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TECNICAS DE OFICINA
Técnico Asistencia en Organización de Archivos
PATRICIA ROCHA SIERRA
Administradora de Empresas
Es. Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión
Tgo. Gestión Documental
Celular : 3106593132
Teléfono: 4221560
LA CARTA
COMERCIAL CONCEPTO
Es una comunicación escrita que cursa una
empresa con otras empresa, una empresa
con una persona natural o una empresa
con sus empleados.
La comunicación es interna cuando se da
entre la empresa y sus empleados.
Ejemplo: memorandos, circulares internas
y solicitudes de los empleados.
La comunicación es externa cuando se da
entre personas de varias empresas.
Ejemplo: una empresa solicita a otra envió
de materia prima.
• Los márgenes de una carta
comercial están sujetos a la
extensión de la carta:
Superior 3 ó 4 cm
Izquierdo 3 ó 4 cm
Derecho 2 ó 3 cm
Inferior 2 ó 3 cm
• Encabezados de las páginas
subsiguientes entre 2 y 3 cm .
MÁRGENES
Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la
diagramación de la papelería así:
MODELOS
Comprende tres zonas:
– En la zona 1 se escribe el membrete que es la inscripción impresa
del conjunto de datos que identifican a una persona natural o
jurídica; así:
a. Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.
b. Razón social: Nombre que identifica a una empresa.
c. Nit. o Rut: número de identificación tributario ó registro único
tributario.
– En la zona 2 se escribe: La dirección, teléfono, fax, e-mail, apartado
aéreo, ciudad y país si se requiere.
– En la zona 3 se deja el espacio en blanco para efectos de radicación
de la empresa a donde es enviada.
MODELO 1
MODELO 2
Tiene dos zonas:
– En la zona 1 se imprimen los datos del remitente (logotipo, razón social,
Nit, dirección, teléfono, fax, e-mail, apartado aéreo, ciudad y país si se
requiere).
– En la zona 2 se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo.
1. ESTILO BLOQUE EXTREMO
2. ESTILO BLOQUE
ESTILOS
Estilo Bloque Extremo
•
Todas las líneas partes del margen
izquierdo.
Las líneas de número, fecha, asunto (si lo hay), nombre
del remitente y cargo se colocan partiendo del centro
hacia el margen derecho
ESTILO BLOQUE
PARTES DE LA CARTA
La carta comercial comprende las siguientes líneas: –
Líneas Principales
• Línea Opcional (asunto)
– Líneas especiales.
1.6.1 Líneas Principales. Son líneas que aparecen en toda carta comercial
– Número
– Ciudad y fecha de origen
Datos del destinatario
Asunto (opcional)
– Saludo
– Texto o cuerpo de la carta
– Despedida
– Datos del remitente
2 Líneas especiales
PARTES DE LA CARTA
• El número debe ser consecutivo según lo establece el código de
comercio. Se escribe de dos a tres interlineas de la margen superior
(zona 1) y comprende cinco dígitos iniciando con el 00001 hasta el
99999. Se puede continuar con el consecutivo al cambiar el año o se
puede volver a iniciar la numeración ; queda a criterio de la empresa. Al
número consecutivo se le puede agregar el código de la dependencia.
Ejemplo: SG-00087 .
• Estilo Bloque Extremo Estilo Bloque
NÚMERO
En la Fecha van los datos del nombre de la ciudad de origen y la
fecha de envío, se escriben de dos a tres interlineas del número
y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año
sin separarlo con punto. Ejemplo: Piedecuesta, 25 de marzo de
2001_
CIUDAD Y FECHA
Estilo Bloque
Estilo Bloque Extremo
• Los datos del destinatario se dirigen de forma personalizada, es decir a un
funcionario especifico, se escriben de cuatro a seis interlineas de la ciudad y
fecha de origen. Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la
mitad del escrito y la interlineación sencilla. Comprende:
• – Tratamiento. Puede ser de cortesía como: Señor, Señora o Señorita o
académico como: Doctor(a), Licenciado(a), Ingeniero(a), Economísta y se escribe
con mayúscula la inicial.
• – Nombre del destinatario. El nombre del destinatario se ubica en la segunda
línea. Se escribe a una interlínea del tratamiento con mayúscula inicial o
mayúscula sostenida; de preferencia se escriben los dos apellidos y nombres completos
y no se utiliza negrilla. Ejemplo:
• Señora
Martha Díaz Pérez
• Señora
MARTHA DÍAZ PÉREZ
Datos del destinatario
. El cargo se escribe con mayúscula inicial, a una
interlínea si el nombre del cargo es demasiado extenso
puede repartirse en dos líneas para guardar la armonía
con los datos restantes. Ejemplo: Gerente General.
– CARGO.
CARGO
– Empresa. La empresa va en la línea siguiente del cargo, a una
interlínea con mayúscula inicial y la denominación más
ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o
acrónimo, así:
En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con
mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y
otras que pueda contener la razón social.
Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la
razón social, se escriben en
mayúscula sostenida. Con punto o no, según lo haya registrado
la institución ante la Cámara de comercio
Ejemplo:
Fibras Plásticas S.A.
I.C.B.F.
BCH
Los acrónimos conformados por varias letras extractadas del
nombre completo de la razón social se escriben con mayúscula
inicial. Si se desea destacar el acrónimo, puede digitarse en
mayúscula sostenida. Ejemplo:
Sena o SENA
ICONTEC o Icontec
CEDECO o Cedeco
CARGO
CARGO
– Dirección o apartado. Se utiliza una de las dos. En la carta se escribe la
misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan dos espacios a máquina o cuatro a
computador, entre el número de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la
abreviatura de número (No.). No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás.
Ejemplo:
Señora
MARÍA ANGÉLICA RUIZ PÉREZ
Jefa de Proyectos
Carvajal S.A.
Calle 75 38-42
Doctor
JOSÉ ARCADIO PEÑA PARRA
Director General
Seguros Bolívar
Apartado aéreo 47947
Nombre de la ciudad. Se escribe con mayúscula inicial a una
interlínea de la dirección o apartado si lo hay. No se subraya ni se
coloca punto. La ciudad se identifica por su nombre, aun
tratándose de correspondencia local. Cuando se necesita aclarar
la división geográfica, se escribe coma (,) después de la ciudad y
a continuación la división geográfica.
Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en
la misma línea de la ciudad o en la línea siguiente, dependiendo
de la extensión de los datos. Ejemplo para destinatario local:
Bucaramanga, 25 de marzo de 2001_
CARGO
MARÍA ANGÉLICA RUIZ PÉREZ
Jefa de Proyectos
Carvajal S.A.
Calle 75 38-42
Bucaramanga
• Ejemplo para destinatario de otra ciudad:
Bucaramanga, 25 de marzo de 2001_
Doctor
JOSÉ ARCADIO PEÑA PARRA
Director General
Seguros Bolívar
Apartado aéreo 47947
Santafé de Bogotá D.C.
(D.C. solamente se escribe en los datos del destinatario, se omite en la fecha
El asunto es opcional; constituye la síntesis del tema de la Carta,
expresada en máxima cuatro palabras, con mayúscula inicial y sin
subrayar. Se escribe a tres interlineas de los datos del destinatario cuando
no hay saludo independiente y a dos cuando lo hay. Ejemplo:
• Asunto: Solicitud de equipos de computación
Estilo Bloque Extremo Estilo Bloque
ASUNTO
SALUDO
El saludo o vocativo: Frase o línea de cortesía que finaliza en dos
puntos cuando se trata de vocativo o en punto cuando se trata de
saludo. Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros
el apellido. Se puede elegir cualquiera de las siguientes opciones:
– Como saludo independiente se escribe a tres interlíneas de los
datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay.
Ejemplos:
Apreciado señor Botero:
Apreciada ingeniera Gloria:
Señora Ministra:
Cordial saludo señor Martínez:
Como parte inicial del texto se escribe de cuatro a seis interlineas de los datos del
destinatario, o a tres del asunto si lo hay.
Ejemplo:
– Tenemos el gusto de saludarlo, señor Suárez y al respecto me permito …
– Con agrado lo saludamos, señor Suárez, y le comunicamos …
– Respetuosamente lo saludamos y confirmamos …
– Con nuestro cordial saludo adjuntamos …
Estilo Bloque Extremo Estilo Bloque
SALUDO
El texto Es el mensaje que se transmite al destinatario. Está
contenido en uno ovarios párrafos. Se escribe a una interlinea
entre renglones y a dos entre párrafos y se debe redactar en
forma clara, breve, directa, sencilla y cortes; de preferencia se
debe expresar en primera persona del plural (nosotros) ya que
representa a un grupo empresarial, así se trate de un solo
firmante. Se debe utilizar el tratamiento de usted y es muy
importante que la carta no presente errores técnicos,
ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
TEXTO
Se debe tratar un solo tema por carta. En las comunicaciones comerciales se omiten
los temas personales.
Inicie de cuatro a seis interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto ni
saludo independiente. Comience a tres interlineas del asunto o del saludo
independiente, cuando los hay. El texto siempre debe digitarse en modo justificado.
Estilo Bloque Extremo Estilo Bloque
TEXTO
• La despedida es una expresión de cortesía que se escribe a dos
interlíneas del texto, tanto estilo bloque extremo, como estilo bloque;
puede emplearse una palabra seguida de coma o una frase terminada
en punto.
• Ejemplos de despedida breve seguida de coma (,):
Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
• Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.):
Agradecemos su gentil colaboración.
Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Para nosotros es un gusto servirle.
DESPEDIDA
El Remitente es el nombre que se sitúa de cuatro a seis interlineas de la
despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario, se escribe en
mayúscula sostenida a con mayúscula inicial. El cargo se anota en la línea
siguiente, a una interlínea del nombre del remitente con mayúscula inicial,
sin centrar.
El funcionario responsable firma encima del nombre mecanografiado. En el
caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno debajo del otro o
en pareja. En caso de más de dos firmantes, si el número es impar, el último
se centra. Ejemplo:
• Carlos Andrés Pérez Rueda
Gerente General
DATOS DEL REMITENTE
Estilo Bloque Extremo Estilo Bloque
DATOS DEL REMITENTE
El anexo. Se emplea cuando junto a la carta se envían otro documentos
(cheques, letras, pedidos, facturas, folletos, catálogos, etc.). La línea de
anexos permite al remitente y al destinatario verificar el envío y recibo de
ellos. Si se quiere se detalla en el texto al final de la carta a dos interlineas
del firmante contra el margen izquierdo la palabra Anexo o Anexos,
seguida de dos puntos (:). A dos espacios se anuncia la cantidad; de
preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo. Ejemplo:
Anexo: uno (cinco hojas)
Anexos: tres (dos usbs y un cheque)
Anexos: tres (nueve hojas)
LÍNEAS ESPECIALES
• La copia se pone a dos reglones del firmante o a dos reglones del anexo si los
hay, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, seguida de dos
puntos (:). A dos espacios se relacionada los destinatarios, así: tratamiento,
nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la empresa se
omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla. Se puede escribir de dos
formas:
• – En línea separada.
Copia: Sr. Andrés Páez Rueda, Gerente Financiero, Camacol S:A:
Dr. Fabio Pedraza Díaz, Jefe de Operaciones, Carvajal S.A.
• – En línea seguida.
Copia: Señores Andrés Páez Rueda, Gerente Financiero, Camacol S:A.; Dr.
Fabio Pedraza Díaz, Jefe de Operaciones, Carvajal S.A.
• Las copias fijas para el archivo no se enuncian, por ser reglamentarias de una
empresa.
LÍNEAS ESPECIALES
La identificación del transcriptor a dos interlineas del firmante o
del último renglón escrito, se anota el nombre con mayúscula
inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir
el documento, y se recomienda utilizar letra mas pequeña; en caso
de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.
Ejemplo:
Andrea P. Para mujer
R. Celis. Para hombre
Nota: Si la persona que firma es la misma que escribe el
documento, no se necesita identificación del transcriptor.
Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma, sitúa su
rúbrica contra el margen inferior izquierdo, en la copia para el
consecutivo de correspondencia.
Estilo Bloque Extremo Estilo Bloque
Para cartas de un párrafo es conveniente modificar los
límites de medidas convencionales:
– 6 interlíneas para iniciar destinatario
– El párrafo a interlineación de uno y medio o dos y el
doble para la despedida.
– Las líneas especiales se pueden separar por 3
interlíneas.
– No se cambia la interlineación sencilla para los datos del
destinatario y
Remitente.
-3 interlíneas entre el margen superior y el número
CARTA DE DOS O MÁS PÁGINAS
Para cartas cuyo contenido en el texto es largo y requiere dos o más páginas
(Páginas subsiguientes), se tiene en cuenta lo siguiente:
– Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la
razón social.
– La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las
hojas.
– El encabezado se ubica entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja en
papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social, con
mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el
margen izquierdo y el número de la página contra el margen derecho.
– La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del
destinatario, opcionalmente con la fecha abreviada o con el número
(referencia); con código de dependencia si se desea; la razón social o la sigla.
Margen izquierdo Margen derecho
Ingeniero Luis Castañeda Londoño
Señora Claudia B. de Montoya. 11-04-24
Dr. Carlos Alberto Sandoval. 41225
Productos y Servicios S. A.
DCE-412561
2
2
2
2
2
Carta de dos o más páginas
• – El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro
interlíneas del encabezado.
• – En caso de que se termine la página antes de finalizar un párrafo
completo, se dejan mínimo dos renglones en ésta y dos en la siguiente.
– La última página debe contener, como mínimo, el párrafo de cierre
antes de la despedida.
CARTA DE DOS O MÁS PÁGINAS
EL SOBRE
El sobre es la cubierta que guarda y protege un
documento, para su entrega o envió.
De acuerdo con su aplicación comercial, se clasifican en:
Sobre oficial (Con ventanilla o sin ventanilla)
Sobre para tarjeta
Sobre de manila
De acuerdo con su destino los sobres se clasifican en:
Local
Nacional
Internacional
En la zona 1 se ubica el logotipo, la razón social y Nit.
En la zona 2 se escribe la dirección, apartado, fax, e-mail, teléfono y ciudad.
CLASIFICACIÓN
Zona1
Espacio destinado para la ubicación de la razón social, sigla o acrónimo,
logotipo en caso de tenerlo y Nit (opcional). Ocupa los dos primeros
tercios, desde el borde izquierdo del sobre y entre 3 y 4 cm verticales
desde el borde superior.
Zona 2
Espacio destinado para la impresión de la dirección, apartado, fax,
teléfono, télex, dirección electrónica (e-mail), ciudad y país. Ocupa entre
1,5 y 2 cm desde el borde inferior del sobre y horizontalmente puede
abarcar todo el ancho.
Zona 3
Espacio superior derecho que se deja libre para uso del correo.
ZONAS
Se divide en tres tercios distribuidos así: ESQUEMA DE SOBRE
PARTES DEL SOBRE
Tercio Izquierdo
Se empieza para anotaciones tales como: confidencial, personal, contiene
disquete, contiene videocinta, contiene cinta magnética, contiene
muestras, entre otras, las cuales se ubican centradas en la parte inferior
del tercio.
Tercio Central
Se utiliza para ubicar los datos del destinatario.
Tercio Derecho
Es para uso exclusivo de la oficina correo.
ESQUEMA DE SOBRE
DATOS DEL REMITENTE
Se distribuyen según modelo seleccionado y constan de: razón social, sigla o
acrónimo, logotipo en caso de tenerlo, dirección, apartado, fax, teléfono, télex,
Nit (opcional), ciudad, país y dirección electrónica (e-mail).
DATOS DEL DESTINARIO
Se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el
tamaño del sobre, su distribución debe ser armónica. Se dirige en forma
personalizada; si es imposible obtener el nombre, se envía al cargo del directivo
responsable.
• Estos datos se escriben a interlineación sencilla y pueden ocupar hasta ocho
renglones.
• Nota: El nombre de la ciudad de destino sea local, nacional o internacional se
escriben de preferencia en mayúscula sostenida.
ESQUEMA DE SOBRE
• Se recomienda que el sobre oficio coincida en color, calidad y diseño con la papelería.
• Se recomienda que los sobres de manila lleven impreso el membrete.
• El tamo del sobre, para envió de anexos, debe permitir guardarlos sin dobleces.
• En los sobre de manila a partir del tamaño carta, se recomienda escribir los datos del
destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación de uno y medio.
• La impresión o escritura de los datos tanto del remitente como del destinatario, en sobres
de manila, pueden hacerse en sentido vertical u horizontal. En este último caso se deja
solapa hacia el lado derecho.
• Si se requiere escribir el número del teléfono en los datos del destinatario, se digita en el
renglón anterior a la ciudad.
• Si se utiliza etiqueta para los datos del destinatario, esta se adhiere centrada en el segundo
tercio del sobre.
• La solapa del sobre se sella por completo, cuidando que el pegante no se adhiera al
documento que contiene. El sobre no debe cerrarse con grapas, ni elemento metálico
alguno.
RECOMENDACIONES GENERALES
El doblez es diferente, según se trate de guardar el documento en sobre
convencional (rectangular) o sobre con ventanilla, así:
Doblez de la carta para sobre convencional (rectangular):
Se lleva el borde inferior de la hoja hasta aproximadamente 3 ó 4 cm
arriba de la mitad; se efectúa el primer doblez y se trae el borde superior
de la hoja hacia abajo, dejando una pestaña de un centímetro; después se
hace el último doblez. Se inserta la carta en el sobre, de forma que al
extraerla quede en posición de lectura.
El doblez de la carta para sobre con ventanilla se hace de acuerdo con las
dimensiones del sobre que emplee cada empresa y con la posición de la
ventanilla.
PLEGADO DE LA CARTA
El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura
del texto.
La cinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y
mantener la nitidez del documento.
RECOMENDACIONES
CONCEPTO: Es una comunicación escrita de carácter interno de una
empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y
pautas a las dependencias locales. regionales, nacionales, o
internacionales.
EL MEMORANDO
Estilo Bloque
 MÁRGENES:
Superior e Izquierdo 4 ó 3
Derecho o inferior 3 ó 2
 ESTILOS:
+ Bloque extremo
+ Bloque
+ Formato Impreso
EL MEMORANDO
 Membrete
Denominación del documento
Número
Fecha
Encabezamiento
Texto
Despedida
Remitente
Líneas especiales
– Anexos
– Copias
– Identificación del transcriptor
PARTES BÁSICAS:
Contiene los datos de identificación de la empresa: Logotipo, razón social,
Nit, dirección, teléfono, fax, e-mail, apartado aéreo, ciudad y país si se
requiere.
MEMBRETE
Modelo 1 Modelo 2
Se escribe de dos a tres interlíneas del margen superior la palabra
MEMORANDO, en mayúscula sostenida y centrada.
• Número
Es consecutivo y puede antecederle el código de la dependencia. Se
escribe de dos a tres interlíneas de la palabra MEMORANDO.
• Fecha
En orden de día, mes y año, se escribe de dos a tres interlíneas del
número.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO
• – La preposición PARA se escribe a tres interlíneas de la fecha
en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos. Al frente se anotan los
datos del destinatario con mayúscula inicial.. – La preposición DE se
escribe a dos interlíneas de la palabra PARA, en mayúscula sostenida,
seguida de dos puntos. Al frente se anotan los datos del remitente, con
mayúscula inicial.
– El vocablo ASUNTO se escribe a dos interlíneas de la preposición DE,
en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos. Al frente se anota la
síntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con mayúscula
inicial.
• NOTA: La información correspondiente a los vocablos anteriormente
descritos, se inicia a dos espacios de la palabra ASUNTO.
ENCABEZAMIENTO
Se podrán escribir de tres maneras, así:
1a. Forma
Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente. Nombre y cargo, separado por coma el nombre del cargo.
EJEMPLO:
PARA: Señora Nancy Pinedo Campo, Instructora de Secretariado
DE. Carlos Uribe Tarazona, Coordinador de Formación Profesional
ASUNTO: Reconocimiento
Atentamente, .
Anexos: Formatos de evaluación Maricely G.
Fíjese que en este caso se omitió el nombre y el cargo y solamente deberá aparecer la firma de
puño y letra del responsable de este memorando.
NO TRACE NINGUNA RAYA PARA DELIMITAR LA FIRMA. OK?
DILIGENCIAMIENTO DE LOS DATOS DEL DESTINATARIO Y DEL REMITENTE
• 2a. forma:
PARA: Tratamiento, nombre y cargo
DE. Cargo
Ejemplo:
PARA: Señorita Gina Caviedes Maestre, Jefe de Sistemas
DE: Directora Regional
ASUNTO: Reunión Programación de cursos.
Después del asunto, deje cuatro (4) interlíneas para iniciar el texto. Se escribe totalmente contra el margen
izquierdo a una interlínea y dos entre párrafos. Dos interlíneas para la despedida. Cuatro o seis interlíneas para los
datos del remitente.
Atentamente,
Lourdes María Caballero Lacouture
2 interlíneas
Copia: Señora Nurys Rondano Mejía, Coordinadora Académica
2 interlíneas
Ana M.
• NOTE QUE EN ESTE CASO SOLO SE ESCRIBIO EL NOMBRE DEL REMITENTE, PORQUE YA EL CARGO ESTÁ
COLOCADO ARRIBA EN LA LINEA DEL REMITENTE. solamente llevará la firma de puño y letra.
DILIGENCIAMIENTO DE LOS DATOS DEL DESTINATARIO Y DEL REMITENTE
3a Forma:
SE PUEDE DIRIGIR DE CARGO Y DEPENDENCIA A CARGO Y DEPENDENCIA,
ASI:
PARA: Jefe de Almacén
DE: Jefe de Recursos Humanos
ASUNTO: Solicitud elementos de oficina
Texto….
Agradezco su pronta respuesta. I
• Ivonne María Noriega Camargo
• Copias: Doctora Lourdes María Caballero Lacouture, Directora Regional
Doctora Amparo Peñaranda Massón, Subdirectora
DILIGENCIAMIENTO DE LOS DATOS DEL DESTINATARIO Y DEL REMITENTE
FIRMA: El Memorando debe firmarlo la o las personas
autorizadas por la empresa. Si quien firma NO ES EL
TITULAR, se efectúa la aclaración correspondiente, así:
Manuel Reyes Vallejo
Gerente encargado
LA PALABRA encargado SE ESCRIBE EN MINÚSCULA.
REMITENTE MEMORANDO
El anexo. Se emplea cuando junto a la carta se envían otro documentos
(cheques, letras, pedidos, facturas, folletos, catálogos, etc.). La línea de
anexos permite al remitente y al destinatario verificar el envió y recibo de
ellos. Si se quiere se detalla en el texto al final de la carta a dos interlineas
del firmante contra el margen izquierdo la palabra Anexo o Anexos,
seguida de dos puntos (:). A dos espacios se anuncia la cantidad; de
preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo. Ejemplo:
Anexo: uno (cinco hojas)
Anexos: tres (dos usbs y un cheque)
Anexos: tres (nueve hojas)
LÍNEAS ESPECIALES
La copia se pone a dos reglones del firmante o a dos reglones del anexo si los
hay, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, seguida de dos
puntos (:). A dos espacios se relacionan los destinatarios, así: tratamiento,
nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la empresa se
omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla. Se puede escribir de dos
formas:
• – En línea separada.
Copia: Sr. Andrés Páez Rueda, Gerente Financiero, Camacol S:A:
Dr. Fabio Pedraza Díaz, Jefe de Operaciones, Carvajal S.A.
• – En línea seguida.
Copia: Señores Andrés Páez Rueda, Gerente Financiero, Camacol S:A.; Dr.
Fabio Pedraza Díaz, Jefe de Operaciones, Carvajal S.A.
• Las copias fijas para el archivo no se enuncian, por ser reglamentarias de una
empresa.
COPIA
a dos interlineas del firmante o del último renglón escrito, se anota el
nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona
responsable de transcribir el documento, y se recomienda utilizar letra
mas pequeña; en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno
de los dos. Ejemplo:
Andrea P. Para mujer
R. Celis. Para hombre
Nota: Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no
se necesita identificación del transcriptor.
Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma, sitúa su rúbrica
contra el margen inferior izquierdo, en la copia para el consecutivo de
correspondencia
LA IDENTIFICACIÓN DEL TRANSCRIPTOR
Estilo Bloque Extremo Estilo Bloque
LA CIRCULAR
Circular: comunicación interna o externa de carácter general o
normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios
destinatarios.
Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales o
no de una razón social.
Anexo: documento o elemento que acompaña la circular.
Asunto: Síntesis del contenido de la circular.
Despedida: palabra o frase final de cortesía.
Destinatario: persona (en circular externa) o grupo (en circular
interna) a quien se le dirige la comunicación.
LA CIRCULAR
Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del
documento.
Espacio: distancia horizontal de escritura.
Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conformen
la circular.
Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.
Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le
denomina renglón.
Líneas especiales: anexos e identificación del transcriptor.
Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.
Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a
una persona natural o jurídica.
LA CIRCULAR
Modelo: esquema de distribución de zonas, que le permite a la empresa la
diagramación de su papelería.
Número o referencia: Identificación consecutiva del documento.
Razón social: nombre que identifica a una empresa.
Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.
Renglón: (línea de texto): serie de palabras o caracteres escritos en sentido
horizontal.
Saludo o vocativo: línea de cortesía.
Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón
social.
Texto: cuerpo del mensaje.
Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o
escritos.
CLASIFICACIÓN
De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:
Circular externa o carta circular. Comunicación con el mismo
texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores
o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones
de carácter general.
Circular interna o general. Comunicación con el mismo
contenido utilizada para dar a conocer internamente
actividades de la entidad: normas generales, cambios,
políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
CLASIFICACIÓN
De acuerdo con el estilo se clasifican en:
Bloque extremo Bloque
REQUISITOS MÁRGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm
y 3 cm.
ZONAS
Zona 1. Espacio destinado para ubicación de la razón social y el
logotipo en caso de tenerlo.
Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde
izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde
superior.
Zona 2. Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado,
télex, teléfono, fax, dirección electrónica, NIT y otras menciones
obligatorias en virtud de disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 cm y 2
cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar
todo el ancho del papel.
CIRCULAR EXTERNA (CARTA CIRCULAR)
La circular externa se dirige en forma
personalizada aunque su contenido sea el mismo
para diferentes destinatarios y para su elaboración
se tiene en cuenta la NTC3393
CIRCULAR INTERNA O GENERAL
PARTES:
3.4.1 Denominación del documento: A partir del margen superior, de dos a
tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada
y destacada con negrilla o espaciada.
3.4.2 Número (referencia): La numeración puede ser la consecutiva para
correspondencia o independiente para la circular. Le puede anteceder el código
de dependencia determinado por cada empresa particular. Se escribe de dos a
tres interlineas de la palabra CIRCULAR.
Ejemplos.
CIRCULAR 0103-172
CIRCULAR RH-172
CIRCULAR INTERNA O GENERAL
Fecha: Los datos del nombre de la ciudad de origen y
la fecha de envió se escriben de dos a tres interlineas
del número (referencia). En forma completa en orden
de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con
punto.
EJEMPLO:
Santa Marta, 20 de agosto de 2016
DESTINATARIO
Destinatario: A tres interlíneas de la fecha y contra el margen
izquierdo o centrado; en mayúscula sostenida, se escribe el
grupo destinatario de la circular. En estilo bloque es opcional
centrarlo.
EJEMPLOS:
PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
Nota: La preposición PARA no va seguida de dos puntos (:).
ASUNTO
Asunto (opcional): Constituye la síntesis del
tema expresada mínimo en cuatro palabras.
A tres renglones del grupo destinatario, se
escribe el vocablo Asunto con mayúscula
inicial y seguida de dos puntos (:).
EJEMPLO.
Asunto: Fiesta de integración
TEXTO
Se inicia de tres a cuatro interlíneas del grupo destinatario o del
asunto, cuando lo hay. Se escribe a interlineación sencilla y doble
entre párrafos. En circulares de poca extensión se puede dejar
interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre
párrafos; debe ir siempre en modo justificado. Se redacta en
tercera persona del singular o en primera del plural.
Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.
EJEMPLOS Con agrado informamos al personal………….
La Dirección Administrativa se complace en comunicar…………..
TEXTO
Páginas subsiguientes Se tiene en cuenta lo siguiente:
Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la
razón social.
La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las
hojas.
El encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en papel
blanco o a dos interlineas del logotipo o de la razón social, con mayúscula
inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo
y número de la página contra el margen derecho.
La línea de identificación puede contener el grupo destinatario; opcionalmente
la fecha abreviada o el numero (referencia); código de dependencia o código de
dependencia y número.

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  • 1. TECNICAS DE OFICINA Técnico Asistencia en Organización de Archivos PATRICIA ROCHA SIERRA Administradora de Empresas Es. Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Tgo. Gestión Documental Celular : 3106593132 Teléfono: 4221560
  • 2. LA CARTA COMERCIAL CONCEPTO Es una comunicación escrita que cursa una empresa con otras empresa, una empresa con una persona natural o una empresa con sus empleados. La comunicación es interna cuando se da entre la empresa y sus empleados. Ejemplo: memorandos, circulares internas y solicitudes de los empleados. La comunicación es externa cuando se da entre personas de varias empresas. Ejemplo: una empresa solicita a otra envió de materia prima.
  • 3. • Los márgenes de una carta comercial están sujetos a la extensión de la carta: Superior 3 ó 4 cm Izquierdo 3 ó 4 cm Derecho 2 ó 3 cm Inferior 2 ó 3 cm • Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm . MÁRGENES
  • 4. Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación de la papelería así: MODELOS
  • 5. Comprende tres zonas: – En la zona 1 se escribe el membrete que es la inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica; así: a. Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa. b. Razón social: Nombre que identifica a una empresa. c. Nit. o Rut: número de identificación tributario ó registro único tributario. – En la zona 2 se escribe: La dirección, teléfono, fax, e-mail, apartado aéreo, ciudad y país si se requiere. – En la zona 3 se deja el espacio en blanco para efectos de radicación de la empresa a donde es enviada. MODELO 1
  • 6. MODELO 2 Tiene dos zonas: – En la zona 1 se imprimen los datos del remitente (logotipo, razón social, Nit, dirección, teléfono, fax, e-mail, apartado aéreo, ciudad y país si se requiere). – En la zona 2 se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo.
  • 7. 1. ESTILO BLOQUE EXTREMO 2. ESTILO BLOQUE ESTILOS
  • 8. Estilo Bloque Extremo • Todas las líneas partes del margen izquierdo.
  • 9. Las líneas de número, fecha, asunto (si lo hay), nombre del remitente y cargo se colocan partiendo del centro hacia el margen derecho ESTILO BLOQUE
  • 10. PARTES DE LA CARTA La carta comercial comprende las siguientes líneas: – Líneas Principales
  • 11. • Línea Opcional (asunto) – Líneas especiales. 1.6.1 Líneas Principales. Son líneas que aparecen en toda carta comercial – Número – Ciudad y fecha de origen Datos del destinatario Asunto (opcional) – Saludo – Texto o cuerpo de la carta – Despedida – Datos del remitente 2 Líneas especiales PARTES DE LA CARTA
  • 12. • El número debe ser consecutivo según lo establece el código de comercio. Se escribe de dos a tres interlineas de la margen superior (zona 1) y comprende cinco dígitos iniciando con el 00001 hasta el 99999. Se puede continuar con el consecutivo al cambiar el año o se puede volver a iniciar la numeración ; queda a criterio de la empresa. Al número consecutivo se le puede agregar el código de la dependencia. Ejemplo: SG-00087 . • Estilo Bloque Extremo Estilo Bloque NÚMERO
  • 13. En la Fecha van los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escriben de dos a tres interlineas del número y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto. Ejemplo: Piedecuesta, 25 de marzo de 2001_ CIUDAD Y FECHA Estilo Bloque Estilo Bloque Extremo
  • 14. • Los datos del destinatario se dirigen de forma personalizada, es decir a un funcionario especifico, se escriben de cuatro a seis interlineas de la ciudad y fecha de origen. Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y la interlineación sencilla. Comprende: • – Tratamiento. Puede ser de cortesía como: Señor, Señora o Señorita o académico como: Doctor(a), Licenciado(a), Ingeniero(a), Economísta y se escribe con mayúscula la inicial. • – Nombre del destinatario. El nombre del destinatario se ubica en la segunda línea. Se escribe a una interlínea del tratamiento con mayúscula inicial o mayúscula sostenida; de preferencia se escriben los dos apellidos y nombres completos y no se utiliza negrilla. Ejemplo: • Señora Martha Díaz Pérez • Señora MARTHA DÍAZ PÉREZ Datos del destinatario
  • 15. . El cargo se escribe con mayúscula inicial, a una interlínea si el nombre del cargo es demasiado extenso puede repartirse en dos líneas para guardar la armonía con los datos restantes. Ejemplo: Gerente General. – CARGO.
  • 16. CARGO – Empresa. La empresa va en la línea siguiente del cargo, a una interlínea con mayúscula inicial y la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo, así: En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social. Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escriben en mayúscula sostenida. Con punto o no, según lo haya registrado la institución ante la Cámara de comercio
  • 17. Ejemplo: Fibras Plásticas S.A. I.C.B.F. BCH Los acrónimos conformados por varias letras extractadas del nombre completo de la razón social se escriben con mayúscula inicial. Si se desea destacar el acrónimo, puede digitarse en mayúscula sostenida. Ejemplo: Sena o SENA ICONTEC o Icontec CEDECO o Cedeco CARGO
  • 18. CARGO – Dirección o apartado. Se utiliza una de las dos. En la carta se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan dos espacios a máquina o cuatro a computador, entre el número de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de número (No.). No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás. Ejemplo: Señora MARÍA ANGÉLICA RUIZ PÉREZ Jefa de Proyectos Carvajal S.A. Calle 75 38-42 Doctor JOSÉ ARCADIO PEÑA PARRA Director General Seguros Bolívar Apartado aéreo 47947
  • 19. Nombre de la ciudad. Se escribe con mayúscula inicial a una interlínea de la dirección o apartado si lo hay. No se subraya ni se coloca punto. La ciudad se identifica por su nombre, aun tratándose de correspondencia local. Cuando se necesita aclarar la división geográfica, se escribe coma (,) después de la ciudad y a continuación la división geográfica. Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los datos. Ejemplo para destinatario local: Bucaramanga, 25 de marzo de 2001_ CARGO
  • 20. MARÍA ANGÉLICA RUIZ PÉREZ Jefa de Proyectos Carvajal S.A. Calle 75 38-42 Bucaramanga • Ejemplo para destinatario de otra ciudad: Bucaramanga, 25 de marzo de 2001_ Doctor JOSÉ ARCADIO PEÑA PARRA Director General Seguros Bolívar Apartado aéreo 47947 Santafé de Bogotá D.C. (D.C. solamente se escribe en los datos del destinatario, se omite en la fecha
  • 21. El asunto es opcional; constituye la síntesis del tema de la Carta, expresada en máxima cuatro palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se escribe a tres interlineas de los datos del destinatario cuando no hay saludo independiente y a dos cuando lo hay. Ejemplo: • Asunto: Solicitud de equipos de computación Estilo Bloque Extremo Estilo Bloque ASUNTO
  • 22. SALUDO El saludo o vocativo: Frase o línea de cortesía que finaliza en dos puntos cuando se trata de vocativo o en punto cuando se trata de saludo. Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido. Se puede elegir cualquiera de las siguientes opciones: – Como saludo independiente se escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay. Ejemplos: Apreciado señor Botero: Apreciada ingeniera Gloria: Señora Ministra: Cordial saludo señor Martínez:
  • 23. Como parte inicial del texto se escribe de cuatro a seis interlineas de los datos del destinatario, o a tres del asunto si lo hay. Ejemplo: – Tenemos el gusto de saludarlo, señor Suárez y al respecto me permito … – Con agrado lo saludamos, señor Suárez, y le comunicamos … – Respetuosamente lo saludamos y confirmamos … – Con nuestro cordial saludo adjuntamos … Estilo Bloque Extremo Estilo Bloque SALUDO
  • 24. El texto Es el mensaje que se transmite al destinatario. Está contenido en uno ovarios párrafos. Se escribe a una interlinea entre renglones y a dos entre párrafos y se debe redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes; de preferencia se debe expresar en primera persona del plural (nosotros) ya que representa a un grupo empresarial, así se trate de un solo firmante. Se debe utilizar el tratamiento de usted y es muy importante que la carta no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. TEXTO
  • 25. Se debe tratar un solo tema por carta. En las comunicaciones comerciales se omiten los temas personales. Inicie de cuatro a seis interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto ni saludo independiente. Comience a tres interlineas del asunto o del saludo independiente, cuando los hay. El texto siempre debe digitarse en modo justificado. Estilo Bloque Extremo Estilo Bloque TEXTO
  • 26. • La despedida es una expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, tanto estilo bloque extremo, como estilo bloque; puede emplearse una palabra seguida de coma o una frase terminada en punto. • Ejemplos de despedida breve seguida de coma (,): Atentamente, Cordialmente, Sinceramente, • Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.): Agradecemos su gentil colaboración. Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta. Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción. Para nosotros es un gusto servirle. DESPEDIDA
  • 27. El Remitente es el nombre que se sitúa de cuatro a seis interlineas de la despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario, se escribe en mayúscula sostenida a con mayúscula inicial. El cargo se anota en la línea siguiente, a una interlínea del nombre del remitente con mayúscula inicial, sin centrar. El funcionario responsable firma encima del nombre mecanografiado. En el caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno debajo del otro o en pareja. En caso de más de dos firmantes, si el número es impar, el último se centra. Ejemplo: • Carlos Andrés Pérez Rueda Gerente General DATOS DEL REMITENTE
  • 28. Estilo Bloque Extremo Estilo Bloque DATOS DEL REMITENTE
  • 29.
  • 30. El anexo. Se emplea cuando junto a la carta se envían otro documentos (cheques, letras, pedidos, facturas, folletos, catálogos, etc.). La línea de anexos permite al remitente y al destinatario verificar el envío y recibo de ellos. Si se quiere se detalla en el texto al final de la carta a dos interlineas del firmante contra el margen izquierdo la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se anuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo. Ejemplo: Anexo: uno (cinco hojas) Anexos: tres (dos usbs y un cheque) Anexos: tres (nueve hojas) LÍNEAS ESPECIALES
  • 31. • La copia se pone a dos reglones del firmante o a dos reglones del anexo si los hay, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se relacionada los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la empresa se omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla. Se puede escribir de dos formas: • – En línea separada. Copia: Sr. Andrés Páez Rueda, Gerente Financiero, Camacol S:A: Dr. Fabio Pedraza Díaz, Jefe de Operaciones, Carvajal S.A. • – En línea seguida. Copia: Señores Andrés Páez Rueda, Gerente Financiero, Camacol S:A.; Dr. Fabio Pedraza Díaz, Jefe de Operaciones, Carvajal S.A. • Las copias fijas para el archivo no se enuncian, por ser reglamentarias de una empresa. LÍNEAS ESPECIALES
  • 32. La identificación del transcriptor a dos interlineas del firmante o del último renglón escrito, se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento, y se recomienda utilizar letra mas pequeña; en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos. Ejemplo: Andrea P. Para mujer R. Celis. Para hombre Nota: Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del transcriptor. Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma, sitúa su rúbrica contra el margen inferior izquierdo, en la copia para el consecutivo de correspondencia.
  • 33. Estilo Bloque Extremo Estilo Bloque
  • 34. Para cartas de un párrafo es conveniente modificar los límites de medidas convencionales: – 6 interlíneas para iniciar destinatario – El párrafo a interlineación de uno y medio o dos y el doble para la despedida. – Las líneas especiales se pueden separar por 3 interlíneas. – No se cambia la interlineación sencilla para los datos del destinatario y Remitente. -3 interlíneas entre el margen superior y el número
  • 35. CARTA DE DOS O MÁS PÁGINAS Para cartas cuyo contenido en el texto es largo y requiere dos o más páginas (Páginas subsiguientes), se tiene en cuenta lo siguiente: – Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social. – La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas. – El encabezado se ubica entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de la página contra el margen derecho. – La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del destinatario, opcionalmente con la fecha abreviada o con el número (referencia); con código de dependencia si se desea; la razón social o la sigla.
  • 36. Margen izquierdo Margen derecho Ingeniero Luis Castañeda Londoño Señora Claudia B. de Montoya. 11-04-24 Dr. Carlos Alberto Sandoval. 41225 Productos y Servicios S. A. DCE-412561 2 2 2 2 2 Carta de dos o más páginas
  • 37. • – El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado. • – En caso de que se termine la página antes de finalizar un párrafo completo, se dejan mínimo dos renglones en ésta y dos en la siguiente. – La última página debe contener, como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida. CARTA DE DOS O MÁS PÁGINAS
  • 38. EL SOBRE El sobre es la cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envió.
  • 39. De acuerdo con su aplicación comercial, se clasifican en: Sobre oficial (Con ventanilla o sin ventanilla) Sobre para tarjeta Sobre de manila De acuerdo con su destino los sobres se clasifican en: Local Nacional Internacional En la zona 1 se ubica el logotipo, la razón social y Nit. En la zona 2 se escribe la dirección, apartado, fax, e-mail, teléfono y ciudad. CLASIFICACIÓN
  • 40. Zona1 Espacio destinado para la ubicación de la razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y Nit (opcional). Ocupa los dos primeros tercios, desde el borde izquierdo del sobre y entre 3 y 4 cm verticales desde el borde superior. Zona 2 Espacio destinado para la impresión de la dirección, apartado, fax, teléfono, télex, dirección electrónica (e-mail), ciudad y país. Ocupa entre 1,5 y 2 cm desde el borde inferior del sobre y horizontalmente puede abarcar todo el ancho. Zona 3 Espacio superior derecho que se deja libre para uso del correo. ZONAS
  • 41. Se divide en tres tercios distribuidos así: ESQUEMA DE SOBRE PARTES DEL SOBRE
  • 42. Tercio Izquierdo Se empieza para anotaciones tales como: confidencial, personal, contiene disquete, contiene videocinta, contiene cinta magnética, contiene muestras, entre otras, las cuales se ubican centradas en la parte inferior del tercio. Tercio Central Se utiliza para ubicar los datos del destinatario. Tercio Derecho Es para uso exclusivo de la oficina correo. ESQUEMA DE SOBRE
  • 43. DATOS DEL REMITENTE Se distribuyen según modelo seleccionado y constan de: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo, dirección, apartado, fax, teléfono, télex, Nit (opcional), ciudad, país y dirección electrónica (e-mail). DATOS DEL DESTINARIO Se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el tamaño del sobre, su distribución debe ser armónica. Se dirige en forma personalizada; si es imposible obtener el nombre, se envía al cargo del directivo responsable. • Estos datos se escriben a interlineación sencilla y pueden ocupar hasta ocho renglones. • Nota: El nombre de la ciudad de destino sea local, nacional o internacional se escriben de preferencia en mayúscula sostenida. ESQUEMA DE SOBRE
  • 44. • Se recomienda que el sobre oficio coincida en color, calidad y diseño con la papelería. • Se recomienda que los sobres de manila lleven impreso el membrete. • El tamo del sobre, para envió de anexos, debe permitir guardarlos sin dobleces. • En los sobre de manila a partir del tamaño carta, se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación de uno y medio. • La impresión o escritura de los datos tanto del remitente como del destinatario, en sobres de manila, pueden hacerse en sentido vertical u horizontal. En este último caso se deja solapa hacia el lado derecho. • Si se requiere escribir el número del teléfono en los datos del destinatario, se digita en el renglón anterior a la ciudad. • Si se utiliza etiqueta para los datos del destinatario, esta se adhiere centrada en el segundo tercio del sobre. • La solapa del sobre se sella por completo, cuidando que el pegante no se adhiera al documento que contiene. El sobre no debe cerrarse con grapas, ni elemento metálico alguno. RECOMENDACIONES GENERALES
  • 45. El doblez es diferente, según se trate de guardar el documento en sobre convencional (rectangular) o sobre con ventanilla, así: Doblez de la carta para sobre convencional (rectangular): Se lleva el borde inferior de la hoja hasta aproximadamente 3 ó 4 cm arriba de la mitad; se efectúa el primer doblez y se trae el borde superior de la hoja hacia abajo, dejando una pestaña de un centímetro; después se hace el último doblez. Se inserta la carta en el sobre, de forma que al extraerla quede en posición de lectura. El doblez de la carta para sobre con ventanilla se hace de acuerdo con las dimensiones del sobre que emplee cada empresa y con la posición de la ventanilla. PLEGADO DE LA CARTA
  • 46. El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto. La cinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento. RECOMENDACIONES
  • 47. CONCEPTO: Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales. regionales, nacionales, o internacionales. EL MEMORANDO Estilo Bloque
  • 48.  MÁRGENES: Superior e Izquierdo 4 ó 3 Derecho o inferior 3 ó 2  ESTILOS: + Bloque extremo + Bloque + Formato Impreso EL MEMORANDO
  • 49.  Membrete Denominación del documento Número Fecha Encabezamiento Texto Despedida Remitente Líneas especiales – Anexos – Copias – Identificación del transcriptor PARTES BÁSICAS:
  • 50. Contiene los datos de identificación de la empresa: Logotipo, razón social, Nit, dirección, teléfono, fax, e-mail, apartado aéreo, ciudad y país si se requiere. MEMBRETE Modelo 1 Modelo 2
  • 51. Se escribe de dos a tres interlíneas del margen superior la palabra MEMORANDO, en mayúscula sostenida y centrada. • Número Es consecutivo y puede antecederle el código de la dependencia. Se escribe de dos a tres interlíneas de la palabra MEMORANDO. • Fecha En orden de día, mes y año, se escribe de dos a tres interlíneas del número. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO
  • 52. • – La preposición PARA se escribe a tres interlíneas de la fecha en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos. Al frente se anotan los datos del destinatario con mayúscula inicial.. – La preposición DE se escribe a dos interlíneas de la palabra PARA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos. Al frente se anotan los datos del remitente, con mayúscula inicial. – El vocablo ASUNTO se escribe a dos interlíneas de la preposición DE, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos. Al frente se anota la síntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con mayúscula inicial. • NOTA: La información correspondiente a los vocablos anteriormente descritos, se inicia a dos espacios de la palabra ASUNTO. ENCABEZAMIENTO
  • 53. Se podrán escribir de tres maneras, así: 1a. Forma Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma. Remitente. Nombre y cargo, separado por coma el nombre del cargo. EJEMPLO: PARA: Señora Nancy Pinedo Campo, Instructora de Secretariado DE. Carlos Uribe Tarazona, Coordinador de Formación Profesional ASUNTO: Reconocimiento Atentamente, . Anexos: Formatos de evaluación Maricely G. Fíjese que en este caso se omitió el nombre y el cargo y solamente deberá aparecer la firma de puño y letra del responsable de este memorando. NO TRACE NINGUNA RAYA PARA DELIMITAR LA FIRMA. OK? DILIGENCIAMIENTO DE LOS DATOS DEL DESTINATARIO Y DEL REMITENTE
  • 54. • 2a. forma: PARA: Tratamiento, nombre y cargo DE. Cargo Ejemplo: PARA: Señorita Gina Caviedes Maestre, Jefe de Sistemas DE: Directora Regional ASUNTO: Reunión Programación de cursos. Después del asunto, deje cuatro (4) interlíneas para iniciar el texto. Se escribe totalmente contra el margen izquierdo a una interlínea y dos entre párrafos. Dos interlíneas para la despedida. Cuatro o seis interlíneas para los datos del remitente. Atentamente, Lourdes María Caballero Lacouture 2 interlíneas Copia: Señora Nurys Rondano Mejía, Coordinadora Académica 2 interlíneas Ana M. • NOTE QUE EN ESTE CASO SOLO SE ESCRIBIO EL NOMBRE DEL REMITENTE, PORQUE YA EL CARGO ESTÁ COLOCADO ARRIBA EN LA LINEA DEL REMITENTE. solamente llevará la firma de puño y letra. DILIGENCIAMIENTO DE LOS DATOS DEL DESTINATARIO Y DEL REMITENTE
  • 55. 3a Forma: SE PUEDE DIRIGIR DE CARGO Y DEPENDENCIA A CARGO Y DEPENDENCIA, ASI: PARA: Jefe de Almacén DE: Jefe de Recursos Humanos ASUNTO: Solicitud elementos de oficina Texto…. Agradezco su pronta respuesta. I • Ivonne María Noriega Camargo • Copias: Doctora Lourdes María Caballero Lacouture, Directora Regional Doctora Amparo Peñaranda Massón, Subdirectora DILIGENCIAMIENTO DE LOS DATOS DEL DESTINATARIO Y DEL REMITENTE
  • 56. FIRMA: El Memorando debe firmarlo la o las personas autorizadas por la empresa. Si quien firma NO ES EL TITULAR, se efectúa la aclaración correspondiente, así: Manuel Reyes Vallejo Gerente encargado LA PALABRA encargado SE ESCRIBE EN MINÚSCULA. REMITENTE MEMORANDO
  • 57. El anexo. Se emplea cuando junto a la carta se envían otro documentos (cheques, letras, pedidos, facturas, folletos, catálogos, etc.). La línea de anexos permite al remitente y al destinatario verificar el envió y recibo de ellos. Si se quiere se detalla en el texto al final de la carta a dos interlineas del firmante contra el margen izquierdo la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se anuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo. Ejemplo: Anexo: uno (cinco hojas) Anexos: tres (dos usbs y un cheque) Anexos: tres (nueve hojas) LÍNEAS ESPECIALES
  • 58. La copia se pone a dos reglones del firmante o a dos reglones del anexo si los hay, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la empresa se omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla. Se puede escribir de dos formas: • – En línea separada. Copia: Sr. Andrés Páez Rueda, Gerente Financiero, Camacol S:A: Dr. Fabio Pedraza Díaz, Jefe de Operaciones, Carvajal S.A. • – En línea seguida. Copia: Señores Andrés Páez Rueda, Gerente Financiero, Camacol S:A.; Dr. Fabio Pedraza Díaz, Jefe de Operaciones, Carvajal S.A. • Las copias fijas para el archivo no se enuncian, por ser reglamentarias de una empresa. COPIA
  • 59. a dos interlineas del firmante o del último renglón escrito, se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento, y se recomienda utilizar letra mas pequeña; en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos. Ejemplo: Andrea P. Para mujer R. Celis. Para hombre Nota: Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del transcriptor. Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma, sitúa su rúbrica contra el margen inferior izquierdo, en la copia para el consecutivo de correspondencia LA IDENTIFICACIÓN DEL TRANSCRIPTOR
  • 60. Estilo Bloque Extremo Estilo Bloque
  • 61. LA CIRCULAR Circular: comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios. Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales o no de una razón social. Anexo: documento o elemento que acompaña la circular. Asunto: Síntesis del contenido de la circular. Despedida: palabra o frase final de cortesía. Destinatario: persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a quien se le dirige la comunicación.
  • 62. LA CIRCULAR Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento. Espacio: distancia horizontal de escritura. Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conformen la circular. Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envió. Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón. Líneas especiales: anexos e identificación del transcriptor. Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa. Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
  • 63. LA CIRCULAR Modelo: esquema de distribución de zonas, que le permite a la empresa la diagramación de su papelería. Número o referencia: Identificación consecutiva del documento. Razón social: nombre que identifica a una empresa. Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante. Renglón: (línea de texto): serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal. Saludo o vocativo: línea de cortesía. Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social. Texto: cuerpo del mensaje. Transcriptor: persona responsable de digitar el documento. Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
  • 64. CLASIFICACIÓN De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en: Circular externa o carta circular. Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general. Circular interna o general. Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
  • 65. CLASIFICACIÓN De acuerdo con el estilo se clasifican en: Bloque extremo Bloque
  • 66.
  • 67.
  • 68. REQUISITOS MÁRGENES Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
  • 69. ZONAS Zona 1. Espacio destinado para ubicación de la razón social y el logotipo en caso de tenerlo. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior. Zona 2. Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, télex, teléfono, fax, dirección electrónica, NIT y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.
  • 70. CIRCULAR EXTERNA (CARTA CIRCULAR) La circular externa se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC3393
  • 71. CIRCULAR INTERNA O GENERAL PARTES: 3.4.1 Denominación del documento: A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada. 3.4.2 Número (referencia): La numeración puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para la circular. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa particular. Se escribe de dos a tres interlineas de la palabra CIRCULAR. Ejemplos. CIRCULAR 0103-172 CIRCULAR RH-172
  • 72. CIRCULAR INTERNA O GENERAL Fecha: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envió se escriben de dos a tres interlineas del número (referencia). En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto. EJEMPLO: Santa Marta, 20 de agosto de 2016
  • 73. DESTINATARIO Destinatario: A tres interlíneas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado; en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular. En estilo bloque es opcional centrarlo. EJEMPLOS: PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES Nota: La preposición PARA no va seguida de dos puntos (:).
  • 74. ASUNTO Asunto (opcional): Constituye la síntesis del tema expresada mínimo en cuatro palabras. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:). EJEMPLO. Asunto: Fiesta de integración
  • 75. TEXTO Se inicia de tres a cuatro interlíneas del grupo destinatario o del asunto, cuando lo hay. Se escribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos; debe ir siempre en modo justificado. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. EJEMPLOS Con agrado informamos al personal…………. La Dirección Administrativa se complace en comunicar…………..
  • 76. TEXTO Páginas subsiguientes Se tiene en cuenta lo siguiente: Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social. La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas. El encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en papel blanco o a dos interlineas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y número de la página contra el margen derecho. La línea de identificación puede contener el grupo destinatario; opcionalmente la fecha abreviada o el numero (referencia); código de dependencia o código de dependencia y número.