Definicion del proyecto

Documento DP 20/08/2016
AYD SAS Pág. 1 de 6
innova.sas
Documento DP: Definición del Proyecto
Versión 1.0
Presentado por: Adriana Granados
David Leal
Historia de Revisiones
Fecha Versión Descripción/cambio Autor
02/08/2016 1.0 Levantamiento de definición del proyecto
Adriana Granados
David Leal
Sistema de información para calcular el presupuesto y el tiempo de ejecución de obras de construcción
Marco de Referencia de Desarrollo de Software

Objetivo
Este documento pretende definir el proyecto de forma para identificar los factores que
aseguran la viabilidad del proyecto desde la contextualización de la problemática
presentada en la empresa AYD SAS, hasta las variables dan viabilidad a la solución que
se plantea mediante el sistema de información.
Aspectos a documentar
1. Ubicación contextual del proyecto.
El proyecto será desarrollado para la empresa AYD S.A.S, que se enfoca en desarrollar
proyectos de construcción y remodelaciones, con esto se busca mejorar la precisión en los
resultados de la elaboración de presupuestos.
2. Problema u Oportunidad.
Se identificó que existe una dificultad para elaborar presupuestos y estimar la duración del
proyecto cuando el periodo de entrega de la propuesta al cliente es corta, lo que genera
una amplia posibilidad de cometer errores, sumado a esto existe una dificultad para
actualizar las bases de datos sin que se afecte el procesos.
3. Visión del proyecto.
Con el creación del sistema de información para calcular el presupuesto y el tiempo de
ejecución de obras de construcción (SI-CPT) se pretende sistematizar el proceso que
emplea la empresa de forma que se brinde una herramienta eficaz que permita realizar los
procesos en el menor tiempo posible y garantice la precisión de los resultados.
4. Objetivos específicos del proyecto.
• Estructurar el sistema de información de modo que permita ingresar una ficha
técnica del proyecto a desarrollar de forma que se establezcan opciones de
plantillas acordes a los parámetros seleccionados.
• Elaborar plantillas de presupuestos de acuerdo a una lista de actividades
específicas del proyecto de construcción: si es obra nueva o remodelación.
• Elaborar formularios que permitan ingresar datos como cantidades de obra, frente
a las actividades seleccionadas, garantizando un uso estandarizado de los
simbología empleada en el sistema y bases de datos.
• Estructurar los formularios que permitan asignar valores acordes a las actividades
seleccionadas en la plantilla de presupuesto.
• Estructurar el sistema de información de forma tal que los cambios y
modificaciones que se realicen a las bases de datos de: materiales, equipos y
maquinaria, proveedores y recursos humanos, se actualicen en las plantillas que
son empleadas para el presupuesto.
• Generar diferentes plantillas de informes de acuerdo al proceso en que se
encuentre el presupuesto elaborado en el sistema.

5. Criterios de éxito
• Reducir los tiempos de elaboración de presupuestos a un promedio de dos horas
para el proyectos de remodelación una vez sean aprobados los planos de diseño.
• Lograr delegar funciones al personal de la empresa para la actualización de bases
de datos sin que se comprometa la estructura del presupuesto y que se vean
actualizados los valores en los informes generados por el sistema.
• Estandarizar y llevar un registro de los informes que se generan en la empresa
para los proyectos de los clientes.
6. Viabilidad de la solución
Viabilidad del Negocio
a. Los costes espera que el costo total del proyecto este alrededor de $1´000.000 de
pesos que suponen la adquisición de los elementos necesarios para alimentar las
bases de datos y otros gastos operativos.
b. Se espera que la implementación del sistema le permita a la organización
aumentar el margen de utilidad por proyecto presupuestado mediante la reducción
de gastos en materiales y los imprevistos asignados.
c. Por esto la relación costo - beneficio es evidente demuestra que la
implementación del sistema es favorable para la empresa puesto que asegura la
competitividad al promover el empleo eficiente de los recursos humanos y
tecnológicos en el desarrollo de las actividades, de esta forma los pequeños se
reducirán los errores que suponían pérdidas en la utilidad de los proyectos.
d. La inversión se recuperará en aproximadamente tres meses puesto que se estima
el empleo continuo del sistema de información en las actividades de la empresa lo
que significará en un aumento de la precisión de los presupuestos elaborados y
una disminución significativa de los errores de calculo presupuestal.
e. A diferencia de otros sistemas disponibles en el mercado, la implementación de
este proyecto le permite a la empresa obtener un sistema información
personalizado que se adapta a la estructura organizacional permitiéndole delegar
funciones de apoyo a áreas administrativas. Es un sistema estructurado a base de
los procesos que actualmente se desarrollan en la empresa lo que permitirá a los
empleados ajustarse al programa.
f. El mayor impacto que este sistema tendrá sobre los procesos desarrollados en la
empresa radica en la ventaja competitiva que tendrá en el mercado, ya que la
sistematización del proceso de presupuesto le permitirá a la organización centrar
sus esfuerzos en otras áreas de estratégicas como el diseño de proyectos, la
ejecución de las obras; además permitirá fortalecer el sistema de calidad al
mantener registros de los proyectos desarrollados.
g. Para la implementación del sistema de información se hace necesaria una
capacitación sobre los roles que les serán asignados al personal de la empresa
que a su vez se vera reflejado en la modificaciones de las funciones desarrolladas
por empleados de apoyo a los procesos de la empresa.

Viabilidad Técnica
a. La ejecución del proyecto implica el compromiso de los participantes puesto que
requiere de una claridad matemática en el orden de las operaciones y su
correlación para la obtención del resultado esperado en el desarrollo del sistema
de información, es por esto que se considera que el grado de complejidad es alto
dada la interdependencia de los procesos y las bases de datos.
b. En cuanto al tiempo de producción la principal restricción radica en el tiempo que
dispone la empresa AYD SAS para la validación y las pruebas de funcionamiento
del sistema de información, por esto es necesario establecer un cronograma real
que pueda ser cumplido por las partes, de forma tal que se garantice la revisión
periódica de los avances y mejoras al proyecto.
c. Se consideran aspectos críticos todos aquellos relacionados con la vinculación del
sistema de información con las bases de datos debido a la necesidad de
actualización constante de la información que supone sea un proceso
independiente a las actividades que el usuario principal este desarrollando en el
sistema.
También se determino como crítico el proceso que espera el cálculo del tiempo de
ejecución de las obras de construcción puesto que supone la comprensión
automática por parte del sistema de información de una serie de variables que
están ligadas al conocimiento del usuario principal sobre las actividades que se
desarrollan, lo que suma un grado de dificultad para la sistematización del
proceso.
d. Para determinar el éxito de los datos obtenidos con el sistema se empleará un
presupuesto base suministrado por la empresas AYD SAS.
e. En cuanto a la interacción de los usuarios finales con el sistema, se espera que el
proyecto asemeje a las empleadas en la actualidad como Microsoft Excel, en
particular en cuanto a la denominación de las operaciones y herramientas.
f. Para el caso de la interacción con otros sistemas de información se espera que el
proyecto permita la exportar documentos compatibles en formatos .pdf y .xlsx,
siendo posible la revisión de información autorizada por otras empresas; en cuanto
a la compatibilidad con periféricos se busca que permita la conexión con la
impresora, todo esto ha de garantizar que la información que se extrae del sistema
sea la autorizada para el rol del usuario como medida de seguridad de la
información y la confiabilidad de los procesos.
g. A nivel tecnológico la mayor complejidad radica garantizar la compatibilidad del
sistema con el sistema operativo instalado en los equipos, así como facilitar su
ejecución en equipos sin que se comprometa el rendimiento de otros programas
como AutoCad puesto que deben funcionar en al mismo tiempo.
h. Se espera que la implementación de este sistema de información no genere
costes por adquisición de nuevos equipos, sin embargo si implica la adecuación
del sistema en red de la empresa y su mantenimiento.
i. Esta solución tendrá un tiempo de vida útil de aproximadamente 10 años, pues
esta planteada como una solución que funciona independientemente del tamaño
de los proyectos que allí se desarrollen.
j. En el desarrollo del sistema se buscará que los parámetros de selección y
clasificación dispuestos en los formularios permitan resolver cualquier

inconveniente que pueda afectar la funcionalidad del sistema y eficacia de los
procesos involucrados.
k. La estabilidad del sistema estará enmarcada por la simplicidad de las operaciones
involucradas y por la regularidad del proceso realizado, siendo posible determinar
que el umbral de errores irá disminuyendo en la medida que se depuren las bases
de datos sobre las que se obtienen los resultados.
Viabilidad del proyecto
a. Es evidente el compromiso e interés de la empresa AYD SAS para el desarrollo
del proyecto puesto que significa la simplificación de uno de los procesos
administrativos estratégicos. Es por esto que han dispuesto todo su conocimiento
y ofrecen su base de datos para ayudar en la estructuración del sistema de
información.
b. En cuanto a los recursos, se ha garantizado el acceso a la información que sea
necesaria para el desarrollo del proyecto, sin embargo el recurso humano por
parte de la empresa AYD SAS esta limitado a los ciertos tiempos de asesoría, es
por esto que se buscará establecer periodos tentativos para pruebas especificas
del sistema y así asegurar la estructuración adecuada del proyecto.
c. Se tiene amplias expectativas del proyecto por lo que se espera un alto grado de
compromiso desde el principio, aún reconociendo las limitaciones de recursos se
busca centrar el proyecto de forma que a largo plazo puedan implementarse
mejoras en su funcionalidad, es por esto que en la primera versión del producto se
espera que permita calcular presupuestos para obras de remodelaciones y
pequeñas construcciones.
d. Se determino que para garantizar una comunicación efectiva entre las partes la
empresa designa a un Arquitecto especialista en el tema como interventor del
proyecto, persona que se encargará de resolver las dudas que surjan con los
procesos y tendrá comunicación directa con el líder del equipo técnico de
desarrollo de software.
e. La mayor incertidumbre detectada es el alcance técnico que implica el desarrollo
del sistema de información, en principio por el grado de competitividad que se
espera del producto en cuanto a los cálculos y el manejo de bases de datos.
Acciones propuestas
Enfoque. Se determino que la principal problemática que se puede presentar es de
tipo técnico, que puede llegar a pasar durante el desarrollo del software hace
referencia a la falta de conocimiento aplicable al proyecto y en la incapacidad de
cumplir los plazos de entrega.
Solución objetivo. Para este caso la solución será ajustar los tiempos según la
necesidad y buscar alternativas para obtener los resultados esperados, siendo
prioridad que el sistema de información logre realizar el calculo de presupuestos.
Resultados y Beneficios. Con este proyecto se espera elaborar una guía dinámica
que permita el sistematizar el proceso de construcción de un presupuesto de obra, el
cual arroja detalles acordes a las condiciones de las actividades a realizar.

Acciones. Las acciones del proyecto que se deben realizar para llevarlo a cabo son:
• Analizar las características técnicas que requiere el proyecto.
• Establecer las condiciones de hardware existente.
• Estructurar el organigrama detallado del proceso a sistematizar.
• Categorizar el proceso por áreas según el mapa de procesos
• Identificar las características especificas para el funcionamiento del sistema.
• Estructurar las bases de datos necesarias para el proyecto.
• Validación de los resultados de pruebas del sistema.
• Corrección y ajustes del sistema.
Condiciones. Se puede reconsiderar el alcance del proyecto en el caso que las
limitaciones técnicas así lo ameriten, por ejemplo cuando el equipo técnico se vea
drásticamente reducido, también cuando la estructuración del sistema de información
implique una inversión más allá de lo previsto.
7. Reporte de tiempos
Estimación de esfuerzo:
Fecha Actividades Nombre/Rol Horario
Tiempo
Asesores
Tiempo
Empresa
25/07/2016
Determina el alcance del proyecto
y pone en evidencia las
limitaciones financieras, tiempo y
hardware del proyecto.
Gerente Lunes 2
25/07/2016
Establece las condiciones
técnicas y delimitación del
proyecto ajustadas a la capacidad
del equipo de desarrollo de
proyectos.
Líder de
proyecto de
Software
Lunes 8
Totales 8 2

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