1. TECNOLOGO DE
GESTION
ADMINISTRATIVA
FASE UNO
PRODUCCION FRANCY YANETH
DOCUMENTAL CASTRO CANO
CENTRO MARZO 31 DE
TECNOLOGICO DE 2012
LA AMAZONIA
SENA
2. TECNOLOGO DE GESTION ADMINISTRATIVA
FASE UNO
PRODUCCION DOCUMENTAL
APRENDIZ
FRANCY YANETH CASTRO CANO
SENA
CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA
REGIONAL CAQUETA
FLORENCIA – CAQUETA
MARZO 31 DE 2012
3. TECNOLOGO DE GESTION ADMINISTRATIVA
FASE UNO
PRODUCCION DE DOCUMENTOS
APRENDIZ
FRANCY YANETH CASTRO CANO
DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO COMERCIAL Y CONTABLE PARA LA ADECUADA
GESTION ADMINISTRATIVA DE LAS MYPIMES DE LA CIUDAD DE FLORENCIA DE ACUERDO
CON LAS NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS
INSTRUCTOR
ALBERTO GAVIRIA DAVILA
SENA
CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA
REGIONAL CAQUETA
FLORENCIA – CAQUETA
MARZO 31 DE 2012
4. INTRODUCCION
El objeto de este trabajo escrito tiene como fin que nosotros los aprendices del Tecnólogo en
Asistencia Administrativa aprendamos a conocer los documentos empresariales producidos por las
organizaciones y como medios de comunicación interna.
Como futuros organizadores y administradores empresariales es fundamental dentro de nuestro
proyecto de formación aprender a la elaboración de una Carta, un Memorando, una Circular, una
Nota Interna con las debidas Normas Técnicas de Icontec y de acuerdo a las políticas de la
organización.
5. OBJETIVOS
Fortalecer en el conocimiento, de la producción de documentos con la ayuda de las guías y el
manejo de sus diferentes estilos creando un ambiente de formación con sus destrezas y
habilidades, en la elaboración y presentación de documentos comerciales o empresariales.
Este trabajo nos brida conocimientos para elaborar diferentes ejemplos de documentos creados en
las formaciones de aprendizaje.
Tiene en cuenta los aspectos frecuentes de la tecnología y la información de la comunicación, es
muy importante aprender a redactar dichos documentos con la precisión ortográfica y las destrezas
requeridas por las empresas dentro de un proceso de digitación; el orden del protocolo dentro del
diseño de documentos las partes de cada uno con base en el estilo y la presentación diseñada.
Guiar y orientar a las personas que estén rodeadas en la producción de documentos, como medio
de su elaboración y presentación.
6. TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
OBJETIVOS
1. ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES
1.1 LA CARTA
1.1.1 PARTES DE LA CARTA
1.1.2 ZONAS DE LA CARTA
1.1.3 ESTILOS DE CARTAS
1.2 MEMORANDO
1.2.1 PARTES DEL MEMORANDO
1.3 CIRCULAR
1.3.1 CIRCULAR EXTERNA
1.3.2 CIRCULAR INTERNA
1.4 CERTIFICADO
1.5 CONSTANCIA
1.6 HOJA DE VIDA
1.6.1 PARTES DE LA HOJA DE VIDA
1.7 ACTA ADMINISTRATIVA
1.7.1 PARTES DEL ACTA
7. 1.8 NOTA INTERNA
1.8.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA
1.9 INFORME ADMINISTRATIVO
1.9.1 INFORME CORTO
1.9.2 INFORME LARGO
1.10 ACTOS ADMINISTRATIVOS
1.10.1 ORDENANZA
1.10.2 ACUERDO
1.10.2 ACUERDO
1.10.3 DECRETO
1.10.4 RESOLUCION
1.10.5 CONTRATO DE COMPRAVENTA
1.11 FAX
1.12 TELEGRAMA
1.13 SOBRES
1.13.1 PARTES DEL SOBRE
2. INTERNET
2.1 LA INTRANET
2.2 EMAIL O CORREO ELECTRONICO
3 COMO REDACTAR UNA CARTA
3.1 LA ORTOGRAFIA
8. 3.1.1 LAS REGLAS DE LA ORTOGRAFIA
3.2 LA GRAMATICA
3.2.1 LAS REGLAS GRAMATICALES
3.3 SINTAXIS
3.4 MORFOLOGIA
4. DIGITACION
5. EL TECLADO
6. POSICION ERGONÓMICA
7. CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFIA
9. ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES
1.1 LA CARTA
Es una comunicación escrita que se utiliza para facilitar las relaciones comerciales entre empresas
y personas naturales; igualmente, entre empresas y empleados.
1.1.1 PARTES DE LA CARTA
MEMBRETE: Es el nombre, dirección y datos de identificación de una empresa o entidad que va
impreso en la parte superior del papel.
CÓDIGO: Numero consecutivo, lo debe anteceder el código de la dependencia.
De 2 a 3 interlíneas del margen superior
CIUDAD Y FECHA: Es aquella que indica el lugar de donde se escriben las cartas con su día mes y
año.
De 2 a 3 interlíneas del código.
DATOS DEL DESTINATARIO: Es la información de la persona a quien va dirigida la carta.
10. De 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la
mitad del escrito y a interlineación sencilla.
-Tratamiento - Nombre del Destinatario – Cargo - Empresa - Dirección o Apartado - Nombre de la
Ciudad - País
ASUNTO: Es un mensaje breve el cual no debe ser máximo de cuatro palabras, con mayúscula
inicial y sin subrayar; y en el que se debe escribir el asunto principal por el cual se enviada la carta.
Se escribe a tres interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo
hay.
SALUDO: Es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la
carta.
A 3 interlíneas del asunto ya que hace parte inicial del texto.
TEXTO: Es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual se escribe la carta, se
recomienda que los párrafos sean cortos, escritos con lenguaje claro, preciso, coherentes, sin
errores ortográficos; Se escribe a 1 interlínea, 2 interlinea entre párrafos.
De 4 a 6 interlineas de los datos del destinatario a 3 interlíneas del asunto si lo hay.
DESPEDIDA: Son expresiones de afecto con lo que se da por finalizada la comunicación.
A 2 interlíneas del texto, cuando es corto al final se utiliza coma (,), cuando es larga se utiliza punto
(.).
11. DATOS DEL REMITENTE: Es aquella que contiene el nombre, apellidos y cargo de la persona que
se responsabiliza por lo expresado en la carta.
De 4 a 6 interlíneas de la despedida.
ANEXOS: Este se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, que
sirve para complementar y aclarar estos deben mencionarse en una nota de anexos en mayúscula
inicial después de dos puntos.
A 2 interlíneas del firmante.
COPIAS: Son líneas especiales que son utilizadas para la reproducción del documento.
A 2 interlinea del firmante o de la línea de anexos.
TRANSCRIPTOR: Es aquella que solo se utilizan el primer nombre mayúscula inicial y la primera
letra del apellido, de la persona que es responsable de elaboración de la carta.
A 2 interlinea del firmante o del último renglón escrito.
MARGENES
Superior de 3 a 4 cm.
Izquierdo de 3 a 4 cm.
Inferior de 2 a 3 cm.
Derecho de 2 a 3 cm.
12. Margen Superior de 3 a 4 cm.
--------- 2 a 3 interlinea
Código
---------- 2 a 3 interlinea
Ciudad, fecha
----------
---------- 4 a 6 interlinea
----------
Datos del Destinatario
---------------------
---------------------
Margen derecha de 2 a 3 cm.
Margen izquierda de 3 a 4 cm.
---------------------
---------------------
----------
---------- 3 interlinea
Asunto:
---------- 2 interlinea
Saludo,
----------
---------- 3 interlinea
Texto------------------------------------------------------------------------------------ --
---------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------
---------- 2 interlinea
---------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------
---------- 2 interlinea
Despedida,
----------
---------- 4 a 6 interlinea
----------
Datos del Remitente
---------- 2 interlinea
Anexos:
---------- 2 interlinea
Copias:
---------- 2 interlinea
Transcriptor
Margen Inferior de 2 a 3 cm.
13. 1.1.2 ZONAS DE LA CARTA
Es el espacio que se utiliza en las cartas para la ubicación de un conjunto de datos impresos o
escritos. Se distribuye en varias zonas 1, 2 y 3 las dos primeras zonas se utilizan para los datos del
remitente y la tercera se deja libre para el sello o fecha de recibido.
ZONA 1: Aquí se ubica la razón social de la empresa, sigla o acrónimo, logotipo y NIT.
Donde se ubica esta zona es al lado izquierdo de la hoja a 14 cm. de forma horizontal, y en la parte
superior de la hoja a 3 cm y 4 cm en forma vertical.
ZONA 2: Aquí se ubica la dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad, Nit y demás datos que sean
necesarios.
Esta se ubica en el borde inferior de la hoja a 1,5 cm y 2 cm de forma horizontal esta puede ocupar
todo el ancho de la hoja.
ZONA 3: Aquí se deja el espacio en blanco para que el destinatario ubique la fecha y recibido del
documento o sello de registro que es otra forma de nombrarlo.
Esta queda en blanco ubicada en la parte superior derecha de la hoja.
14. FECHA Y
RAZON SOCIAL, SIGLA, LOGOTIPO Y NIT RECIBIDO DEL
DOCUMENTO
ZONA 1 ZONA 3
DIRECCION, APARTADO, FAX, CIUDAD, NIT
ZONA 2
15. 1.1.3 ESTILOS DE CARTAS
Es la distribución de líneas que diferencia una forma de escribir de la otra en la comunicación, y se
encuentran cuatro estilos.
ESTILO BLOQUE EXTREMO: Es el más común y fácil por lo que todas sus líneas empiezan del
margen izquierdo de la hoja.
En este estilo se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.
ESTILO BLOQUE: La distribución de este es igual al anterior pero lo que se modifica es la ubicación
de la línea del código, de la ciudad y fecha, la despedida y la firma, estos se escriben comenzando
desde el centro de la hoja.
ESTILO SEMIBLOQUE CON SANGRIA: La distribución es igual al estilo bloque lo que se diferencia
es que cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios, este estilo se utiliza
más en el comercio por lo que su estilo es el más elegante.
16. ESTILO BLOQUE EXTREMO
---------- 2 interlinea
Código
---------- 2 interlinea
Ciudad, fecha
----------
----------
---------- 4 a 6 interlinea
----------
Datos del Destinatario
--------------------
--------------------
--------------------
--------------------
----------
---------- 3 interlinea
----------
Asunto:
----------
---------- 2 interlinea
Saludo,
----------
---------- 3 interlinea
----------
Texto---------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------
----------
---------- 2 interlinea
Despedida,
----------
----------
---------- 4 a 6 interlinea
----------
Datos del Remitente
---------- 2 interlinea
Anexos:
---------- 2 interlinea
Copias:
---------- 2 interlinea
Transcriptor
17. G.010
Florencia, 09 de febrero de 2012
Señora:
MARIA BELTRAN BUSTOS
Gerente
GAS PAIS
Calle 20 B/ Las Acacias
Asunto: Comunicación de Asesoría
Cordial saludo señora María,
Le comunico que para el día 13 de febrero se realizara una asesoría del
manejo de extinguidores a las 4:00 pm, por tal razón los compañeros y yo
tendremos que dejar nuestras labores de trabajo más temprano.
Gracias por la atención prestada,
FRANCY YANETH CASTRO CANO
Asistente de Personal
Yaneth C.
18. ESTILO BLOQUE
---------- 2 interlinea
Código
---------- 2 interlinea
Ciudad, fecha
----------
----------
---------- 4 a 6 interlinea
----------
Datos del Destinatario
--------------------
--------------------
--------------------
--------------------
----------
---------- 3 interlinea
----------
Asunto:
----------
---------- 2 interlinea
Saludo,
----------
---------- 3 interlinea
----------
Texto --------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------
----------
---------- 2 interlinea
Despedida,
----------
----------
---------- 4 a 6 interlinea
----------
Datos del Remitente
---------- 2 interlinea
Anexos:
---------- 2 interlinea
Copias:
---------- 2 interlinea
Transcriptor
19. J.031
Florencia, 09 de febrero de 2012
Señora:
FRANCY YANETH CASTRO CANO
Asistente de Personal
GAS PAIS
Calle 20 B/ Las Acacias
Asunto: Permiso
Cordial saludo señora Francy,
Espero que le sea de mucha ayuda esta asesoría para usted y sus
compañeros de trabajo, y por el cual les doy permiso de que su salida sea a
las 3:00 pm y asistan con tiempo a su destino.
Atentamente,
MARIA BELTRAN BUSTOS
Gerente GAS PAIS
Yaneth C.
20. ESTILO SEMIBLOQUE CON SANGRIA
---------- 2 interlinea
Código
---------- 2 interlinea
Ciudad, fecha
----------
----------
---------- 4 a 6 interlinea
----------
Datos del Destinatario
--------------------
--------------------
--------------------
--------------------
----------
---------- 3 interlinea
----------
Asunto:
----------
---------- 2 interlinea
Saludo,
----------
---------- 3 interlinea
----------
Texto ----------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------
----------
---------- 2 interlinea
Despedida,
----------
----------
---------- 4 a 6 interlinea
----------
Datos del Remitente
---------- 2 interlinea
Anexos:
---------- 2 interlinea
Copias:
---------- 2 interlinea
Transcriptor
21. 1.2 MEMORANDO
Es una comunicación escrita breve en el cual se intercambia información interna de una
empresa, comunicando alguna indicación, recomendación, instrucción; esta también se utiliza para
imponer alguna sanción o falta de un empleado y a su vez será colocada en su hoja de vida lo cual
puede reducir sus posibilidades de conseguir un nuevo trabajo.
1.2.1 PARTES DEL MEMORANDO
MEMORANDO: Esta palabra se ubica centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla.
De 2 a 3 interlinea de la parte superior de la hoja.
CODIGO: Se escriben los números que indique el código de dependencia.
De 2 a 3 interlinea después de la palabra MEMORANDO.
FECHA: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, después de dos
tabulaciones se ubica la ciudad de donde se realizó el documento con su respectiva fecha.
De 3 interlinea después del código a margen izquierda.
PARA: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, después de dos
tabulaciones se ubica los datos del destinatario con mayúscula inicial y su respectivo cargo.
De 2 interlinea después de la FECHA a margen izquierdo.
22. DE: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, después de dos
tabulaciones se ubica datos del remitente con mayúscula inicial.
De 2 interlinea después de PARA a margen izquierdo.
ASUNTO: Igualmente se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos
puntos, después de dos tabulaciones y se coloca la composición de lo que trata el memorando, este
se expresa en seis palabras.
De 2 interlinea después DE los datos del remitente contra el margen izquierdo.
TEXTO: Se redacta en primera persona del singular o del plural según el caso de forma
clara, sencilla y corta; tratando solo del asunto.
De 3 a 4 interlinea después del ASUNTO contra el margen izquierdo.
DESPEDIDA: Son expresiones de afecto con lo que se da por finalizada la comunicación.
A 2 interlíneas del texto, cuando es corto al final se utiliza coma (,), cuando es larga se utiliza punto
(.).
DATOS DEL REMITENTE: Se escribe el nombre y apellidos en mayúscula sostenida, en la siguiente
línea el cargo en mayúscula inicial; la persona que remite es la persona encargada según lo
estipulado en el manual de procedimientos de la respectiva dependencia.
De 4 a 6 interlinea después de la despedida contra el margen izquierdo.
23. ANEXOS: Este se utiliza cuando hay uno o varios documentos adjuntos, que sirve para
complementar y aclarar, estos deben mencionarse en una nota de anexos, en mayúscula sostenida
seguido de dos puntos.
A 2 interlíneas esta línea es opcional.
TRANSCRIPTOR: Es aquella que solo se utilizan el nombre en mayúscula inicial y la primera letra
del apellido en mayúscula, de la persona que es responsable de elaboración del memorando.
A 2 interlinea del remitente o del último renglón escrito.
MARGENES
Superior de 3 a 4 cm.
Izquierda de 3 a 4 cm.
Inferior de 2 a 3 cm.
Derecha de 2 a 3 cm.
Son iguales a las de una carta.
24. DISEÑO DEL MEMORANDO
MARGEN SUPERIOR 3 A 4 CM.
----------
---------- 2 a 3 interlinea
----------
MEMORANDO
----------
---------- 2 a 3 interlinea
----------
Código
----------
---------- 3 interlinea
----------
FECHA: --------------------
----------
MARGEN IZQUIERDA 3 A 4 CM.
MARGEN DERECHA 2 A 3 CM.
---------- 2 interlinea
PARA: --------------------
----------
---------- 2 interlinea
DE: --------------------
----------
---------- 2 interlinea
ASUNTO: --------------------
----------
---------- 3 a 4 interlinea
----------
Texto -------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------
----------
---------- 2 interlinea
Despedida,
----------
----------
---------- 4 a 6 interlinea
----------
Datos del Remitente
----------
---------- 2 interlinea
Anexos:
----------
---------- 2 interlinea
Transcriptor.
MARGEN INFERIOR 2 A 3 CM.
25. MEMORANDO Nº 001
CODIGO: S – 052.6
Florencia, 10 de febrero de 2012
PARA: ROGELIO MORALES
Asesor Financiero
DE: SUDGERENTE
ASUNTO: Diligenciar tramite financiero
Cordial saludo, y de ante mano me permito solicitar los trámites ya
elaborados en la semana anterior sobre el estado financiero de la empresa
para poder realizar un informe que se me ha solicitado.
Agradezco su gentil colaboración y se me haga llegar pronto lo solicitado,
FRANCY YANETH CASTRO CANO
Subgerente
Yaneth C.
26. 1.3 LA CIRCULAR
Es una comunicación escrita que se emplea para dar a conocer un mismo asunto a varias personas
a quienes les interesa.
Su redacción debe adecuarse al modelo de la carta, destacando en su redacción la claridad y la
sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel.
Hay dos clases de CIRCULAR.
1.3.1 CIRCULAR EXTERNA O CARTA CIRCULAR
Esta se dirige de forma personalizada ya que su contenido es el mismo para diferentes destinatarios.
La Circular Externa debe llevar el papel Membretado y con respectivo Logotipo.
1.3.2 CIRCULAR INTERNA O GENERAL
Esta seda para un grupo de personas donde su contenido es conocer las diferentes actividades de la
empresa.
La Circular Interna no lleva el papel Membretado ni con el Logotipo. Esto es lo que hace la
diferencia.
27. PARTES DE LA CIRCULAR
CIRCULAR: Se escribe en mayúscula sostenida, centrado, sin negrilla que se mire notable.
De 2 a 3 interlinea del margen superior.
CODIGO: Numero consecutivo de la dependencia productora y subserie que debe corresponder a la
Circular Externa o Interna.
De 2 a 3 interlinea después de la palabra CIRCULAR.
CIUDAD Y FECHA: Es aquella que indica el lugar de donde se escriben con su día mes y año.
De 2 a 3 interlinea del Código.
PARA: Se escribe en mayúscula sostenida seguido de dos puntos, se coloca el Cargo de los
funcionarios a quienes van dirigida la Circular en mayúscula.
De 3 interlinea al margen izquierdo.
ASUNTO: Es un mensaje corto de 4 a 6 palabras que resumen lo que va escrito en la Circular, con
mayúscula inicial seguida de dos puntos.
De 3 interlinea al margen izquierdo.
TEXTO: Su redacción es en tercera persona del singular o en primera del plural, en forma clara y
breve y tratando solo el asunto, a una interlinea y a dos entre párrafo.
De 3 a 4 interlinea del asunto.
28. DESPEDIDA: Son expresiones de afecto con lo que se da por finalizada la comunicación, esta debe
ser breve y terminada en punto.
De 2 interlinea del Texto.
DATOS DEL REMITENTE: Son los datos de la persona que ha mandado la Circular, esta debe llevar
su nombre y apellido en mayúscula sostenida, en la siguiente línea su cargo correspondiente.
De 4 a 6 interlinea después de la Despedida.
ANEXO: Se utiliza cuando la Circular acompaña uno o varios documentos adjuntos, que sirve para
complementar y aclarar a estos deben mencionarse en una nota de anexos en mayúscula inicial
después de dos puntos.
A 2 interlíneas del Remitente.
TRANSCRIPTOR: Es aquella que solo se utilizan el primer nombre mayúscula inicial y la letra inicial
del apellido, de la persona que es responsable de elaboración de la carta.
A 2 interlinea del Remitente o del último renglón escrito.
MARGENES:
Superior de 3 a 4 cm.
Izquierda de 3 a 4 cm.
Derecha de 2 a 3 cm.
Inferior de 2 a 3 cm.
29. LOGO
GO
MEMBRETE MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM.
----------
---------- 2 a 3 interlinea
CIRCULAR EXTERNA No. 001
----------
---------- 2 a 3 interlinea
Código
----------
---------- 2 a 3 interlinea
Ciudad, fecha
----------
---------- 3 interlinea
----------
PARA: -----------------------------------
MARGEN DERECHA DE 2 A 3 CM.
MARGEN IZQUIERDO DE 3 A 4 CM.
----------
---------- 3 interlinea
----------
Asunto: -----------------------------------
----------
---------- 3 a 4 interlinea
----------
Texto-----------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
----------
---------- 2 interlinea
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
----------
---------- 2 interlinea
Despedida.
----------
----------
---------- 4 a 6 interlinea
----------
Datos del Remitente
----------
---------- 2 interlinea
Anexos:
----------
---------- 2 interlinea
Transcriptor.
MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
30. RAZON SOCIAL
LOGOTIPO
NIT
CIRCULA EXTERNA No. 001
300-03.03
Florencia, 10 de febrero de 2012
PARA EMPLEADOS DEL ÉXITO
Asunto: Invitación
Tengo el gusto de invitarlos a una conferencia que se realizara en el aula
máxima de la Universidad el día 19 de febrero a las 7:00 pm, con motiva de
tratar los beneficios que brinda SALUCOOP.
Me despido atentamente y espero su asistencia,
FRANCY YANETH CASTRO CANO
Conferencista de SALUCOOP
Yaneth C.
31. MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM.
----------
---------- 2 a 3 interlinea
CIRCULAR INTERNA No. 001
----------
---------- 2 a 3 interlinea
Código
----------
---------- 2 a 3 interlinea
Ciudad, fecha
----------
---------- 3 interlinea
----------
PARA: -----------------------------------
----------
MARGEN IZQUIERDO DE 3 A 4 CM.
MARGEN DERECHA DE 2 A 3 CM.
---------- 3 interlinea
----------
Asunto: -----------------------------------
----------
---------- 3 a 4 interlinea
----------
Texto-----------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
----------
---------- 2 interlinea
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
----------
---------- 2 interlinea
Despedida.
----------
----------
---------- 4 a 6 interlinea
----------
Datos del Remitente
----------
---------- 2 interlinea
Anexos:
----------
---------- 2 interlinea
Transcriptor.
MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
32. CIRCULA INTERNA No. 001
100 - 02.01
Florencia, 10 de febrero de 2012
PARA EMPLEADOS
Asunto: Integración Personal
Se les informa que en el día de mañana se hará una integración, el cual es
preferible que vengan con ropa adecuada para poder realizar el evento.
Gracias por su atención,
FRANCY YANETH CASTRO CANO
Jefe de Personal
Yaneth C.
33. 1.4 CERTIFICADO
Es un documento de forma probatoria, puede ser pública o privada que asegura la autenticidad y
cumplimiento de un hecho o acto solemne.
El certificado se utiliza en calificaciones, diplomas obtenidos, paz y salvos, exámenes
médicos, documentos de identidad, etc.
1.5 CONSTANCIA
Es un documento de carácter justificado en el que se cuentan hechos o
Situaciones que no requieren solemnidad.
La constancia se utiliza en el tiempo de servicio, experiencias, comportamiento, salarios, clase de
trabajo, jornada laboral, etc.
PARTES DEL CERTIFICADO Y LA CONSTANCIA
CODIGO: Numero consecutivo de la dependencia determinada por cada empresa, en las entidades
educativas es obligatorito enumerarlas.
De 2 a 3 interlinea margen superior.
34. CIUDAD Y FECHA: Es donde indica la ciudad de origen del documento con su respectivo día mes y
año.
De 2 a 3 interlinea del Código o de 4 a 6 interlinea sino lo hay.
CARGO: Es del que remite el Certificado o Constancia se escribe en mayúscula sostenida centrado
precedido por EL o LA.
IDENTIFICACION: Aquí se expresa las palabras CERTIFICA o HACE CONSTAR seguida de dos
puntos, en mayúscula sostenida y centrado.
De 3 a 4 interlinea del cargo.
TEXTO: Se inicia con la conjunción Que siguiendo con los datos solicitantes como el Tratamiento, el
Nombre y su identificación en mayúscula sostenida. En el último párrafo se menciona el motivo por
el cual se expide el Certificado o la Constancia y de preferencia se incluye el destinatario.
De 3 a 4 interlinea de identificación.
DATOS DEL REMITENTE: Es donde va el nombre de la persona responsable se escribe en
mayúscula sostenida.
De 4 a 6 interlinea del Texto.
TRANSCRIPTOR: Es la persona responsable de transcribir el documento, se escribe el primer
nombre mayúscula inicial y la primera letra del apellido.
De 2 interlinea de los datos destinatario.
35. MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM.
----------
MARGENES ---------- 2 a 3 interlinea
----------
Código
----------
Superior 3 a 4 cm. ---------- 2 a 3 interlinea
----------
Izquierdo 3 a 4 cm. Ciudad, fecha
----------
Derecho 2 a 3 cm. ---------- 3 a 4 interlinea
----------
Inferior 2 a 3 cm. CARGO DEL REMITENTE
----------
MARGEN IZQUIERDA DE 3 A 4 CM.
MARGEN DERECHA DE 2 A 3 CM.
---------- 3 a 4 interlinea
----------
CERTIFICA:
----------
---------- 3 a 4 interlinea
----------
Que Tratamiento, NOMBRE, Documento de Identificación ----------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------
----------
---------- 2 interlinea
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
----------
----------
---------- 4 a 6 interlinea
----------
Datos del Remitente
----------
---------- 2 interlinea
Transcriptor
MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
36. L.100-1
Florencia, 13de febrero de 2012
JEFE ADMINISTRATIVO
CERTIFICA:
Yo FERNANDO GARCIA Jefe Administrativo de la Compañía CHILCO S.A.S.
identificado con cedula de ciudadanía número 16435638 de Florencia doy
certificación que conozco de vista y trato a la señora NUBIA CANO
CORDOBA identificada con cedula de ciudadanía número 40768858 de
Florencia, hace aproximadamente unos siete años, quien a tenido vínculos
laborales con nuestra compañía.
La presente se expide a solicitud del interesado.
FERNANDO GARCIA
C.C. 16435638 Florencia
Cel. 3135394511
Yaneth C.
37. MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM.
---------
---------- 2 a 3 interlinea
----------
Código
----------
---------- 2 a 3 interlinea
----------
Ciudad, fecha
----------
---------- 3 a 4 interlinea
----------
CARGO DEL REMITENTE
----------
MARGEN IZQUIERDA DE 3 A 4 CM.
MARGEN DERECHA DE 2 A 3 CM.
---------- 3 a 4 interlinea
----------
HACE CONSTAR:
----------
---------- 3 a 4 interlinea
----------
Que Tratamiento, NOMBRE, Documento de Identificación ----------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------
----------
---------- 2 interlinea
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
----------
----------
---------- 4 a 6 interlinea
----------
Datos del Remitente
----------
---------- 2 interlinea
Transcriptor
MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
38. L-100.1
Florencia, 13 de Febrero de 2012
SUPERVISOR
HACE CONSTAR:
Que desde hace seis años conozco de vista, trato a la señora FRANCY
YANETH CASTRO CANO, identificada con cedula de ciudadanía número
40614060 de Florencia, como una persona honesta, seria y honrada,
cumplidora con sus obligaciones y como persona trabajadora es digna de
confianza y por lo tanto muy responsable.
La presente se expide a solicitud del interesado.
JORGE CABRERA VELANDIA
16646041 de Florencia
Cel. 3209303411
Yaneth C.
39. 1.6 HOJA DE VIDA
Es un resumen que da a conocer las capacidades profesionales y experiencias
laborales, dependiendo de la elaboración y presentación correcta demostrara su desempeño en el
trascurso de nuevos empleos.
Los documentos comerciales que se le anexan son todos los comprobantes amplificados por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad.
1.6.1 PARTES DE LA HOJA DE VIDA
HOJA DE VIDA: Se escribe en mayúscula sostenida, centrado, sin negrilla, es la identificación del
documento que se va a elaborar.
De 2 a 3 interlinea del margen superior.
DATOS PERSONALES
Se escribe en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, estos se presentan en dos columnas
y se encuentran de esta forma.
NOMBRE: Se escribe en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, después de dos
tabulaciones, se ubica Nombres y Apellidos en mayúscula de la persona responsable.
De 2 interlinea.
40. IDENTIFICACION: Igualmente en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, después de dos
tabulaciones, se ubica el Documento de identidad y si es una persona masculina, la libreta militar.
De 2 interlinea.
FECHA DE NACIMENTO: En mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, después de dos
tabulaciones, se ubica la información de la Ciudad, Día Mes y Año de su nacimiento.
De 2 interlinea.
ESTADO CIVIL: Se escribe en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, después de dos
tabulaciones, se ubica el estado en que uno se encuentra, si es Casado o Soltero o Unión Libre.
De 2 interlinea.
DOMICILIO: Se escribe en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, después de dos
tabulaciones, la dirección de la vivienda donde vive.
De 2 interlinea.
TELEFONO: Se escribe en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, después de dos
tabulaciones, los números telefónicos donde se pueden contactar con la persona que ha enviado la
Hoja de Vida.
De 2 interlinea.
41. ESTUDIOS
En mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, aquí se demuestra los estudios que ha tenido la
persona en el trascurso de su vida, se presentan en dos columnas.
De 3 interlinea de lo último escrito de Datos Personales.
ESTUDIOS PRIMARIOS Y SECUNDARIOS: En mayúscula sostenida, seguida de dos
puntos, después de dos tabulaciones, se ubica el Nombre de las instituciones donde a realizados
sus estudios, con su respectivos periodos cursados, con la Ciudad y el Año de la terminación.
De 3 interlinea de Estudios.
ESTUDIOS UNIVERSITARIOS: Igualmente en mayúscula sostenida, seguida de dos
puntos, después de dos tabulaciones, se ubica las carreras que ha hecho en su etapa de vida.
De 2 interlinea.
ESTUDIOS COMPLEMENTERIOS: Se escribe en mayúscula sostenida, seguida de dos
puntos, después de dos tabulaciones, se ubica lo realizado durante el tiempo que lleva con su
respectiva información que se necesite para poder corroborar lo escrito.
De 2 interlinea.
42. EXPERIENCIAS
Se escribe en mayúscula sostenida, después de dos interlinea se ubica la información de las
empresas con el respectivo cargo que ha realizado en ella y de más información que se a necesaria.
De 3 interlinea de lo último escrito.
REFERENCIAS LABORALES
En mayúscula sostenida, después de dos interlinea se ubica la información de la persona encargada
para comunicar lo estipulado en la empresa donde ha laborado con su Dirección y Teléfonos.
De 3 interlinea de lo último escrito.
REFERENCIAS PERSONALES
Se escribe en mayúscula sostenida, después de dos interlinea se ubica información de personas
que conozcan a la persona que envía la hoja de vida y den una muy buena expresión de ella, tiene
que ir su nombre, cargo donde labora y demás información que se necesite.
De 3 interlinea de lo último escrito.
FIRMA: Es donde se escribe el Nombre completo en mayúscula sostenida, de la persona dueña de
la Hoja de Vida con su Numero de Cedula y se la ubica la Firma.
De 4 a 6 interlinea de lo último escrito.
43. FECHA DE PRESENTACION: Es donde se escribe la información de la Ciudad, fecha en que se
hizo la Hoja de Vida.
De 3 a 4 interlinea de la Firma.
MARGENES
Superior de 3 a 4 cm.
Izquierdo de 3 a 4 cm.
Derecha de 2 a 3 cm.
Inferior de 2 a 3 cm.
44. MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM.
----------
---------- 2 a 3 interlinea
HOJA DE VIDA
----------
---------- 3 a 4 interlinea
----------
DATOS PERSONALES
----------
---------- 3 interlinea
----------
NOMBRE Y APELLIDOS:
----------
---------- 2 interlinea
MARGEN DERECHA DE 2 A 3 CM.
MARGEN IZQUIERDA DE 3 A 4 CM.
IDENTIFICACION:
----------
---------- 2 interlinea
FECHA DE NACIMIENTO:
----------
---------- 2 interlinea
ESTADO CIVIL:
----------
---------- 2 interlinea
DOMICILIO:
----------
---------- 2 interlinea
TELEFONO:
----------
---------- 3 interlinea
----------
ESTUDIOS
----------
---------- 3 interlinea
----------
ESTUDIOS PRIMARIOS:
----------
---------- 2 interlinea
ESTUDIOS SECUNDARIOS:
----------
---------- 2 interlinea
MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
45. MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM.
ESTUDIOS UNIVERSITARIOS:
----------
---------- 3 interlinea
----------
ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS:
----------
----------
----------
EXPERIENCIAS:
----------
---------- 3 interlinea
----------
MARGEN DERECHA DE 2 A 3 CM.
REFERENCIAS LABORALES:
MARGEN IZQUIERDA DE 3 A 4 CM.
----------
---------- 3 interlinea
----------
REFERENCIAS PERSONALES:
----------
---------- 4 a 6 interlinea
----------
----------
FIRMA
----------
---------- 3 a 4 interlinea
----------
Ciudad, Fecha de Presentación
MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
46. HOJA DE VIDA
DATOS PERSONALES:
NOMBRE Y APELLIDOS: FRANCY YANETH CASTRO CANO
IDENTIFICACION: 40614060 DE FLORENCIA
FECHA DE NACIMIENTO: 14 DE NOVIEMBRE DE 1984
ESTADO CIVIL: UNION LIBRE
DOMICILIO: CARRERA 13ª No.2ª-16
TELEFONO: 3124487017
ESTUDIOS:
SECUNDARIOS: COLEGIO JOR ELIECER GAITAN
FLORENCIA - CAQUETA
2001
ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS: HOJA DE CALCULOELECTRICA
MICROSOFT EXCEL
PROCESADOR DE TEXTO
MICROSOFT COLEGIO LA
CIUDADELA SIGLO XXl
SENA
47. EXPERIENCIAS: DISTRIBUIDORA METAMORFOSIS,
Auxiliar de Ventas, desde 15 de
octubre de 2005 hasta 30 de junio de
2006.
LA ESTACION DE LA MODA,
Auxiliar de Ventas, desde 01 de
noviembre de 2006 hasta 30 de
noviembre de 2009.
REFERENCIAS LABORALES: FREDI ALBERTO RAMIREZ,
Administrador Distribuidora
Metamorfosis, Tel: 4351124,
Florencia.
LUIS FERNANDO MENDEZ, Jefe
Inmediato, La Estación de la Moda,
Tel: 4644118, San Vicente de
Caguan.
REFERENCIAS PERSONALES: JORGE CABRERA VELANDIA,
Coordinador Ventas Gas País, Tel:
3123785026 – 4360006.
FRANCY YANETH CASTRO CANO
C.C. 40614060 de Florencia
Florencia, 13 de febrero de 2012
48. 1.7 ACTA ADMINISTRATIVA
Se han utilizado como herramienta laboral para dejar constancia de los hechos ocurridos que se
tratan y acuerdan en una reunión donde hace presencia la administración de una empresa pública o
privada.
1.7.1 PARTES DEL ACTA
ACTA No.__: Se escribe centrado, en mayúscula sostenida, sin negrilla con número consecutivo que
le corresponda, iniciando con 001.
De 1 interlinea del margen superior.
FECHA: Se escribe centrado, en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, se
apunta la Ciudad donde se realiza la reunión con su respectiva fecha.
De 3 interlinea.
HORA: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, se apunta la hora de
inicio y fin de la reunión.
De 1 interlinea.
LUGAR: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, se apunta el
nombre donde se realiza la reunión.
De 1 interlinea.
49. ASISTENTES: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, se apunta
los nombres y apellidos en mayúscula inicial, con su respectivo cargo que ocupa en la
empresa, estos son los integrantes que han acudido a la reunión.
De 2 interlinea.
INVITADOS: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, los nombres y
apellidos en mayúscula inicial, con su respectivo cargo, de las personas que han participado en la
reunión.
De 2 interlinea.
AUSENTES: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, los nombres y
apellidos en mayúscula inicial, con su respectivo cargo de las personas que no han estado en la
reunión.
De 2 interlinea.
ORDEN DEL DIA: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, se
especifica en números arábigos los temas por el motivo de la reunión.
De 2 interlinea.
1o. Verificación de quórum.
2o. Lectura y discusión del Acta anterior.
3o. Discusión y aprobación tabla de retención documental y al respecto.
50. DESARROLLO: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, se prepara
el primer tema especificando con números arábigo el avance de la reunión.
De 2 interlinea.
1o. Se verifico el quórum dando inicio a la lectura.
2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.
3o. Fue presentada la tabla de retención documenta y al respecto.
De 2 interlinea después del titulo Desarrollo, a 1 interlinea entre renglón y 2 entre párrafo.
CONVOCATORIA: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, es para
programar una nueva reunión, donde lleva la Fecha,
Hora y Lugar.
De 2 interlinea.
FIRMAS: Donde van los Nombres y Apellidos completos en mayúscula sostenidos con su respectivo
Cargo a 1 interlinea con mayúscula inicial.
Estos Nombres y Cargos se organizan de forma jerárquica que este al margen izquierdo y el
siguiente en el mismo renglón pero al margen derecho.
De 4 interlinea.
51. ANEXOS: Se escribe en mayúscula inicial, sin negrilla, seguida de dos puntos, se adjunta tal
cantidad de documentos que sustenten una información que se desarrolla en el acta.
De 2 interlinea.
DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Es la persona responsable de transcribir el documento, su Nombre
en mayúscula inicial y la primera letra de su Apellido.
De 2 interlinea.
MARGENES
Superior de 3 a 4 cm.
Izquierdo de 3 a 4 cm.
Derecha de 2 a 3 cm.
Inferior de 2 a 3 cm.
52. MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM.
---------- 1 interlinea
ACTA No. ___
----------
---------- 3 interlinea
----------
FECHA:
---------- 1 interlinea
HORA:
---------- 1 interlinea
LUGAR:
----------
---------- 2 interlinea
ASISTENTES: --------------------, ----------
----------
---------- 2 interlinea
INVITADOS: --------------------, ----------
MARGEN IZQUIERDA DE 3 A 4 CM.
----------
MARGEN DERACHA DE 2 A 3 CM.
---------- 2 interlinea
AUSENTES: --------------------, ----------
----------
---------- 2 interlinea
ORDEN DEL DIA:
---------- 1 interlinea
1o.------------------------------------------------------------------------------------------------------
2o.------------------------------------------------------------------------------------------------------
3o.------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------
---------- 2 interlinea
DESARROLLO:
---------- 1 interlinea
1o.-----------------------------------------------------------------------------------------------------
---------- 1 interlinea
2o. -----------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------- 1 interlinea
3o. -----------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------
----------
---------- 2 interlinea
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
53. MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM.
----------
---------- 2 interlinea
CONVOCATORIA:
----------
----------
---------- 4 interlinea
----------
FIRMAS: --------------------, ----------
----------
---------- 2 interlinea
Anexos:
----------
---------- 2 interlinea
Transcriptor
MARGEN DERACHA DE 2 A 3 CM.
MARGEN IZQUIERDA DE 3 A 4 CM.
MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
54. CREACION DE LA EMPRESA
ACTA No. 001
FECHA: Florencia, 13 de febrero de 2012
HORA: De 8:45 am a 12:45 m
LUGAR: SENA Aula 11
ASISTENTES: ALEXANDER MOSQUERA, Presidente
JHULIETH BARRIOS, Vicepresidente
RUTH MUÑOZ, Secretaria
INVITADOS: GRUPO GESTION ADMINISTRATIVA
AUSENTES: JOHANNA AGUIRRE
LISETH HERRERA
ORDEN DEL DIA:
1o. Llamado a lista
2o. Escoger nombre de la empresa
3o. Que servicios se va prestar en la empresa
DESARROLLO:
1o. Se llama a lista dos de los integrantes del grupo Gestión Administrativa
no asistieron, (Johanna A: y Liseth H.)
55. 2o. Se escoge el nombre de la empresa, (ASESORES GESTION
ADMINISTRATIVA).
3o. Los servicios que presta la empresa son, asesorar a pequeñas y
medianas empresas, organizar eventos, archivos, servicio al cliente, manejo
contable, estado financiero, etc.
A quienes les vamos a prestar nuestros servicios son a oficinas de
administración, al sector ganadero, a pequeñas y medianas empresas,
cooperativas, etc.
Para haber llegado a estas decisiones varios compañeros colaboramos en
ello, hubo personas que aportaron ideas y demás.
Se hace un receso y salimos al breig a las 9:00 am y seguiremos a las 9:30
am.
Ya después de este corto breig, para poder seguir con la creación de la
empresa, reunimos varias preguntas, para ello en grupo de cinco personas
decidimos repartirnos las preguntas y responderlas y luego hacer una
exposición de ellas.
Preguntas:
1. Que es una empresa y como está constituida?
2. Que significa: Ltda., S.A.S, S. A, ONG?
3. Cuál es la normatividad para la creación de una empresa?
4. Que significa Misión, visión, Eslogan e imagen corporativa de una
empresa?
5. Que es la estructura orgánica funcional de la empresa?
Esta acta termina a las 12:45 m del día 13 de febrero de 2012, se realizara la
siguiente acta el día 14 de febrero 2012 en el SENA aula 11.
CONVOCATORIA:
56. Próxima reunión, el 14 de febrero de 2012 a las 8:00 am, en el aula 11 del
SENA.
FIRMAS:
ALEXANDER MOSQUERA JHULIETH BARRIOS
Presidente vicepresidente
RUTH MUÑOZ
Secretaria
Francy C.
57. 1.8 NOTA INTERNA
Es un formato de carácter interno pre impreso, su finalidad es que los diferentes
departamentos, secciones o personas pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí, por
peticiones, hechos, etc.
La nota interna se diligencia a mano cuyo objetivo es trasmitir información breve y de inmediato.
1.8.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA
INICIO
MEMBRETE: Es donde se organiza el Nombre o Razón Social de la Empresa.
FECHA: De registro de envió.
PARA: Se ubica el Nombre del funcionario
DE: Seguido el Nombre o Cargo de la persona y departamento o sección al que pertenece quien
Emite la Nota.
A: Seguido el Nombre o Cargo de la persona y departamento o sección a la que pertenece quien va
a recibir la comunicación.
58. ASUNTO: Seguido se resume el motivo que origina el documento.
CONTENIDO: Aquí se ubica en forma detallada el motivo por el cual se envía la Nota Interna, tiene
que ser breve y reducida.
FINAL: Aquí se ubica la firma de la persona que envía el mensaje.
61. 1.9 INFORME ADMINISTRATIVO
Documento por el cual se da a conocer el cambio de cualquier estudio de forma administrativa.
En este informe se clasifican en
1.9.1 INFORME CORTO
Son los que tienen mínimo 10 hojas de contenido. Consta de:
ENCABEZAMIENTO: El informe corto no lleva portada sino encabezamiento, que se distribuye con
la Razón Social.
De 3 a 4 cm del margen izquierdo superior y en mayúscula sostenida.
TITULO: Se escribe el Título del Informe, centrado y en mayúscula sostenida.
De 4 interlineas del margen superior.
FECHA: En mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, se ubica la Ciudad y Fecha completa.
De 4 interlinea del título contra el margen izquierdo.
AUTORÍA DEL INFORME: En mayúscula sostenida, se escribe PRESENTADO POR, ELABORADO
POR, RESPONSABLE, y se ubica el nombre de la persona quien realiza el informe.
De 2 interlinea seguida de la Fecha.
62. OBJETIVO: En mayúscula sostenida, seguida de dos puntos. Es la planeación breve que expone la
finalidad del informe.
De 2 a 4 interlineas
ESCRITURA DEL TEXTO: Un informe corto generalmente consta de un capitulo único. Todos se
escriben contra el margen izquierdo, allí se escriben los temas a tratar o desarrollar en el informe.
CONCLUSIONES: Se escriben en mayúscula sostenidas contra el margen izquierdo. Son los
resultados obtenidos después de analizar el trabajo escrito en el informe
De 2 a 4 interlineas del último renglón del texto.
FIRMA: El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor, en la página que finaliza el
cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúscula sostenido.
De 4 a 6 interlinea del último párrafo.
TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor.
De 2 interlíneas del firmante.
1.9.2 INFORME LARGO O EXTENSO
Tiene por objeto presentar, definir y dar una idea completa del informe.
63. Estas son sus partes:
PRELIMINARES: Es la parte que compone al texto o cuerpo del informe y está constituida por la:
CUBIERTA: Es la parte que cubre el documento, que se le llama pasta o tapa.
PORTADA: Es la primera página que contiene los datos que se requieren para dar a conocer el
documento.
TABLA DE CONTENIDO: Es la lista donde contiene los capítulos y divisiones principales que
requieren paginación del informe.
GLOSARIO: Es una lista de signos, unidades, abreviaturas y siglas utilizadas en el informe que se
organiza alfabéticamente para explicar sus términos o definiciones.
CUERPO DEL INFORME: Es el texto del documento que por el cual se constituye por una:
INTRODUCCION: Es la planeación breve que expone los alcances de un informe extenso o largo.
OBJETIVOS: Es la planeación breve que expone la finalidad del informe coto.
NUCLEO DEL INFORME: Son temas y subtemas que constituyen la escancia de informe.
64. CAPITULO: Es el tema completo que permite orientar al lector.
SUBDIVISION: Es la parte donde se divide un capitulo o un tema y subtema.
TITULO: Es el nombre del informe, del capítulo y subdivisión.
FIGURAS: También llamada (ilustraciones); son
gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.
TABLAS: Son los cuadros numéricos, estadístico, geográfico que se presenta en columnas.
CITAS: Es un pasaje, párrafo o propósito que proviene de alguien diferente al autor del informe, para
apoyar o compartir ideas.
NOTA DE PIE DE PAGINA: Es la aclaración del autor sobre el informe para completar una idea
expresada en el texto.
CONCLUSIONES: Son los resultados obtenidos y deducidos, hechos después de analizar
detalladamente el trabajo escrito en el informe.
RECOMENDACIONES: Son las formulaciones concisas de las acciones que se consideran
necesarias, como el resultado directo de las conclusiones alcanzadas.
65. MATERIAL COMPLEMENTARIO: Es la parte que sigue el cuerpo del informe para aplicarlo y facilitar
su utilización que está constituida por los:
ANEXOS: Es el conjunto de documentos que sirven para complementar y aclarar el cuerpo del
informe.
BIBLIOGRAFIA: Es la lista de la fuente de consulta que sean relacionado con el tema.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS: Es el conjunto de datos precisos y ordenados que facilitan la
identificación de una fuente documental o parte de ella.
INDICE: Es la lista alfabética de temas o aspectos relevantes del informe. Este es diferente a la tabla
de contenido.
MARGENES
Superior de 3 a 4 cm.
Izquierda de 3 a 4 cm.
Derecha de 2 a 3 cm.
Inferior de 2 a 3 cm.
66. INFORME CORTO
MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM
----------
----------
---------- 4 interlinea
----------
INFORME
----------
----------
---------- 4 interlinea
----------
FECHA:
---------- 1 a 2 interlinea
ELABORADO POR:
MARGEN IZQUIERDO DE 3 A 4 CM.
----------
MARGEN DERECHA DE 2 A 3 CM.
---------- 2 a 4 interlinea
OBJETIVO:
----------
---------- 2 a 4 interlinea
TEXTO ----------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------
----------
---------- 2 interlinea
--------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------
----------
---------- 2 a 4 interlinea
CONCLUSIONES
-------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
----------
---------- 2 a 4 interlinea
FIRMA
----------
---------- 2 interlinea
Transcriptor.
MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
67. INFORME LARGO O EXTENSO
MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM
NOMBRE DEL TRABAJO
MARGEN DERECHA DE 2 A 3 CM.
MARGEN IZQUIERDO DE 3 A 4 CM.
NOMBRE DEL APRENDIZ
NOMBRE DE LA INSTITUCION
NOMBRE DE LA MATERIA
CIUDAD - DEPARTAMENTO
FECHA
MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
68. INFORME LARGO O EXTENSO
MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM
NOMBRE DEL TRABAJO
NOMBRE DEL APRENDIZ
MARGEN DERECHA DE 2 A 3 CM.
MARGEN IZQUIERDO DE 3 A 4 CM.
NOMBRE DEL PROYECTO
NOMBRE DEL INSTRUCTOR
NOMBRE DE LA INSTITUCION
NOMBRE DE LA MATERIA
CIUDAD - DEPARTAMENTO
FECHA
MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
69. 1.10 ACTOS ADMINISTRATIVOS
Es toda declaración de carácter administrativa, es decir que es una decisión que toma una parte de
la Administración Pública y que tiene efectos jurídicos sobre el encargado.
El objetivo de la administración pública es satisfacer los intereses colectivos.
El tema del acto administrativo es de suma importancia en el derecho público, dado que el
reconocimiento de un acto como administrativo implica someterlo a un régimen especial que lo
diferencia de otras manifestaciones estatales.
1.10.1 ORDENANZA
Es una disposición o mandato. Se utiliza para nombrar al tipo de norma jurídica.
Es emitida por la autoridad que tiene la facultad para exigir su cumplimiento.
1.10.2 ACUERDO
Es una decisión tomada en común por dos o más personas por la junta, la asamblea o el tribunal.
También se denomina un pacto, tratado o resolución de organizaciones, de instituciones, de
empresas privadas o publicas.
70. 1.10.3 DECRETO
Es un acto administrativo de poder ejecutivo, que posee un contenido reglamentario, es inferior a las
leyes.
Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las legislaciones, normalmente para
situaciones de urgente necesidad, y algunas otras específicamente evaluadas.
1.10.4 RESOLUCION
Es una moción escrita adoptada por una asamblea.
Es un supuesto de ineficacia del contrato proveniente de un hecho posterior a su celebración, que le
pone fin por decisión judicial, por autoridad de una de las partes o por decisión de la ley.
1.10.5 CONTRATO DE COMPRAVENTA
Se conoce popularmente como compraventa a aquel comercio en el cual se compran y venden
cosas, especialmente aquellas usadas o antiguas y por supuesto con un valor mucho más accesible
que en cualquier otro comercio en el cual se ofrecen piezas similares pero nuevas y sin uso.
Y por otro lado se conoce como contrato de compraventa a aquel contrato que suscriben dos
personas y por el cual una de ellas se obliga a entregarle a la otra una determinada cosa y la otra
parte se compromete a pagar una suma monetaria determinada.
71. CONTRATO DE COMPRA VENTA ESTABLECIMIENTO DE
COMERCIO
Entre los suscritos a saber:_______________________________________,
mayor de edad, vecino de ________________, portador de la Cédula de
Ciudadanía Número ______________, expedida en ________________, con
Matrícula Mercantil No. ______________quien actuará en nombre propio,
por una parte, y quien dentro del presente contrato y para sus efectos se
llamará EL VENDEDOR, y ______________________________ mayor de
edad, vecino de_____________, portador de la Cédula de Ciudadanía
Número______________________, expedida en ___________, con
Matrícula Mercantil No._____________________quien actúa en nombre
propio, por la otra, quien dentro del presente contrato se llamará EL
COMPRADOR, celebramos el presente contrato de compra venta, contenido
en las siguientes cláusulas:
PRIMERA_____________________________________________________
VENDEDOR, transfiere a Titulo de venta el____________________ % del
establecimiento de comercio
denominado_____________________________________________, que se
encuentra ubicado en__________________________________________,
de la ciudad de_____________________, y con Matricula Mercantil número
_______________________________debidamente renovada hasta la fecha.
SEGUNDA: El precio de ésta compraventa es la suma
de___________________________________________________________
____________________________________ ( $ ), los cuales declara tener
recibidos el VENDEDOR, de mano del COMPRADOR a entera satisfacción,
a la firma del presente contrato.
Para constancia se firma el presente contrato a los____________________
(___) días del mes de ________________________ del
__________________________( )
_____________________________________________________________
EL VENDEDOR: EL COMPRADOR:
C.C.N0 CCN0
72. 1.11 FAX
Es un sistema de traspaso de datos escritos, gráficos, textos y muchos más datos por vía telefónica
formando una tele copia.
Este funciona de manera sencilla. Se trata de tres piezas integradas y combinadas en un solo
aparato: un escáner, que se encarga de registrar los datos, textos e imágenes presentes en el
documento original; un módem, que permite la conexión vía telefónica con otro aparato de similares
características; y la impresora, que al recibir un nuevo documento lo imprime de forma rápida y
económica en un papel, produciendo una copia de los datos transmitidos.
73. FAX
A LA TENCION DE: __________________________________________
EMPRESA: _________________________________________________
FAX: _________________________TELEFONO: ___________________
DE: _______________________________________________________
FECHA: ______________________PAGINAS: _____________________
ASUNTO: __________________________________________________
74. FAX
A LA TENCION DE: FRANCY YANETH CASTRO CANO
EMPRESA: AGESAD S.A.S
FAX: 4352961 TELEFONO: 4356125
DE: JORGE CABRERA VELANDIA
FECHA: 13 DE FEBREO DE 2012 PAGINAS: UNA
ASUNTO: CARTA REFERENCIA PERSONAL
GAS PAIS
002-5
Florencia, 13 de febrero de 2012
COORDINADOR DE VENTAS
HACE CONSTAR:
Que desde hace seis años conozco de vista y trato a la señora FRANCY
YANETH CASTRO CANO, Cedula número 40614060 de Florencia, como
una persona honesta, seria y trabajadora es digna de confianza y por lo tanto
muy responsable.
La presente se expide a solicitud del interesado.
JORGE CABRERA VELANDIA
Celular 3123785026
75. 1.12 TELEGRAMA
El telegrama es un mensaje breve que se envía por medio del telégrafo, aparato que funciona
mediante descargas eléctricas.
Los signos del mensaje se reproducen dando tecleos largos o breves, que se representan con rayas
o puntos y equivalen a letras del alfabeto, números, etc. Es decir, el telegrama no se escribe en
español, sino en clave Morse.
Ejemplos:
El telegrama tiene como finalidad el envío de un mensaje rápido y urgente, por tanto al escribirlo se
debe ser breve, además de que se cobra por palabra. Por ejemplo:
Arturo: Estoy ya en Veracruz, necesito que por favor le digas a mi mamá que no se olvide de
mandarme el boleto de regreso, gracias por todo.
Alma
Este mensaje, para enviarlo por telegrama quedaría así:
Estoy en Veracruz, di a mamá envíe boleto.
Alma
78. TELEGRAMA
AGESAD S.A.S
PROCEDENCIA: Florencia, 13 de febrero de 2012
DESTINATARIO: TATIANA ARIAS GUSMAN TELEFONO: 4351126
DOMICILIO: Calle 9 No. 11 – 30 Los Lagos
DESTINO: San Vicente del Caguan – Caquetá
TEXTO: FELICITO MOTIVO TU HIJA GRADO ABRAZO SALUDO
FRANCY YANETH CASTROM CANO
REMITENTE: FRANCY YANETH CASTRP CANO
DOMICILIO: Carrera 13 a No. 2 a 16 El Rosal
TELEFONO: 3124487017 FIRMA:
79. 1.13 SOBRES
Es una cubierta que protege y guarda un documento para entregarlo o enviarlo
1.13.1 PARTES DEL SOBRE
DATOS DEL DESTINATARIO: Es la persona a quien va dirigido el contenido del sobre.
TRATAMIENTO: Título académico, con mayúscula inicial.
NOMBRE: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida; nombres y apellidos completos.
Sin negrilla.
CARGO: Se escribe con mayúscula inicial.
EMPRESA: Se anota en la línea siguiente al cargo, la razón social, sigla o acrónimo.
DIRECCIÓN O APARTADO: Se utiliza una de las dos, la dirección de la empresa de donde se
mandan el sobre.
DESTINO: Puede ser local, nacional o internacional donde va dirigido el sobre.
DATOS DEL REMITENTE: Es la persona natural que envía el contenido del sobre.
LOGOTIPO: Símbolo que identifica a una empresa.
CIUDAD Y PAIS DE ORIGEN: De donde envían el sobre.
NUMERO DE TELEFONO: De la persona que envía el sobre
NUMERO DEL TELEFAX: Que transmite el documento.
80. Esquema de distribución de los datos del destinatario
en sobre oficio
Entre 3
Y 4 cm ZONA 1 ZONA3
Entre 1.5 y 2 cm
ZONA 2
Esquema de indicaciones para el destinatario en sobre
oficio
Entre 3
Y 4 cm ZONA 1 ZONA3
81. FLORENCIA-CAQUETA
Señor
GUSTAVO NARIÑO
Jefe Administrativo
Lácteos del Hogar
Calle 10 No 3-5
Acacias
Florencia
Carrera 20 Centro Tel. 3123654879
82. 2. EL INTERNET
Es un conjunto de redes, de ordenadores y dispositivos realmente unidos mediante cables que
conectan puntos de todo el mundo. Estos cables se presentan en muchas formas: desde cables de
red local, a cables telefónicos convencionales, digitales y canales de fibra óptica que forman las
"carreteras" principales. Esta gigantesca Red se difumina en ocasiones porque los datos pueden
transmitirse vía satélite, o a través de servicios como la telefonía celular, o porque a veces no se
sabe muy bien a dónde está conectada.
83. 2.1 LA INTRANET
Significa en español "red interna"; la intranet es una red de ordenadores privada basada en los tipos
de Internet, esto es lo que hace la diferencia entre el internet ya que es público y la intranet es
privada.
Una Intranet puede extenderse a través de Internet. Esto se hace generalmente usando una red
privada virtual.
Un intranet es un Internet interno diseñado para ser utilizado en el interior de una
empresa, universidad, u organización. Lo que distingue a un intranet del internet de libre acceso es
el hecho de que el intranet es privado. Gracias a los intranets, la comunicación y la colaboración
interna son más fáciles.
2.2 EMAIL O CORREO ELECTRONICO
Es un servicio muy utilizado en internet, que permite el intercambio de mensajes entre usuarios.
Para enviar y recibir mensajes mediante sistemas de comunicación electrónicos.
Para enviar un mensaje de e-mail es necesario tener la dirección de nuestro destinatario. Una
dirección de email tiene la forma: nombre-de-cliente@nombre-de-proveedor.com.
Podemos siempre identificar una dirección de correo electrónico por el uso de la arroba "@" (at, en
inglés) entre el nombre de usuario y el nombre del proveedor del servicio.
84. 3. COMO REDACTAR UNA CARTA
Muchas empresas no entienden que necesitan relacionarse con el mundo exterior; para poder tener
sus objetivos principales que son ofrecer los productos que fabrican.
La empresa necesita mantener informados a sus clientes sobre los asuntos de interés para ellos;
pero no logramos darnos cuenta de eso o de obtener respuestas satisfactorias.
Tenemos que fijarnos de que los informes no sean muy pesados o extensos; ya que son difíciles de
comprender y por ello no es captado el mensaje.
Estas empresas necesitan lograr que sus mensajes sean agradables para el público, tienen que ser
muy estratégicas.
Para poder redactar todo tipo de documentos debemos tener en cuenta lo siguiente:
EL CUIDADO DE LA ORTOGRAFÍA: Los errores ortográficos no dejan transmitir la información que
se quiere mostrar.
LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN: Aunque no parezca, el utilizar demasiado la coma hace difícil la
lectura de una carta, por lo tanto debemos usar los signos de puntuación en su justa medida.
85. LA TIPOGRAFÍA: Se trata del conjunto de caracteres que usamos al redactar nuestros documentos.
Los programas tipo Word nos hacen más fácil el utilizar diversas tipografías. La imagen corporativa
debe utilizar siempre la misma tipografía para todos los textos.
ALINEACIÓN: Una buena alineación facilita la correcta lectura y la hace agradable a la vista.
Para redactar un buen documento es importante saber el tipo de cliente, o a la empresa que vamos
a enviarle las cartas. Cuanto mejor conozcamos a la persona, mejor haremos la redacción.
3.1 LA ORTOGRAFIA
Es la ciencia que nos enseña a escribir correctamente como debe ser, para que podamos
comprender e interpretar cuando leamos.
Y para ello tenemos que conocer sus reglas y aplicarlas correctamente.
3.1.1 LAS REGLAS DE LA ORTOGRAFÍA
LETRAS: Es la base en la que nos comunicamos, por medio de la escritura por lo cual representa
los sonidos del lenguaje oral.
SILABAS: Es cuando un fonema o grupo de fonemas se pronuncian de un golpe de voz.
86. LETRAS MAYÚSCULAS: Son cuando se escribe la primera letra al iniciar un escrito, después de un
punto, con nombres propios etc.
USO DEL ACENTO: Es cuando una palabra esta formada por varias silabas y hay es donde
hacemos la mayor fuerza.
SIGNOS: Es un código o sistema por el cual transmitimos información que nos sirve para
comunicarnos.
3.2 LA GRAMATICA
La gramática es el estudio de las reglas que regulan el uso de las lenguas y la organización de las
palabras dentro de una oración. También se denomina así al conjunto de reglas que gobiernan el uso
de un lenguaje muy determinado; así, cada lengua tiene su propia gramática.
3.2.1 LAS REGLAS GRAMATICALES
Frases interrogativas en español hay dos tipos de frases. La interrogativas directas e indirectas.
3.3 SINTAXIS
Es la que estudia la parte de reglas que constituyen la formación de unidades superiores y se
entablan entre si, también estudia las oración.
87. ORACIÓN: La cual esta formada por varias palabras agrupadas en el sintagma que la forma como
verbo.
Aquí se encuentran Oraciones Simples, Completas y Compuestas.
3.4 MORFOLOGIA
Se ocupa de cada elemento de la oración por separado atendiendo los rasgos gramaticales.
4. DIGITACION
Digitar información con precisión y rapidez es una de las competencias básicas demandas por la
sociedad contemporánea. Desafortunadamente, muy pocas instituciones educativas incluyen
formalmente Manejo del Teclado en el currículo de informática (TIC).
Además, la mayoría de las que si lo hacen, no pueden asegurar que sus estudiantes adquieran
idoneidad en su manejo. Muchos docentes de informática aducen que les falta tiempo para poner en
práctica un currículo completo y efectivo que conduzca a que sus alumnos alcancen la competencia
en el manejo de este dispositivo de entrada.
Lo que no tienen en cuenta, es que si la institución no destina un tiempo específico para enseñar a
utilizar adecuadamente el Teclado, los estudiantes se lo tomarán y con creces, a lo largo de su vida
académica, localizando las teclas ("chuzo grafiando") cuando realicen trabajos en el computador.
88. 4.1 TÉCNICA DE DIGITACIÓN
Adquirir y mantener una técnica apropiada de digitación, también hace parte de la primera etapa en
el aprendizaje del Manejo de Teclado. Esta debe incluir, desde los primeros años escolares, la
explicación a los estudiantes de por qué es importante adoptar la postura adecuada y entrenarlos
para sentarse correctamente, usar convenientemente el teclado y hacer pausas en el trabajo con
alguna frecuencia.
4.2 EL TECLADO
En informática un teclado es un periférico de entrada o dispositivo, en parte inspirado en el teclado
de las maquinas de escribir, que utiliza una disposición de botones o teclas, para que actúen como
palancas mecánicas o interruptores electrónicos que envían información a la computadora. Después
de las tarjetas perforadas y las cintas de papel, la interacción a través de los teclados al estilo
teletipo se convirtió en el principal medio de entrada para las computadoras. El teclado tiene entre 99
y 127 teclas aproximadamente.
Y está dividido en cuatro bloques:
BLOQUE DE FUNCIONES: Va desde la tecla F1 a F12, en tres bloques de cuatro: de F1 a F4, de F5
a F8 y de F9 a F12. Funcionan de acuerdo al programa que esté abierto. Por ejemplo, en muchos
programas al presionar la tecla F1 se accede a la ayuda asociada a ese programa.
89. BLOQUE ALFANUMÉRICO: Está ubicado en la parte inferior del bloque de funciones, contiene los
números arábigos del 1 al 0 y el alfabeto organizado como en una máquina de escribir, además de
algunas teclas especiales.
BLOQUE ESPECIAL: Está ubicado a la derecha del bloque alfanumérico, contiene algunas teclas
especiales como Impr Pant, Bloq de
desplazamiento, pausa, inicio, fin, insertar, suprimir, RePag, AvPag, y las flechas direccionales que
permiten mover el punto de inserción en las cuatro direcciones.
BLOQUE NUMÉRICO: Está ubicado a la derecha del bloque especial, se activa al presionar la tecla
Bloq Núm., contiene los números arábigos organizados como en una calculadora con el fin de
facilitar la digitación de cifras. Además contiene los signos de las cuatro operaciones básicas: suma
+, resta -, multiplicación * y división /; también contiene una tecla de Intro o Enter.
90.
91. 5. POSICION ERGONOMICA
El uso generalizado de computadores en los sitios de trabajo obliga a reorganizar el espacio y a
considerar nuevos hábitos, para lograrlo, la ergonomía establece unas normas que hacen que la
relación entre las ergonomía establece unas normas que hacen que la relación entre las personas y
su entorno laboral contribuya a su bienestar.
El trabajo con computador no representa grandes riesgos en cuanto a acciones o patologías
laborales, pero puede producir en las personas trastornos que se traducen en fatiga
mental, problemas visuales, dolores de espalda, cuello brazos, manos y muñecas.
Buena parte de ellos se soluciona al adoptar las normas de construcción y diseño de los muebles de
oficina, de igual manera, al seguir las recomendaciones de uso que son impulsadas tanto por los
ergónomos como por las propias empresas.
92.
93. CONCLUSIONES
Este trabajo nos dio la oportunidad de conocer nuestras capacidades en la digitación y producción
de documentos empresariales.