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Reporte Final:  Reporte Gerencial: Propuesta de I.T. TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y  TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONAL  Cuero, Yuribeth Gutiérrez, Danilo Hernández, Yarineth 26.04.2011 Siegfried  Financial Services
Contenido ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Contenido ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Introducción ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Planificación de la Información Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto
Organización: Equipo del Proyecto Líder Responsabilidades Gerente de proyecto Administrar el plan del  proyecto completo de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que esa visión se haga realidad, satisfaciendo necesidades e inquietudes, ajustando características y atributos. Gerente de cambio  (Change manager) Encargado de  maximizar el beneficio colectivo de las personas y minimizar el riesgo de fracaso de la implementación del proyecto. Gerente de procesos de negocios  (Business process owners) Ayudar en la planificación y desarrollo del proyecto.  Gerente de implementación técnica Encargados de la dirección y control en la ejecución del proyecto. Asistentes y Operativos Organizar la implementación el proyecto.
Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
Estrategia Organizacional ,[object Object],[object Object]
Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
Diagnostico: Flujo de Información Actual Clientes APC Departamento  Contable Dirección de  Cobros Agentes de  Cobro Cartera  Morosa Gerencia de Finanzas Sucursales SunBeam Financial System
Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
Diagnostico:  Análisis de las 5 Fuerzas de Porter Media - Alta Baja Media - Alta Alta Media
Diagnostico:  Análisis de las 5 Fuerzas de Porter Fuerza Calificación Razones Poder de Negociación de los Proveedores Baja ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Amenaza de los Nuevos Competidores Media ,[object Object],[object Object],Poder de Negociación de los Consumidores Alta ,[object Object],[object Object]
Diagnostico:  Análisis de las 5 Fuerzas de Porter Fuerza Calificación Razones Amenaza de Productos Sustitutos Media - Alta ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Rivalidad entre los Competidores Existentes Media -  Alta ,[object Object],[object Object]
Diagnostico: Situación Actual de RRHH Competencias Manejo de Ética ,[object Object],Manejo Transcultural ,[object Object],Manejo del Cambio ,[object Object],Áreas de Oportunidad Manejo de la Diversidad ,[object Object],Manejo de la Comunicación ,[object Object],[object Object],Manejo Propio ,[object Object]
Diagnostico: Situación Actual del SI Puntos  Diagnosticados Objetivos del Diagnóstico Resultado del Diagnóstico Sistema Informático Principal Identificar el sistema informático  ,[object Object],Aporte a la Empresa Determinar los beneficios del sistema  informático ,[object Object],Áreas de Oportunidad Establecer  las carencias del sistema informático ,[object Object],[object Object],[object Object],Transformación Organizacional Recomendar  los cambios para maximizar  el logro de objetivos ,[object Object],[object Object]
Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
Estrategias de RRHH (Change Management) Estrategias Objetivo de la Estrategia Concienciar la necesidad de  cambio. Darle a conocer a los colaboradores en general la situación actual de la empresa , proponer hacia donde quieren llegar y lo que se necesita  para lograrlo. Compartir estrategias para mejorar el rendimiento. Establecer objetivos y métricas que permitan que los colaboradores  evalúen el desempeño. Desarrollar la habilidades  requeridas. Desarrollar habilidades  especificas a través de la capacitación  del  personal y de la experiencia que se vaya adquiriendo. Implementar una cultura de  mejoramiento continuo. Tener excelentes canales de comunicación y fomentar el desarrollo  del personal.
Estrategia Organizacional Estrategias Proyectos Objetivo de la Estrategia Desarrollo de un sistema tecnológico para  el manejo de la información. Proyecto Operativo Diseñar una  plataforma informática que  pueda  generar informes de cada área de  manera independiente y cruzada, que permita  generar un solo reporte con  información de  varios departamentos. Contar con una estructura organizacional  delimitada. Proyecto de Transformación Organizacional Diseñar una estructura flexible del esquema  organizacional que facilite la designación  de  tareas.  Realizar  procesos  de  negocios seguros. Proyecto de Controles Diseñar  métodos de protección integrados  para el manejo y transición segura de datos  vía Internet, implementando un sistema  altamente controlado  que requiera de una  definición  especifica de usuarios a raíz de  las funciones y  responsabilidades de cada  uno. Contar con una dirección de soporte al  cliente para la región. Proyecto de Servicio al Cliente (Soporte) Diseñar una plataforma de servicio  a nivel  local  e internacional por medio de un centro  de  llamadas en horarios flexibles.
Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Diagrama de Tiempo Situación actual de la empresa
Estrategia de Aplicaciones Proyecto de Servicio al Cliente Impulsar la  Expansión de los Servicios y Puntos de Contacto con el Cliente Tarea Plan de Acción Tiempo Límite Responsable Ampliar la cartera de servicios para atraer clientes nuevos. Hacer un estudio de mercado para identificar cuales servicios podrían ser aplicados y mejorados para atraer nuevos clientes. Noviembre 2011 Gerencia de Mercadeo Ampliar la red de sucursales para tener un mejor punto de contacto con clientes existentes y potenciales. Establecer 6 nuevas sucursales en el interior de país.  Octubre 2013 Gerencia General
Estrategia de Aplicaciones Proyecto de Transformación Organizacional Reingeniería de los Procesos Internos Tarea Plan de Acción Tiempo Límite Responsable Identificar áreas de oportunidad en los perfiles de trabajo. Evaluar la carga de trabajo y tiempos que se requieren para cada una de las tareas y así reorganizar las responsabilidades de los colaboradores. Noviembre 2011 Gerencia de Recursos Humanos Revisar la estructura organizacional de la empresa. Analizar la actual estructura organizacional de la compañía para el diseño de una nueva dirección para la implementación de proyectos.  Enero 2012 Gerencia de Recursos Humanos/ Gerencia Administrativa
Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
Estrategia: Hardware y Software Proyecto Operativo y de Controles Mejoramiento de la Plataforma Tecnológica Tareas Plan de Acción Tiempo Límite Responsables Implementar un sistema para optimizar el flujo de información. Desarrollo de un nuevo sistema que permita la integración de la información generada por los diferentes departamentos de la compañía. Enero 2012 Gerencia de Tecnología
Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
Modelos de Implementación ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Implementación – In House Proyecto Operativo Área Responsabilidades  que deberán ser cubiertas por  Siegfried Transformación Organización y Servicio al Cliente ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Implementación - Outsoursing Proyecto Operativo Área Responsabilidades  que deberán ser cubiertas por el Proveedor Técnica - IT   ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Implementación  - Outsoursing Proyecto de Controles Área Responsabilidades  que deberán ser cubiertas por el Proveedor Financiera  ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Implementación: Diagrama de Riesgos  Nombre del Proyecto Estructura del Proyecto Nivel Tecnológico Tamaño del Proyecto Grado de Riesgo Herramientas de Administración del Proyecto A - Proyecto Operativo Alto Alto Grande Mediano ,[object Object],[object Object],B- Proyecto de Transformación Organizacional Baja  Baja Grande Bajo ,[object Object],[object Object],[object Object],C- Proyecto de Controles Alto Alto Pequeño Mediano-bajo ,[object Object],D-  Proyecto de Servicio al Cliente (Soporte) Alta Bajo Pequeño Muy bajo ,[object Object],[object Object]
Implementación: Diagrama de Riesgos Alto Bajo Bajos Altos Riesgos del Proyecto Beneficios potenciales para la compañía A B C D Examinar cautelosamente Identificar y desarrollar Evitar Proyectos de rutina Leyenda del gráfico: A - Proyecto Operativo  B- Proyecto de Transformación Organizacional  C- Proyecto de Controles  D-  Proyecto de Servicio al Cliente (Soporte)
Implementación:  Hoja de Requerimientos de Riesgos ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
 
 
 
 
Implementación:  Diagrama de Prioridades Factores Estratégicos P: Productividad D: Diferenciación TD: Toma de Decisiones Factores Factibilidad T: Técnica E: Económica L: Legal O: Operacional C: Calendario Nombre del Proyecto P D TD PRO T E L O C PRO A - Proyecto Operativo 9 7 8 7 8 5 8 9 7 7.4 B- Proyecto de Transformación Organizacional 8 7 5 6.7 7 7 6 7 5 6.4 C- Proyecto de Controles 8 3 7 6 7 7 5 5 4 5.6 D-  Proyecto de Servicio al Cliente 6 2 6 4.7 7 8 3 6 5 5.8
Implementación: Análisis de Prioridades Factores Estratégicos Factores de Factibilidad 5 5 10 10 (0,10) Prioridad baja (10,10) Prioridad alta (0,10) Prioridad baja (0,0) Rechazar A B C D Leyenda del gráfico: A - Proyecto Operativo  B- Proyecto de Transformación Organizacional  C- Proyecto de Controles  D-  Proyecto de Servicio al Cliente (Soporte)
Impactos ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Impactos Criterio Área Impactada Impacto Esperado Experiencia Gerencia general Determinar la estabilidad de la compañía y la consistencia de sus servicios. Servicio Toda la empresa Conocer la plataforma de servicios que estaría disponible para Siegfried.  Capacitación Recursos humanos Determinar los diferentes programas para la capacitación de los colaboradores en el sistema.  Mantenimiento Informática Conocer  el programa de soporte técnico,  mantenimiento de  infraestructuras y visitas de técnicos . Referencias  de clientes Gerencia general Conocer por medio de terceros mayor información sobre el proveedor. Tiempo Gerencia general, finanzas e informática. Conocer el cronograma de la empresa para la implementación del proyecto, capacitación, pruebas y puesta en marcha del sistema.  Estatus de la empresa Gerencia general, finanzas y legal Conocer la  situación legal, financiera y reputacional de la empresa. Precio Gerencia general y finanzas Monto dispuesto a invertir para la adquisición del sistema. Propuesta/demo Informática Capacidad para interactuar con el producto previo a su compra. Especificaciones Informática Capacidad de crear un sistema con las necesidades requeridas por Siegfried.
Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
Plan del Proyecto Nombre de la Macro-tarea Duración Inicio  Fin ,[object Object],6 meses 03-may-12 07-nov-12 ,[object Object],4 meses 01-ago-11 01-dic-11 ,[object Object],3 meses 01-oct-11 03-ene-12 ,[object Object],2 meses 01-oct-11 01-dic-11
Diagrama de Tiempos
Recomendaciones para Siegfried ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Conclusiones ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

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Proyecto Final - Propuesta de I.T.

  • 1. Reporte Final: Reporte Gerencial: Propuesta de I.T. TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONAL Cuero, Yuribeth Gutiérrez, Danilo Hernández, Yarineth 26.04.2011 Siegfried Financial Services
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  • 5. Planificación de la Información Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto
  • 6. Organización: Equipo del Proyecto Líder Responsabilidades Gerente de proyecto Administrar el plan del proyecto completo de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que esa visión se haga realidad, satisfaciendo necesidades e inquietudes, ajustando características y atributos. Gerente de cambio (Change manager) Encargado de maximizar el beneficio colectivo de las personas y minimizar el riesgo de fracaso de la implementación del proyecto. Gerente de procesos de negocios (Business process owners) Ayudar en la planificación y desarrollo del proyecto. Gerente de implementación técnica Encargados de la dirección y control en la ejecución del proyecto. Asistentes y Operativos Organizar la implementación el proyecto.
  • 7. Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
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  • 9. Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
  • 10. Diagnostico: Flujo de Información Actual Clientes APC Departamento Contable Dirección de Cobros Agentes de Cobro Cartera Morosa Gerencia de Finanzas Sucursales SunBeam Financial System
  • 11. Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
  • 12. Diagnostico: Análisis de las 5 Fuerzas de Porter Media - Alta Baja Media - Alta Alta Media
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  • 17. Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
  • 18. Estrategias de RRHH (Change Management) Estrategias Objetivo de la Estrategia Concienciar la necesidad de cambio. Darle a conocer a los colaboradores en general la situación actual de la empresa , proponer hacia donde quieren llegar y lo que se necesita para lograrlo. Compartir estrategias para mejorar el rendimiento. Establecer objetivos y métricas que permitan que los colaboradores evalúen el desempeño. Desarrollar la habilidades requeridas. Desarrollar habilidades especificas a través de la capacitación del personal y de la experiencia que se vaya adquiriendo. Implementar una cultura de mejoramiento continuo. Tener excelentes canales de comunicación y fomentar el desarrollo del personal.
  • 19. Estrategia Organizacional Estrategias Proyectos Objetivo de la Estrategia Desarrollo de un sistema tecnológico para el manejo de la información. Proyecto Operativo Diseñar una plataforma informática que pueda generar informes de cada área de manera independiente y cruzada, que permita generar un solo reporte con información de varios departamentos. Contar con una estructura organizacional delimitada. Proyecto de Transformación Organizacional Diseñar una estructura flexible del esquema organizacional que facilite la designación de tareas. Realizar procesos de negocios seguros. Proyecto de Controles Diseñar métodos de protección integrados para el manejo y transición segura de datos vía Internet, implementando un sistema altamente controlado que requiera de una definición especifica de usuarios a raíz de las funciones y responsabilidades de cada uno. Contar con una dirección de soporte al cliente para la región. Proyecto de Servicio al Cliente (Soporte) Diseñar una plataforma de servicio a nivel local e internacional por medio de un centro de llamadas en horarios flexibles.
  • 20. Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Diagrama de Tiempo Situación actual de la empresa
  • 21. Estrategia de Aplicaciones Proyecto de Servicio al Cliente Impulsar la Expansión de los Servicios y Puntos de Contacto con el Cliente Tarea Plan de Acción Tiempo Límite Responsable Ampliar la cartera de servicios para atraer clientes nuevos. Hacer un estudio de mercado para identificar cuales servicios podrían ser aplicados y mejorados para atraer nuevos clientes. Noviembre 2011 Gerencia de Mercadeo Ampliar la red de sucursales para tener un mejor punto de contacto con clientes existentes y potenciales. Establecer 6 nuevas sucursales en el interior de país. Octubre 2013 Gerencia General
  • 22. Estrategia de Aplicaciones Proyecto de Transformación Organizacional Reingeniería de los Procesos Internos Tarea Plan de Acción Tiempo Límite Responsable Identificar áreas de oportunidad en los perfiles de trabajo. Evaluar la carga de trabajo y tiempos que se requieren para cada una de las tareas y así reorganizar las responsabilidades de los colaboradores. Noviembre 2011 Gerencia de Recursos Humanos Revisar la estructura organizacional de la empresa. Analizar la actual estructura organizacional de la compañía para el diseño de una nueva dirección para la implementación de proyectos. Enero 2012 Gerencia de Recursos Humanos/ Gerencia Administrativa
  • 23. Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
  • 24. Estrategia: Hardware y Software Proyecto Operativo y de Controles Mejoramiento de la Plataforma Tecnológica Tareas Plan de Acción Tiempo Límite Responsables Implementar un sistema para optimizar el flujo de información. Desarrollo de un nuevo sistema que permita la integración de la información generada por los diferentes departamentos de la compañía. Enero 2012 Gerencia de Tecnología
  • 25. Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
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  • 31. Implementación: Diagrama de Riesgos Alto Bajo Bajos Altos Riesgos del Proyecto Beneficios potenciales para la compañía A B C D Examinar cautelosamente Identificar y desarrollar Evitar Proyectos de rutina Leyenda del gráfico: A - Proyecto Operativo B- Proyecto de Transformación Organizacional C- Proyecto de Controles D- Proyecto de Servicio al Cliente (Soporte)
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  • 37. Implementación: Diagrama de Prioridades Factores Estratégicos P: Productividad D: Diferenciación TD: Toma de Decisiones Factores Factibilidad T: Técnica E: Económica L: Legal O: Operacional C: Calendario Nombre del Proyecto P D TD PRO T E L O C PRO A - Proyecto Operativo 9 7 8 7 8 5 8 9 7 7.4 B- Proyecto de Transformación Organizacional 8 7 5 6.7 7 7 6 7 5 6.4 C- Proyecto de Controles 8 3 7 6 7 7 5 5 4 5.6 D- Proyecto de Servicio al Cliente 6 2 6 4.7 7 8 3 6 5 5.8
  • 38. Implementación: Análisis de Prioridades Factores Estratégicos Factores de Factibilidad 5 5 10 10 (0,10) Prioridad baja (10,10) Prioridad alta (0,10) Prioridad baja (0,0) Rechazar A B C D Leyenda del gráfico: A - Proyecto Operativo B- Proyecto de Transformación Organizacional C- Proyecto de Controles D- Proyecto de Servicio al Cliente (Soporte)
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  • 40. Impactos Criterio Área Impactada Impacto Esperado Experiencia Gerencia general Determinar la estabilidad de la compañía y la consistencia de sus servicios. Servicio Toda la empresa Conocer la plataforma de servicios que estaría disponible para Siegfried. Capacitación Recursos humanos Determinar los diferentes programas para la capacitación de los colaboradores en el sistema. Mantenimiento Informática Conocer el programa de soporte técnico, mantenimiento de infraestructuras y visitas de técnicos . Referencias de clientes Gerencia general Conocer por medio de terceros mayor información sobre el proveedor. Tiempo Gerencia general, finanzas e informática. Conocer el cronograma de la empresa para la implementación del proyecto, capacitación, pruebas y puesta en marcha del sistema. Estatus de la empresa Gerencia general, finanzas y legal Conocer la situación legal, financiera y reputacional de la empresa. Precio Gerencia general y finanzas Monto dispuesto a invertir para la adquisición del sistema. Propuesta/demo Informática Capacidad para interactuar con el producto previo a su compra. Especificaciones Informática Capacidad de crear un sistema con las necesidades requeridas por Siegfried.
  • 41. Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
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