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SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Este documento describe la implementación de un sistema de gestión documental en la Universidad Nacional de Colombia. Se divide en cinco etapas: diagnóstico, planeación, diseño, implementación y evaluación. El sistema utiliza el software libre Softexpert Excellence Suite 1.3 y permite clasificar, almacenar y recuperar documentos de manera eficaz para garantizar la integridad y seguridad de la información.

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MARTHA LUCIA TABORDA CARO
IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN ARCHIVO
Y BIBLIOTECOLOGÍA
TEORIA ARCHIVÍSTICA
GRUPO 04
ARMENIA
2015
MARTHA LUCIA TABORDA CARO
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTION DOCUMENTAL
LUZ MARINA ARIAS
TUTOR
PROFESIONAL EN BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN ARCHIVO Y
BIBLIOTECOLOGÍA
TEORIA ARCHIVÍSTICA
GRUPO 04
ARMENIA
INTRODUCCIÓN
- El desarrollo de este trabajo para nosotros como estudiantes
de Ciencia de la información, nos brindará un enfoque sobre la
importancia del diseño, desarrollo e implementación de un
Sistema de Gestión Documental, así como la identificación de
los requisitos técnicos que se deben cumplir de acuerdo con las
necesidades de la organización y la normatividad establecida
por el Archivo General de la Nación e igualmente veremos la
importancia en la organización de contar con el profesional de la
información y Documentación, durante todas las fases de
implementación de Sistema de Gestión Documental en la
organización..
OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL
Identificar aspectos generales sobre los sistemas de
gestión documental
.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar los diferentes sistemas de gestión documental que
nos ofrece el mercado. Visualizar las diferentes herramientas
existentes en la plataforma del sistema de gestión documental
(Orfeo)
1. QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
el conjunto de conceptos
aplicados para la
organización, registro,
almacenamiento,
recuperación y difusión de
la información.
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administrativas y
técnicas tendientes a la
planificación, manejo y
organización de la
documentación
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las entidades, desde su
origen hasta su destino
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Un sistema de gestión
documental es un conjunto
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  • 1. MARTHA LUCIA TABORDA CARO IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN ARCHIVO Y BIBLIOTECOLOGÍA TEORIA ARCHIVÍSTICA GRUPO 04 ARMENIA 2015
  • 2. MARTHA LUCIA TABORDA CARO IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL LUZ MARINA ARIAS TUTOR PROFESIONAL EN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN ARCHIVO Y BIBLIOTECOLOGÍA TEORIA ARCHIVÍSTICA GRUPO 04 ARMENIA
  • 3. INTRODUCCIÓN - El desarrollo de este trabajo para nosotros como estudiantes de Ciencia de la información, nos brindará un enfoque sobre la importancia del diseño, desarrollo e implementación de un Sistema de Gestión Documental, así como la identificación de los requisitos técnicos que se deben cumplir de acuerdo con las necesidades de la organización y la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación e igualmente veremos la importancia en la organización de contar con el profesional de la información y Documentación, durante todas las fases de implementación de Sistema de Gestión Documental en la organización..
  • 4. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Identificar aspectos generales sobre los sistemas de gestión documental . OBJETIVOS ESPECIFICOS Identificar los diferentes sistemas de gestión documental que nos ofrece el mercado. Visualizar las diferentes herramientas existentes en la plataforma del sistema de gestión documental (Orfeo)
  • 5. 1. QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL el conjunto de conceptos aplicados para la organización, registro, almacenamiento, recuperación y difusión de la información. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final Un sistema de gestión documental es un conjunto de programas diseñados para catalogar, clasificar y facilitar el proceso de recuperación de la información dentro de un ámbito "virtual", para el servicio de los usuarios.
  • 6. 1. REQUISITOS IMPLEMENTACIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
  • 7. VENTAJASDE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Genere capital intelectual organizacional: Seguridad jurídica Incremento en la Productividad: Racionaliza los costos Valor agregado: La información contenida en capacitaciones, consultorías, actas de reuniones, acuerdos y contratos; puede estar en disposición inmediata y simultanea de los colaboradores que así lo requieran. De esta manera logrará que sus procesos puedan fluir sin dependencia subjetiva y con pleno conocimiento de la trazabilidad histórica del mismo. Obtenga la garantía de contar con toda su información y documentación de su organización, para responder oportunamente ante cualquier requerimiento de una institución judicial o de control. Los documentos que soportan sus transacciones comerciales, fiscales e institucionales están a la distancia de un click, cumpla con cualquier requerimiento evitando detrimento de su patrimonio: · Evite las multas. · Tenga oportunamente soportes frente a Optimice los procesos de la organización al acceder oportunamente a la información. En archivo, publicación y distribución de documentos. ¿Cuánto capital invierte anualmente en el área de almacenamient o? El espacio que actualmente ocupa su archivo puede destinarlo a operaciones misionales de su organización, optando por situar su archivo en custodia especializada a un costo razonable. Garantizan rapidez y simplificación de trámites.
  • 8. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 1080 de 2015 en Su PARTE VIII. TÍTUTO II, capítulo VI. Según el Decreto 1080 de mayo de 2015, artículo 2.8.2.6.1 a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. b )Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). c) Permitiendo la recuperación, y determinación del tiempo en que los documentos deben guardarse, eliminarse, asegurando la conservación permanente de los más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía
  • 9. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 1080 de 2015 en Su PARTE VIII. TÍTUTO II, capítulo VI. d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento Con esto se logra que los documentos de acuerdo con sus valores, pueden conservarse y consultarse durante las etapas de los archivos e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. Con la aplicación de los Cuadros de Clasificación documental, se garantiza la integridad de la jerarquía de un fondo documental f )Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos Este el fin de una eficaz gestión documental y por ende de un sistema de gestión, el que los archivos de constituyan en fuentes de información y conocimiento
  • 10. . CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
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  • 12. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema. EMPRESA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Poseen un software libre: SOFTEXPERT EXCELLENCE SUITE 1,3 ENTREVISTAMOS A MONICA SILVA, que es la encargada de la oficina de GESTIÓN DOCUMENTAL recibí y direcciona los documentos. Teléfono 3165000 extensión 17358 Dirección calle 45 carrera 30 N° 45-03 En estos software permiten ser los dueños del producto, en ocasiones incluso pueden implementar mejoras y adaptaciones si se dispone de los conocimientos apropiados para hacer esto. Como se mencionó anteriormente el mercado con su alta gama de productos, nos ofrece variedad para las necesidades de las organizaciones, las cuales a continuación se hace referencia a las más utilizadas y de mayor fiabilidad y calidad para los procesos de gestión documental.
  • 13. Para la implementación y utilización del Sistema de Gestión Documental, el proyecto se dividió en 5 etapas: 1. Diagnostico. 2. Planeación. 3. Diseño. 4. Implementación. 5. Evaluación. 1)Clave acceso y contraseña 2 )Tras la recogida de la información, es el momento de su análisis, que nos va a indicar la conexión existente entre las actividades de cada área administrativa, sus relaciones, los documentos que produce, y la forma de producirlos (catálogo de procedimientos. 3 ) seguidamente encontramos los diferentes pantallazos o formatos que se deben seguir de acuerdo al documento recibido. 4 ) Se direccionan a las diferentes oficinas, divisiones, direcciones para seguir en el proceso de trazabilidad del DOCUMENTO
  • 14. 5 ) Este sistema que se encarga de administrar documentos y que provee acceso inmediato a los mismos, está formada por un conjunto de módulos y está diseñada para resolver problemas del mundo real 6 )Los documentos pueden verse en línea sin necesidad de descargar y abrir el documento en otra aplicación. Flujo de trabajo eficaz: motor de flujo de trabajo completamente configurable para ayudarle a gestionar sus procesos empresariales internos.
  • 17. . ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos? Los principales criterios por los que se selecciono este software son velocidad en los procesos de búsqueda, al ser un programa con una estructura modular, permite depurar la información haciendo que la administración de los datos almacenados sean de mas accesibles, lo que hace que para La universidad Nacional sea un programa robusto y eficiente.
  • 18. - De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema? Debido al nivel de privacidad y de importancia del contenido de la información que maneja el instituto, la persona encargada de administrar el software esta monitoreando constantemente los procesos de ejecución del software, verificando que no sea atacado, al mismo tiempo de que es la persona que contiene todas las claves de acceso a los niveles mas profundo de protección de software
  • 19. CONCLUSIONES  . Utilizar uno o varios programas informáticos de gestión documental o de archivo no supone garantizar el correcto funcionamiento del conjunto del sistema.  El software va a ser una pieza clave, solamente es un instrumento, no es ningún fin  .●Antes de implantar el modelo de gestión, es necesario crear la cultura organizacional adecuada para lograr el éxito.  ●Los profesionales de los archivos ante este entorno se encargan de controlar procesos y factores de calidad en la gestión documental (metadatos, acceso, formatos, custodia, seguridad....)  Teniendo en cuenta los lineamientos para la implementación de los sistemas de gestión documental basados en el marco normativo de la legislación Colombiana, donde nosotros los futuros profesionales CIDBA debemos aplicar cada uno de los reglamentos establecido por la ley, aprovechando las bondadosas herramientas que nos brinda las tecnología.
  • 20. REFERENCIAS: Decreto 1080 de mayo 26 de 2015 , parte VIII, Título II, Capítulo VI, revisado el 11 de septiembre del 2015 http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/ PDF/Transparencia/DECRETO_10802015.pdf GESTIÓN DOCUMENTAL , revisado el 11de septiembre del 2015. Gestión Documental http://es.slideshare.net/josealbalat/gestion-documental- 14736045?related=1 Metodología para implantar un sistema de Gestión Documental en una organización, revisado el 11 de septiembre del 2015 http://www.revistasbolivianas.org.bo/pdf/rb/v10n15/v10n 15a11.pdf