gestión documental sof

SOFTWARE DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

INTEGRANTES:
Natalia Castañeda Cuervo
Andrea Callejas Rodas
Cristian Puerta Suarez
Sindy Gaviria Montes
Valeria Rodriguez
Sarai Henao Soto

SISTEMA DE INFORMACIÓN
es "un conjunto formal de procesos que,
operando sobre una colección de datos
estructurada según las necesidades de la
empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la
información (o parte de ella) necesaria para las
operaciones de dicha empresa y para las
actividades de dirección y control
correspondientes (decisiones) para desempeñar
su actividad de acuerdo a su estrategia de
negocio"

1)ORFEO
• Orfeo es un sistema de Gestión Documental y de
procesos desarrollado inicialmente por
la Superintendencia de Servicios Publicos
Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como
software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el
conocimiento y mantener la creación colectiva.
Orfeo permite la incorporar la gestión de los documentos
a los procesos de la cualquier organización,
automatizando procedimientos, con importantes ahorros
en tiempo, costos y recursos tales como toners de
impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el
control sobre los documentos.

• Algunas características
• Interfaz gráfica web amigable e intuitiva.
• Digitalización de documentos. Orfeo posee un
módulo de digitalización que genera imágenes
de los documentos físicos en formato multi tiff.
• Radicación de documentos parametrizable
(entrada, salida, resoluciones, memorandos etc.
• Gestión sobre el documento: Reasignar,
Agendar, Modificar, Archivar, Incorporar en
expedientes, Tipificar el documento (a partir de
Tablas de Retención)
• Ágiles búsquedas de documentos y expedientes
(por fechas, usuarios, tipos de documentos, etc.

• OrfeoGPL es una herramienta de gestión
documental y de procesos, que permite
gestionar electrónicamente la producción, el
trámite, el almacenamiento digital y la
recuperación de documentos, evitando su
manejo en papel, garantizando la seguridad de
la información y la trazabilidad de cualquier
proceso que se implemente mediante su
funcionalidad.
• Generación de expedientes virtuales siguiendo
los lineamientos del Archivo General de la
Nación y su parametrización para otros
modelos.

• Funcionalidad
• Orfeo no es solo un Sistema de Gestión de
Documentos, sino que además es un sistema de
gestión de los procesos de la Empresa o
Entidad.
• Orfeo permite además la incorporación de los
procesos propios de las organizaciones
optimizando su gestión y control y facilitando si
se requiere la certificación de la calidad de los
mismos.

2)GENERADORES DE
REPORTES ESTADISTICOS
permite a los usuarios diseñar la gran variedad
de reportes e informes especiales que puedan
necesitar de hecho, la herramienta permite
acceder a un dispositivo de datos generado por
la aplicacion (gestioncomercial para windows,
gestion industrial para windows, sueldo y
jornales para windows activos fijos para
windows)) Para luego obtener informacion
relacionada con la actividad del negocio es una
herramienya de primera generacion para
analisis de datos, a partir de la informacion
producida por los sistemas.

INDICADORES DE GESTIÓN
• son medidas utilizadas para determinar el exito
de un proyecto o una organización, los
indicadores de gestión suelen establecerse por
los lideres del proyecto u organización, y son
posteriormente utilizados continuamente a lo
largo del ciclo de vida, para evaluar el
desempeño y los resultados.
• Los indicadores de gestión suelen estar ligados
con resultados cuantificables, como ventas
anuales o reducción de costos en manufactura.

3)WINISIS
• Es un sistema de almacenamiento y
recuperación de información diseñado
Específicamente para el manejo por ordenador
de bases de datos de estructura no Numérica.
• El elegir winisis como sistema trabajo nos abrirá
la posibilidad de manipular un número ilimitado
de bases de datos, con estructuras de datos
completamente diferentes entre sí.
• Winisis es la versión de CDS/ISIS con interface
gráfica para el sistema Operativo WINDOWS.

• Esa versión es totalmente compatible con
CDS/ISIS para DOS, lo que significa que todas
las aplicaciones de ambas versiones pueden
operar simultáneamente con las mismas bases
de datos.
• Winisis permite una relación con el usuario de
una forma más directa e intuitiva. Y busca
trabajar con los principios de una interface
simple facilitando la convivencia con la versión
DOS como transición para el ambiente gráfico.

• WINISIS utiliza también el concepto de
PERFILES a través de los cuales se pueden
definir distintos entornos de trabajo. Así, al
identificarse un usuario, éste llevará implícito un
perfil, en el que tendrá limitado (o no) el acceso
a determinadas
• Operaciones como entrada de datos, consulta,
modificación de la estructura de la base, etc.,
así como el “recuerdo” de su entorno: última
base accedida, cómo le gusta visualizar los
resultados de una búsqueda, etc.

• Ventajas
• -Una ventaja interesante del winisis es que
permite tener los diferentes archivos que forman
la base de datos en distintos discos, con lo que
se puede jugar con el Espacio disponible en los
diferentes discos. Esto también permite proteger
de alguna forma la información pues se podría
utilizar el disco A para tener una parte de los
archivos sin los cuales no se puede acceder a la
base, y llevárselo al terminar la sesión.

• Una de las mayores ventajas para decidirse a
adoptar el programa WINISIS es el gran número
de usuarios que lo utilizan en el mundo. En
España está instalado en más de 1500 centros
(datos proporcionados por el CINDOC, en Abril
de 2001), más del 90% de los cuales son
entidades públicas.
• El hecho de que el programa lo proporcione
(gratuitamente) la Unesco, y la posibilidad de
trabajar con él en tres idiomas (francés, inglés y
español) nos puede dar una idea de su carácter
universal.

4)DOCUMANAGER
• Esta opción de DocuManager, permite cargar en
una base de datos documentos que han sido
generados bajo Word, o páginas HTML.
El desarrollo de DocuManager está basado en las
estructuras CDS/ISIS, solución internacional que
provee la UNESCO (Organización de las
Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y
la Cultura), para el manejo de bases de datos
textuales.

• Las ventajas que se derivan de estas estructuras son:
• Máximo rendimiento en el almacenamiento de la información gracias
al manejo de registros de longitud variable, campos opcionales,
campos repetibles y campos con sub-campos
• Amplias posibilidades de parametrización a través de los recursos
ofrecidos para la definición de planillas de ingreso, formatos de
salida, etc.
• Versatilidad en los mecanismos de generación de los índices,
mediante un lenguaje de preparación de claves, que permite indizar
cada campo hasta de 8 maneras diferentes
• Eficiencia y velocidad en los procesos de recuperación de
información gracias al manejo de los índices de búsqueda en la forma
de listas invertidas
• No requiere pagos de licencia

• La instalación de DocuManager para los procesos de
gestión de la información puede ser bajo cualquier
plataforma: monousuaria, en redes locales ó cliente-
servidor
• Su arquitectura es modular, lo cual permite seleccionar
los componentes requeridos y en el momento apropiado.
• Ha sido diseñado para permitir altas posibilidades de
parametrización de bases de datos y productos, lo cual
facilita la adecuación del sistema a los contenidos y
requerimientos particulares de cada instalación y de
cada base de datos gestionada por diferentes usuarios

• Facilita el manejo, control y normalización de la
terminología a través de tesauros o listas de
autoridades en línea
• Mejora la productividad del proceso de
catalogación al permitir ubicar y registrar en
forma directa los registros localizados en otras
fuentes de información digital.

• DocuManager™ de e-volusoft consiste en una
familia completa de productos para escanear,
administrar y manipular documentos en papel o
documentos digitales. Su interfaz Web completo
facilita su uso y accesibilidad desde cualquier
parte del mundo

5)DELFOS
• Conscientes de esta necesidad, Sofinter
Solutions ha creado Delfos un sistema de E.R.P,
Enterprise Resource Planning (Planificación de
Recursos Empresariales) que permite a las
compañías aumentar su productividad y calidad,
reducir sus costes, y gestionar de una forma
eficaz y segura la información de todas las
áreas de la empresa (financiera, fabricación,
recursos humanos, ventas, etc.).

• Delfos se fundamenta en el Plan de
Informatización de Empresas (PIeMP), que
facilita un conjunto de conceptos
interrelacionados y encaminados a crear la
comunicación necesaria y específica para el
análisis, desarrollo, implantación y reingeniería
necesaria del sistema de información de forma
personalizada, así como crear los mecanismos
adecuados para asegurar el mantenimiento
posterior.

6)SIMAD 4
(Sistema Integrado de Administración
Documental)
• Inigualable herramienta que automatiza los
procesos de la gestión documental
proporcionando un completo dominio y uso del
poder de su información, atendiendo cada
aspecto del ciclo de vida de la administración de
sus documentos, es una aplicación en Ambiente
web de fácil operación y acceso rápido en
cualquier momento y desde cualquier lugar.

7)ABOX DOCUMENT
es la mejor herramienta de productividad en
gestión documental para colaborar entre
miembros de equipos desplazados
acceder a los documentos de trabajo desde
cualquier lugar
• disponer de la información necesaria 24 horas
• comunicarte fácilmente con tus clientes

• Características Tecnología 100% Web
Identificación y caracterización de usuarios
Personalización de contenidos Gestión de
perfiles y permisos Capacidad de distribución y
notificación Facilidad de manejo / Usabilidad
Workflow colaborativo Rapidez de implantación
Personalización de diseño y funciones
Especialización por sector/ aplicación

• Aplicaciones de abox document Gestión de la
documentación del sistema de calidad Gestión
colaborativa de la documentación técnica y de
I+D Extranet de intercambio de documentación
con clientes y proveedores Gestión digitalizada
del registro de entrada de correspondencia
Gestión de facturas y su flujo de aprobación
Gestión digitalizada de expedientes

8)GEDOC
• Esta aplicación soporta la digitalización de todo
tipo de documentos pudiéndose integrar en
aplicaciones exclusivas y que solo se utilizan
únicamente para consultar expedientes sin
ningún tipo de datos complementarios o bien se
pueden integrar en bases de datos más amplios
donde la imagen es parte de la aplicación.

• Con el gestor documental se busca además de
la rapidez de respuesta a la hora de localizar un
documento a través de la imagen, ahorrar
espacio ya que su oficina se libera de tener
presencialmente ese documento pudiendo
consultarlo por medio de la imagen, este hecho
le permite ciertas ventajas como manipularlo sin
miedo al deterioro, imprimirlo, enviarlo via email,
etc., no necesita ir al documento físico por lo
que por otro lado tiene la ventaja añadida de
protección del documento al no necesitar
manipular el original constantemente como
previamente hemos dicho, sino que además le
libera del espacio y tiempo necesarios en la
localización de esos documentos y sin miedo a
la perdida o desclasificación de documentos.

• La Principal ventaja de esta aplicación es que usted
tiene la posibilidad de trabajar con una aplicación a su
medida y que no esta cerrada, este programa tiene un
único motor pero las pantallas y mascarás de entrada se
diseñan para amoldarse a las necesidades del usuario
con el cual previamente se establecen sus necesidades
de manejo y se ponen los campos que el quiera. Esta
aplicación como se ha mencionado no esta nunca
cerrada se pueden incorporar nuevos campos nuevas
funciones que al usuario le surjan en el futuro, por lo que
no le pasará de moda ni se quedará obsoleta. En las
mascaras de entrada además de diseñarse para que el
usuario real le resulte totalmente cómodo y según sus
necesidades donde también dispondrá de los logos de
las empresas que nos lo solicitan en esas mascaras
como en los listados que necesite.

9)QUIPUX
• QUIPUX es un servicio web que la
Subsecretaría Informática de la Presidencia de
la República, ahora implementado en el I.
Municipio de Loja. Permite el registro, control,
circulación y organización de los documentos
digitales y/o físicos que se envían y reciben en
una organización (correspondencia).

• IMPLEMENTANDO QUIPUX BENEFICIOS: ●
Acceso Web, ● Interconectado con las
dependencias municipales (Direcciones,
Unidades y distritos) ● Firma Digital (seguridad)
inviolabilidad de la información ● Tiempo de
entrega y recepción inmediata ● Cero Papeles ●
Ahorro de espacio físico, costos operativos,
costo de recursos ●Agilita la gestión de
documentos en el sector público

• FUNCIONALIDAD Creación, Envió,
Almacenamiento, recuperación y clasificación
de documentos y anexos Creación compartida
de documentos, flujo de documentos de
acuerdo al orgánico regular Acceso al sistema
de usuarios internos y externos (ciudadan@s) a
los documentos de la institución Reportes
estadísticos de documentos creados y enviados,
tramitados, pendientes, archivados y
reasignados Seguridad y auditoria a través de
usuarios, perfiles y archivos de auditoria, Firma
Digital de documentos generados

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