Visita a un archivo de una entidad publica y privada

1. TAREA 3 EN SLIDESHARE
MARITZABEL SAAVEDRA RAMOS
RODRIGO ALVARADO LOPEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIECIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACION, LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA
GESTION DOCUMENTAL
GRUPO 1
BOGOTA
AÑO 2014

2. TAREA 3 EN SLIDESHARE
MARITZABEL SAAVEDRA RAMOS
RODRIGO ALVARADO LOPEZ
PROFESORA
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIECIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACION, LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
GESTION DOCUMENTAL
2º SEMESTRE
GRUPO 1
BOGOTA
AÑO 2014

3. 1) VISITE UN ARCHIVO DE UNA ENTIDAD PÚBLICA Y OTRO DE UNA ENTIDAD PRIVADA,
INDIQUE EL NOMBRE DE LA ENTIDAD, DIRECCIÓN, NOMBRE DE LA PERSONA QUE LE
OFRECE LA INFORMACIÓN Y TELÉFONO. ELABORE UN COMENTARIO COMO SE
ENCUENTRA ORGANIZADA SU DOCUMENTACIÓN. REALICE COMO MÍNIMO 10 PREGUNTAS
EN CADA UNO DE LOS ARCHIVOS, LAS CUALES LE PERMITAN ACLARAR LAS DUDAS QUE
TENGA RESPECTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL. IDENTIFIQUE EN DICHOS ARCHIVOS LAS
ETAPAS O FASES DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
Nombre de la entidad: Departamento Administrativo de Seguridad (DAS)
Dirección: Carrera 28 N 17ª 00 Paloquemao
Nombre De Entrevistado: Jesús Lozano Supervisor Del contrato 09 del DAS RF
Teléfonos: 2086060 – 4088000 Fax 4088353

4. 2) IDENTIFIQUE EN EL ARCHIVO VISITADO LOS SIGUIENTES CONCEPTOS Y LUEGO,
EXPLIQUE CON SUS PROPIAS PALABRAS QUE ENTIENDE POR: ARCHIVO TOTAL,
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE
ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO
DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR
PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO
ARCHIVO TOTAL: Es El Proceso integral de la formación de archivo a su ciclo vital, que va
desde la producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento,
preservación y disposición final y que hace referencia a todos los soportes.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: La documentación del Departamento Administrativo De
Seguridad atraviesa por etapas sucesivas, desde su producción o recepción en la oficina, y su
conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo histórico cumpliendo
así su ciclo vital.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro del fondo
documental, al que naturalmente pertenecen; principio fundamental de la teoría archivística
que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben
mezclarse con los otros.

5. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la
estructura que tuvo durante el servicio activo.
FOLIO: hoja de libro, de cuaderno, o de expediente al que corresponden las páginas.
FONDO: Totalidad de las serie Documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es
objeto de conservación institucional.
SERIE: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanado de un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple.
Tablas de retención documental: listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del silo vital de los documentos.
VALOR PRIMARIO: es el que tienen los documentos mientras le sirven a la institución productora y al
iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir a los involucrados en el tema o en el
asunto.
VALOR SECUNDARIO: es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge
una vez agotado el valor inmediato o primario los documentos que tienen este valor se conservan
permanente.
VALOR SECUNDARIO: es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge
una vez agotado el valor inmediato o primario los documentos que tienen este valor se conservan
permanente.

6. VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS
HISTORIAS LABORALES RESOLUCIONES DAS
NOMINAS DECRETOS
CUENTAS PAGADAS CIRCULARES
PROCESOS DISCIPLINARIOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
3) DE EJEMPLOS DE DOCUMENTOS QUE SE CONSERVAN EN DICHOS ARCHIVOS POR SUS
VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS (MÍNIMO 4 DOCUMENTOS)

7. 4) REALICE 3 EJEMPLOS DONDE SE EVIDENCIA LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL.
SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
MISIONES MISIONE DE TRABAJO SOLICITUD, MISION,
INFORME.
CONTRATOS CONTRATO DE
SUMINISTRO
LICITACIONES,
CONTRATOS, ACTAS DE
LIQUIDACION.
CUENTAS CUENTA DE ALMACEN BALANCE GENERAL,
INFORMES DE BIENES EN
BODEGA.

8. 5) INDAGUE CUÁLES DOCUMENTOS SE DEBEN ELIMINAR EN LAS OFICINAS, ES DECIR, NO
SON ARCHIVADOS.
Si se tiene una tabla de retención documental se indican cuales documentos pasan al archivo central y
se deben eliminar en la oficina de gestión, si no hay tablas de retención documental se hace
valoración por parte de los productores para establecer cuales se deben eliminar.

9. 6) OBSERVE Y EXPLIQUE EN FORMA RESUMIDA COMO SE LLEVA A CABO LA FOLIACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS.
FOLIACION
1) se deben numerar de manera consecutiva es decir sin omitir, ni repetir números.
2) No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C o bis.
3) se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo
sentido del texto del documento.
4) se debe escribir el número de manera legible en tamaño adecuado y sin enmendaduras sobre el
espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos textos o numeraciones originales.
5) no se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel
6) no se deben foliar las pastas ni las hojas – guarda en blanco
7) los planos, mapas, dibujos etc., que se encuentren tendrán el número de folios consecutivos que le
corresponden aun cuando estén plegados.
8) los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas) que se encuentren se numeran con un
mismo folio.
9) cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja a esta se le
escribe su respectivo número de folio.
10) las fotografías cuando están sueltas se agrupan en un sobre al final del expediente.
11) si existen errores en la foliación esta se anulara con una línea oblicua evitando tachones.
12)no se deben numerar los folios totalmente en blanco ( cosidos o empastados, que se encuentren
en tomos o legajos
13) no se deben foliar documentos en soportes distintos al papel como cd cassettes, disquetes, videos
etc.) en este caso serán registrados en el FUID.

10. 7) INDIQUE COMO SE ORGANIZAN LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LAS CARPETAS.
a)verificar si las series documentales son simples (numéricamente: actas, resoluciones). O
compuestas (cronológicamente: contratos, informes.) para determinar su forma de ordenación y
periodo al que corresponde, además identificar los documentos que pueden referir anexos. Para no
desagregarlos.
b) ordenar los documentos al interior del expediente según la fecha en la que fueron elaborados o
recibidos (prima la fecha del radicado) o en forma numérica consecutiva ascendente (actas, misiones,
resoluciones etc.).
c) verificar si existen documentos que hagan parte de otra serie documental o si son documentos
ajenos al trámite. En caso de que se identifique que no pertenecen al asunto debe retirar previo aval
del líder del grupo.
d) verificar si existe duplicidad de los documentos para su posible retiro.

11. 8) MENCIONE LOS DATOS QUE DEBEN TENER LAS ETIQUETAS DE LAS CARPETAS Y CAJAS.
Los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas son las siguientes:
Fondo
Sección
Subsección
Serie
Nombre de la carpeta folios

12. 9) EXPLIQUE LO SIGUIENTE (MEDIANTE UN MAPA CONCEPTUAL)
A)cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de
Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos.
B) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad
visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos
C) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad
en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos.

14. 10) CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR UN DOCUMENTO QUE SE PRODUZCA EN
ALGUNA DEPENDENCIA DE UNA ENTIDAD VISITADA Y EXPLICAR EL PROCESO QUE SE
LLEVA A CABO CON ESE DOCUMENTO DESDE QUE SE ORIGINA HASTA SU ETAPA FINAL DE
CONSERVACIÓN O ELIMINACIÓN.
SOLICITUD DE ANTECEDENTES
Dicha solicitud la hace la fiscalía al área de identificación del DAS por medio de un oficio y lo
Recepcióna la oficina de archivo y correspondencia, el cual por medio de un stiker se Recepcióna con
fecha y se agrega la codificación por oficina
En el proceso la oficina de archivo y correspondencia lo dirige y tramita al área de identificación el cual
tramita y gestiona la salida en él envió de la copia a la fiscalía.

15. 11) INDAGUE Y EXPLIQUE CÓMO SE LLEVA A CABO LA VALORACIÓN DOCUMENTAL EN LA
ENTIDAD VISITADA Y DE EJEMPLOS DE LOS DOCUMENTOS QUE CONSERVA DICHA ENTIDAD
POR SUS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS.
La valoración documental en el DAS es un procedimiento liderado por el comité de archivo donde se
hace un estudio y evaluación de cada una de las series y subseries documentales producidas por la
entidad en el ejercicio de sus funciones.
Este estudio y evaluación se hace teniendo en cuenta los valores fiscales, contables, teóricos, de la
entidad y de los posibles valores culturales, científicos e históricos que poseen información
permanente al archivo general de la nación.
Ejemplo: misiones de trabajo de las áreas de protección, policía judicial, seguridad rural, tarjetas
alfabéticas, prontuarios delictivos etc. los siguientes documento ya no hacen parte del archivo por que
han sido objeto de transferencia a las entidades pertenecientes.

16. 1 Visite un archivo de una entidad pública y otro de una
entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección,
nombre de la persona que le ofrece la información y
teléfono. elabore un comentario como se encuentra
organizada su documentación. Realice como mínimo 10
preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le
permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión
documental. Identifique en dichos archivos las etapas o
fases del ciclo vital de los documentos.
Entidad visitadada: SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD,
Dirección: Avenida Ciudad de Cali No. 51 66 Piso 6- 7 - Edificio
Word Bussines Center
Administradora: Yenny Ortiz, teléfono : 4817000 Bogotá.
La documentación se encuentra organizada en el archivo de
gestión, según las TRD que fueron verificadas por el comité de
archivo, se encuentra organizada por años según la serie
documental, la documentación del archivo de gestión se encuentra
foliada en su totalidad.

17. 2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego,
explique con sus propias palabras que entiende por:
ARCHIVO TOTAL: es todo lo referente que conforma el proceso en
su ciclo vital del documento
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: son las etapas por la que debe pasar
los documentos desde su origen hasta el tiempo de conservación
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, Conservación de los documentos dentro del
fondo documental, al que naturalmente pertenecen
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: : Ordenación interna de un fondo
documental manteniendo la estructura que tuvo desde el servicio activo.
FOLIO: Que está conformado por una hoja
LEGAJO: grupo de documentos en un gancha para facilitar el manejo
FONDO: Son todas las series Documentales de la misma procedencia o parte
de un archivo que es objeto de conservación.
SUBFONDO: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de
documentos relacionados entre sí que corresponde a las subdivisiones
administrativas de la institución u organismo que lo origina
SERIE
SUBSERIE: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor, como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
TIPO DOCUMENTAL Hace referencia a la especie documental que revela tanto
el contenido como la estructura física del documento. Pueden ser entre
otros tipos documentales, actas, contratos y facturas
TABLAS DE VALORACIÓN: listado de asuntos o series documentales de los
cuales se asigna su tiempo en el archivo central y así una disposición final

18. TABLAS DE RETENCIÓN: listado de series con su respectivo tipo
documental y se asigna el tiempo de duración en la etapa del ciclo vital
del documento
VALOR PRIMARIO: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la
institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del
documento.
VALOR SECUNDARIO: Es el que interesa a los investigadores de la
información retrospectiva, surge una vez agotado el valor inmediato o
primario y los documentos que tienen este valor se conservan
permanentemente.
3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por
sus valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos)
DOCUMENTOS VALORES PRIMARIOS
-Resoluciones, autos, circulares, Contratos
DOCUMENTOS VALORES SECUNDARIOS
-Quejas, conceptos técnicos, memorias del Superintendente de salud.

19. 4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y
tipo documental.
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
4400.69 CONTROLES
4400.69.1CONTROL ENTRADA DE CORRESPONDENCIA
-Planilla correspondencia externa recibida por entregar
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
3110.61CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
3110.61.1CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES EXTERNAS
-Comunicaciones
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
4200.171PLANES
4200.171.17PLAN DE MANTENIMIENTO
-Plan

20. 5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las
oficinas, es decir, no son archivados.
La duplicidad que salga en el proceso de inserción de la
documentación.
6) Observe y explique en forma resumida como se lleva a
cabo la foliación de los documentos.
Los documentos se deben foliar en la parte superior derecha y
dependiendo la ubicación del documento, si esta de manera
horizontal se folea igul, en la parte superior derecha.
7) Indique como se organizan los documentos dentro de
las carpetas.
Se organizan de manera cronológica y dependiendo de la
ubicación del gancho.

21. 8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las
carpetas y cajas.
CARPETAS:
código dependencia SECCIÓN - nombre dependencia
SUBSECCIÓN - nombre dependencia Dirección / Grupo, si los
hay código y nombre serie código y nombre subserie Nombre
con que se identifica la carpeta numero de folios de la carpeta o
unidad documental años de la unidades documentales numero
de carpeta consecutivo, serie
CAJA:
CODIGO: DEPENDENCIA: SERIE: SUBSERIE: AÑO:
CARPETAS: N° CAJA:

22. 9) Explique lo siguiente (mediante un mapa conceptual)
a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión
Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión yen
el archivo central en la entidad visitada y en qué consiste
cada uno de ellos.
(Archivo de Gestión)
PROCESOS
ARCHIVISTICOS
PRODUCCION DOCUMENTAL
CLASIFICACION DOCUMENTAL
ORDENACION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL

23. PROCESOS
ARCHIVISTICOS DISPOSICION
FINAL
ELIMINACION DE
DOCUMENTOS
MICROFILMACION SELECCIÓN
DOCUMENTAL
CONSERVACION TOTAL
(ARCHIVO CENTRAL)

24. 10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que
se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y
explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde
que se origina hasta su etapa final de conservación o
eliminación.
Desde que el documento llega o entra en proceso de custodia
por parte del archivo, este se recibe mediante un FUID (Formato
Único de Inventario Documental) al servidor que origina el
documento, luego de esto se procede a archivar en la unidad de
conservación que le corresponde y esto se logra mediante la
identificación en el FUID de la unidad de destino, el documento
tiene un tiempo de retención dependiendo de la serie que le
corresponda, por ejemplo si es una historia laboral y la persona
ya se retiro de la entidad, el documento tiene una retención de
un año mas y luego se dispone a hacerse la trasferencia al
archivo central para su conservación durante 80 a 100 años para
luego ser eliminado.
11) Indague y explique como se lleva a cabo la valoración
documental en la entidad visitada y de ejemplos de los
documentos que conserva dicha entidad por sus valores
primarios y secundarios.

25. Finalizadas las fases de diagnóstico e investigación y de clasificación
por parte del comité de archivo, es necesario determinar la
disposición final de los documentos y definir así su conservación
total, eliminación o selección. Esta decisión es el resultado de la
valoración, la cual se realiza mediante el análisis intelectual de la
producción documental de la institución durante el que se identifican
los valores primarios y secundarios de los documentos, para
establecer su permanencia en las fases de archivo de acuerdo con el
interés que aún conservan para la institución y la administración
académicos, jurídicos, fiscales, contables, legales, administrativos
(Primarios) o su importancia para la constitución del patrimonio
histórico, la ciencia, la cultura y las artes (Secundarios)
Agunos documentos merecen ser preservados para la historia y de
los que brindan testimonio sobre el devenir cultural, social, científico
y tecnológico. Sin embargo, también ayuda a la descongestión de
los depósitos a través de la eliminación de documentos sin valor. La
valoración es un procedimiento de gran responsabilidad por lo que el
Archivo General de la
Nación recomienda que sea liderada por el Comité de Archivo de la
entidad y por un grupo interdisciplinario de profesionales en el cual
se incluya uno con experiencia en investigación histórica. En este
procedimiento es importante conservar los criterios y visión de
quienes realizaron la valoración, lo cual deberá quedar registrado en
las Tablas de Valoración Documental

26. 12) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15
de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:
- ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el
país?
Tiene una importancia que realmente engránese aun mas la labor del
archivista, el decreto muestra fases muy importantes en la
consecución de un archivo y además, algo muy importante es que
introduce varios temas de tecnología
a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).
b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos).
c. Sistemas de Información Corporativos.
d. Sistemas de Trabajo Colaborativo.
e. Sistemas de Administración de Documentos.
f. Sistemas de Mensajería Electrónica.
g. Portales, Intranet y Extranet.
h. Sistemas de Bases de Datos.
i. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios
de video y audio (análogo o digital), etc.
j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).
k. Uso de tecnologías en la nube.

27. Además acoge a todas las entidades públicas y a las privadas con
ejercicio en el servicio público que se rigen con la ley 594 de 2000
para que cumplan con las disposiciones del AGN en materia de
conservación, clasificación y disposición final de todos los archivos,
además que el ingreso de la tecnología haga parte del manejo
archivístico y ayude en la búsqueda de mejores archivos con un us
del papel mas racional y cuidadoso con el medio ambiente.
-¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión
Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro
comparativo entre los procesos del Programa de Gestión
Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los
procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de
dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes han que hacer para
dar cumplimiento a la norma.
- ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según
el contenido del mencionado Decreto?
Entre lo mas importante se encuentra la inclusión de los
documentos digitales en mayor proporción, el uso de las nuevas
tecnologías en el proceso archivístico.

28. - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de
marzo 15 de 2013
Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013
“Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de
2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos
del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”.
Acuerdo 04 del 15 de marzo de 2013
“Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609
de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración,
presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas
de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”.
Acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013
“Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación,
ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras
disposiciones”