2. INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL
MUNICIPIO
• El inventario de Bienes Inmuebles, se encuentra al día en
el aplicativo SYSMAN, este proceso fue adelantado
conjuntamente con la Secretaria de Hacienda en el mes de
Mayo de 2013.
• El inventario de Bienes Muebles se encuentra en proceso
de verificación por parte de los Contratistas de apoyo al
Almacén General y se encuentra en formato EXCEL
3. EVALUACIÓN DE FUNCIONARIOS ADMINISTRACIÓN
Se evaluaron los funcionarios de carrera administrativa para el periodo 01
febrero de 2012 a 31 enero de 2013.
Del 01 al 18 de febrero se realizó evaluación del desempeño y
concertación de objetivos con la anterior estructura administrativa debe
realizarse la de marzo a julio sobre la actual estructura administrativa
Algunos funcionarios se han calificado parcialmente debido a cambios en el
nivel de su cargo.
Para el 31 de enero de 2014 con la recopilación de evaluaciones se pondera
una definitiva y se selecciona mejor funcionario a fin de entregar incentivos
por cada nivel
4. PROCEDIMIENTO EXAMEN MEDICO INGRESO Y RETIRO
FUNCIONARIOS
Los exámenes médicos de ingreso y de egreso, se han
venido realizado, dando cumplimiento a la normatividad
vigente, igualmente se practicaron los exámenes periódicos a
todos los funcionarios de planta como son los exámenes de
optometría, audiometría, expirometria, a los señores
bomberos adicional a los anteriores: isometría, parcial orina,
cuadro hemático, serología, glicemia pre y pos, creatinina
5. PROCEDIMIENTO EXAMEN MEDICO INGRESO Y RETIRO
FUNCIONARIOS
EXAMENES MEDICOS
CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS N° 147 DE 2013
NOMBRE DEL EXAMEN CANTIDAD
Examen de Ingreso 5
Examen de Egreso 1
Visiometrias 65
audiometrías 66
Expirometria 64
Isometría 7
Parcial de Orina 7
Cuadro Hemático 7
Serología 7
Glicemia 7
Creatina 7
7. EJECUCIÓN PLAN DE BIENESTAR SOCIAL 2013
BIENESTAR SOCIAL
ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÓN N° 190 DE 2013
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD MES ACTIVIDAD
Cumpleaños
Funcionarios
Entrega de torta a cada funcionario
Dia de la Mujer Marzo
Jornada de Relajación Yoga Gestionada ante
Colsubsidio
Dia de la Salud Abril
Charla de Prevención y Calidad de Vida - Hábitos
Saludables
Dia de la Secretaria Abril Entrega de cartucheras gestionadas ante Colsubsidio
Dia de la Madre Mayo
Entrega de Torta a cada una de las funcionarias madres
gestionado ante Colsubsidio
9. EJECUCIÓN PLAN DE INCENTIVOS 2013
INCENTIVOS
Autorizados mediante Resolución N° 199 de 2013
FUNCIONARIO PREMIO: ESTADIA Y CONSUMO PAGO
JUAN CARLOS
CASTRO HERNANDEZ
Salida con Acompañantes a Bosques de Atha del
30 de abril al 02 de Mayo 2013
IRMA ESPERANZA
GARCIA FORERO
Salida con Acompañantes a Bosques de Atha del
15 al 19 de Mayo 2013
JOSE GUIZA ARCE
Salida con Acompañantes a Alcaravan del 10 al
12 de Abril 2013
10. EJECUCIÓN PLAN DE CAPACITACIÓN 2013
CAPACITACION Y SALUD OCUPACIONAL
ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÓN N° 191 DE 2013
Se estableció el Comité de Convivencia Laboral mediante Resolución N° Resolución 733 de 2012
NOMBRE DE LA CAPACITACION FECHA EXPOSITOR
Actualización Tributaria 30 y 31 de enero Cámara de Comercio
Misión Técnica Académica EEUU 26 DE ENERO AL 1° DE
FEBRERO
Invitación Federación
Colombiana de Municipios
Normatividad Comité Convivencia Laboral 20 de junio ARL POSITIVA
Investigación de Incidentes y accidentes de Trabajo 21 de junio ARL POSITIVA
Conformación Brigada Primeros Auxilios 25 de junio ARL POSITIVA
Brigadas y Primeros Auxilios 28 de Junio ARL POSITIVA
Democracia Local y Gobiernos Municipales hacia
una prestación de servicios Públicos Efectivos 17 al 21 de junio
Invitación Federación
Colombiana de Municipios
VII Congreso de Contabilidad Publica 2013 10 al 12 de julio
Invitación Contaduría
General de la Nación
11. PLAN DE CAPACITACIÓN 2013
CRONOGRAMA DEL PLAN ANUAL DE CAPACITACION VIGENCIA 2013
MES /CLASE DE LA ACTIVIDAD ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
Comité Paritario, Salud Ocupacional-
Comité de Convivencia
Actualizacion Estatuto Tributario
Conflicto de Intereses- Comité de
Convivencia, Trabajo en equipo
Responsabilidad y Funciones
Actualización en Administración
Pública
Finanzas Públicas y Presupuesto
Gestión Documental y Admón de
Archivos
Actualización Contratacion Estatal
Actualización de legislación
Colombiana
Normatividad, elaboración y
seguimiento a Mapas de Riesgo
Fortalecimiento del Talento
Humano
Calidad en el Servicio al Cliente y
Atención
Manejo y Atención del Conflicto
Programas de Seguridad y
Convivencia Ciudadana
Programas de Atención y
Prevención del Riesgo
Participación Ciudadana
Formulación y evaluacion de
proyectos
Dirección y Organizaciones Públicas
13. EJECUCIÓN PLAN DE CAPACITACIÓN 2013
LAAPLICACIÓNDELALEY1437DE2011(PORLACUALSEEXPIDEELCÓDIGODE
PROCEDIMIENTOADMINISTRATIVOYDELOCONTENCIOSOADMINISTRATIVO)
SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS
IMPLEMENTACIÓN SUIT 3.0 Y UNIFICACIÓN CON GUÍA DE TRÁMITES Y SERVICIOS.
SUIT – SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN Y TRÁMITES
SUI – SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS
METODOLOGÍA GENERAL AJUSTADA PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS
PRIMER SEMINARIO “CONVERSATORIOS EN GESTIÓN CONTRACTUAL Y SUS INCIDENCIAS
EN LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL”
Y
SEMINARIO DE PROTECCIÓN Y GESTIÓN DE RIESGO DE INCENDIO Y MANEJO DE
AGUAS
14. EJECUCIÓN PLAN INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
Así como se identificaron las necesidades
de bienestar, las de capacitación fueron
captadas mediante una encuesta para tal.
Dentro de este plan están los programas de
Inducción y Reinducción, para esta
Administración prioritarios por la
modernización de la estructura
organizacional, y la actualización del
manual de funciones y competencias.
Durante el mes de Octubre de 2012 se
realizó la socialización de la normatividad
vigente respecto de empleo público; manual
que actualmente se está actualizando para
socializarlo con nuevos funcionarios como
consecuencia del proceso de
reestructuración administrativa
15. EJECUCIÓN DE PLANES A LA FECHA
Actualmente la Alcaldía Municipal de Cajicá, tiene vigente el Plan de
Bienestar e Incentivos adoptado mediante la Resolución No.190 de 2013 y
el Plan Institucional de Capacitación vigente para el 2013, adoptado
mediante la Resolución No. 191 de 3 de Abril de 2013.
Se ha diseñado una encuesta para identificar las necesidades reales de
los funcionarios, esta encuesta está basada en la documentación facilitada
por el Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP y por la
Escuela Superior de Administración Pública-ESAP en sus páginas de
Internet.
Para Bienestar Social se ha dado cumplimiento en un 90% de lo
programado a la fecha. El porcentaje de ejecución del Plan de
Capacitación 90% de lo planeado a la fecha. Referente a los incentivos
estamos al día, se están estudiando los de la presente vigencia.
16. EJECUCIÓN DE PLANES A LA FECHA
Caracterización socio demográfica según encuesta aplicada:
DEPENDENCIA
Nivel Jerárquico
Total
Directivo Profesional Técnico Asistencia
F M F M F M F M F M
Despacho Alcalde 1 1 1 1 2 3
Control Interno 1 1 1 1 2
Secretaria General 2 4 1 3 1 5 7 9 16
Secretaria De Gobierno 1 1 2 2 1 8 4 11 15
Secretaria De Planeación 2 1 1 2 3 6 3 9
Secretaria De Obras Publicas 3 1 2 1 2 5 7
Secretaria De Hacienda 1 2 1 1 2 4 3 7
Secretaría Des. Económico y Ambiente 2 0 2 2
Secretaría De Desarrollo Social 2 1 3 1 1 6 2 8
Secretaria De Salud 1 1 2 0 2
7 9 14 12 11 15 1 5 33 37 71
17. EJECUCIÓN DE PLANES A LA FECHA
PLAN INSTITUCIONAL DE BIENESTAR SOCIAL E
INCENTIVOS
Análisis de las Encuestas
La primera parte de la encuesta tenía el objetivo de evaluar el
Plan de Bienestar del último año, a partir de este análisis se
pretendió actualizar y hacer los ajustes necesarios a los planes
de Bienestar y Capacitación vigentes en esta Administración,
los temas con mayor prioridad serán atendidos por medio de
talleres, seminarios, cursos, etc., y los de menos prioridad se
realizaran en el transcurso del año.
18. EJECUCIÓN DE PLANES A LA FECHA
Las actividades de bienestar de acuerdo a las prioridades definidas por
los funcionarios son:
1 Viajes recreativos
2 Actividades para el manejo de estrés
3 Actividades lúdicas, como aeróbicos e integración con la familia.
4 Promoción y prevención de la salud
5 Participación en Deportes
6 Participación en grupo de Danzas y eventos Sociales
19. EJECUCIÓN DE PLANES A LA FECHA
Los incentivos son parte esencial del Plan, estos están establecido por la
normatividad vigente en el Decreto 1567 de 1998 y 1227 de 2005, se está
diseñando una cartilla bajo las directrices del DAFP con información básica y
necesaria para la socialización y la adopción del nuevo funcionario al
entorno institucional y ambiental de trabajo.
Los Actos Administrativos vigentes que al respecto tiene la Administración
Municipal son:
RESOLUCIÓN 422 DE 2012 (Agosto 17) Por medio del cual se crea el
comité de estímulos e incentivos de la alcaldía de Cajicá y se definieron
funciones para el periodo comprendido entre 2012 y 2015.
Comisión de Personal : RESOLUCIÓN 186 DE 2013 (ABRIL 03): Por la
cual se modifica la asignación de los representantes nominadora en la
Comisión de Personal.
20. EJECUCIÓN DE PLANES A LA FECHA
RESOLUCIÓN NO. 187 de 2013 (Abril 03): Por medio de la cual se
modifica el comité de estímulos e incentivos de la Alcaldía Municipal de
Cajicá y se definen sus funciones para el periodo comprendido entre 2013
y 2015. De acuerdo a esta Resolución el Comité de Estímulos e
Incentivos está conformado por:
• Alcalde Municipal
• Secretario General
• Secretario de Hacienda
• Secretario de Desarrollo Social
• Secretario de Planeación
• Los dos representantes principales de los empleados de carrera
administrativa
• Profesional Universitario del Área de Talento Humano
21. EJECUCIÓN DE PLANES A LA FECHA
SALUD OCUPACIONAL:
Se ha trabajado dicho tema de la mano de la ARL
positiva, mediante capacitaciones y trabajo para la
organización de la brigada de emergencias de la
Alcaldía Municipal de Cajicá.
22. ESTADO PARQUE AUTOMOTOR
El mantenimiento y suministro de combustible se prestan por
medio de los contratos de suministro de los cuales el
Almacenista General es el Supervisor junto con el Secretario
General y el control se realiza directamente por el
almacenista en ambos procesos suministrando el combustible
personalmente a diario, al igual que el mantenimiento
preventivo y correctivo de los vehículos livianos, bomberos y
de apoyo en seguridad.
25. El programa de mantenimiento de bienes se debe hacer
conjuntamente con la secretaria de infraestructura, por cuanto
ellos son los que tienen el conocimiento de las actividades y
materiales necesarios para desarrollar esta plan, el Almacén
deberá controlar el suministro de dichos materiales, este
proceso se encuentra en curso por parte de la secretaria de
infraestructura.
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE
BIENES
26. ESTADO ARCHIVO DOCUMENTAL ALCALDIA DE CAJICA
La Administración Municipal clasificada
como un archivo de las entidades del orden
municipal ha venido presentado ante los
diferentes entes de control (Archivo General
de la Nación, Contraloría de Cundinamarca,
Procuraduría General, Gobernación de
Cundinamarca, entre otros) los adelantos
que hasta la fecha ha realizado con el
propósito de lograr que se dé cumplimiento
a las disposiciones vigentes, que les
permitan garantizar una adecuada
organización, conservación y manejo de los
archivos.
27. ESTADO ARCHIVO DOCUMENTAL ALCALDIA DE CAJICA
Teniendo en cuenta la auditoría efectuada por la
contraloría de Cundinamarca en los primeros meses
(enero – febrero de 2013), en la última visita
realizada a la Alcaldía Municipal de Cajicá, el Archivo
Central Municipal ha continuado trabajando en el
plan de mejoramiento archivístico concertado con el
Archivo General de la Nación.
De otra parte se ha continuado con el seguimiento y
capacitación de los funcionarios en cuanto Tablas de
Retención Documental en las actuales secretarias
con el apoyo de los contratistas que se encuentran
en cada área y procurando la mejora continua con la
evaluación de errores encontrados en el archivo de
documentos
28. EVALUACIÓN QUEJAS, RECLAMOS Y PETICIONES 2013
La Administración Municipal
cuenta con los medios físicos y
electrónicos para garantizar al
ciudadano la radicación de pqrs,
las cuales se direccionan a cada
una de las secretarias o entidades
descentralizadas según
corresponda. Así mismo, la
secretaria general solicita informe
sobre las respuestas dadas:
fundamentado en la constitución
nacional art. 23 y ley 1437 de
2011
29. ESTADO SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD , AUDITORIAS Y PLANES
DE MEJORAMIENTO
Proceso
Fecha de
Aprobación
No. de Avances
Presentados
No. Avances
Pendientes
Observaciones
Gestión de Talento
Humano
15 de Agosto 2012 1 3
Adquisición de Bienes y
Servicios
10 de Octubre de
2012
1 3
Archivo
10 de Agosto de
2012
1 3
El Archivo municipal
está preparándose
para la auditoria del
AGN a finales del
mes de Agosto
Gestión Administrativa
(Actos Administrativos)
15 de Agosto de
2012
7 4
Contratación 18 de Abril de 2013 3 1
PLANES DE MEJORAMIENTO AUDITORIA INTERNA SECRETARIA GENERAL VIGENCIA 2012 – 2013
30. CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
El procedimiento que adelanta la unidad se lleva conforme lo
preceptuado en el TITULO IX PROCEDIMIENTO ORDINARIO
CAPITULO PRIMERO Indagación preliminar
Artículo 150 y siguientes de la Ley 734 de 2002
Cursan actualmente ante la unidad de control interno
disciplinario los siguientes procesos:
- Por secretaria de Gobierno Actualmente cursa un proceso
- Por secretaria de Planeación cursan dos procesos
- Por Empresa de servicios público de Cajicá cursa un proceso
- Por secretaria de desarrollo económico y social un proceso
31. PROCESO DE CONTRATACIÓN POR PRESTACIÓN DE
SERVICIOS, OBRA Y SUMINISTRO
El procedimiento que adelanta la Dirección de contratos y
convenios se lleva conforme lo establecido en la ley 80 de
1993, ley 1150 de 2007, ley 1474 de 2011 y el Decreto 734 de
2012 cuyos procedimientos serán adaptados posteriormente al
Decreto 1510 del 17 de julio de 2013 por el cual se
reglamenta el sistema de compras y contratación pública
