Trabajo realizado para la asignatura de Gestion Documental del programa Ciencias de la Informacion Universidad del Quindio

2. GUIA UNIDAD TRES
Tutor
Luz Marina Arias Gonzales
Presentado por
Dina Luz Arroyo Morales
Grupo N. 12
2014

3. Alcaldía Municipal de Ibagué
Calle 9 N. 2 59 Palacio Municipal
Ibagué Tolima
Información suministrada por: Dina Luz
Arroyo Morales
Telefono:2620014

4. Servicios Postales Nacionales S.A
Carrera 5 N. 20 34
Ibagué Tolima
Informaciòn sumnistrada por: Jaime Rocha
Telefono:2614202

5. 1.Que documentos se gestionan en esta
entidad
2 . Quienes los gestionan
3.Que requisitos llevan estos documentos
para su elaboración.
4. Que propósito tienen estos documentos
5.como se conservan estos documentos
6. todos los documentos se archivan

6. 7.Que procesos se aplican a estos
documentos
8.Que personas se encargan de la
organización de los documentos
9. Donde se almacenan estos documentos
y de que forma
10. Que criterios se tienen en cuenta para
la organización de los documentos.

7. Se evidencia el ARCHIVO DE GESTION ya
que se encuentran gran numero de
documentos, realizando los tramites
correspondientes.
ARCHIVO CENTRAL: Por su consulta
frecuente de los documentos, son
enviados a un deposito en el mismo
edificio.

8. ARCHIVO HISTORICO: por ser
documentos que tienen valores primarios
son conservados fuera del edificio, y con
una frecuencia media de consulta.
Documentos que conservan expedientes de
contratos.

9. ARCHIVO DE GESTION: como es una
empresa de envió de correspondencia el
tramite de los documentos es constante.
ARCHIVO CENTRAL: guardan el historial
de los envíos en planillas que son
archivadas.
ARCHIVO HISTORICO: guardan
documentos legales.

10. ARCHIVO TOTAL: es la historia del
documento y su paso por los diferentes
ciclos.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: son
las etapas de los documentos desde su
elaboración hasta su conservación.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: es la
conservación de los documentos por parte
de la oficina que los produce.

11. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: la
conservación de los documentos de
acuerdo en el orden en que se produjeron.
FOLIO: es el numero que se le da a una
pagina.
LEGAJO: son el cumulo de documentos
resultado de una gestión.
FONDO: son todos los documentos que
conserva una entidad.
SUBFONDO: oficina quien produce el
documento.

12. SERIE: es el conjunto de documentos que
forman un expediente.
SUBSERIE: documentos con características
distintas pero repetitivos.
TIPO DOCUMENTAL: documento que con
otros forman una unidad documental.
TABLAS DE VALORACION: dan el valor al
documento para decidir en que etapa del
archivo debe estar.
TABLAS DE RETENCION: es el listado de
series y subseries que da pautas para la
organización en los depósitos.

13. VALOR PRIMARIO: es el valor que se le da
a los documentos en el momento de
gestión.
VALOR SECUNDARIO: es que decide su
tiempo de conservación.

14. ENTIDAD PUBLICA
-Resoluciones
-Actas
-pólizas
-Registros presupuestales
ENTIDAD PRIVADA
-Correspondencia personal
-Citaciones
-Facturas
-Extractos bancarios

15. CONTRATOS
Serie: Contratos Estatales
Subserie: contratos de obra
Tipo Documental: Minuta
Serie: Contratos Estatales
Subserie: contratos de Suministro
Tipo Documental: poliza

16. Serie: Convenios
Subserie: Convenios Interadministrativos
Tipo Documental: Acta de Posesion.
DOCUMENTOS ENTIDAD
PRIVADA
Serie: Correspondencia
Subserie: urbana
Tipo Documental: Facturas.

17. Serie: Correspondencia
Subserie: Nacional
Tipo Documental: Notificaciones
Serie: Giros
Subserie: Nacionales
Tipo Documental: Boucher

18. ENTIDAD PUBLICA: Cuando existe
duplicidad
Folletos
Revistas
Documentos que no se encuentren en la
Tabla de Retención Documental
ENTIDAD PRIVADA
Folletos
Documentos fuera de la Tabla de Retenciòn
Documental.

19. En las dos entidades se hace la foliación,
cuando ya esta totalmente organizado el
expediente y que no se va agregar ningún
otro documento.
El numero va en la parte superior derecho
del documento según la norma del Archivo
General de la Nación.

20. ENTIDAD PUBLICA
Se organizan teniendo en cuenta una lista
de chequeo de los documentos, la cual
respeta el orden original.
ENTIDAD PRIVADA
Se organiza por orden cronologico.

22. ENTIDAD PUBLICA Y PRIVADA
FORMATO DE CARÁTULA DE CARPETA.
ALCALDÍA MUNICIPAL DE IBAGUÉ
FONDO:
SECCIÓN:
SUBSECCION:
SERIE:
SUBSERIE:
CÓDIGO:
NOMBRE DEL EXPEDIENTE:
FECHA INICIAL (DD/MM/AA)
FECHA FINAL (DD/MM/AA}
NUMERO DE FOLIOS:
NUMERO DE CARPETA:
NUMERO DE CAJA:

23. ENTIDAD PUBLICA Y PRIVADA
FONDO
SECCIÓN
SUBSECCION
SERIE
SUBSERIE O
ASUNTO
CÓDIGO (Serie o
Subserie)
NUMERO
DE
CARPETAS
CAJA No.
FECHAS EXTREMAS
FECHA INICIAL FECHA FINAL
DD - MM - AA DD - MM - AA

26. Documento
Póliza.
Es un documento que se exige para
legalizar un contrato, dependiendo la clase
de este, usualmente es requerida en
los contratos de obra.
Tramite:
Se recepciona la póliza, pasa a revisión con
el jurídico.

27. Cuando ha sido aprobada se acompaña de
un acta de aprobación.
Se ingresa en la carpeta donde
corresponde según la lista de chequeo.
Ingresa al sistema que se lleva en la
oficina, al historial del contrato.

28. Se hace con ayuda de las Tablas de
Retención Documental.
Documentos con valores primarios
-Registros presupuestales -contable
-pólizas - legal
-Estampillas - contable

29. VALORES SECUNDARIOS
-Actas de inicio
-Resoluciones
-Procesos declarados desiertos.

30. IMPORTANCIA
Tiene total importancia ya que en este
decreto se normaliza el proceso de los
documentos expedidos por entidades
publicas, dando directrices en su proceso,
gestión
organización y
conservación.

32. Nos habla de la importancia que tiene la
aprobación de las Tablas de Retención
Documental, para todas las entidades, y
busca la conformación del comité
evaluador de documentos.

33. Este acuerdo nos indica la modificación al
procedimiento para la elaboración y todo
lo que conlleva la aprobación de las Tablas
de Retención Documental.

34. En este acuerdo se obliga a las entidades
publicas y privadas que tienen funciones
publicas en implementar un programa
completo de Gestión Documental.