Este documento describe la implementación de un sistema de gestión documental en la Universidad Nacional de Colombia. Se divide en cinco etapas: diagnóstico, planeación, diseño, implementación y evaluación. El sistema utiliza el software libre Softexpert Excellence Suite 1.3 y permite clasificar, almacenar y recuperar documentos de manera eficaz para garantizar la integridad y seguridad de la información.

1. MARTHA LUCIA TABORDA CARO
IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN ARCHIVO
Y BIBLIOTECOLOGÍA
TEORIA ARCHIVÍSTICA
GRUPO 04
ARMENIA
2015

2. MARTHA LUCIA TABORDA CARO
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTION DOCUMENTAL
LUZ MARINA ARIAS
TUTOR
PROFESIONAL EN BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN ARCHIVO Y
BIBLIOTECOLOGÍA
TEORIA ARCHIVÍSTICA
GRUPO 04
ARMENIA

3. INTRODUCCIÓN
- El desarrollo de este trabajo para nosotros como estudiantes
de Ciencia de la información, nos brindará un enfoque sobre la
importancia del diseño, desarrollo e implementación de un
Sistema de Gestión Documental, así como la identificación de
los requisitos técnicos que se deben cumplir de acuerdo con las
necesidades de la organización y la normatividad establecida
por el Archivo General de la Nación e igualmente veremos la
importancia en la organización de contar con el profesional de la
información y Documentación, durante todas las fases de
implementación de Sistema de Gestión Documental en la
organización..

4. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL
Identificar aspectos generales sobre los sistemas de
gestión documental
.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar los diferentes sistemas de gestión documental que
nos ofrece el mercado. Visualizar las diferentes herramientas
existentes en la plataforma del sistema de gestión documental
(Orfeo)

5. 1. QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
el conjunto de conceptos
aplicados para la
organización, registro,
almacenamiento,
recuperación y difusión de
la información.
Conjunto de actividades
administrativas y
técnicas tendientes a la
planificación, manejo y
organización de la
documentación
producida y recibida por
las entidades, desde su
origen hasta su destino
final
Un sistema de gestión
documental es un conjunto
de programas diseñados
para catalogar, clasificar y
facilitar el proceso de
recuperación de la
información dentro de un
ámbito "virtual", para el
servicio de los usuarios.

6. 1. REQUISITOS IMPLEMENTACIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

7. VENTAJASDE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Genere capital
intelectual
organizacional:
Seguridad
jurídica
Incremento en la
Productividad:
Racionaliza
los costos
Valor agregado:
La información contenida
en capacitaciones,
consultorías, actas de
reuniones, acuerdos y
contratos; puede estar en
disposición inmediata y
simultanea de los
colaboradores que así lo
requieran. De esta manera
logrará que sus procesos
puedan fluir sin
dependencia subjetiva
y con pleno conocimiento
de la trazabilidad histórica
del mismo.
Obtenga la garantía de
contar con toda su
información y
documentación de su
organización, para
responder
oportunamente ante
cualquier
requerimiento de una
institución judicial o
de control.
Los documentos que
soportan sus
transacciones
comerciales, fiscales e
institucionales están a
la distancia de un
click, cumpla con
cualquier
requerimiento
evitando detrimento de
su patrimonio:
· Evite las multas.
· Tenga
oportunamente
soportes frente a
Optimice los procesos de
la organización al
acceder oportunamente
a la información.
En archivo,
publicación y
distribución de
documentos.
¿Cuánto capital
invierte anualmente
en el área
de almacenamient
o?
El espacio que
actualmente ocupa
su archivo puede
destinarlo a
operaciones
misionales de su
organización,
optando por
situar su archivo en
custodia
especializada a un
costo razonable.
Garantizan
rapidez y
simplificación de
trámites.

8. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de
Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 1080 de 2015 en
Su PARTE VIII. TÍTUTO II, capítulo VI.
Según el Decreto 1080 de mayo de 2015, artículo 2.8.2.6.1
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos,
incluyendo sus metadatos a través de cuadros de
clasificación documental.
b )Establecer plazos de conservación y eliminación para la
información y los documentos electrónicos de archivo en tablas
de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental
(TVD).
c) Permitiendo la recuperación, y determinación del tiempo en que
los documentos deben guardarse, eliminarse, asegurando la
conservación permanente de los más valiosos, aplicando
principios de racionalización y economía

9. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de
Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 1080 de 2015 en
Su PARTE VIII. TÍTUTO II, capítulo VI.
d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento
Con esto se logra que los documentos de acuerdo con sus valores,
pueden conservarse y consultarse durante las etapas de los archivos
e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones
documentales, en series y subseries. Con la aplicación de los Cuadros de
Clasificación documental, se garantiza la integridad de la jerarquía de un
fondo documental
f )Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por
parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos Este el fin de
una eficaz gestión documental y por ende de un sistema de gestión, el que los
archivos de constituyan en fuentes de información y conocimiento

10. .
CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS

11. .

12. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de
Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con
dicho sistema.
EMPRESA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
Poseen un software libre:
SOFTEXPERT EXCELLENCE SUITE 1,3
ENTREVISTAMOS A MONICA SILVA, que es la encargada
de la oficina de GESTIÓN DOCUMENTAL recibí y direcciona
los documentos. Teléfono 3165000 extensión 17358
Dirección calle 45 carrera 30 N° 45-03
En estos software permiten ser los dueños del producto,
en ocasiones incluso pueden implementar mejoras y
adaptaciones si se dispone de los conocimientos
apropiados para hacer esto. Como se mencionó
anteriormente el mercado con su alta gama de productos,
nos ofrece variedad para las necesidades de las
organizaciones, las cuales a continuación se hace
referencia a las más utilizadas y de mayor fiabilidad y
calidad para los procesos de gestión documental.

13. Para la implementación y utilización del Sistema de
Gestión Documental, el proyecto se dividió en 5 etapas: 1.
Diagnostico. 2. Planeación. 3. Diseño. 4. Implementación. 5.
Evaluación.
1)Clave acceso y contraseña
2 )Tras la recogida de la información, es el momento de su
análisis, que nos va a indicar la conexión existente entre las
actividades de cada área administrativa, sus relaciones, los
documentos que produce, y la forma de producirlos
(catálogo de procedimientos.
3 ) seguidamente encontramos los diferentes pantallazos o
formatos que se deben seguir de acuerdo al documento
recibido.
4 ) Se direccionan a las diferentes oficinas, divisiones,
direcciones para seguir en el proceso de trazabilidad del
DOCUMENTO

14. 5 ) Este sistema que se encarga de administrar documentos
y que provee acceso inmediato a los mismos, está formada
por un conjunto de módulos y está diseñada para resolver
problemas del mundo real
6 )Los documentos pueden verse en línea sin necesidad de
descargar y abrir el documento en otra aplicación. Flujo de
trabajo eficaz: motor de flujo de trabajo completamente
configurable para ayudarle a gestionar sus procesos
empresariales internos.

17. .
¿Cuáles son los criterios que se han tenido en
cuenta para la selección del sistema de Gestión
de documentos?
Los principales criterios por los que se selecciono este
software son velocidad en los procesos de búsqueda, al
ser un programa con una estructura modular, permite
depurar la información haciendo que la administración de
los datos almacenados sean de mas accesibles, lo que
hace que para La universidad Nacional sea un programa
robusto y eficiente.

18. - De qué manera logran garantizar la integridad de la
información en el sistema?
Debido al nivel de privacidad y de importancia del
contenido de la información que maneja el instituto, la
persona encargada de administrar el software esta
monitoreando constantemente los procesos de
ejecución del software, verificando que no sea atacado,
al mismo tiempo de que es la persona que contiene
todas las claves de acceso a los niveles mas profundo
de protección de software

19. CONCLUSIONES
 . Utilizar uno o varios programas informáticos de gestión
documental o de archivo no supone garantizar el correcto
funcionamiento del conjunto del sistema.
 El software va a ser una pieza clave, solamente es un
instrumento, no es ningún fin
 .●Antes de implantar el modelo de gestión, es necesario crear la
cultura organizacional adecuada para lograr el éxito.
 ●Los profesionales de los archivos ante este entorno se
encargan de controlar procesos y factores de calidad en la
gestión documental (metadatos, acceso, formatos, custodia,
seguridad....)
 Teniendo en cuenta los lineamientos para la implementación de los
sistemas de gestión documental basados en el marco normativo de la
legislación Colombiana, donde nosotros los futuros profesionales
CIDBA debemos aplicar cada uno de los reglamentos establecido por la
ley, aprovechando las bondadosas herramientas que nos brinda las
tecnología.

20. REFERENCIAS:
Decreto 1080 de mayo 26 de 2015 , parte VIII, Título
II, Capítulo VI, revisado el 11 de septiembre del 2015
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/
PDF/Transparencia/DECRETO_10802015.pdf
GESTIÓN DOCUMENTAL , revisado el 11de septiembre
del 2015.
Gestión Documental
http://es.slideshare.net/josealbalat/gestion-documental-
14736045?related=1
Metodología para implantar un sistema de Gestión
Documental en una organización, revisado el 11 de
septiembre del 2015
http://www.revistasbolivianas.org.bo/pdf/rb/v10n15/v10n
15a11.pdf