MANEJO DE correspondiencia

1. Correspondencia comercial

2. LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL
Es el trato recíproco entre dos personas
mediante el intercambio de
Cartas
Tarjetas
Folletos

3. DRAE
“Trato que tienen entre sí los comerciantes sobre sus negocios”.
Correo (‖ conjunto de cartas que se despachan o reciben).

4. Se entiende por correspondencia comercial al conjunto de documentos que
se cruzan entre sí los profesionales u hombres de negocios para tratar asuntos
relativos a su trabajo o actividad comercial.

5. Importancia
• La correspondencia es un factor insustituible para el progreso del
comercio y la economía de la sociedad en general.
• Pone en contacto diferentes intereses económicos con el objeto
de efectuar negocios.
• Es el medio más eficaz para relacionar internamente las distintas
dependencias de una empresa o negocio.
• Además pone a estas empresas en contacto con mercados,
fuentes de materias primas, nuevos sistemas y otros en distintas
partes del mundo.

6. CARACTERÍSTICAS
1–Claridad : permite leer y entender fácilmente el mensaje y darle una sola interpretación.
2–Integridad : Se logra al incluir todas las ideas y datos importantes vinculados con el tema del mensaje.
3–Brevedad : Se usa el menor número de palabras, pero es claro y completo.

7. 4.Cordialidad : Se relaciona con el tono del lenguaje
dejando traslucir nuestras cualidades humanas : cortesía,
amistad, positivismo, espontaneidad, otros.
5.Coherencia : Es el conjunto de relaciones sintácticas que
se establecen entre oraciones de un párrafo y diferentes
párrafos.
6.Veracidad : Es la máxima cualidad que debe tener la
comunicación comercial.

8. EL ESTILO DE LA CORRESPONDENCIA
¿Qué es el estilo?
Es la forma externa con que se hacen sensibles las ideas y los sentimientos.

9. Objetivos básicos
1–Informar o comunicar : Trasmitir al lector mensajes relativos a su actividad
comercial, intereses, proyectos otros.
2–Convencer o persuadir : Influir sobre el lector para conseguir una reacción
positiva al mensaje enviado.

10. Importancia
Directa
Continua
Dependiente

11. Documentos
1. CARTA COMERCIAL
1.1 Concepto: Documento escrito que contiene información y
datos necesarios para la comunicación entre las
empresas.
Proviene del latín charta que significa: papiro, pergamino,
lienzo, papel

12. 1. CARTA COMERCIAL
1.2 Finalidad: Trata asuntos de negocios a través de gestiones
comerciales o administrativas.
1.3 Intención: Persuadir y motivar a la realización de acciones
consecuentes con la información que transmite.
1.4 Funciones:
- Permite un mejor desenvolvimiento de las empresas.
- Mantener relaciones comerciales.
- Realizar operaciones importantes (cobro, compra, venta,
ofrecimiento, notificación, queja, etc.).

13. 1. CARTA COMERCIAL
1.5 Estructura:
Encabezamiento
1. Membrete
2. Fecha
3. Destinatario
4. Vocativo, saludo
Cuerpo
5. Cuerpo del documento
6. Cierre o despedida
7. Firma – Posfirma - cargo
Cierre
8. Línea de identificación (iniciales)
9. Adjuntos y anexos

14. Estilo de presentación de documentos
1. Carta estilo bloque completo
Todas las partes de la
carta se alinean al
margen izquierdo.
Gracias a lo rápido, fácil
y práctico manejo, este
estilo es utilizado por la
mayor parte de las
empresas.

15. 2. Carta estilo bloque
La despedida, la firma,
la postfirma y el cargo se
alinean al margen
derecho a la altura de la
fecha.

16. 3. Carta estilo semibloque
Este estilo es semejante
al estilo bloque; solo se
diferencia en que los
párrafos del cuerpo de
la carta van sangrados
(la sangría puede ser de
cinco espacios).

17. Márgenes para la presentación de documentos
Márgenes:
- Lado izquierdo: 3 o 3.5 cm.
- Lado derecho : 3 cm.
- Lado superior : 3 cm.
- Lado inferior : 3 cm.

18. 1. Membrete: Signo o símbolo (logo), razón social (nombre de la
empresa, dirección, teléfono, correo electrónico, telefax). Se ubica
en la parte superior, al centro o al lado izquierdo.
2. Fecha: Nombre de la ciudad, día, mes y año. Se coloca en la
parte superior, con una separación de dos líneas después del
membrete.
3. Destinatario: Los datos del destinatario (nombre y apellido,
cargo, nombre de la empresa, dirección, nombre del lugar o
ciudad) van separados a un solo espacio, formando un bloque y
se coloca después de la fecha de tres a cinco renglones.
Estructura de la carta

19. Ej. Señor Gustavo Linares
Gerente General
Empresarios Asociados
Av. Javier Prado 1932
San Borja
Si no figura el nombre de la persona y el cargo, se escribirá:
Señores Empresarios Asociados
Av. Javier Prado 1932
San Borja
Estructura de la carta

20. 3. Saludo o vocativo: Se escribe debajo a dos líneas de los datos del
destinatario. Es la expresión de cortesía en la carta comercial .
Ej.: Distinguido señor: Distinguidos señores:
Estimada señora: Señor Congresista:
Apreciado señor: Señor Embajador:
4. Cuerpo del documento: Va debajo del saludo separado por dos líneas. Parte
más importante. Generalmente está constituido por tres párrafos:
introducción, desarrollo y conclusión; en situaciones especiales pueden
existir más párrafos.

21. 5. Despedida: Se escribe debajo del último párrafos del cuerpo o texto de la
carta, con una separación de dos líneas. Las expresiones de despedida de
mayor uso son:
Atentamente, Muy atentamente,
Afectuosamente, Cordialmente,
6. Firma: Del remitente
7. Posfirma: Nombre del firmante y cargo. Se escribe debajo de la rúbrica o
firma.

22. 8. Iniciales de identificación: Letras mayúsculas (firmante), letras minúsculas
(asistente). Se colocan a dos o más espacios y alineadas al margen izquierdo.
PARTES O ELEMENTOS OPCIONALES
- Atención: Se emplea para indicar a quién o algún departamento se debe hacer
llegar la carta, puesto que está dirigida solo a la empresa. Se coloca alineada a
la izquierda entre el destinatario y el vocativo.
- Asunto: Mención en síntesis de contenido que va a tratar la carta.

23. - Referencia: Indica el documento relacionado con la carta. Va entre
el vocativo y el cuerpo de la carta y alineada a la izquierda.
- Anexo o anexos: Documentos que se adjuntan va debajo de las
iniciales de identificación.
- Copia: Sección que indica el nombre de la persona o departamento,
donde se ha enviado una copia de la carta. Se coloca la palabra:
- Copia: o cc: (significa copia carbón).
- Posdata: Pequeño mensaje que se coloca por omisión al final de la
carta. La abreviatura P.D. (de la posdata) se escribe al lado
izquierdo.