Modulo de organización de evento sosos

Organización de Eventos: Elaborado por la docente Luz Stella Grajales. Licenciada en Comercio y
Contaduría, Profesional en Administración de empresas. Instituto la Villa Año 2014

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

“No se consigue nada sin esfuerzo, y lo que se consigue sin
esfuerzo, ni lo aprecias, ni lo valoras "

Un evento es una reunión de personas que con lleva un motivo en
particular, los eventos son una herramienta de comunicación debido
a que permiten transmitir información, conceptos, sentimientos,
modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes
potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos
sistemas de promoción y comercialización.

1


BIENVENIDO
Hoy damos inicio al módulo de ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Espero que el desarrollo del módulo, cumpla con sus expectativas,
mejore su desempeño y contribuya en el logro de competencias
necesarias para ser certificado como organizador de eventos,
profesión que día a día es más solicitada, especializada y gratificante.
Recuerde que este módulo está compuesto por siete actividades que
desarrollaremos en ocho semanas.
Hoy comienza el camino hacia el éxito profesional

INTRODUCCION

El curso

de Organización de eventos le permitirá ingresar en el apasionante

mundo de los eventos sociales y empresariales. Con nuestra formación
preparación teórica-práctica los egresados estarán capacitados para trabajar en el
más exigente mercado laboral.

Se realizan anualmente miles de eventos sociales, empresariales, musicales y
artísticos, sociales, etc, donde la organización es el aspecto determinante del
éxito

de

los

mismos.

Este

curso

propone

un método

práctico

y

actualizado según las últimas tendencias de enseñanza: videos, chat y formación
continua.

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Objetivos:
- Conocer todos los aspectos que llevan a la organización y gestión eficaz de todo
tipo de eventos.

- Dominar las herramientas más importantes del mercado en la promoción y
comercialización de eventos.

- Introducir al alumno en la gestión de las relaciones laborales y los recursos
humanos.

METODOLOGIA
- El curso de Organización de eventos se hace de manera teórico práctico y
vivencial. Las clases y los ejercicios se cursan desde la clase presencial y se
encuentran en un blog, donde puede encontrar las guías.

TEMARIO
- Los eventos. Concepto y clasificación según: la entidad organizadora, la
procedencia de los participantes, según el público, etc. Etapas en la organización
de un evento.

Alcances: Público. Vernissage. Coctel o vino de Honor.

Recepciones. Buffet. Bodas. Cumpleaños. Aniversarios. Bodas de Oro. Comidas.
Fiestas Temáticas, otros.

- El cliente. Entrevista con el cliente. La lista de invitados. El espacio físico. El
catering. La música. La ambientación y la decoración.

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- La etapa previa al evento. Localización del evento y logística. Tipos de recintos.
Características técnicas.

- El Marketing. Promoción, difusión y comunicación. Estrategias. Marketing online.
Fundamentos de las Relaciones Públicas. Tipos de Públicos. Las relaciones
públicas. Marcas. Registración de marca. Imagen institucional.

- La producción del evento. Ticketing. Plataformas y posibilidades de venta de
entradas.

- Ceremonial. Protocolo y etiqueta. Antecedentes. Ceremonias y celebraciones.
Anfitriones. Invitados. Presentaciones y saludos. Protocolo y Etiqueta Social.
Planos de ordenamiento. Tarjetas de ubicación. El comportamiento en la mesa.

- Ambientación. Color,
significado,

temperatura,

propiedades

y

sensaciones. Objetos escenográficos.
Promoción

Visual.

Exposiciones.

Señalización y promoción. Display,
soporte y exhibidores. Stands.

- Recursos humanos. Gestión de recursos humanos. Selección de personal.
Entrevistas de selección. Motivación. El Currículum Vitae.

Para la etapa final cada alumno estará capacitado lo suficiente para idear y
planificar un evento que será evaluado por el profesor como broche final de este
apasionante curso.
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Los egresados estarán en condiciones de organizar:

- Eventos sociales: Agasajos, Aniversarios, BabyShower, Bar/Bat ,Mitzvah,
Bautismos, Casamientos, ceremonias civiles, Comuniones, Cumpleaños, Fiesta de
15, Fiestas Temáticas y Graduaciones.

- Eventos corporativos: Congresos, seminarios, Almuerzos, Capacitaciones,
Desayunos de Trabajo, Convenciones, Conferencias, Días de Campo, Eventos
Internos, Ferias y Exposiciones, Fiestas de Fin de Año, Jornadas de Trabajo, Día
de la familia (Family Day), Lanzamientos, Seminarios y Workshops.

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TEMA 1: LOS EVENTOS
Horas:
Horas directas:
Horas prácticas:

6
3
3

OBJETIVO: conocer
conceptos relacionados con
los eventos y diferencias los
tipos de eventos

Dentro de toda
organización existe
un recurso muy
valioso, y que sin
él no se podría hacer
negocio; es el recurso
humano.

EVENTO, CLASIFICACION Y PLANIFICACION

VIDEO 1
https://www.youtube.com/watch?v=CSmFaYb5TcY
Como organizar un evento: Claves para el éxito

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¿Qué es un evento?
Definimos un evento como “Un proceso diseñado y llevado a cabo para
proporcionar a aquellos que participan de él, una experiencia placentera que llene
plenamente las expectativas que le
dieron origen.” Eso significa que:

1. Como

todo

proceso,

tiene

un

principio, un medio y un final.
2. Se hace con un propósito
3. Su realización tiene un costo.
4. Alguien

debe

planificarlo,

organizarlo y llevarlo a cabo.

Como toda actividad, un evento involucra 5 variables fundamentales:
1.

Tiempo

2.

Espacio

3.

Personas

4.

Materiales

5.

Dinero

Son esas cinco variables las que el organizador (diseñador, asesor) debe
administrar para incrementar la probabilidad de éxito, es decir, la calidad de la
experiencia que tendrán las personas que participan en el evento.

Lo más importante de todo el proceso es llenar las expectativas de las personas
que en él participan, los diferentes “públicos”:

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1. El “Dueño” del evento, aquella persona u organización que ha generado la
idea, que decide su realización y genera el trabajo.
2. Los asistentes, aquellas personas que –sin ser un público pasivo- reciben el
beneficio que el dueño espera del evento.
3. Los proveedores de productos y servicios relacionados, sin los cuales no
podría completarse el objetivo que el dueño persigue al organizar el evento, y
4. El Organizador, aquella persona -o grupo de personas-que hace posible que
todos los factores se reúnan en un todo armónico para alcanzar el objetivo.

Los eventos no son nada nuevo. A través de los siglos, las personas se han
estado reuniendo para muchos propósitos.

Aún antes de los tiempos de Platón y Aristóteles, las personas se han reunido
para transmitir y compartir conocimientos.

Se reunían los Romanos en el Coliseo (algunos de los asistentes no tenían una
experiencia placentera)

Ha habido (y la tendencia es que seguirá habiendo) reuniones artísticas, políticas,
religiosas, sociales de negocios y muchas másY todo eso continúa en nuestros
días.

La industria de organización de eventos representa un movimiento económico de
más de cien mil millones de dólares por año en todo el mundo, de acuerdo con
el “Institute of Meeting Professionals”, de los Estados Unidos. Es una “industria”
muy lucrativa.

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Los ofrecimientos para la realización de reuniones empresariales y sociales son
mayores cada día de parte de entidades privadas (como cadenas de hoteles,
restaurantes y lugares especiales al efecto) o públicas (como muchas Secretarías
de Turismo de casi todos los países del mundo)

Las

reuniones,

grandes

o

pequeñas,

pueden

tomar

muchos

meses

de

preparación
pueden

o
ser

convocados en un
abrir y cerrar de
ojos.
De

importancia

clave en el proceso es la persona que lo planifica, basado en los requerimientos
de la persona que lo organiza y los otros públicos que se tienen.

CLASIFICACION
Debido al gran número de tipos de eventos que se pueden dar, es a veces
importante clasificarlos. Una clasificación es:

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Por el número de
participantes
Reuniones

Por el propio
Por el lugar

sitio

Al aire libre Privada

Por la

Por la

actividad

participación

Cultural

Gratuita

Deportiva
Congresos

Bajo Techo Comercial

Social

Paga

Política
Convenciones

Beneficencia
Informativa

Lo importante
para asegurar
el éxito no es
dónde y cómo
se

clasifica

sino: Lo que
los “públicos”
desean
obtener de la
realización del
evento.

1. En primer lugar, los dueños. Aquellas personas que convocan el evento, ya
sea que lo financien en su totalidad o no.
2. En segundo lugar, los participantes. Aquellas personas que son convocadas y
que asistirán ya sea pagando o no.
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3. En tercer lugar, Los proveedores de los diversos servicios.

Balancear todos los intereses es de importancia vital para el Organizador.

EL ORGANIZADOR

Pensamos que la figura principal en
todo evento es aquel sobre la que
recae la obligación de “entregar”
esa experiencia placentera que el
Dueño del evento desea para él y
los participantes.

El Organizador tiene sobre sus
espaldas el 100% de la responsabilidad en el éxito del evento. A veces no cuenta
con el 100% de la autoridad y –generalmente- carga con la totalidad de la culpa en
el fracaso.

Para poder descargar bien su trabajo debe conocer, entre otras áreas:
–Planeación
–Administración
–Logística
–Manejo seguro de los alimentos
–Presupuestación
–Relaciones Públicas
–Negociación
–Legales

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La experiencia en haber organizado eventos de una naturaleza similar al que se le
encarga es de gran valor, pero consideramos que no substituye a una mente clara,
organizada y –sobre todo- con la actitud de satisfacer plenamente a sus Públicos.

PASOS EN LA ORGANIZACIÓN
1. 1. PLANEACION
2. 2. REVISIÓN PRELIMINAR DE PARTE DEL (O LOS) DUEÑOS.
3. 3. IMPLEMENTACIÓN
4. 4. SEGUIMIENTO POST-EVENTO

1. PRIMER PASO: PLANEACION
Se considera que este paso es
de vital importancia, ya que
acá se colocan muchas de las
condiciones

que

van

a

determinar la calidad de la
experiencia para todos.

La forma que se considera la
más adecuada es planificar
“hacia

atrás”,

tomando

en

cuenta la fecha de “entrega” y preguntarnos:

¿Qué se necesita haber realizado para que el evento se cumpla en forma
satisfactoria?

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Por ejemplo, al planificar una presentación, es indispensable que:

1. Se haya convocado a los participantes.
2. Se haya contratado el local.
3. Se hayan preparado los materiales.
4. Se cuente con café agua, etc.

A su vez, contratar el local significa hacer reservaciones, colocar un depósito (eso
Significa contar con el dinero), hacer un contrato que indique qué hacer en caso
que el evento se cancele, las condiciones que se consideran de “fuerza mayor”, y
muchísimas variables más.

Mientras mayor control tengamos sobre esas variables, mayor será la probabilidad
de éxito.
El organizador deberá realizar un “levantamiento” de necesidades con el “dueño”
del evento a efecto de determinar:
1. El objetivo del “dueño” de evento (qué se desea lograr con su realización)
2. La fecha de realización (inicio, duración)
3. Un estimado “grosso modo” de las actividades a realizar durante el evento.
4. La fecha de hoy.
5. El presupuesto (si hay)

Con esas variables, el Organizador podrá comenzar su trabajo de añadir los
detalles.

Los objetivos pueden ser tan variados como dueños existan. Algunos de ellos son:
13


.

• Capacitar

.

• Informar

.

• Educar

.

• Explorar conceptos

.

• Presentar alguien a otra

persona
.

• Tomar una decisión

.

• Motivar

.

• Desarrollar

.

• Enseñar

.

• Ayudar

.

• Mejorar

.

• Resolver problemas

.

• Aprender a generar ganancias

.

• Obtener ganancias

Conocer el objetivo del dueño del evento ayudará al organizador a ofrecerle las
alternativas que harán que su evento se desarrolle no sólo más eficientemente
sino hasta puede ayudar a controlar los costos.

A excepción de la actividad que da inicio al evento y la actividad que lo cierra,
cada actividad dentro del proceso tiene una actividad que la sigue (llamada
consecuente) y una que debe terminarse antes para que la actividad se pueda
realizar, llamada “precedente”

La planeación consiste en la preparación de un listado de actividades, cada una
con su precedente y su consecuente, a la que se ha asignado un costo de
realización y un tiempo para llevarla a cabo.

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En la gran mayoría de los eventos se tiene actividades que pueden hacerse
independientemente unas de las otras. Si una se retrasa (sin exceder un tiempo
determinado que se llama holgura), el evento puede aún terminarse en el
momento preestablecido.

Existen otras cuyo retraso afecta no sólo la actividad consecuente sino la
terminación total del proyecto. Estas son actividades que no tienen “holgura” y
representan actividades “críticas”

En el 99,99% de los casos, las cosas no salen como nosotros lo planeamos, sea
porque el ambiente cambia, porque el dueño añade (o quita) condiciones, porque
algún proveedor se retrasa y se hace necesario modificar el diagrama.

Es allí donde se hace necesario contar con una forma de realizar los cambios en
forma fácil para que mantengamos el control sobre la ejecución del evento.
EL SISTEMA DE PLANEACION “HACIA ATRÁS”

Como ejemplo, un evento sencillo: La organización de un seminario
Para que se pueda realizar un seminario, habrá que lograr tres cosas como
mínimo.

1. Convocar a los asistentes
2. Contratar al docente
3. Alquilar una sede para dictar el seminario

A su vez, para convocar a los asistentes habrá que:
1. Diseñar la gráfica

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2. Contratar la publicidad
3. Dar tiempo suficiente para que la publicidad haga su efecto.

Para la contratación del docente habrá que:
1. Llamar por teléfono
2. Hacer un contrato
3. Darle tiempo para la preparación del material
10. Comprar un boleto de avión y viajar.

Y, para poder contar con el local:
11. Evaluar el local en base al número de asistentes, a la disponibilidad y al precio.
12. Reservarlo colocando un depósito
13. Haciendo un contrato.

Ahora comenzamos a
ver la relación entre las
diferentes

actividades:

La inspección del lugar
precede al depósito y a
la firma del contrato. La
llamada por teléfono al
facilitador precede a la
firma del contrato. Una
vez firmado, se puede
proceder

a

la

preparación del material. Terminado éste y llegado el tiempo, puede viajar al lugar
del seminario.
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Por último, con los asistentes, el diseño de la publicidad precede a su impresión y
distribución y ésta a su vez precede a la realización del evento.
Consideramos que del resultado de la evaluación del lugar depende que
pongamos el depósito.

Una vez puesto el depósito podremos proceder a firmar los contratos con la
publicidad, el lugar del evento y el facilitador. Por lo tanto, una red de
dependencias quedaría así:
Esto ilustra el sistema de “planificar hacia atrás”.
Para futuros eventos, nos imaginamos que estamos en la fecha del mismo y
pensamos “Qué se necesita que hayamos hecho para que el evento pueda
iniciarse.

Y vamos construyendo nuestro listado de actividades hacia atrás.
Naturalmente, la experiencia es una gran ayuda. Lo es también la consulta
permanente con el dueño de evento, para ir adecuando constantemente sus
necesidades.

Lo es también la consulta con otras personas involucradas que hayan tenido
experiencias similares a la nuestra con eventos de la misma o similar categoría,
del mismo o similar tamaño, de la misma o similar complejidad, etc.

Además del listado de actividades, con sus precedentes y consecuentes, es
importante también contar con una estimación de:

La duración de cada actividad.

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El espacio necesario (en calidad y cantidad)
Los materiales a utilizar
Las personas involucradas (en cantidad, tipo de trabajo a realizar)
Para poder generar un costo estimado de cada actividad y con ello preparar el
presupuesto total, el que deberá ser sometido al dueño para su aprobación (con
modificaciones o no).

Es en este momento que el evento puede comenzar a materializarse.
Actualmente existen muchas herramientas computarizadas que nos permiten
manejar mejor esos detalles, darles una prioridad, colocarlos en el tiempo y –sobre
todo- asignarles un costo y cambiar la asignación de recursos a efecto de no
retrasar el inicio del evento, acelerando o retrasando actividades componentes.
Dos programas que pueden ser de mucha utilidad son “Planbee” y “Project
Planner”.

LA

SELECCIÓN

DEL

LUGAR

Todo evento necesita de un
espacio

físico

donde

llevarse a cabo.

Dependiendo

de

muchos

factores, como el tamaño
del grupo, si el evento dura
varios días, la calidad de la
comida y muchos más, el
Organizador tiene la obligación de asistir en la selección del lugar más adecuado a

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las necesidades de los asistentes (sobre todo la comodidad y la seguridad), así
como en la satisfacción de los objetivos del dueño.

Algunas de las alternativas son:
.

Hoteles

.

Salones para eventos

.

Instalaciones Universitarias

.

Centro de Convenciones

.

Centro de Conferencias

.

Clubes

.

Entidades gubernamentales

Cada uno de los lugares listados arriba ofrece muchas variantes, por lo que
podemos decir que las alternativas para el organizador son casi infinitas.

Es por ello que debemos dedicar un tiempo y esfuerzo especiales para escoger la
variante que represente “el mejor compromiso” entre las necesidades del dueño
del evento y los asistentes.

Con respecto a los lugares para conferencias, hay requisitos que nosotros
consideramos “esenciales”:
 Los salones de reuniones deben estar disponibles las 24 horas,
independientemente si se usan o no.
 El diseño de las sillas y el espacio disponible para sentarse debe ser
cómodo para ser usado por no menos de 6 horas.

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 La acústica y la iluminación no deben interferir con el propósito del evento.
 La separación debe ser de paredes duras (no divisoras abatibles) para
evitar que el ruido de sesiones vecinas distraigan la que se lleva a cabo.
 Las habitaciones deben contar con los medios para que se pueda trabajar
en forma individual (tareas).

LA PARTE LEGAL

El Organizador debe saber que en el
mundo de los negocios no debe
dejarse nada “en el aire”.

Puede decirse que los contratos son
válidos aun cuando han sido hechos
de palabra, pero es mucho mejor
contar con un documento que llene
todos los requisitos de ley.

Este contrato puede ser:

Entre el Organizador y el dueño, aclarando las obligaciones, responsabilidades,
tiempos, asignación y control de los recursos, las cosas que el Organizador puede
comprometerse a hacer en nombre del dueño, las que no, la remuneración
(cantidad y tipo).

Entre el Organizador y los Proveedores, cuando el contrato con el dueño del
evento así lo permitan.

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Entre el Dueño del evento y los proveedores, cuando el Organizador actúa como
representante únicamente.

¿Qué es un contrato?
Es simplemente una oferta que especifica la naturaleza de los servicios, la calidad
y cantidad de los mismos, los costos asociados y los términos bajo los cuales se
acepta la oferta hecha por una de las partes, el proveedor.

Estos términos incluyen el tiempo y las condiciones de pago, las situaciones bajo
las cuales se puede cancelar un evento, etc.

Su objetivo es proteger al Organizador, al dueño y a la organización proveedora
de los servicios ante cambios en las condiciones de contratación que pueden ser
fortuitas, inesperadas o algunas veces hasta catastróficas.

Los contratos pueden ser sencillos (una o dos carillas), o complejos (no hay límite
Al número de carillas); firmados en los formularios que usa el Hotel o centro de
convenciones o confeccionados y refrendados por un Escribano Público.

A menos que el Organizador sea también un Abogado, es bueno hacer revisar el
borrador de contrato antes de firmarlo (o pedir al dueño del evento que lo firme).
El Organizador debe utilizar sus capacidades para negociar un acuerdo que
permita al dueño del evento llenar sus expectativas y al proveedor alcanzar sus
metas de rentabilidad.

De lo contrario, se está trabajando bajo un elevado riesgo de conflicto posterior.

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Negociando con Hoteles:
Así como el Organizador evalúa las instalaciones, la calidad de la comida y otros
factores,

el

proveedor evalúa la
capacidad
organizador

del
y

del

dueño del evento.
Si
contamos

nosotros
con

historia

(hemos

manejado

eventos

antes). Si el dueño
también la tiene y los
resultados

pueden

ser documentados, (en términos de número de habitaciones, número de salones,
cantidades invertidas, prontitud en el pago, etc.) tendremos herramientas para
negociar desde una mejor situación.
Debemos usar nuestra fortaleza en tres áreas:

Compromisos previos y número de habitaciones y salones utilizados.

Historia de pagos. Es bueno pagar dentro de las fechas estipuladas por el
contrato. En caso de disputas, demostrar que no es por con contar con la
capacidad de pago sino se cumple lo que en el contrato se especificó.

Potencial para futuros negocios.

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También es importante la clase de “Dueño” que el Organizador representa. ¿Es
una empresa, asociación, Agencia de Viajes o personal?

Negociando con Centros de Convenciones

Acá

es
muy

importante
la
naturaleza
de

la

propiedad.
No es lo
mismo
negociar
con
centros
privados
que

con

locales propiedad de la Provincia o el Gobierno Nacional.

Algunas veces estas organizaciones tienen arreglos de exclusividad con terceros
(Cervecerías o proveedores de bebidas gaseosas, por ejemplo), que el
Organizador debe conocer de antemano.

Detalles pequeños pero desconocidos a su tiempo pueden significar un desastre
Luego.

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El Propósito y contenido de un Contrato

En general, un buen contrato protege a las dos partes.
Se comienza –la mayor parte de las veces- contactando el lugar propuesto con las
especificaciones den evento (número de personas, duración, horas, espacio
requerido, etc.)

Lo que nos trae la pregunta: ¿Qué debe escribirse en el contrato?
A nuestro juicio, ¡TODO!
A veces tratamos de evitar la mención de puntos que –aparentemente- podrían ser
obvios. No hay que rendirse ante esta tentación.

Temas difíciles pueden requerir la opinión de un Abogado.

Algunos puntos a considerar al preparar un contrato:

1. Número de habitaciones pagas a ser ocupadas por noche, localización,
clasificación y sus respectivas tarifas.
2. Número de habitaciones libradas por noche y su clasificación. (El número de
las mismas varía según la política de cada hotel).
3. Número de salones de eventos a ser ocupados, las funciones a ser llevadas a
cabo en cada uno y las horas en que van a ser ocupados. Es importante
aclarar que si se tienen en base de 24 horas, el local únicamente puede
usarlos para limpieza o almacenamiento TEMPORAL del material usado por el
dueño del evento..

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4. La forma de calcular la tarifa de los salones, en caso se base en la cantidad
de habitaciones ocupadas.
5. Penalidades por terminación prematura del evento o de la ocupación de las
habitaciones.
6. Costos adicionales (de cualquier naturaleza). Especificar que el Organizador
no estará obligado a pagar NINGUN costo que no haya sido debidamente
aprobado, tales como comisiones o propinas.
7. Garantía de disponibilidad de las habitaciones (trata de evitar que, en caso de
sobreventa, los miembros del grupo sean enviados a otros hoteles, tal vez de
menor categoría).
8. Horas de entrada y de salida (check in/check-out).
9. Extensión del horario de salida sin cargo (longstay).
10. Formas de registrar a los miembros del grupo: Individual o con listados
proporcionados por el Organizador.
11. Fecha límite de la reserva: La fecha que el hotel puede liberar las habitaciones
y/o los salones para poder venderlas a otras personas u organizaciones sin
penalidad para el Organizador o el Dueño del evento. Solicitar que el local
DEBA avisar previamente al Organizador de esta liberación ANTES de
proceder.
12. La cantidad de los depósitos y a qué costos pueden aplicarse.
13. La fecha límite para la efectivización de los depósitos.
14. Si se tendrá una “Cuenta maestra”, las personas que están autorizadas para
hacer cargos en ella, naturaleza y cantidades límites de los mismos.
15. Condiciones de cancelación. Independientemente de las fórmulas que use el
local, deben estar claramente detalladas y deberán ser aceptadas por el
Organizador. Condiciones bajo las cuales serán devueltos los depósitos.
Especificar que –si el depósito no es reembolsable- el evento se pospone para
fechas más o menos cercanas. Especificar las penalidades a que se sujeta el

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local en caso de cancelación de su parte (costos de conseguir otro local,
transporte aéreo o terrestre, comunicaciones, etc. Causas de fuerza mayor
(incendio, terremoto, etc.) que liberan a ambas partes.
16. Pérdida de ingresos. Especificar las penalidades por eventos cancelados
(cenas, bailes, exhibiciones) a última hora. Estos eventos no necesariamente
serán cancelados por el dueño del evento sino que pueden ser cambiados a
otro local por diversas razones.
17. Límites máximos de subida de precios. Cuando el evento siendo planificado
se encuentra a 2 años o más de realizarse, se hace prudente dejar constancia
en el contrato acerca de los valores aceptados para cambios en los precios
acordados. Estos pueden ser basados en la inflación, en el índice de precios
al consumidor, etc. Puede ser que los precios también bajen y esto debe
reflejarse también.
18. Actividades misceláneas. Puede darse el caso que el local necesite
renovación o construcción adicional durante el período pensado para la
realización del evento. Debe dejarse en el contrato muy claramente estipulado
que el Organizador o el Dueño podrán decidir la cancelación del evento u
obtener la garantía del local que se suspenderán las obras para evitar ser
molestados.
19. Lo mismo puede aplicarse a otras actividades que podrían causar molestias,
especialmente ruido proveniente de discos.
20. Conflictos Obrero-Patronales. Se debe dejar claro qué podría suceder en caso
se de uno de estos conflictos que obviamente obligarían a suspender el
evento o trasladarlo a otro local.
21. Seguros. El Organizador debe constatar que el local cuenta con la cobertura
necesaria contra riesgos. En caso se necesite cobertura adicional, deberá
hacerse notar.

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22. Mediación. Es bueno dejar constancia del sometimiento de las partes a este
proceso que puede ser más rápido y barato que litigar en los tribunales en
caso de disputas.
23. Uso de equipo audiovisual. Los cargos por día o por hora o por uso. Cargos
en caso de rotura o inutilización.
24. Horario, personal y formas de recibir equipaje, material promocional y
muestras, entre otros. Lugares de almacenamiento y responsabilidades por
deterioro o pérdida.
25. Cargos telefónicos. Aceptados y no aceptados.
26. Propinas. Cantidades y formas de pago de las mismas.
27. Tamaño, tipo, cantidad de los rótulos y señales.
28. Seguridad. El contrato debe contener una cláusula indicando que el local
cumple con todas las regulaciones de seguridad, incluyendo protección contra
incendios. Esto incluye la mantelería y ropa de cama ignífugas.
29. Facilidades para minusválidos. Dependiendo de la naturaleza y cantidad de
personas con problemas para caminar, ver o escuchar.
30. Cruce de Información. Muchas veces es importante que el local provea al
Organizador de información como reportes de reservas, ocupación, etc. Y a su
vez, que el Organizador mantenga informado al local de situaciones como
cancelaciones de los asistentes o incremento en el número de los mismos.
Debe dejarse claro qué reportes se pedirán a quién y con qué frecuencia.

Muchas veces es necesario realizar acuerdos verbales que no pueden
documentarse por medio de un contrato. El Organizador deberá buscar la forma
de documentar tales acuerdos por medio de memorandum, cartas o faxes. Todos
estos documentos deberán ser lo formal que el caso amerite.

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LOS PROVEEDORES DE SERVICIOS
Algunas

veces

se

hace

necesario

contratar servicios de otras empresas,
tales

como

Agencias

de

Viajes,

Rentadoras de Autos o Líneas Aéreas,
etc.

El Organizador debe tener en cuenta
algunos puntos importantes al negociar
con las Aerolíneas y las Agencias
Mayoristas:

Tarifas individuales y de grupo.
Asistencia en el manejo de carga y equipaje.
Casos especiales, como abordaje de grupos, uso de los Salones VIP
Tratamiento especial a bordo.
Material promocional (videos, posters, brochures)

De especial importancia son los períodos pico, en los que la aerolínea puede estar
manejando un inventario de asientos muy bajo y los descuentos son escasos.
De especial cuidado son los días alrededor de las navidades, año nuevo y otros,
dependiendo de la ciudad y el país.

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MUSICA
Algunas veces se hace
necesario tener música, ya
sea en vivo o grabada.
El Organizador debe dejar
en

claro

(al

hacer

el

contrato, por supuesto) con
el dueño de la Orquesta,
Conjunto

o

Disk-Jockey

que cualquier cargo que
haya que pagar por derechos de autor son de su exclusiva y completa
responsabilidad.

DECORACIÓN, CATERING, FLORERIAS
Creo que no está de más decir que el
Organizador

necesita

negociar

adecuadamente las condiciones de cantidad,
calidad, entrega a tiempo de los servicios,
materiales y equipo que se necesitarán para
el evento.

Los contratos con las empresas o individuos que han sido seleccionados para
proveer estos servicios deberán tener la misma orientación que el contrato con los
locales, adecuándolo a las circunstancias.

29


Debe tenerse un especial cuidado en la selección ya que muchas de estas
empresas son pequeñas, artesanales y sin el capital adecuado para responder
ante circunstancias adversas.

El Organizador no puede dejar su futuro profesional en manos de cualquiera.

ALIMENTOS Y BEBIDAS
Una de las características
principales de los eventos
actualmente

es

que

los

servicios de comida son muy
frecuentes.
Desde

un

simple

“coffee

break” en una reunión de
negocios

o

un

Seminario,

hasta una cena de gala de
varios pasos. Es un hecho, la
comida

hace

que

las

personas se sientan bien.

Sobre todo para los hoteles,
el servicio

de

comidas

y

bebidas es un gran generador
de ingresos.

Para el Organizador, este servicio le brinda una oportunidad para crear o
mantener una atmósfera positiva. La comida (y la bebida asociada) puede atraer
30


mucha gente hacia áreas determinadas (como un salón de exhibiciones). La
recepción es una gran oportunidad para conocer personas y algunas funciones,
como el desayuno, son excelentes para el necesario proceso de “romper el hielo”.
El objetivo del evento y el presupuesto destinado al mismo pueden asistir al
Organizador la cantidad y la clase de funciones de comidas y bebidas irán mejor
con el evento principal.

Es importante planificar las funciones de alimentos y bebidas muy detalladamente
antes de firmar los contratos. Si el Organizador se compromete a realizar una
función y esta no se lleva a cabo, el local puede exigir el pago correspondiente. De
la otra forma. en caso se espere demasiado tiempo para programarlo, el espacio
necesario puede ya no estar disponible.

Es importante observar la capacidad del local para cumplir adecuadamente con
las especificaciones del evento. Si es posible, el Organizador deberá observar la
realización de un evento de similares características. Conseguir la orden de
banquetes (aún sin el precio) puede ser útil.

Puntos sobre el menú:
El Organizador debe conseguir del local los
menús FECHADOS, para contar con una
base para el cálculo de los incrementos de
precio (si los habrá) en el período que
transcurrirá entre el contacto inicial, la
confección del contrato y la realización del
evento. Esta es la base para limitar los
aumentos a un porcentaje por mes o por
año.
31


Al costearlos, el Organizador deberá tener en cuenta TODOS los posibles costos
adicionales que se añaden “por costumbre”

Al seleccionar un menú trabajando con restricciones presupuestarias, el
Organizador deberá trabajar muy de cerca con el Gerente de Banquetes, Gerente
de Alimentos y Bebidas y el Chef, para –si es necesario- crear menús que sean
rentables para el local y al mismo tiempo atractivos para los asistentes.

Cuando se planifican funciones de alimentos y bebidas, existen varias
consideraciones para tomar en cuenta:

1. El tipo de evento y sus objetivos
2. Factores de entretenimiento (música, baile, etc.)
3. Tipo de comida (costumbre local, disponibilidad por temporada)
4. El tamaño del salón, el tamaño del grupo, la hora del evento
5. Tipo de servicio (Buffet o servicio en las mesas)
6. La cantidad de tiempo disponible para la función

Arreglo del Salón: En general, mesas que tienen entre 1,5 metros y 1,8
metros de diámetro se usan para almuerzo y cena.

Cada mesa puede acomodar entre 8 y 10 para la mesa de 1,5 metros y hasta 12
en la de 1,8 metros. Se recomienda dejar un espacio libre de 0,6 metros (mínimo)
entre mesas para circulación.

Cuando se trata de Buffet debe buscarse un arreglo que dé comodidad a los
asistentes, ya que no habrá necesidad de circulación de meseros.

32


Esto muchas veces implica colocar varias mesas con la comida para eliminar las
largas colas de comensales

Lo invitamos a que amplíe más sus conocimientos, consultando
la información de estos enlaces
http://www.cenco.sld.cu/node/61
Características y clasificación de los eventos
http://rrppfu.files.wordpress.com/2012/08/lectura-nc2ba-2-1-tipologia-yclasificacic3b3n-de-los-eventos.pdf
Tipología y clasificación de los eventos

33


ACTIVIDADES

ACTIVIDADES TEÓRICAS
Para desarrollar el tema usted debe realizar tres lecturas complementarias
1. Organización de Eventos 2. Productos 3. Portafolios de servicios.

1. Definir con sus propias palabras ¿Qué es un evento? - Elabore el
concepto en Word, en un párrafo de mínimo ocho renglones en letra arial
tamaño 12.
2. Hacer un listado de los motivos usuales para realizar eventos de
social - Describa mínimo 15 motivos

tipo

3. Usar un cuadro para clasificar los eventos
4. ¿Qué variables se involucran en los eventos. Explique cada una?
5. ¿Qué tipo de públicos participan en la realización de un evento?
6. ¿Cuál es el papel fundamental del organizador de un evento?
7. Explique cada uno de los pasos para la organización de un evento
8. El organizador deberá realizar un “levantamiento” de necesidades con el
“dueño” del evento. ¿Qué actividades son esas?
9. Cada evento tiene un objetivo. ¿Cuáles podrían ser? Y cuál es la
importancia de conocer el objetivo del evento?
10. Usando un mapa conceptual, escriba los pasos para realizar un evento y
explique la etapa de la planeación.
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11. Elaborar un portafolio de productos y servicios para su empresa. - Para
elaborar los portafolios, tenga en cuenta el texto propuesto. - Incluya todos
los servicios generales y particulares que ofrece su establecimiento. Hágalo como un folleto de 3 páginas. - Utilice letra arial tamaños 12 y 14
en Word. - No se preocupe por elaborar gráficas.

ACTIVIDADES AUTONOMAS
LECTURA COMPLEMENTARIA
CLAVES PARA HACER EVENTOS IMPACTANTES

En mi opinión, la organización de un evento es una de las herramientas de
Relaciones Públicas más delicadas que existen.

Seguramente todos nosotros hayamos organizado un evento de más o menos
envergadura en algún momento; al menos uno relacionado con nuestra vida
personal, ya sea una cena con amigos o la celebración de una boda. Pero ¿qué es
lo que hace que ese acontecimiento sea inolvidable? ¿Por qué nos sentimos tan
afortunados por haber tenido la oportunidad estar presentes en algunos o tenemos
la molesta sensación de que nos han hecho perder el tiempo en otros?
En mi opinión, la organización de un evento es una de las herramientas de
Relaciones Públicas más delicadas que existen y, digo esto porque, en un evento
absolutamente todo comunica: estamos expuestos, nuestro público nos ve, nos
escucha, está presente físicamente. Por este motivo, hemos de cuidar la imagen
que transmitimos durante éste, siendo meticulosos en todos los detalles. De ahí,
nos ganaremos una u otra reputación aunque, aún hay muchas empresas que

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ponen en marcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan
de marketing, dejando muchos aspectos al azar en el transcurso de éste.
Si tuviésemos que elegir las claves para que un acto de cualquier índole tenga
éxito, diría que son básicamente las 5 siguientes:
1. Tener una razón de peso para llevarlo a cabo. Poner en marcha un evento
conlleva un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrés.
Quienes hayamos asistido a alguno como invitados, habremos experimentado la
satisfacción de haber sido convocados para presenciar y formar parte de un
acontecimiento de interés y memorable o hemos sufrido el vernos obligados a
perder nuestro tiempo y habernos desplazado para no ver nuestras expectativas
cumplidas.
Un evento sólo tiene sentido si está justificado ¿su objetivo únicamente puede
alcanzarse mediante la presencia física de nuestros invitados? ¿No sirve una
llamada telefónica, el correo tradicional o electrónico o cualquier otro medio? Debe
ser realmente necesario que nuestro público se desplace para asistir al lugar
convocado, sino el acontecimiento al que queremos dotar de repercusión quedará
incompleto, sin aprovechar el amplio abanico de posibilidades que nos ofrece un
evento.
2. Un concepto adecuado que envuelva el evento. El concepto elegido será la
tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. Nuestro concepto es
el cuadro en el que enmarcamos nuestro evento, los valores o adjetivos que, en
definitiva, queremos transmitir de nuestra compañía. ¿Queremos presentarnos
como una empresa formal o informal? ¿Accesible o sofisticada? ¿Tradicional y
rústica o vanguardista e innovadora? Debemos asegurarnos de que nuestro
evento transmite los valores que queremos asociar a nuestra marca.
Pensemos en la ceremonia de entrega de los Oscar, por ejemplo. El evento en el
que se entregan cada año los premios de la Academia de Hollywood, de los
cuales todos hemos oído hablar en alguna ocasión, destilan glamour.

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Seguramente, este glamour sea en lo primero que pensamos cuando Hollywood
nos viene a la cabeza. La presencia de estrellas internacionales, la alfombra roja,
los flashes de las cámaras, exclusivos vestidos de gala… un sin fin de detalles
estudiados y ensayados a la perfección en torno a un mismo concepto. No se deja
nada al azar porque la reputación se va construyendo en cada gesto de la
empresa que se observa durante el evento. Si alguno de éstos gestos no está en
línea, no comunicaremos con claridad y perjudicaremos nuestro posicionamiento
en la mente de nuestros clientes actuales y potenciales.
3. Una mentalidad de anfitrión de primera clase. En realidad, todo en un evento
depende del anfitrión. Éste es quien tiene la sartén por el mango, quien hace y
deshace, quien lleva el control dado que toma las decisiones y destina los
recursos. Un evento empresarial, en este sentido, no es muy diferente a un evento
organizado en nuestra vida privada (invitar a unos amigos a cenar, por ejemplo).
Se ha escrito largo y tendido sobre protocolo, buenas maneras… y, en general,
todo gira alrededor de la empatía. La pregunta es: ¿si estuviésemos en la piel de
nuestro público qué veríamos o cómo nos gustaría ser tratados?, es decir, ¿qué
experiencia nos gustaría llevarnos de este evento? Debemos orientar nuestro
trabajo y recursos a cubrir las necesidades y expectativas de nuestros clientes
compatibilizándolo con los objetivos de la compañía.
Un anfitrión comunica tanto como el mismo evento, es la personificación de
nuestro concepto, quien transmite éste en palabras y maneras. Pero, siempre, sin
descuidar a los invitados presentes aunque, después el evento tenga repercusión
mediática y llegue a otros públicos potenciales.
4. Invitados sí pero, personas ante todo. Se supone que elegimos cuidadosamente
a nuestros invitados porque, en este caso concreto, son nuestro público más
valioso. Si no asiste quien nos interesa que asista, el evento no habrá tenido
sentido. Si aunque asista, lo descuidamos y no conseguimos que se marche
satisfecho, hasta puede que hayamos actuado en contra de nuestros intereses.

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Como el anfitrión es quien lleva el control, es el responsable del bienestar de los
invitados. Son clientes actuales o en potencia, sí pero, ante todo son personas.
Con esto, detalles que pueden parecer a priori insignificantes como elegir la hora
adecuada, la temperatura en el local, disponer bebida y comida suficiente, no
alargar la duración innecesariamente, asegurar el entretenimiento, habilitar la zona
para que puedan elegir estar sentados o de pie, se convierten en fundamentales
ya que conseguirán que los invitados se queden o provocará que se marchen.
Del primero al último de nuestros invitados son importantes y cuanto más
conozcamos el perfil de cada uno de ellos, mejor podremos ofrecerlos un trato
personalizado.
5. Un espacio en común. Al final necesitamos elegir el lugar donde encontrarnos
con nuestros invitados pero, un espacio no es sólo esto. Tiene que adecuarse al
concepto elegido: ser emblemático o underground, imponente o enfocado al
entretenimiento. Tiene que permitirnos una perfecta habilitación de la zona para
que sea posible cubrir todas y cada una de las necesidades de los invitados. Tiene
que ofrecer visibilidad al anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura. Y, sobre
todo, tiene que disponer de soluciones para todo lo que pueda salir mal. Si no está
disponible, el lugar que se adecua a estos requisitos, es preferible esperar a bajar
el listón en este, así como en cualquiera de los demás aspectos.
Consigamos que nuestro evento sea el tema de conversación durante un tiempo,
que se convierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar quiénes somos
para rentabilizar nuestro trabajo, inversión y, por encima de todo, imagen.
Además de pasar un buen rato, podemos tener la oportunidad de hacer historia.

ACTIVIDAD
Usar un mapa mental para resumir la lectura complementaria

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ACTIVIDADES PRÁCTICAS
Siguiendo los pasos o etapas para planear el evento, debe seleccionar un tipo de
evento que ofrezca en su portafolio de servicios y planearlo:

1. El tipo, clase, tamaño del evento
2. Levantamiento” de necesidades con el “dueño”

Se escribe de forma

detallada todo lo que el cliente solicita:
 El objetivo del “dueño” de evento (qué se desea lograr con su realización)
 El objetivo del evento
 La fecha de realización (inicio, duración)
 Duración del evento
 El sitio
 La ambientación
 Invitados en número, en clase
 Comida, bebidas, recordatorios, regalos
 música, entretenimiento, espectáculos…
 Un estimado “grosso modo” de las actividades a realizar durante el evento.
 El presupuesto (si hay)
 otros

Es preparar un listado de actividades, cada una con su precedente y su
consecuente, a la que se ha asignado un costo de realización y un tiempo para
llevarla a cabo.

39


1. LEVANTAMIENTO DE NECESIDADES
CLIENTE: ____________________________ D.I ___________________
DIRECCIÒN: ________________________________________________
TELEFONO: _________________________________________________
TIPO DE EVENTO: ____________________________________________

NECESIDADES O REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE /Se escribe lo que el
dueño del evento o el cliente necesita)

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CALIFICACIÓN
ACTIVIDAD No.

FECHA DE
ENTREGA

CUMPLE
SI

OBSERVACION DE LA ACTIVIDAD

CALIFICACIÓN

NO

Actividades
Teóricas

Lecturas
complementarias
Actividades
Prácticas

Observaciones:

Nombre del estudiante Responsable:

REFUERZA
SI
______
NO
________________________________________
ACTIVIDAD DE REFUERZO

DESCRIPCION DE LA
ACTIVIDAD

______Actividad

OBJETIVO

a

INDICADOR

reforzar:

FECHA DE
ENTREGA

41


Cumple

Observaciones de la actividad:

Remite
Coordinación

a

Firma
acudiente

Si ____ No ______

Observaciones Generales:

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