Combinar correspondencia

Combinar correspondencia
Materia: Informática.
Bernardo Gavinovich Granell.
2015

Guía para combinar correspondencia
Bernardo Gavinovich Granell Marzo de 2015 Página 2 de 20
Índice
Teoría y conceptos previos. Página 3
Combinar correspondencia teniendo un origen de datos. Página 5
Combinar correspondencia creando un origen de datos. Página 13
Bibliografía. Página 20

¿Qué es combinar correspondencia?
Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2010 nos permite incluir en
un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los
datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos
el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de
generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De
esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como
personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de
etiquetas o recibos, la impresión de sobres, etc. También podemos tomar como
ejemplo la factura que nos dan al comprar cualquier producto en un local (que
tiene datos fijos como los datos del local y variables como los artículos comprados
entre ortos. Mismo y sólo como ejemplo también una boleta de algún servicio
como el Gas donde los datos fijos serían los de la empresa y los variables los
datos del titual del servicio y el consumo de gas e importe.
Conceptos previos
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos
fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
 Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que
toman su valor del origen de datos.

 Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento
principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de
Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word
o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros
compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo
corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de
Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por
ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese
cliente.
Empecemos…

Combinar correspondencia teniendo un origen de datos.
Teniendo creada la carta modelo (la que vamos a enviar a todas las personas de
nuestra base de datos) y el origen de datos ya hechos, procedemos a comenzar
con la combinación.
Para ellos nos dirigimos a la parte superior izquierda y presionamos donde dice
Correspondencia. Aparecerá un nuevo menú en la cinta de opciones:
1.

2.
Elegimos la opción de iniciar:
3.
Seleccionamos que vamos a iniciar una nueva carta combinada:
4.
Acá es donde debemos elegir que camino escoger, si usar una lista de
destinatarios (u origen de datos) que tengamos o la creamos en el
momento con el asistente de Word. En nuestra caso empezaremos por
hacerla con una tabla creada previamente en Word.
NOTA: Si creas una tabla en Word, la misma debe ser una tabla sin nada, esto
quiere decir sin títulos en la parte superior, ni texto por encima de ella, sólo la
tabla. Si quisiéramos poner una imagen en la tabla cuando combinemos
podríamos usar esa imagen como un dato más. Por ejemplo, si en lugar del
número de plan al que pertenece el afiliado en nuestro caso hubiera puesto el logo
del mismo el resultado de la combinación sería con esa imagen, esa es una de las
diferencias entre ambos métodos.

5.
Seleccionamos la opción de usar una lista existente:
Y nos aparecerá una ventana donde elegiremos el archivo con nuestro
origen de datos.

6.
Se nos habilitaran opciones que antes estaban deshabilitadas y
seleccionaremos Insertar campo combinado:
Allí al hacer clic aparecen los campos que están como encabezado en la
tabla del origen de datos

7.
Ahora procedemos a insertar estos campos en nuestra carta modelo. Lo
primero que debemos hacer es pararnos en el lugar donde queremos poner
el primero de los campos (en nuestro caso nombre del afiliado que recibirá
la carta). Veamos cómo se verá el campo insertado:
8.
Disponemos de una opción para tener una vista previa y poder si están
correctos nuestros datos, la misma se encuentra en el menú de
Correspondencia en la parte superior por el centro:

De esta manera podemos ver rápidamente como va quedando nuestra
carta e ir avanzando entre sus destinatarios con los botones de avanzar y
retroceder que se encuentra a la derecha de la vista previa:
Nota: Esto es sólo una vista previa que nos permite ir viendo como queda, pero no está
terminado el tema.
9.
Ahora si nos disponemos a terminar, para ellos utilizamos el último ícono en
nuestro menú de Correspondencia que se llama Finalizar y combinar:

Elegimos la opción de editar documentos individuales para poder generar una
carta combinada y guardarla en nuestra pc. Nos aparecerá una ventanita
preguntándonos qué queremos combinar, si todo nuestro origen de datos, el
registro actual o una cierta cantidad (desde tal número hasta cual número de
registro de nuestra tabla):

10.
Fin de la combinación! Ahora se nos ha generado un nuevo archivo de
Word con tantas páginas como registros tengamos en nuestro origen de
datos (la tabla que creamos previamente). En nuestro caso teníamos 5
personas, por lo tanto tendremos un archivo con 5 páginas (cartas).
FIN

Combinar correspondencia creando un origen de datos en el momento.
1.
Para combinar correspondencia creando el origen de datos los pasos son los
mismos hasta el número 4. Es decir, elegimos iniciar combinación, luego carta y
elegir los destinatarios. Pero al elegir los destinatarios vamos a elegir escribir una
nueva lista.

2.
Nos aparecerá una ventana nueva:

3.
Ahora deberemos editar esta ventana según sea nuestra necesidad:
Lo que debemos hacer es “seleccionar columnas” donde se abrirá una nueva
ventana y allí elegiremos el o los campos que queramos eliminar de las opciones
que nos propone Word y agregar el/los que nos haga falta que y no aparezca
entre las opciones. En nuestro caso utilizaremos (al igual que en el ejemplo
anterior) 4 campos: Nombre, Apellido, Plan y Aumento. De modo que borraremos
todos excepto Nombre y Apellido con la opción eliminar (uno por uno
seleccionándolos de la lista) y luego con la opción agregar en esa misma ventana
agregaremos Plan y Descuento:

4.
Una vez hecho esto aceptamos y procedemos a completar campos (o el registro)
de cada destinatario. Una vez terminado el primero (es decir cuando ya le
cargamos el aumento) debemos elegir nueva entrada para poder cargar el
siguiente, esto cada vez que queramos genera un nuevo registro:
Una vez que terminemos de cargar todos los registros ponemos aceptar y nos
preguntará dónde vamos a guardar este nuevo archivo. Elegimos guardarlo en el
mismo lugar donde tengamos guardada la carta modelo (o donde quieras, yo
recomiendo elegir eso para tener todo junto).
Nota: Se generará un archivo “.mdb” que es de base de datos (Ms Access), no
necesitamos abrirlo ni nada.

Si, olvidamos agregar algún destinatario, queremos corregir alguno que pudimos
cargar con cualquier error debemos ir al menú de Correspondencia y elegir la
opción “Editar lista de destinatarios”. Esto nos abrirá una nueva ventana donde
elegiremos en la parte inferior donde dice “origen de datos” el archivo que
guardamos previamente .mdb y después la opción que dice Edición…
Editamos o agregamos nueva entrada y listo, aceptamos para guardar ambas
cosas y ya quedó editado.
Los siguientes pasos son exactamente los mismos que en el caso anterior a partir
del punto n° 6.
FIN

AYUDA: Siempre que hagas combinar correspondencia debes hacerlo sobre la
carta modelo y nunca sobre el origen de datos. De lo contrario Word no te dejará
hacerlo sobre la carta. Si por equivocación iniciaste la combinación sobre la tabla
de Word que usaras como origen de datos debes hacer lo siguiente:
Seleccionar la opción de Iniciar combinación de correspondencia y en ella elegir
documento normal de Word. Esto hará que Word reconozco a la tabla como un
archivo común y volverlo a la normalidad.
Si lo deseas podes ver un video que te enseña esto en el siguiente enlace:
https://youtu.be/JDQA42d1Xms

Bibliografía:
 Material propio.
 http://www.aulaclic.es/word-2010/t_14_1.htm

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