1. La valoración de los documentos
electrónicos: estado de la cuestión
Grupo de Trabajo de Documentos
Electrónicos – Conferencia Archiveros
Universitarios (CAU)
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2. A modo de presentación
La Conferencia de Archiveros Universitarios (CAU) agrupa a los técnicos de
archivo de las universidades españolas.
2002: La CAU se integra en la CRUE como grupo de trabajo permanente
dentro de la Comisión Sectorial de Secretarios Generales.
Se crea: Grupo de Trabajo sobre Requerimientos Básicos de Aplicaciones
Informáticas para Archivos.
2004: Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos
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3. A modo de presentación
2009: El Grupo se divide en dos secciones: Documentos electrónicos y
Observatorio sobre la Administración Electrónica
2012: Grupo de trabajo de Política de Gestión de Documentos Electrónicos
Podéis conocernos más en: http://cau.crue.org
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4. Miembros actuales del Grupo de Trabajo:
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A modo de presentación
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5. Diferentes trabajos:
2007La Gestión de los Documentos Electrónicos: Recomendaciones y Buenas Prácticas para
Universidades
2009. Esquema de Metadatos para la Implementación de la Administración Electrónica en las
Universidades
2010. Informe sobre la Implantación de la Administración Electrónica en las Universidades
2010. Propuesta de Recomendaciones para la Gestión y Conservación del Correo Electrónico
en las Universidades Españolas
2011. Informe sobre la Implantación de la Administración Electrónica en las Universidades
2012. Valoración de los documentos electrónicos: Estado de la cuestión.
A modo de presentación
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6. La valoración de documentos en el entorno
electrónico
Ev’ry gambler knows that the secret to survivin’
is knowin’ what to throw away and knowing
what to keep.
Kenny Rogers, The Gambler
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7. ¿Qué es la valoración documental?
“Proceso de determinar el período que los
documentos han de ser conservados, basados
en requisitos legales y en su uso actual y
futuro”. Glosario Society of American Archivists
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8. ¿ Por qué hablamos de valoración documental?
La necesidad de valoración siempre ha existido
Nuevo entorno Nuevos problemas Nuevas soluciones
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9. 5 motivos para valorar en el entorno electrónico
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Cumplir requisitos legales
Ahorro espacio físico y virtual
Información y protección documentos
críticos para la organización
Respaldo a la rendición de cuentas
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10. Presupuestos teóricos de la valoración
El entorno digital conlleva replanteamiento de
los supuestos teóricos y las relaciones entre
principios y conceptos.
Aplicar la teoría funcional de valoración
Valoración en el momento del diseño de los
ERDMS
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11. Diferentes teorías Diferentes metodologías
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12. Aspectos a destacar en las metodologías de
valoración
 Gestión de la selección
Desarrollo de políticas y estrategias que regulen la
valoración documental
 Determinación de lo que hay que valorar
Valorar funciones y documentos de forma complementaria
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13. Aspectos a destacar en las metodologías de
valoración
 Evaluación de la autenticidad e integridad
 Valoración en la fase de creación del
documento
Identificación de los documentos que deben ser
capturados en el sistema y objeto de valoración
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14. Aspectos a destacar en las metodologías de
valoración
Determinación de plazos y formatos de
conservación
Determinación de las condiciones de ejecución
de la regla de valoración
Revisión de las reglas de valoración
Determinación de la responsabilidad de la
valoración
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15. A modo de conclusión
La valoración es clave en la gestión documental
Documentar los principios y criterios de
valoración
Las decisiones de valoración pueden variar a
medio y largo plazo según la evolución
tecnológica
Actitud proactiva del archivero
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16. 16
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¡Muchas gracias!
Lidón París Folch
paris@uji.es
@LidonParisFolch
Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas (CAU)
http://cau.crue.org
https://es-es.facebook.com/pages/Conferencia-de-Archiveros-de-las-Universidades-
Españolas-CAU/167679666587162