Este documento describe las funciones y características del módulo de tareas en el sistema de gestión documental. Permite asignar tareas a otros usuarios desde documentos recibidos, visualizar tareas recibidas y enviadas, y realizar acciones como editar, comentar, finalizar y reabrir tareas. Las tareas tienen un recorrido que registra las acciones realizadas.

1. TIC´S APLICADAS A LA GESTIÓN POLICIAL III
GRUPO N º03
ASP. BENAVIDEZ HERNAN
ASP. MORALES BRYAN
ASP. NAVARRETE RICARDO
ASP. QUISHPE EDWIN
DOCENTE : ING. CABASCANGO JAVIER

2. • Cuando se encuentra en “Datos del Documento”, se puede realizar
las siguientes acciones:
Cuando un documento va a ser enviado con
archivos adjuntos.

3. • Permite visualizar el recorrido del documento por las diferentes
áreas, fechas, acciones, tiempos de elaboración, comentarios y
cambios en el texto del documento.

4. • Permite visualizar los documentos que se encuentran almacenados
en la ubicación virtual, seleccionada en la sección de “Información
de Documentos”.

5. • Permite asociar documentos relacionados al actual, así como la
visualización de los asociados automáticamente por el sistema.

6. • Acción que permite realizar reasignaciones a múltiples usuarios
para que tengan acceso de lectura sobre un documento.
• A diferencia de la acción “Reasignar” que permite pasar el
documento a un solo usuario con acceso completo.

8. AL REALIZAR LA ACCIÓN “NUEVA
TAREA” DESDE LA BANDEJA DE
RECIBIDOS, PODRÁ ASIGNAR TAREA A
MÁS DE UN USUARIO.

9. • Para realizar la acción “Nueva Tarea”, se debe:
• • Seleccionar el área en la cual esté el usuario a quien va a realizar la
asignación de la tarea,
• • Seleccionar el usuario.
• • Cambiar la fecha máxima de trámite.
• • Agregar el texto de la tarea que está asignando.
• • Presionar el botón “Aceptar”.
• Y se queda en la misma pantalla para realizar la asignación de la tarea al
siguiente usuario, siguiendo los pasos anteriores.
• No se podrá asignar más de una tarea a un mismo usuario en el mismo
documento.
• Finalizada la asignación presionar el botón “Regresar”.

10. • Dando clic en el popud se selecciona un documento
específico recibido sobre el cual se desea asignar tareas.

11. • Todos los documentos
que tienen tareas
asociadas se encontrarán
en la Bandeja “Tareas
Recibidas” o en “Tareas
Enviadas”, que se
encuentran en el menú
izquierdo.

12. • En esta bandeja se presenta un filtro inicial de “Pendiente” que
muestra las tareas pendientes que debe realizar el usuario
actual. Si desea puede seleccionar en el criterio Estado “Todos“,
para consultar todos los estados en los que se encuentran las
tareas.

13. 1.6.8.BANDEJA DE TAREAS
ENVIADAS
EN ESTA BANDEJA SE PRESENTA UN FILTRO INICIAL DE “TODOS ” QUE MUESTRA
TODAS LAS TAREAS QUE EL USUARIO ACTUAL ENVÍO A OTROS USUARIOS.
DESDE CUALQUIERA DE LAS DOS BANDEJAS ANTERIORES, TAMBIÉN PUEDE ASIGNAR UNA
TAREA A UN DOCUMENTO, PARA REALIZAR ESTA ACCIÓN SELECCIONE EL
DOCUMENTO Y PRESIONE LA ACCIÓN “NUEVA TAREA

14. 1.8.7 ESTRUCTURA PESTAÑA DE TAREAS
Desde la Bandeja de Tareas Recibidas y Enviadas se puede seleccionar un
documento, al ingresar al documento se visualiza la pestaña de “Tareas”.

15. AL INGRESAR A LA PESTAÑA DE TAREAS SE PRESENTA
DOS SECCIONES UNA LAS “TAREAS ASIGNADAS AL USUARIO”
Y “TAREAS ASIGNADAS A OTROS USUARIOS”.

16. TAREAS ASIGNADAS AL USUARIO
ES LA SECCIÓN EN LA CUAL SE LISTARÁ LA TAREA
QUE LE ASIGNARON AL USUARIO ACTUAL.
TAREAS ASIGNADAS A OTROS USUARIOS
ES LA SECCIÓN EN LA CUAL SE LISTARÁN TODAS LAS
TAREAS QUE EL USUARIO ACTUAL ASIGNÓ A OTRO(S)
USUARIO(S).
CUANDO EL USUARIO ASIGNA TAREAS, EL
DOCUMENTO QUEDA CON TODOS LOS PERMISOS
PARA EL USUARIO QUE ASIGNÓ LA TAREA. NO PASA
LO MISMO QUE EN UNA REASIGNACIÓN, CUANDO
EL USUARIO QUE REASIGNA QUEDA CON EL PERMISO
DE LECTURA SOBRE EL DOCUMENTO REASIGNADO.

17. 1.8.8 ICONOS DE ACCIONES SOBRE
UNA TAREA ASIGNADA POR EL USUARIO
• Permite cancelar una tarea asignada.
• Editar la tarea.
• Agregar un comentario a una tarea.
• Re-abrir una tarea.

18. 1.8.9. ICONOS DE ACCIONES SOBRE UNA
TAREA ASIGNADA AL USUARIO
• Permite crear una tarea hija a partir de una tarea asignada.
• Permite finalizar la tarea.
• Permite registrar un porcentaje de avance.
• Se puede agregar un comentario a una tarea.

19. 1.8.10. ACCIONES SOBRE UN DOCUMENTO
CON TAREA ASIGNADA POR EL USUARIO
CUANDO UN USUARIO ASIGNA TAREAS A UN DOCUMENTO, EL
DOCUMENTO SE VA A LA BANDEJA “TAREAS ENVIADAS” Y EL USUARIO
ACTUAL DEL DOCUMENTO SIGUE SIENDO EL MISMO USUARIO QUE
ASIGNÓ LAS TAREAS, POR ELLO EL USUARIO PUEDE REALIZAR TODAS LAS
ACCIONES SOBRE UN DOCUMENTO RECIBIDO.

20. 1.8.12. ACCIONES DE RESPONDER, INFORMAR,
ARCHIVAR, COMENTAR, DAR FÍSICO
Si se reasigna un documento con tareas, se reasignará el documento
y las tareas. El dueño de las tareas será el usuario al cual se reasignó
el documento.
1.8.11. Acción de reasignar
Serán iguales a las que se realizan sobre un documento
“Recibido”.

21. 1.8.13. ACCIONES SOBRE UN DOCUMENTO
CON TAREA ASIGNADA AL USUARIO
Si el usuario tiene tareas asignadas sobre un documento tendrá
disponible solo tres acciones sobre el documento.

22. 1.8.14. RECORRIDO DE LA TAREA
Una tarea tendrá asociada a ella un recorrido, en el cual se
almacenará todas las acciones realizadas, el usuario que la realizó,
fecha hora y la acción realizada.
Las acciones a ejecutar sobre una tarea dependen de la
Tarea y el estado.
1.8.15. Acciones sobre una tarea

23. 1.8.16. CREAR UNA TAREA HIJA
• Para crear una tarea hija lo puede hacer desde la bandeja de Tareas
Recibidas, o desde la pestaña de Tareas.
• Para crear desde la pestaña de Tareas, presionando el icono,
de una tarea recibida.
• El procedimiento para crear una tarea hija es similar a la asignación
de tareas.

24. 1.8.17. EDITAR UNA TAREA
La edición de una tarea podrá ser ejecutada solo por el usuario que
la creo y en la edición se puede modificar o cambiar totalmente el
texto de la Tarea y la fecha máxima para finalizar la Tarea.
El agregar un comentario a una tarea lo puede realizar el
usuario que asignó y el usuario que tiene asignada la tarea.
1.8.18. Comentar una tarea

25. 1.8.19. REABRIR UNA TAREA FINALIZADA
CANCELADA.
• Una tarea que está finalizada o cancelada se la puede reabrir, esto lo
puede realizar solo el usuario que creó la tarea.
• La acción de Reabrir es similar a la función de crear la tarea,
solo que sobre una tarea finalizada o cancelada.
• Esta acción queda registrada en el recorrido, la fecha máxima
de finalización de la tarea se modifica pero el texto de la tarea
continúa con el texto inicial.

26. 1.8.20. FINALIZAR UNA TAREA
Una tarea se puede finalizar y lo puede realizar el usuario que tiene
asignada la tarea, al finalizar automáticamente se coloca en el
porcentaje de avance 100%.
En una tarea se puede registrar un porcentaje de avance
mientras está pendiente, esto lo puede ejecutar el usuario
que tiene asignada la tarea.
1.8.21. Registrar avance de una tarea