Este documento presenta una lista de nombres y contiene información sobre plantillas, correspondencia, documentos maestros, esquemas, índices, tablas de contenido, marcadores y notas. Explica elementos como plantillas, orígenes de datos, niveles de esquema, estilos de título, mapas de documentos, tablas de contenido, índices automáticos y manuales, marcadores y tipos de notas.
2. Es un modelo
o
patrón para crear
nuevos
documentos
donde ya viene
establecida
la
estructura
y
el
formato
de
los
elementos
que
contendrá.
ELEMENTOS
estilo
tamaño de fuente
formato de los elementos
tabulaciones de las
tablas
numeración de paginas
cabeceras
pies de pagina
4. la plantilla normal
Dotm se puede modificar abriendo normalmente Word. Para
abrirla es necesario saber donde esta, averiguarlo es sencillo
en :
Archivo.
Opciones.
Avanzadas.
•
•
•
•
Encontraremos el botón de ubicaciones de archivo.
se abrirá una ventana donde esta la ruta a archivos.
buscamos la ruta de plantillas personales.
por ultimo archivo, abrir.
¡LISTO!
5.
6. Es la generación de
etiquetas o recibos, la
impresión de sobres, etc.
Cuando combinamos
correspondencia, estamos
utilizando dos elementos
fundamentales: el documento
principal y el origen de datos.
7. Es el documento Word que contiene
el texto fijo y los campos variables que
toman su valor del origen de datos.
8. Es el lugar donde se almacenan
los datos que vamos a utilizar
en el documento principal.
Puede ser de distinta
naturaleza.
por ejemplo puede ser una tabla de
Access, un libro de Excel, una lista de
direcciones de Outlook, una tabla de
Word o se pueden introducir en el
mismo momento de combinar.
9. podemos ver el origen de datos
como una lista de
registros compuestos
por campos.
Un registro corresponde a una fila, y un
campo corresponde a una columna. Por
ejemplo si el origen es una tabla de
clientes de Access, el registro será la fila
correspondiente a un cliente, y los
campos serán por ejemplo, el nombre y
la dirección del cliente, es decir cada
uno de los datos de ese cliente.
10. Para crear el documento principal hay
que
Seleccionar
de
la
pestaña Correspondencia el menú Iniciar
combinación de correspondencia. Allí
hacer clic en la opción Paso a paso por el
Asistente
para
combinar
correspondencia.
11. Se
mostrará
el
panel
Combinar
correspondencia.
Obser varás que se trata de un asistente
porque en la zona inferior indica que es el
Paso 1 de 6 y hay una opción para pasar al
siguiente paso. Como la mayoría de
asistentes, es muy sencillo e intuitivo.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de
documento
que
queremos
generar
(cartas,
mensajes
de
correo
electrónico, sobres, etc.) Nosotros vamos a
seleccionar
Car tas.
Al
hacer
clic
en Siguiente, aparece el segundo paso del
asistente.
12.
13. Un documento maestro es un documento que
puede contener lo que un documento
normal (gráficos, tablas, formato de texto, etc.) y
además contiene enlaces a un conjunto de archivos
separados (subdocumentos) que pueden tratarse
independientemente como documentos normales.
14. sirve para establecer y
organizar un
documento que por sus
características está
previsto que sea muy
extenso.
(un libro compuesto de
varios capítulos).
Los documentos
maestros permiten
organizar y modificar
documentos extensos
dividiéndolos en
subdocumentos más
pequeños y fáciles de
manejar.
15. En un grupo de trabajo, se puede guardar un documento
maestro, en una red de trabajo para compartir un documento,
dividiéndolo en sub-documentos individuales.
por ejemplo para trabajar bajo un mismo
proyecto, para la realización de un
manual extenso, donde cada miembro del
grupo realiza diferentes
capítulos, siguiendo la misma estructura
en los subdocumentos se pueden fusionar
en un documento maestro.
16.
17. Un esquema es
un resumen bien
estructurado de
un documento.
Para poder aplicar un esquema el
documento debe estar organizado en
niveles, es decir que el documento se
pueda dividir en puntos y que en el interior
de esos puntos existan puntos
secundarios, terciarios, etc.
19. El nivel de esquema
es una característica
de formato que se
puede asignar a un
párrafo. De forma
similar
a
cómo
asignamos
una
alineación
a
un
párrafo,
también
podemos asignarle
un
nivel
de
esquema. Hay nueve
niveles disponibles
La
creación
de
esquemas se basa en
los
niveles
de
esquema, es decir, para
crear
un
esquema
previamente debemos
asignar los niveles de
esquema son las partes
adecuadas
del
documento.
Los niveles de esquema
se
pueden
asignar
directamente
o
por
medio de los estilos de
título.
20. Un estilo de título es
un
formato
predefinido que se
aplica normalmente
a un título. Word
tiene
nueve
estilos
de
título
diferentes: Título 1 ,
Título 2, ... , Título
9. Cada estilo tiene
sus
propias
características
de
formato
(fuente,
tamaño de letra,
etc.) y también tiene
un nivel de esquema
definido.
El
estilo
Título
1 tiene el nivel de
esquema
1,
el
estilo Título 2 tiene
el nivel de esquema
2,
y
así
sucesivamente.
De
esta
forma,
al
aplicar un estilo de
título
también
estamos asignando
el nivel de esquema
correspondiente
21. Si no nos hemos preocupado de
asignar Niveles de esquema a
nuestro documento, Word dispone
de otra forma de crear algo similar
a un esquema.
Se
trata
del
Mapa
del
documento que es un esquema más
rudimentario creado por Word
según unos criterios internos y que
no podemos modificar.
22. Si el documento esta bien estructurado
Word creará un Mapa de documento
bastante bien definido, pero si el
documento no tiene una estructura clara
el mapa de documento creado por Word
nos ser virá más bien de poco.
Lo apreciamos al mostrar el Panel
de navegación, haciendo clic en
ésta
opción
de
la
pestaña Vista, y sirve básicamente
para ayudarnos a desplazarnos
por el documento. Lo apreciamos
al
mostrar
el
Panel
de
navegación, haciendo clic en ésta
opción de la pestaña Vista, y sirve
básicamente para ayudarnos a
desplazarnos por el documento.
23. Una tabla de contenido también puede tener
ciertas similitudes con un esquema.
Una
tabla
de
contenidos es lo que
en España solemos
llamar un índice. Una
tabla de contenidos
es una lista de los
puntos
de
un
documento
con
el
número
de
página
donde se encuentra
dicho punto.
24. Además tiene la funcionalidad de poder
acceder directamente al punto en cuestión
presionando la tecla CTRL y haciendo clic
sobre el punto.
También tiene la capacidad de
actualizarse de forma automática.
25.
26. Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar
al lector a encontrar lo que está buscando.
Word llama tabla de
contenido a lo que en España
conocemos simplemente
como índice y Word llama
índice a lo que nosotros
llamamos índice alfabético.
En el punto siguiente
aclararemos más las
diferencias entre índice y
tabla de contenido.
27. Los índices y
contenidos son
cuando estamos
con documentos
tablas de
muy útiles
trabajando
extensos.
Al crear los índices debemos
intentar reflejar la estructura
del documento y colocar todos
los términos impor tantes del
documento,
para
que
posteriormente los lectores
puedan encontrarlos.
De un documento bien planificado
y estructurado podemos extraer
una tabla de contenidos que
facilite
enormemente
la
localización rápida d e algún punto
impor tante d e l documento .
28. Una tabla de contenido
es un reflejo de la
estructura
de
un
documento y contiene
los títulos de los temas
y subtemas que forman
el documento.
Una tabla de contenidos
puede contener o no el
número de página y puede
establecerse un enlace
directo
a
los
puntos
contenidos en la tabla.
La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y
es lo primero que miramos cuando queremos saber qué
temas tratará. Si hemos dado a los títulos del documento un
formato que incluya los niveles de esquema casi tendremos
construida la tabla de contenido. En la imagen podemos
parte de una tabla de contenido.
29. De forma
automática:
Para crear una entrada
de marcas de índice
automáticamente
debemos crear un nuevo
documento donde
tendremos todas las
marcas de índice.
El nuevo documento
debe
tener
las
siguientes
características:
30. En la primera columna debemos tener las entradas del
documento original que queremos tener en el índice.
Las frases o palabras de las
entradas deberán ser exactas, por
ejemplo si el título en el documento
es en la columna tendremos que
escribir ese texto idénticamente, si
escribiéramos no sería correcto ya
que la c está en minúscula y la i no
está acentuada y por tanto la
tomaría como otra frase.
31. En la segunda columna debemos introducir el texto que
deseemos que aparezca en el índice.
También podemos definir sub-índices en el
índice, por ejemplo podemos querer tener
dentro del Capítulo 2 una sub-entrada
llamada Vehículos de motor entonces en la
segunda columna pondremos Capítulo 2.
Tipos de vehículos: Vehículos de motor, los
dos puntos ":" indican que es un subíndice
de Capítulo 2.
32.
33. Los marcadores sirven para tener una lista de
marcadores, consultarla y poder acceder a estos punto de
manera rápida y sencilla. Además son la base para crear
referencias cruzadas en nuestro documento.
Un marcador
identifica una
posición o selección
de texto a la que se
asigna un nombre e
identifica para
futuras referencias .
Son elementos ocultos, es
decir, al crear un marcador
permanece oculto a no ser
que uno modifique algunas de
las propiedades en Word para
hacerlos visibles.
34. Sirven para hacer referencia a algún elemento
que se encuentra en el documento
Tienen la ventaja de
actualizarse
automáticamente, por
ejemplo: si el documento
es modificad y la
referencia ya no esta en
la pág.. 3 sino en otra, la
referencia se actualiza
sola.
35. Las notas al pie: suelen utilizarse
para añadir información o dejar
constancia de alguna aclaración
con respecto al texto desarrollado.
Las notas al final: parecen en principio
lo mismo que las notas al pie, y de
hecho se tratan igual.
la diferencia fundamental es que la nota
al pie se pone al final de la pagina para
aclarar algún punto y la nota final se
suele poner al final de un capitulo o bien
al final del documento.
36. Para crear un
marcador únicamente
debemos seguir un
par de pasos:
Nos interesa insertar
marcadores en aquellos puntos
de nuestro documento a los
que vayamos hacer referencia
mas adelante mediante una
referencia cruzada.
Posicionarnos donde queramos incluir una marca o
seleccionar el texto.
Acceder a la pestaña inserta y seleccionar la opción
marcador o presionar Ctrl + Mayús + f5
