra con un inventario documental
debidamente diligenciado
• P.M: No se aprobó el Plan de Mejoramiento

• observación : Los dueños de proceso no remiten la
documentación al archivo central de acuerdo con la norma

• P.M: Diseñar las políticas de transferencia documental

• observación: No reposa copia del inventario documental
• P.M: Diligenciar el inventario único de inventario documental

• observación: El Comité de Archivo debe reunirse una vez cada
semestre.
• P.M. Citar al Comité de Archivo

• observación: La directiva 001 de julio 27 de 2011 sobre
el procedimiento a seguir para la expedición de actos
administrativos de la administración, es necesario
adoptarlo dentro del sistema de gestión de la Alcaldía de
Cajicà.

• P.M.: No se acepto el Plan de Mejoramiento

• observación: Revisada la documentación en su
proceso se evidencia que no cuenta con indicadores de
gestión

• P.M.: No se acepto el Plan de Mejoramiento

Se aprobó un plan de Mejoramiento que incluye:

1. Ajustar los programas sociales conforme a las directrices departamentales
y nacionales
2. Diseño de un programa de fumigación donde son almacenados los
productos alimenticios
3. Documentar con programas sociales el Manual de Procesos y
Procedimientos
4. Aplicación de encuestas de percepción y satisfacción de los ciudadanos
5. Elaboración del plan de contingencia e incluirlo en el mapa de riesgos
6. Organización de los documentos del archivo de acuerdo con las TRD
7. Recopilar debidamente la documentación de cada usuario de los
programas sociales
8. Documentar programas en el sistema de gestión, como hogares
Comunitarios, Jardines Infantiles, Desayunes Infantiles con Amor,
Alimentación Escolar y Red Unidos.
9. Incluir indicadores de gestión en los planes de acción

Tras las Auditoria fueron elaborados los siguientes Planes de Mejoramiento:

1. Estudio y adecuación de colegios
2. Dar a conocer las herramientas de mejora en la educación con el apoyo del
área de sistemas
3. Revisión de la información estadística para la toma de decisiones
4. Actualización del Manual de Proceso y Procedimientos
5. Diseño de la Planilla de atención a los usuarios
6. Establecer puntos de control para la revisión de informes del área de educación
7. Actualizar mapa de riesgos
8. Capacitación para el manejo de la INTRANET
9. Revisión de documentos con Financiera y Jurídica respecto al IFESC
10. Consolidar información de las IED para la elaboración del Plan de Acción
11. Revisión de vigencia de constitución de nuevos convenios
12. Aplicar las TRD
13. Buscar apoyo con instituciones especializadas para estudiantes con coeficiente
superior al promedio

De está auditoria surgieron las siguientes mejoras:

1. Elaboración de los actos administrativos de acuerdo con el
Manual de Procesos y Procedimientos
2. Publicar y notificar los actos administrativos, según el caso
3. Realizar las notificaciones en su debido momento
4. Verificar las fechas de los actos administrativos
5. Dejar constancia en las carpetas de la publicación en el
portal único
6. Publicar los actos administrativos
7. Diseñar e Implementar el formato de Plan de Mejoramiento
para calidades de los funcionarios
8. Actualizar el mapa de riesgos

De está auditoria surgieron las siguientes mejoras:

1. Elaboración del libro con el estado actualizado de los
procesos
2. Adecuación de la oficina y disposición de mobiliarios para
archivar y salvaguardar los procesos
3. Disposición de vehículo y medios técnicos como cámaras
para la realización de visitas
4. Actualización del Mapa de Riesgos
5. Aplicación de las TRD
6. Incluir términos en el acto que avoca conocimiento
7. Elaboración de indicadores a través de la medición de
causas a manera de estadística

• 1. Es necesario actualizar el Manual de
Contratación.
• 2.Es necesario unificar el formato de
Estudio Previo
• 3. Es necesario revisar los soportes de los
informes y que sean coherente el objeto y
las obligaciones del contratista
• 4. En algunos contratos, se evidencia que
no se cumple con las TRD.

• 5. Se recomienda autocontrol en la
redacción de los informes
• 6.Falta lista de ruta y bitácora
• 7. Es necesario revisar que las funciones
de las personas de planta no se crucen
con las obligaciones de los contratistas.
• 8. Tener un contrato más amplio para el
tema de refrigerios

1. Necesidad de aplicar plenamente las TRD
2.Necesidad de revisar la lista de chequeo de
documentación en los diferentes paso de
expedición de licencia
3. Se evidencio necesidad de capacitación por parte
de Sistemas para el manejo de la INTRANET.
4. Falta de seguimiento al nivel de satisfacción del
usuario.
5. Fue detectada la necesidad de actualizar el
computador de urbanismo.
6.Es necesario adoptar un manejo de protección de
lo Backus

1. Se evidencio falta de señalización de las rutas
de evacuación en la Casa de la Justicia.
2. Se evidencio falta de acceso a la INTRANET
3. Se evidencia necesidad de llevar una lista
organizada y de fácil recuperación
4. No existe herramienta de medición de la
percepción del usuario.
5. No tiene actualizado el panorama de riesgos y
no existe un panorama de riesgos físicos en la
nueva sede.

6. No se evidencia la existencia de
indicadores de gestión
7. Se evidencia la necesidad de
actualización del computador de la
Comisaria y del área de archivo
8. Es necesaria la actualización del
nomograma del área

1. Es necesaria la actualización de los
procedimientos por cuanto no son conformes.
2.Es necesario en los procedimientos establecer de
acuerdo con la Ley, los tiempos de respuesta a
los usuarios.
3. El procedimiento Adulto Mayor no está
documentado en Desarrollo en Salud
4. El proceso cuenta con múltiples indicadores de
gestión que arrojan información para la toma de
decisiones, es necesario alinearlos con los del
proceso

5. No son aplicadas plenamente las TRD
6. Los informes financieros registran
cuentas por pagar de contratos que
fueron liquidados, y hay saldos que vienen
desde 1998 y 1999, es necesario liberar
estas reservas y adicionar los saldos al
presupuesto.
7. Es necesario revisar la respuesta de PQR
que aunque depende de terceros, deben
ser tramitados por salud.

Estas auditorias son
herramienta para la mejora
de los diferentes procesos y
cuentan con el total apoyo
de sus dueños.

Recomendaciones de
Control Interno
Tras los Informes de Austeridad

1. Según la información suministrada por la Gerencia de
Desarrollo Administrativo, a 30 de junio de 2012, de los 235
contratos de Prestación de Servicios suscritos por la
Administración Municipal de Cajicá, 127 contratos
corresponden a apoyo a la gestión en las diferentes áreas
de la administración, es decir que se contrataron (58)
personas más que los de nómina (69 funcionarios) , lo cual
representa una tasa de variación de 184% por encima del
numero de personas que laboran de planta.

Por lo cual se recomienda tomar las medidas necesarias
conformes lo señala el Comisión de la Contraloría de
Cundinamarca en el numeral 3.2.3 Informe Auditoria
Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Integral
Municipio de Cajicá vigencia 2011.

2. El valor de dicha contratación ascendió a
$785.688.771, lo que demuestra un promedio
mensual de $130.948.128, que comparado con el
valor promedio mensual de la nómina de la
Administración Municipal, representa un 28%.

Al respecto se recomienda tener sumo cuidado
con la Sentencia C-614 de 2009 ya que
habiéndose aumentado el 184% el apoyo a la
gestión el valor de la misma es menor al de la
nomina que es de 28%, lo que podría significar un
desmedro en la condición laboral de quienes
prestan su apoyo a la Administración Municipal.

3. Crear, Adoptar, implementar, medir y
analizar disposiciones sobre austeridad en la
Alcaldía Municipal de Cajicá, iniciando con la
formulación y difusión de un política para tal
fin.

Es necesario adoptar dichas medidas
mediante Acto Administrativo y socializarlo
por el medio de comunicación más adecuado
a todos y cada uno de los funcionarios de la
Administración Municipal de Cajicá.

4. En cuanto al tema de Celulares es
necesario efectuar una revisión de fondo
por parte de la Gerencia de Desarrollo
Administrativo ya que la variación que
tuvo el gasto con respecto al mismo
periodo de la vigencia anterior (enero a
junio de 2011) es de 143,05%, muy por
encima del IPC proyectado para el 2012.

Informe de Austeridad
de julio a octubre de
2012.

1. En el rubro correspondiente a aportes del
SENA es muy alta la variación 2011 con
respecto a lo presupuestado para el 2012,
Se recomienda revisar el criterio con el
cual se presupuesto este rubro. No
sucede así con lo evidenciado en
Registros Acumulados, que es coherente
con la tendencia del gasto.

2. Dotación de personal registra aumento a nivel presupuestal
pero en ejecución parece que quedara una entrega de
elementos a octubre.

3. En Gastos de Bienestar Social se evidencia una variación
de -21,33 con respecto al año anterior, en el saldo por
ejecutar hay $22.700.000.oo restan $17.311.600.oo con
este tema de bienestar social hay que tener especial
cuidado ya que debe cumplirse con un programa y unas
actividades de acuerdo con lo dispuesto en la Ley. Ley
1537 de 1998, Ley 909 de 2004, Decreto 1567de 1998,
Decreto 1572 de 1998, Decreto 1227 de 2005. Hasta ese
momento, octubre de 2012 se denota baja ejecución
presupuestal.

4. En el rubro Gastos de Salud Ocupacional se
evidencia bajo en Registros Acumulados, es
necesario revisar los riegos físicos y desarrollar
un plan de acción al respecto mediante el uso
de la matriz de Identificación de Peligros y
evaluación de riesgos.

5. En cuanto al rubro Plan Integral de Capacitación
para Mejorar la Gestión Pública se evidencia
baja designación presupuestal para la vigencia
2012 con respecto a la vigencia 2011.

Entrega Mensual a todos los
Funcionarios del Boletín Mecí:
Calidad

•Realizar el acompañamiento, compilación y elaboración de los
múltiples informes que debe presentar la Administración Municipal a los
entes de control tales como Contralorías (General de la República y de
Cundinamarca), Contaduría General, Procuraduría, Gobernación y
demás; informes como:
•Informe Anual de Control Interno DAFP
•Contraloría Informe anual de Rendición de la Cuenta Resolución 0984
de 2005.
•CHIP
•CGR
•FUT
•SICEP
•SIA
•INFANCIA Y ADOLECENCIA

Informes Remitidos por Control Interno:
• Febrero de 2012, Informe Pormenorizado Anual de Control Interno,
calificación del 92%.

• Febrero de 2012 informe del Control Interno Contable a la Contaduría
General de la Nación, calificación de 4.6/5.0.

• Cada cuatro meses, el INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO
DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 y el Informe de
Austeridad, en cumplimiento del Decreto 1737 de 1998 del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público, La Ley 1474 de 2011, el Decreto 984 de
2012 del Departamento Administrativo de la Función Pública, la
Directiva Presidencial No. 03 de 2012 y la circular 024 del 2011.

• Septiembre 14 de 2012, arqueo a la Caja Menor de la Alcaldía,
evidenciando su conformidad.

El Departamento Nacional de Planeación, por su
Desempeño Fiscal en el 2011, ubicó al
Municipio de Cajicá en el puesto 3 a nivel
nacional y 2 a nivel departamental, este índice
cuenta con variables como capacidad de
autofinanciamiento del funcionamiento, respaldo
a la deuda, dependencia de las transferencias,
magnitud de la inversión, entre otras,
demostrando un manejo eficiente de los gastos,
racionalización de los mismos y sobre todo buen
uso de los recursos.

Otras Áreas de Trabajo del Control
Interno:
• Control Interno hace seguimiento
diario al link “Peticiones, Quejas y
Reclamos” de la Página Web de la
Alcaldía, direccionando las solicitudes
al responsable de su gestión e
informando el trámite respectivo.
• Control Interno Organizó su archivo
inactivo y activo, de acuerdo con las
Tablas de Retención Documental de la
Alcaldía cumpliendo con la Ley 594 de
2000.

Durante el 2012
Control Interno
Gestionó y Apoyó:

• El empalme entre la administración saliente y
entrante;
• La Auditoria con Enfoque Integral efectuada por la
Contraloría de Cundinamarca al Municipio vigencia
2011;
• La elaboración del Plan de Mejoramiento de dicha
auditoria.
• El desarrollo nuevos formatos dinamizando MECI y
el SGC.
• El seguimiento y elaboración de los avances de los
Planes de Mejoramientos suscritos, anteriormente,
por la Administración Municipal con los entes de
control.

• Rindió Informes al Concejo Municipal en febrero,
mayo, julio y agosto.
• Hizo seguimiento y acompañamiento a la
Inscripción de beneficiarios del Programa
Familias en Acción.
• Hizo seguimiento a los comités manejados por
las diferentes áreas en cumplimiento de la Ley.
• Apoyo a los entes descentralizados en la
rendición de informes pendientes a la
Contraloría de Cundinamarca.

• Acompañó y apoyó a la Administración
durante la pre auditoria del Río Bogotá;

• Gestionó la publicación de los productos
MECI en la Intranet.

• Hizo seguimiento semestral a la ejecución
del Plan de Desarrollo.

• Elaboró herramientas de capacitación.

• Analizó y comunicó a la Alta Dirección
cambios que puedan afectar el SG.
• Gestionó ante la Gobernación de
Cundinamarca la inclusión del Municipio en el
programa: “Certificar 20 Municipios
Anualmente en Calidad”.
• Elaboró y puso a consideración de la
Administración la Resolución de recopilación
de la normatividad municipal referente a
Control Interno.

Durante el 2012 la Oficina de Control
Interno desarrolló sus funciones de
evaluación del funcionamiento del MECI:
2005 y la NTCGP: 1000:2009, como
apoyo a la Administración y soporte de los
comités: Equipo Coordinador MECI,
Equipo de Trabajo MECI y Comité de
Comunicaciones buscando mejorar la
calidad del servicios prestado al usuario y
el cumplimiento de la Ley.

2.Evaluación al Sistema de
Control Interno Vigencia
2012.

1. Objetivo: Evaluar el progreso de
implementación y desarrollo al interior de la
Alcaldía del SCI, su aplicabilidad en los
diferentes procesos de la entidad y la
evolución que los mismos han tenido, con
el fin de lograr la mejora continua y verificar
el grado de uso de esta herramienta de
gerencia.

2. Elementos de Entrada
a. Revisión del Desempeño de los procesos
b. observaciones de la Auditoria de la Contraloría
c. Auditorias Internas
d. Informes Pormenorizados
e. Informe Control Interno Contable
f. Documentación del Sistema de Gestión NTCGP:
1000:2009 y en el MECI: 2005 y los lineamientos
ambientales básicos.
g. Informes de Austeridad
h. Informes rendidos a las diferentes entidades

La Alcaldía de Cajicá obtuvo un 92% de
calificación en la implementación del MECI,
evidenciado a través de la documentación y de la
información con la que cuenta cada proceso.

La proyección para el cuatrienio 2012 – 2015 según
el Plan de Desarrollo Municipal Progreso Con
Responsabilidad Social es: llegar a un 100% en el
porcentaje de implementación del MECI: 2005 y al
80% de implementación de la Norma Técnica de
Calidad de Gestión Pública NTCGP: 1000:2009.

Subsistema de Control
Estratégico

Avances
1. Código de Ética fortalecido con los
Principios que rigen la Administración en el
presente cuatrienio.
2. Compromiso de la Alta Dirección:
Indicadores Línea Meta
Base Cuatrienio
Porcentaje de implementación de sistemas 43% 80%
GP 1000, como herramienta de gestión en
los procesos
Porcentaje de implementación del sistema 92% 100%
MECI, como herramienta de gestión en los
procesos
Porcentaje de funcionarios Capacitados en 50% 100%
MECI y Calidad

Avances
3. La Gestión de Talento Humano para
lograr Capacitaciones y actividades de
Bienestar Social.
4. La mesas de trabajo celebradas por la
Admón.. Con la comunidad.
5. De acuerdo con la solicitud de CI fue
actualizado el nomograma

Avances
6. La Gerencia de Desarrollo Económico y
Social actualizó sus procesos y
procedimientos.
7. Fue actualizado el Mapa de Riegos, por
algunos procesos.
8. Las socializaciones de los productos
MECI a los Funcionarios por parte de CI.
9. La Alcaldía cuenta con su manual de
Atención de Emergencias debidamente
adoptado.

Avances
10. A través de su mapa de riesgos por
proceso tiene establecidos Controles para
la Gestión

12. Publicación de los elementos MECI en
la INTRANET

Recomendaciones:
1. Alinear misión, visión, política y objetivos
estratégicos
2. Fortalecer el liderazgo activo de la alta
dirección en Control Interno
3. Ejecutar el Plan de Capacitación en su
totalidad , elaborar un plan de incentivos y
ejecutarlo, destinar más recursos para
estos temas fundamentales para el Talento
Humano.

Recomendaciones:
4. Aunque la Alcaldía no está obligada a
suscribir Acuerdos de Gestión, CI
recomienda hacerlo para establecer puntos
de control en la gestión y garantizar el éxito
de la ejecución del PDM.

5. Es necesaria la documentación de los
procesos, subprocesos y procedimientos
faltantes y la actualización de los existentes.

Recomendaciones:
6. Dotar a los procesos de indicadores que
si se alimenten y constituyan herramienta
para la mejora.

7. Una vez esté en firme la nueva estructura
administrativa es necesario que sean
capacitados los funcionarios en el tema.

Recomendaciones:
8. Fortalecer el seguimiento a los controles
de los riesgos y actualizar todos los
mapas de riesgo por proceso

9. Iniciar la identificación de los riesgos
relacionados con la corrupción (Ley 1474
de 2011art 73- Decreto Nacional 2641
diciembre 2012.

Subsistema de Control de
Gestión

Avances
1. Control Interno divulgó las políticas de
operación, a través de charlas a los
funcionarios.
2. Tiene sus procesos y procedimientos
identificados
3. Los Procesos tienen indicadores
documentados

Avances
4. Cuenta con Manual de Operaciones
estructurado por Procesos
5. En cuanto a PQR la Alcaldía tiene su link
en la Página
6. La Dirección Local de Salud y la Gerencia
de Desarrollo Económico y Social aplican
encuestas de satisfacción del usuario

Avances
7. La Admón. convoca para diferentes
temas a la comunidad, caso del PBOT.

8. Durante el 2012 la Admón. capacitó a los
funcionarios en el tema de PQR, la
oportunidad y la calidad en la respuesta al
ciudadano.

9.Durante 2012 se destaca el desarrollo
dela Página Web

Avances
10. Existen mecanismos para la
comunicación interna (mesas de trabajo
por áreas, consejos de gobierno y
actividades masivas.

11.Otro mecanismo de comunicación son
las carteleras estratégicas.

PQR durante el 2012:

Total Total
Mes PRQ Respondidos
Enero 9 6
Febrero 10 7
Marzo 33 24
Abril 15 13
Mayo 5 4
Junio 6 5
Julio 17 14
Agosto 17 13
Septiembre 11 7
Octubre 15 10
Noviembre 15 12
Diciembre 16 3

Total 169 118

PQR - 2012

Estadística aproximada, ya que cada dependencia
responsable de responder al usuario, lo hace directamente,
sin reportar, en todas las ocasiones, a CI.

Recomendaciones:
1. Actualizar procesos, subprocesos y
procedimientos.
2. Adopción de flujo gramas que faciliten la
lectura, conocimiento y aplicación de los
procedimientos.
3. Utilización de las Políticas de Operación
para la gestión
4. Hacer seguimiento a la efectividad de los
controles

Recomendaciones:
5. Estructurar el área dedicada a la
recepción, distribución y respuesta de PQR
a la comunidad de acuerdo con el Dec.
Presidencial 2641 de 2013

6.Unificar los mecanismos para medir la
percepción que el ciudadano tiene del
servicio prestado por la Admón.

Recomendaciones:
7. Hacer uso del buzón tanto para el cliente
interno como para el externo

8. Implementar en su totalidad y mantener
actualizadas las TRD Ley 594 de 2000.

9. Medir el impacto de la comunicación en
los diferentes segmentos de la población.

Recomendaciones:
10. Estructurar el Plan de Comunicaciones
para el 2013 establecer herramientas de
medida y hacerle seguimiento bimensual
como mínimo.
11. Explorar otras formas de comunicar, que
sean más masivas.
12. Caracterizar a los ciudadanos a los
cuales la Admón. se dirige.

Subsistema de Control de
Evaluación

Avances
1. Herramientas para la Autoevaluación del
Control:

a. Seguimiento al Plan de Desarrollo
b. Seguimiento al desarrollo de procesos
por dueño
c. Auditorias Internas
d. Evaluaciones por Dependencia

Avances

2.Elemento Planes de Mejoramiento por
Procesos, encontramos que cada auditoría
interna tiene el plan, debidamente aprobado
y en ejecución.

Los avances de este Plan de Mejoramiento
son remitidos por los dueños de Proceso a
CI cada tres meses.

Herramientas de CI para determinar efectividad
del Sistema:
1. Auditorías Internas o de Primera Parte
2. Evaluación por Dependencia
3. Informe pormenorizado anual del Sistema de Control Interno
4. Informe Pormenorizado cada cuatro meses del Sistema de Control
Interno
5. Informe de Austeridad de la Administración Municipal
6. Informe de Control Interno Contable
7. Seguimiento a los Planes de Mejoramiento suscritos por la
Administración con los entes de Control
8. Seguimiento a la oportunidad de rendición de informes que deben ser
presentados por la Administración a las diferentes entidades
9. Seguimiento a los Mapas de Riesgo por proceso
10. Seguimiento a la actualización del Normograma
11. Seguimiento a los PQR y sus tendencias

Avances
De todos los anteriores es enviada
información a la Alta Dirección solicitando la
elaboración del respectivo Plan de
Mejoramiento.

Estos informes son elementos de entrada
parar la Revisión por la Dirección y las
reuniones de los Comités Coordinador
MECI y de Trabajo MECI, buscando que
sean herramientas para la mejora continua.

Recomendaciones:
1. Desarrollar Planes de Mejoramiento para
todas las herramientas de la
Autoevaluación.
2. Desarrollar el Programa Anual de
Auditorias vigencia 2013 buscando
auditar aquellos procedimientos que no
fueron alcanzados durante el 2012 en
primer lugar y luego abordar aquellos que
de acuerdo con la evaluación del sistema
requieran un mayor seguimiento

Recomendaciones:
3. Establecer los planes de Mejoramiento
Individuales, que tengan como elemento
de entrada las evaluaciones de
desempeño, las evaluaciones por área, y
que sean objeto de seguimiento por parte
de los jefes y elemento de entrada para la
evaluación de desempeño de la siguiente
vigencia.

Recomendaciones Generales:

1. Adelantar la actualización de Procesos, procedimientos y riesgos y la
documentación de Subprocesos, adicionalmente, y como herramienta de
trabajo, continuar con la actualización del Normograma.

2. Continuar con la utilización del MECI y CALIDAD como herramientas para
la gestión y el logro de los objetivos de la Alcaldía Municipal de Cajicá. Para
ellos es necesario el compromiso de todos los funcionarios bajo la tutela de la
Alta Dirección a cargo del Alcalde Municipal de Cajicá, doctor Oscar Mauricio
Bejarano Navarrete.

3. Lograr las metas propuestas en cuanto a MECI: 2005 y NTCGP: 1000
planeadas en el Plan de Desarrollo Municipal “Progreso Con
Responsabilidad Social.

4. Crear un grupo de auditores internos y fortalecer su desempeño y
competencia mediante capacitación y práctica.

5.Dar aplicación al Plan Anual de Capacitaciones, Incentivos y Bienestar
Social.

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