1. FRANCISCO HERNANDEZ 1

2. CONTENIDO
1. INTRODUCCION
2. CARTAS COMERCIALES
3. MEMORANDOS
4. CIRCULARES
5. SOBRES
6. ACTAS ADMINISTRATIVAS
7 .CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS
8. ELABORACION DE DOCUMENTOS
.
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3. 1. INTRODUCCION
Teniendo en cuenta la valiosa participación activa que tenemos en el
campo de organización documental, somos conocedores de la
importancia de el manejo y control de los documentos en la entidad y por
tanto la elaboración de los mismos por lo cual hemos diseñado el
siguiente instructivo con el fin de ser implementado por nuestros
funcionarios y así también de una forma garantizar nuestros servicios.
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4. 2. CARTAS COMERCIALES
Comunicación interna o externa entre la entidad y empresas públicas o
privadas. Estas pueden ser de carácter comercial o informativo.
MEMBRETE: Datos de la empresa (Document Express nit.900.305.628)
CONSECUTIVO: Numero de radicación o consecutivo que se le da al
documento.
FECHA: Día y lugar de origen de la comunicación.
DATOS DEL DESTINATARIO: Datos de la empresa o persona natural a
quien se le envía la comunicación (Nombre, Cargo, Entidad, y Dirección).
ASUNTO: Es la síntesis o resumen del contenido de la comunicación.
SALUDO O VOCATIVO: Línea opcional de cortesía.
Para elaborar la carta debemos tener en cuenta Las siguientes
observaciones:
MARGENES
-Superior; entre 3 y 4 cts., Inferior; 3 cts.
-Lateral izquierdo 4 cts., Lateral derecho 3 cts.
Zonas:
Zona uno: Espacio destinado para datos del remitente.
Zona Dos: dirección, apartado aéreo, teléfono.
Zona tres: registro o sello del destinatario.
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5. DOCUMENT EXPRESS (ZONA UNO)
NIT: 900.305.628
(ZONA TRES) destinatario
Avenida Aeropuerto Teléfono: 582 44 44 ext. 2750
(ZONA DOS)
PARTES DE LA CARTA:
CODIGO O NUMERO
Consecutivo de la comunicación o carta, se escribe a tres interlineas del
margen superior.
FECHA: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envió
se escriben de dos a tres interlineas del número así:
San José de Cúcuta, 02 de abril de 2009.
DATOS DEL DESTINATARIO
Se dirige en forma personalizada es decir a un funcionario especifico si
es posible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable, los datos
se colocan entre cuatro y seis interlineas después de la fecha.
Contenido del destinatario:
Tratamiento: Titulo Académico: Señor, Doctor, Ingeniero.
Nombre del destinatario: Carlos Alberto Forero, puede ir en mayúscula
inicial o sostenida.
Cargo: se escribe con mayúscula inicial. (Gerente).
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6. Empresa: Línea donde se ubica la razón social, sigla o acrónimo, en caso
de nombre completo se coloca en mayúscula inicial. DIAN (Dirección
Nacional de Impuestos)
Dirección o apartado: se utiliza una de las dos. En la carta se escribe de
la misma dirección que se registra en el sobre. No se deben abreviar
calles, carreras o avenidas. Calle 29 45-90 cuando es apartado (apartado
3809).
Ciudad: se identifica así sea local la correspondencia., San José de
Cúcuta, Norte de Santander.
Si va al exterior se coloca en este mismo espacio la ciudad y luego el
país:
BUENOS AIRES
ARGENTINA
Asunto: esta línea es opcional síntesis del tema de la carta (Contrato de
Obra).
Saludo o Vocativo: Para damas el nombre y caballeros el apellido.
Como saludo independientes se ubica a dos interlineas del asunto, y
como parte inicial del texto a tres interlineas.
Apreciado doctor Hernández
Respetada doctora Amanda.
Texto: se ubica a tres interlineas del saludo o el asunto se trata un solo
tema por carta se omiten temas personales, se emplea tratamiento de
usted, no debe presentar errores técnicos ni mecanográficos.
Para las páginas subsiguientes el papel debe ser el mismo color y
tamaño, el encabezado se ubica a dos interlineas del logotipo o a tres del
borde superior, este puede contener tratamiento y cargo del destinatario
al borde izquierdo y al derecho el numero de pagina consecutivo.
La última página debe contener como mínimo el último párrafo del texto
antes de la despedida. (Doctora Martha patricia Gómez 2).
Despedida: Línea de Cortesía se escribe a dos interlineas del texto,
Cordialmente,
Remitente: Se ubica a cuatros o seis interlineas. Se debe tener en cuenta
como se diligenciaron los datos del destinatario, si se utilizo mayúscula
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7. inicial o sostenida se hace de la misma forma. (Antonio María Cañas,
ANTONIO MARIA CAÑAS).
Anexos: se ubican a dos interlineas del firmante, seguida de dos puntos y
a dos espacios se especifica el contenido (Anexo uno: 5 hojas).
Transcriptor: se ubica a dos interlineas del ultimo renglón escrito y se
coloca con letra mas pequeña. (Francisco Rodolfo Hernández Medina).
.
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8. 3. MEMORANDOS
Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, se utiliza para
transmitir información, orientaciones o pautas a las dependencias locales,
regionales, nacionales o internacionales.
También se utiliza bloque y bloque extremo. Márgenes y zonas igual que
la carta.
La ubicación de la palabra MEMORANDO se realiza a dos o tres
interlineas del encabezado de la pagina esta va centrada y en mayúscula
sostenida.
El contenido de este documento va de la siguiente forma:
NUMERO: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código
dependencia, de 2 a 3 interlíneas de la palabra MEMORANDO.
FECHA: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3
interlíneas del número.
PARA: Se coloca a tres interlineas de la fecha y seguida de dos puntos se
escriben los datos del destinatario.
DE: A dos interlineas de la preposición PARA, seguida de dos puntos se
colocan los datos del remitente.
ASUNTO: Resumen o síntesis del texto
El TEXTO se coloca a tres o cuatro interlineas del asunto.
Para las páginas subsiguientes se utiliza el papel de las mismas
características, puede ser con logotipo o en blanco.
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9. 4. CIRCULARES
Comunicación de carácter general o normativa con el mismo contenido y
va dirigida a varios destinatarios esta pueda ser nivel de la misma entidad
para dar a conocer algún cambio o política. En este caso también aplican
los estilos de bloque o bloque extremo, los márgenes utilizados son:
Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 4 cm
Lateral derecho entre 2 y 3 cm
De acuerdo al destinatario las circulares pueden ser:
CARTA CIRCULAR OCIRCULAR EXTERNA:
Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para
diferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración
de cartas.
CIRCULAR INTERNA O GENERAL:
Se ubica en mayúscula inicial y centrada la palabra circular centrada y
destacada.
PÁGINAS SUBSIGUIENTES: Se utiliza la misma calidad de papel,
encabezado a tres interlineas del borde superior o a dos del logo el primer
párrafo se inicia de 2 a 4 interlineas del borde superior.
DESPEDIDA: Expresión de cortesía a 2 interlíneas del texto, contra el
margen izquierdo. Breve o frase terminada en punto.
REMITENTE: Nombre de 4 a 6 interlíneas de la despedida en mayúscula
sostenida. El cargo a 1 interlínea del nombre, con mayúscula inicial sin
centrar. (Tener en cuenta estilo elegido). Preferiblemente firma a
manuscrita.
Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la
carta.
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10. 5. SOBRES
Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío.
ZONAS:
Zona 1: En este se encuentran ubicados razón social, nit, acrónimo o
logotipo de la entidad si lo poseen, se localiza entre 3 y 4cm verticales del
borde superior.
Zona 2: En esta se ubica dirección, apartado, teléfono, dirección
electrónica entre otras características según disposiciones legales,
ciudad y país. Se encuentra entre 1.5 y 2 cm. del borde inferior del borde,
puede abarcar todo el ancho.
Zona 3: Espacio en blanco destinado para uso de correo.
El sobre se divide en tres tercios horizontales:
Tercio izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL,
CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las cuales se
ubican centradas en la parte inferior.
Tercio central: para ubicar datos del destinatario.
Tercio derecho: para uso exclusivo de la oficina de correo.
Recomendaciones:
Se recomienda que los sobres de Manila lleven impresos el membrete.
El tamaño debe ser el adecuado según anexos.
Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir
número telefónico antes de la ciudad.
Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se
adhiera al documento.
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11. 6. ACTAS ADMINISTRATIVAS
Documento en el consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.
MARGENES: Igual a la carta
TITULO: Nombre del grupo que se reúne. Aclarar cuando sea de
carácter extraordinario.
PRESENTACIÓN: En hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempo
pasado. No se inicia con gerundio.
No debe presentar errores mecanográficos, ortográficos, gramaticales ni
de puntuación. Sin borrones ni repisados.
PAGINAS SUBSIGUIENTES
Papel del mismo color, calidad y tamaño.
Encabezamiento de 2 a 3 cm del borde superior contra el margen
izquierdo. Se identifica con el nombre de la reunión y el número separado
con guión, al margen derecho se escribe el número.
Se inicia párrafo de 2 a 3 interlíneas del encabezado.
RAZÓN SOCIAL: Margen superior de la primera página
TITULO: Nombre de la reunión y su naturaleza, centrados, mayúscula
sostenida a 3 interlíneas del logo (Puede ir en negrilla).
DENOMINACIÓN DOCUMENTO Y NÚMERO: A 3 interlíneas del título
se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a
continuación el número.
FECHA
Al margen izquierdo, a 3 interlíneas de la denominación del documento se
escribe FECHA: en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al
frente se escribe la fecha.
HORA
Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas. Al frente se escribe la
hora de inicio y la de finalización de la reunión. (HORA: De 09:15 a las
10:30 horas)
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12. LUGAR
Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas de hora, en mayúscula
sostenida de dos puntos. (Hotel El Barón, Salón Diamante)
ASISTENTES
Margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas, mayúscula sostenida y seguida
de dos puntos. Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula
inicial a interlineación sencilla, separando cargo con coma. (Ingeniero
Eduardo Casas Burgos, Presidente).
Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora lista aparte que se incluye
como primer anexo y se especifica así:
ASISTENTES:
Lista adjunta (120 personas)
INVITADOS:
Se mencionan en caso de existir.
AUSENTES:
Se mencionan en caso de existir con o sin justificación.
ORDEN DEL DIA:
Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas del último nombre y con
mayúscula sostenida. De 1.5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo
se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial. Entre
un tema y otro se deja 1.5 o 2 interlíneas.
DESARROLLO:
Al margen izquierdo, a 3 interlíneas y con mayúscula sostenida. A 2
interlíneas se inicia el primer tema (con negrilla si se desea). A dos
interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto a
interlineación sencilla.
CONVOCATORIA:
Si se programa una nueva reunión. Contra el margen izquierdo a 3
interlíneas. Se indica fecha y hora de la próxima reunión.
FIRMAS DE LOS ASISTENTES:
En mayúscula sostenida, debajo el cargo con mayúscula inicial.
ANEXOS: Si los hay
IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: Si se desea.
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13. 7. CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS
CONSTANCIAS:
Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o
circunstancias que no requieren solemnidad.
Para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo, jornada
laboral, comportamiento, etc.
CERTIFICADO:
Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
Sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia eventos, documento
identidad, paz y salvos, exámenes médicos, etc...
ESTILOS
BLOQUE EXTREMO
Número, fecha y firmante parten del margen izquierdo)
BLOQUE
Número, fecha y firmante parten del centro hacia el margen derecho.
Los márgenes igual que la carta.
CONTENIDO
NÚMERO :
Opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior y según el estilo.
FECHA:
De 2 a 3 interlíneas, en forma completa
CARGO:
De 3 a 4 interlíneas, mayúscula sostenida y centrado precedido por EL-
LA.
IDENTIFICACION:
Después de las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR van
seguidas de dos puntos de 3 a 4 interlineas y en mayúscula sostenida.
TEXTO:
se escribe de 3 a 4 interlineas.
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14. FIRMANTE: Se escribe con mayúscula sostenida de 4 a 6 interlineas.
ELABORACION DE DOCUMENTOS
Con anterioridad vimos paso a paso las el contenido e indicaciones para
realizar cada uno de los documentos generados por la entidad a
continuación veremos los ejemplos para soportar con mayor objetividad
su posterior elaboración para cuando sean requeridos.
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15. 03-39
San José de Cúcuta, 26 de enero de 2010
Doctora:
Gladis Albarracin Villamizar
Coordinador CAID
Centrales Eléctricas de Norte de Santander
San José de Cúcuta
Asunto: Prestación de Servicios
Respetada señora Gladys:
Con el agrado de ofrecer nuestros servicio en la organización de fondos
documentales atendemos su solicitud mediante comunicado con numero
de radicado 320-15-325 la cual llego a nuestras instalaciones a las 15:25
horas del día 20 de enero del año en curso, en el cual nos hace referencia
al cobro de nuestros servicios y este es de $1.500.360 (un millón
quinientos mil trescientos sesenta pesos).
Cualquier información favor comunicarse al numero celular 31 12 56 98
66.
Agradeciendo su atención.
Atentamente.
Carlos Alberto Forero
Gerente
Anexos: uno (una hoja)
Francisco H.
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16. 03-40
San José de Cúcuta,
Doctora:
Gladis Albarracin Villamizar
Coordinador CAID
Centrales Eléctricas de Norte de Santander
San José de Cúcuta
Asunto: Prestación de Servicios
Respetada señora Gladys:
Con el agrado de ofrecer nuestros servicio en la organización de fondos
documentales atendemos su solicitud mediante comunicado con numero
de radicado 320-15-325 la cual llego a nuestras instalaciones a las 15:25
horas del día 20 de enero del año en curso, en el cual nos hace referencia
al cobro de nuestros servicios y este es de $1.500.360 (un millón
quinientos mil trescientos sesenta pesos).
Cualquier información favor comunicarse al numero celular 31 12 56 98
66.
Agradeciendo su atención.
Atentamente.
Carlos Alberto Forero
Gerente
Anexos: uno (una hoja)
Francisco H.
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17. MEMORANDO
03-41
San José de Cúcuta, 01 de febrero de 2010
PARA: Personal Contratista
DE: Gerente General
ASUNTO: Invitación Reunión
Invitamos cordialmente a reunión para informar sobre nuevas pautas de
contratación implementadas en el año 2010 esperamos contar con su
asistencia puntual, dicha reunión se llevará a cabo a las 08:00 horas el
día jueves 04 de febrero del año en curso en las oficinas donde se
ejecutan las labores dentro de Centrales Eléctricas de Norte de
Santander.
Cordialmente,
Carlos Alberto Forero
Francisco H:
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18. CIRCULAR
03-42
San José de Cúcuta, 01 de febrero de 2010
PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS
Asunto: Seminario
Se Informa al personal que se estará ofreciendo un seminario realizado
por un funcionario del Archivo General de la Nación sobre
recomendaciones y pautas para el manejo de las historias clínicas favor
acercase a la oficina principal ubicada dentro de las instalaciones de
CENS para realizar la respectiva inscripción.
Se les agradece acercarse a talento humano para darles más información
y realizar su respectiva inscripción.
CARLOS ALBERTO FORERO
Gerente General
Anexo: Folleto
Francisco H.
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19. ESPACIO CORREO
ZONA 1
ZONA 3
SEÑOR
LUIS ALBERTO
RANGEL
GERENTE
CENS
SAN JOSE DE
CUCUTA
ZONA 2
ZONA 1
SEÑOR
LUIS ALBERTO RANGEL
GERENTE
CENS
SAN JOSE DE CUCUTA
Zona 2
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20. ACTA 001
CONTRATO 310-069-2009
FECHA: 25 DE JULIO DE 2009
HORA: 14:00 HORAS
LUGAR: Centrales Eléctricas De Norte de Santander
ASISTENTES: Doctor Luís Alberto Rangel Becerra-Gerente
Doctora Gladys Albarracin-Profesional P1 Caid
Ingeniero Carlos Alberto Forero-Contratista
ORDEN DEL DIA
1. Verificación de documentos
2. Análisis posibles cambios de sitios de ejecución
DESARROLLO:
1. Verificación de documentos
Se Reviso la documentación dada por document Express para la
ejecución de el contrato quedando pendiente por presentar hoja de vida
del señor Javier Eduardo Martinez.
2. Análisis posibles cambios de sitios de ejecución de contrato
Se propuso el cambio de sitio de ejecución del contrato, fue aprobado por
el doctor Luís Alberto Rangel Becerra.
Luís Alberto Rangel Becerra Carlos Alberto Forero
Gerente CENS Contratista
Gladys Albarracin
Profesional P1 Caid
Francisco Rodolfo Hernández Medina
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21. EL REPRESENTANTE DEL CONSORCIO DOCUMEN EXPRESS-
DIGITAL COMPANY
NIT: 900.305.682-8
CERTIFICA
Que el señor FRANCISCO RODOLFO HERNANDEZ MEDINA
identificado con cedula de ciudadanía No. 88.243.857 de expedida en
Cúcuta, presto sus servicios en nuestra empresa mediante orden de
trabajo 3504 de 2008 con Centrales Eléctricas del Norte de Santander
para la organización técnica de los archivos desde el 14 de octubre de
2008 hasta el 30 de junio de 2009 con el cargo de auxiliar de archivo
mostrándose como una persona seria y responsable en el cumplimiento
de sus deberes.
La presente solicitud se expide a solicitud del interesado.
Dada en San José de Cúcuta a los 08 días del mes de julio del 2009.
CARLOS ALBERTO FORERO DIAZ
Gerente
FRANCISCO RODOLFO HERNANDEZ MEDINA
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