Este documento describe una propuesta para implementar un sistema electrónico para recibir facturas y documentación de contratistas de forma digital. La propuesta busca eliminar el uso de documentación física para agilizar los procesos y ahorrar costos. El documento explica los beneficios del nuevo sistema, como ahorro de tiempo, espacio y dinero, así como los objetivos, actividades y cronograma para su implementación.

1. BIENVENIDOS
“PROYECTO DE RECEPCIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA PARA
PAGO A CONTRATISTAS”

2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
La empresa se constituyó como una sociedad anónima de capital variable en
el año 1981, la sede del corporativo se encuentra en la ciudad de
México, D.F. , extendiéndose poco a poco en toda la república Mexicana.
Actualmente existen 4 divisiones que son:
Norte
• Centro
• Metro
• Sur
En el caso del estado de Puebla es parte de dos divisiones que son Metro y
Sur.
Misión
“Ser una empresa líder, proporcionando a nuestros clientes soluciones
integrales de gran valor, innovadoras y de clase mundial, a través del
desarrollo humano, y de la aplicación y administración de tecnología de
punta.”
Giro de la Empresa
La adquisición y enajenación de bienes inmuebles y la administración de los
mismos, así como el mantenimiento y construcción de infraestructura
necesaria para las telecomunicaciones.
Actualmente en el área de Puebla se cuenta con 20 personas que son
personal de confianza. A continuación se detalla la estructura del área:

3. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
Corporativo
Subgerencia
Infraestructura y Contraloría
Mantenimiento
Subgerencia Subgerencia Subgerencia
Administración Mantenimiento Infraestructura

4. PROBLEMÁTICA DE LA EMPRESA
Hoy en día, con la nueva disposición de facturación electrónica, la cual fué emitida
por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y entró en vigor 01 de Enero de
2011, surge la necesidad de adquirir, recopilar y administrar de manera confiable las
facturas de los contratistas, de tal manera, que esta información esté siempre
disponible, es decir formar un vínculo confiable entre empresa y los contratistas,
para finalmente tener dicha información dentro de la compañía. Actualmente, la
empresa recibe la facturación y los soportes que amparan el trabajo efectuado de
manera impresa, lo cual conlleva a tener un área destinada para archivar esa
información y obliga a mantener un archivo físico, el cual dificulta el control sobre los
mismos. La eliminación de la información impresa, tanto la factura como los
soportes o alcances de obra, permitirá aprovechar el recurso de la facturación
electrónica haciendo uso de nuevas tecnologías, logrando de tal manera un uso más
eficiente de los espacios, los tiempos y las personas, que finalmente es dinero de la
compañía.
Entrega Validacion Archivo
Figura 1. Proceso de recepción facturas

5. SOLUCIÓN A LA PROBLEMÁTICA
El área de contraloría es la encargada de recibir las facturas y
soportes de los proyectos terminados para su revisión y programación
del pago a los contratistas, por indicaciones del SAT se están
recibiendo los archivos de las facturas en forma electrónica. Los
contratistas entregarán en forma electrónica las facturas y soportes
para su revisión. El área de contraloría contará con un sistema que
permita organizar, revisar y tener disponible la documentación. La
implementación de la propuesta sugerida, se menciona en las
siguientes páginas.

6. OBJETIVOS
Los objetivos de esta propuesta son:
• Eliminar la documentación y facturación escrita enviada por los
contratistas a la empresa, por cada uno de los proyectos
realizados.
• Eliminar físicamente los archivos de documentos, logrando una
mayor orden y limpieza dentro de las oficinas.
• Eliminar costos de envío por paquetería y el riesgo latente de
extravío o perdida de la documentación.
• Disponer en tiempo y forma de la información requerida.
• Contar con información organizada.
Para la evaluación de los objetivos, se tomo como base el Modelo
Multiatributo .

7. BENEFICIOS ESPERADOS
Los beneficios esperados con la implementación de esta solución, se enlistan a
continuación: Type of Business Change
Do New Things Do Things Better Stop Doing Things
Beneficio: Sacar copias de la
documentación para respaldo.
Medida: costo de copia es de $0.25 = $2.00
por proyecto.
Beneficiario: Contraloría.
Financial Benefits
Beneficio: Envío de documentación por
mensajería a otras áreas.
Medida: Costo del envío = $100.00 por
paquete.
Beneficiario: Contraloría.
Beneficio: Respaldo de
información en forma Beneficio: Digitalizar documentación para Beneficio: Tiempo de recepción facturas y
electrónica. compartir otras áreas. soporte.
Quantifiable
Medida: El costo del Medida: Tiempo de escaneo cada factura Medida: Tiempo que espera el contratista =
Benefits
dispositivo 500 Gb = con soporte 0.25 por documento = $2.00. 10min por factura.
$2,000.00. Beneficiario: Contraloría Beneficiario: Contratista.
Beneficiario: Contraloría
Beneficio: Mejorar los tiempos de
respuesta para aclaración de dudas con los Beneficio: Espacio para archivo muerto
Measurable contratistas Medida: El número de archiveros utilizados
Benefits Medida: Tiempo de envío correo = 24 hrs. = 4 archiveros
después de recibir Beneficiario: Contraloría
Beneficiario: Contratistas.
Beneficio: Ampliación de horario de
Beneficio: Utilización de
recepción facturas.
información de forma
Observable Beneficiario: Contratistas.
inmediata.
Benefits Beneficio: Organización de la información
Beneficiario: Contraloría y
en forma electrónica.
tesorería.
Beneficiario: Contraloría.

8. IMPORTANCIA PROYECTO
Las utilidades que nos brindaría el adoptar la implementación
de la página de internet, en primera instancia se reflejarían en
tiempo horas-hombre ya que habría una mayor organización de
la información y el apoyo de los contratistas en digitalizar la
información, estando lista ésta para ser revisada y procesada.
Posteriormente el ahorro en costos de mensajería y papel se
plasmarían en forma monetaria en los reportes de gastos que
presentamos cada mes como división al corporativo.

9. ES INNOVADOR
La implementación de una página de internet, sobre la
documentación electrónica para el pago a
proveedores, tiene características innovadoras como:
• Eliminar la documentación escrita.
• Mantener de manera ordenada, disponible en tiempo
y forma la documentación electrónica.
• Lograr el acceso a la información desde cualquier
área de la planta.
• Tener la información del proveedor de manera
instantánea.
• Eliminar tiempos muertos, por cuestiones de
paquetería.
Dentro de este proyecto, existe una parte muy
importante, como lo es, contribuir con el cuidado del
medio ambiente.

10. POSIBLES RIESGOS
Al implementar un proyecto nuevo, siempre existen riesgos, para éste en
particular, se identifican principalmente dos potenciales riesgos:
• Que la página de internet no esté disponible para la fecha indicada.
• Que no se tenga el correcto funcionamiento de la página siempre que se
requiera.
• Para lo cual se propone realizar un Análisis FODA y un Análisis del Modo y
Efecto de la Falla (AMEF).
El Análisis del Modo y Efecto de Falla (AMEF), se realizó con el apoyo de cada
una de las áreas, una persona por cada departamento involucrado, los
cuales son:
 Contraloría.
 Tesorería.
 Informática.
 Contratistas.
Cada uno aporto su experiencia y conocimientos, para que dentro de lo
posible, la implementación de la página de internet, se logre sin mayores
problemas y se concrete con éxito.

11. PLAN DE TRABAJO
Concepto Propuesta
Objetivo general Recibir la documentación en forma electrónica de factura
y soportes, para el pago a contratistas.
Objetivos específicos Eliminar la documentación y facturación escrita
enviada por los contratistas a la empresa, por cada
uno de los proyectos realizados.
Eliminar físicamente los archivos de documentos,
logrando una mayor orden y limpieza dentro de las
oficinas.
Eliminar costos de envío por paquetería y el riesgo
latente de extravío o perdida de la documentación.
Disponer en tiempo y forma de la información
requerida.
Contar con información organizada
Actividades La implementación de la página de internet utilizando la
intranet de la empresa.
Metas Tener lista la página de internet en 6 meses para que el
área de Puebla utilice este proceso electrónico.
Recursos Inversión inicial de: $5,500 M.N., estando cubierto con
este costo el primer año de la implementación de la
página de internet.

12. CRONOGRAMA PLAN DE TRABAJO

13. ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO
La administración del proyecto, estará a cargo del área de Informática, la
cual se encargará de mantener siempre disponible la página y el área de
Contraloría, será la encargada de emitir su visto bueno en torno a la
funcionabilidad y correcta operación de la misma.
Recursos Humanos
• Contraloría
• Contratistas
• Tesorería
• Informática
Recursos Financieros
Los costos estimados en la implementación de esta propuesta son:
Respaldo de Información: $2,000.00 M.N.
Mecanismo de Seguridad de la Información: $1,500.00 M.N.
Actualización de Software: $2,000.00 M.N.
Total $5,500.00 M.N.

14. ALTERNATIVAS CONSIDERADAS
Las dos alternativas consideradas se analizaron con el
modelo Multiatributo y las dos elegidas fueron:
•Página de Internet vinculada a la intranet de la
empresa.
•Contratación de un portal de internet con un
proveedor tercero
El realizar una página de internet, representa un costo-
beneficio mayor, que utilizar un portal de internet, ya
que en el portal tiene un costo económico mayor, por
el pago de licencias de Software y actualizaciones,
gastos que la página de internet.

15. BIBLIOGRAFÍA
Making Smart IT Choices
Dawes, S. S., T. A. Pardo, S. Simon, A. M. Cresswell, M. F. LaVigne, D. F. Andersen and P. A.
Bloniarz
Center for Technology in Government Working Paper Series
1 de abril de 2004
Digital
http://www.ctg.albany.edu/publications/guides/smartit2
Managing the realization of business benefits from it investments
Peppard, J., J. Ward, et al.
MIS Quarterly Executive
Digital
https://click.udlap.mx:443/bbcswebdav/pid-81009-dt-content-rid-7049_1/xid-7049_1
Building better business cases for IT investments
Peppard, J., J. Ward, et al.
MIS Quarterly Executive
1 de enero de 2008
Digital
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16. PÁGINAS WEB
Facturación de Proveedores - Queres Tecnologías, Recuperado el
29/Sep/2012
http://www.queres.es/ecm/soluciones-departamentales/facturacion-de-
proveedores/
Factura Electrónica PAEBSA, Recuperado el 29/Sep/2012
http://www.paebsa.com.mx/aspPaginas/serviciosFactura.asp
Publicar presentaciones en Power Point en la Web
http://www.slideshare.net/
Wetpaint
http://www.wetpaintcentral.com