El documento describe el caso de uso de la Cámara de Empresas de Software y Servicios Informáticos de Argentina (CESSI) al implementar la plataforma kbee.docs para compartir su conocimiento generado de manera segura, escalable y costo-efectiva a través de una biblioteca digital multimedia online. Kbee.docs ofrece herramientas para gestionar contenidos, clasificar documentos, realizar búsquedas, y permitir la colaboración entre usuarios de una manera sencilla.

1. Cover gestion de contenidos on-demand para organizaciones Caso de Estudio C ámara de Empresas de Software y Servicios Informáticos de Argentina (CESSI) Biblioteca Digital Multimedia on-line www.novamens.com

3. 2. Implementaci ón de kbee.docs Relevamiento + Implementaci ón + Capacitación : 2.5 horas (Cero programación) El resultado…

4. 3. La Base de Conocimientos de CESSI

5. 4. Qu é es kbee.docs ? Es un servicio web para Bibliotecas Digitales Multimedia y Gesti ón Documental en organizaciones . Ofrece herramientas listas para usar para definir la seguridad, gestionar la carga y clasificación, consultar y buscar en forma eficiente en la base de contenidos. Permite la colaboraci ón e interacción de la comunidad de usuarios para aprovechar la inteligencia colectiva de su organizaci ón . Está diseñado para ser simple, útil y costo efectivo. Es muy fácil de usar, no requiere leer manuales ni contratar consultores para implementarlo; el mismo usuario lo configura a la medida de su empresa y en minutos está listo para usar.

6. 5. Caracteristicas diferenciales Seguro • Administre de forma simple lo que cada usuario puede cargar, publicar y consultar. • Registros de auditoria de los cambios sobre los documentos. • Todas las comunicaciones son encriptadas. • No tiene que preocuparse por mantener la seguridad de los servidores, ni de hacer backup, nuestro equipo de ingenier ía lo hace por usted todos los d ía s . Simple y escalable • Es muy f ác il de usar. • La implementaci ón es inmediata, en minutos est á listo para usar. • Es una tecnolog ía innovadora de gran simplicidad y que a la vez ofrece la potencia para soportar la complejidad y la escala propia de organizaciones intensivas en el uso de contenidos multimedia y docmentos. • Cuenta con un buscador innovador altamente eficiente para su dominio Costo efectivo • No tiene que realizar una inversi ón inicial de hardware o software de base. • No necesita utilizar el valioso tiempo de su staff de tecnolog ía para instalar y configurar nada. • No tiene que invertir tiempo de su gente ni contratar consultores para implementar. Comunidad “2.0”, colaboraci ón e interacción • Los usuarios pueden valorar los contenidos, recomendar, comentar, etc.

7. 6. Carga de contenidos Carga de archivos digitales y Digitalización de papel Cargar documentos es tan simple como hacer Drag & Drop desde su PC. Tambi én puede digitalizar documentos directamente desde el scanner y crear un archivo pdf con todas las hojas escaneadas. Cada usuario cuenta con un espacio web privado para sus archivos, y uno com partido accesible por los usuarios autorizados.

8. 7. Clasificación Clasificadores kbee.docs cuenta con tecnología diferencial para organizar la base documental por más grande y compleja que sea (contratos, manuales y procedimientos, registros, legajos, material de marketing, etc.) y clasificarlos mediante un modelo de información específico de su organización. El objeto i-DOC La unidad de informaci ón es el objeto i-DOC. Un i-DOC se compone de uno o m ás archivos, más una cantidad de información asociada, tal como fecha, autor, descripción, referencias a otros documentos relacionados, e información de clasificación propia de cada instalación, como por ejemplo proyecto al cual pertenece, cliente, área organizacional, resposable de su publicaci ó n, tema, evento, etcétera Gracias a este modelo de información es posible aplicar políticas de seguridad precisas y hacer búsquedas y consultas muy eficientes.

9. 8. Portal web y Comunidad 2.0 Home. publicaci ón Usuarios autorizados pueden publicar contenidos (recomendados, destacados, etc.) Acceso p úbilco Opcionalmente, puede existir un portal p úblico con parte de la base de contenidos. Espacio personal Cada usuario registrado cuenta con un espacio personal para sus listas (favoritos, etc.) Comentarios, votaciones, etc. Colaboraci ón y Comunidad 2.0 Incluye herramientas de colaboraci òn y Comunidad 2.0 tales como Comentarios con o sin moderaci ón , Votaci ón, Recomendación, Tags, etc.

10. 8. Consulta. Navegación y búsqueda (1) Buscadores El motor de búsqueda de texto permite hacer búsquedas de texto libre dentro de los documentos, cuenta con: • Algoritmo de relevancia optimizado (considera la información de contexto, contenidos de documentos, clasificación, etc). • Recuperación por proximidad fonética y sintáctica • Expresiones lógicas: AND (y), OR (o), NOT (-), *, RELACIÓN ASOCIATIVA,- PROXIMIDAD CONSECUTIVA DE DOS O MAS TÉRMINOS, etcétera. • Búsqueda full-text dentro de decenas de tipos de archivos (PDF, MS Word, Excel, ppt,HTML, etc.). • Escalabilidad para espacios de contenidos muy grandes • Diccionario multi-idioma para “ quiso decir: … ” • Realiza stemming (indexación de la raíz de la palabra para mayor eficiencia de recuperación) • Es multi-lenguaje.

11. 10. Consulta. Navegación y búsqueda (2) B úsqueda guiada: Navegación+Búsqueda y Búsqueda+Navegación La búsqueda en kbee.docs es un proceso de interacción entre el usuario y el sistema. El usuario puede buscar y luego refinar los resultados de la búsqueda por las distintas categorías del sistema de clasificación en el orden que quiera, o bien navegar una o varias categoría y luego realizar una búsqueda de texto en el subconjunto resultado. Algoritmo de relevancia optimizado El algoritmo de relevancia se ajusta a la medida de su modelo de informaci ón, ponderando adecuadamente lo que encuentra dentro de los documentos con la información de clasificación,más la recuperaci ó n sem á ntica sobre las Areas Tem áticas . Ejemplo, si busca “Presentacion Puerta” Un contenido cuyo autor es de nombre “Puerta” y sea de tipo “Presentacion” tiene mayor relevancia que otro donde la palabra “puerta” aparece dentro de un PDF, aunque aparezca repetidas veces.

12. 11. Consulta. Detalle (1) kbee.docs es escalable para gestionar eficazmente una cantidad de documentos muy grande, Puede organizar eficientemente legajos y archivos con m últiples documentos Puede contener cualquier tipo de documentos y contenidos multimedia Establecer relaciones entre los documentos Aplicar políticas de seguridad precisas de forma simple y efectiva. Enviar por mail, imprimir, grabar un DVD con un grupo de documentos, etc.

13. 12. Consulta. Detalle multimedia (2) La base documental puede incluir videos y otros contenidos multimedia.

14. 13. Consulta. Videos y Presentaciones externas (3) Puede clasificar contenidos externos como videos de YouTube o presentaciones de SlideShare .

15. 14. Seguridad y auditoría Modelo de seguridad Tiene un sistema de seguridad vers á til para implementar pol í t i cas propias de su organizaci ó n , tal como definir qu e usuarios pueden cargar, consultar, publicar, o archivar cada tipo de documento, o los documentos asociados a un cliente, o a un proyecto, Encriptaci ó n Todas las comunicaciones son encriptadas Es simple Definir la seguridad es muy simple, lo hace el mismo usuario administrador en minutos. Pistas de auditor ía El sistema registra los cambios sobre cada i-DOC con fines de auditoria, incluyendo quién y cuando editó, agreg ó archivos, public ó o archiv ó , etc.

16. 15. El Modelo de Información kbee.docs se puede especializar f ácilmente a la medida de la organización que lo usa. Para esto existe el “Modelo de Información”. Está formado por información que, sin ser los documentos propiamente dichos, tienen relación con los documentos conformando el contexto de la base documental. El Modelo de Información es espec í fico de cada instalaci ó n, y se compone de: Entidades, Relaciones, Clasificadores, Repositorios, etc. kbee.docs Se ha especializado f ácilmente para m útiples industrias (Real Estate, Laboratorios, Tecnología, Servicios Financieros, etc.) y tipo de aplicaciones (archivo seguro, gestión documental ISO 9000, base de conocimientos on-line, etc.)

18. Muchas gracias ! Muchas gracias ! www.novamens.com gest ión de contenidos on-demand para organizaciones