1. Reglas que guiarán el trabajo de los foros
Aspectos generales:
1. El Foro Base y los Foros Temáticos son las instancias dispuestas por la compañía
para analizar y proponer soluciones viables y de consenso, para todos los
indicadores que implican controversias socio-técnicas que forman parte del
proceso de certificación FSC.
2. Tanto el Foro Base como los Foros Temáticos serán considerados espacios
participativos y abiertos, para discutir las distintas opciones técnicas involucradas
en el proceso. Sus debates y proposiciones serán expuestas de modo transparente
a la organización y a los actores externos vinculados al proceso.
3. Estos foros tendrán un carácter híbrido, porque su composición heterogénea
incluirá expertos, técnicos, trabajadores, líderes sociales y ciudadanos. Asimismo,
cada foro deberá tener representadas las distintas ubicaciones geográficas de la
empresa y los saberes en los ámbitos económico, social y ambiental, garantizando
con ello que los debates y las proposiciones posean una mirada sistémica y global.
4. Los integrantes de cada foro deberán participar con una actitud constructiva,
respetuosa y dispuesta a la búsqueda de alternativas de consenso. Cualquier
participante que viole normas de respeto interpersonal podrá ser marginado del
proceso, independiente de su grado de experticia o posición jerárquica.
5. Todos los foros serán facilitados y dinamizados por profesionales independientes,
entrenados y con experiencia en métodos de facilitación grupal. Éstos deberán
garantizar que todas las personas implicadas tengan igual oportunidad de
participar de los debates, evitando discusiones en las que se imponga
autoritariamente un saber sobre otro, y estimulando la aparición de perspectivas
divergentes para ser discutidas y resueltas.
6. Todos los integrantes deberán participar de manera voluntaria en los Foros. Nadie
estará forzado a aceptar la invitación, aunque sean trabajadores o ejecutivos
convocados por la empresa. Sin embargo, una vez aceptada la invitación, su
participación deberá ser regular y activa en el foro correspondiente, hasta que éste
sea cerrado por el equipo facilitador.
7. La empresa dispondrá todas las facilidades necesarias para que los integrantes de
los foros puedan participar sin inconvenientes. Esto incluye gastos y organización
de pasajes, alojamiento, alimentación y viáticos.
8. Los integrantes no recibirán retribución monetaria por su participación en los
Foros.
9. Las reuniones y eventos organizados por los foros serán realizadas exclusivamente
en horarios de trabajo.
10. Todas las sesiones de los Foros serán organizadas previa consulta a sus integrantes
de disponibilidad horaria para la fecha propuesta.
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2. Planificación del trabajo:
11. La agenda, así como las fechas y contenidos de cada sesión deberán ser conocidos
con anticipación al encuentro por todos los integrantes del foro.
12. Con el objeto de planificar las agendas de los integrantes, el equipo de
facilitadores deberá definir el programa de trabajo, la periodicidad de las
reuniones y el tiempo de cada sesión. Esto deberá ser informado a todos los
integrantes del foro.
13. Los horarios propuestos para el desarrollo de los foros, deberán ser respetados,
evitando extenderse más allá de lo acordado.
14. En los encuentros presenciales del foro, al inicio de cada reunión, se definirá el
objetivo del encuentro y al final, junto con la minuta se establecerá si el objetivo
se cumplió y en qué porcentaje.
15. Luego de cada sesión, se realizará el envío de una minuta. Adicionalmente, se
contará con un registro de cada sesión con los principales temas discutidos para
todos los integrantes del foro tanto en el acta como en una nota de la página web.
Difusión de la información pública:
16. El Foro Base valora el carácter transparente y abierto de su trabajo; sin embargo,
la difusión pública de la información generada en el proceso deberá ser consultada
a todos los miembros del foro.
17. Existirán 2 instancias principales de publicación de información relativa al trabajo
de los foros: éstas serán, el sitio web corporativo de Arauco, y el sitio web
especialmente generado para el proceso (www.foroabierto.cl). En ellas se podrá
exponer la información del trabajo de los foros, así como entrevistas que se
realicen a sus integrantes. Otros canales de difusión, deberán ser previamente
acordados.
18. Los distintos soportes de comunicación del proceso, especialmente la web Foro
Abierto, deberán explicitar que los integrantes externos del foro no desempeñan
una labor remunerada por la compañía, sino que son integrantes de una instancia
de diálogo abierto de la que participan voluntariamente, con la finalidad de ayudar
en la resolución de controversias entre Arauco y el entorno social. Las personas
externas que participan, se presentarán como “Partes interesadas que participan
individualmente con el propósito de influir en el proceso”.
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3. Información sobre el trabajo de los foros:
19. Se hará entrega, cada 15 días, y en la medida que haya información, de un reporte
general del proceso, que permita a todos los integrantes monitorear el estado de
avance de los distintos foros y temas que serán abordados. Este informe contendrá
el avance de los foros temáticos, y consignará información relevante de la página
web www.foroabierto.cl relativa a opiniones o aportes.
20. Todos los participantes de los foros temáticos sabrán de la existencia de los otros
foros, así como de sus integrantes y de las preguntas sobre las que están
trabajando.
Relación entre los participantes
21. La honestidad, la libertad y el respeto de opinión guiarán el trabajo de los foros. El
equipo de facilitadores y todos los miembros del Foro deberán velar por el respeto
a estos valores.
22. Los integrantes realizarán sus contribuciones y participarán de acuerdo a su
experiencia vivida y conocimiento personal, a la vez de tener la libertad de ser
portadores de otras opiniones cercanas.
23. Todos los miembros del foro tendrán la disponibilidad para contactarse
independientemente entre ellos.
Criterios para la definición de acuerdos
24. Para la toma de decisiones se requerirá consenso unánime en el Foro. De no haber
decisión unánime se dejará constancia de ello, quedando a disposición de consulta
las diferentes propuestas no acordadas.
25. Las soluciones deberán ser suficientemente flexibles como para ser válidas en las
distintas realidades locales.
26. Todas las propuestas de solución deberán ser valoradas en función de su
factibilidad social, económica y ambiental.
27. La discrepancia o desacuerdo será también considerado un resultado legítimo y
válido, a fin de no obstaculizar los avances en otros ámbitos.
28. Cada miembro del Foro contará con total libertad para proponer cualquier aspecto
referido al funcionamiento de este, para que sea debatido entre sus miembros.
Esto también contempla las propuestas relativas a la incorporación de nuevos
integrantes permanentes o visitantes.
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4. Criterios de conformación de los foros
29. El quórum mínimo para sesionar, considerará tanto participantes internos como
externos. Se requerirá un setenta por cierto (70%) del total de los participantes
para realizar la sesión. Del número de participantes del foro que son externos a la
compañía, deberá estar presente al menos el 50% de ellos. En el caso de ser
número impar se solicitará nivelar siempre el número hacia arriba. Esta regla
también será aplicable a los integrantes internos de los foros.
30. Se promoverá la paridad entre miembros externos e internos de la compañía en
los foros, sin embargo no será una condición obligatoria. Se busca sobre todo,
garantizar un universo de perspectivas presentes así como facilitar un ambiente
para el diálogo y las propuestas que se generen.
31. Existirá la posibilidad de retirarse plenamente y sin presiones. Cada miembro de
los foros será libre de declarar su no interés por seguir participando.
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