1. finanzas
TODOS LOS PASOS QUE DEBES SEGUIR PARA EMITIR UNA FACTURA ELECTRÓNICA
Adiós papel,
hola e-factura
Está llamada a relegar el papel
a un segundo plano. Muy
poco a poco su implantación
empieza a ganar adeptos
entre pymes y autónomos.
La velocidad en el envío, el
ahorro de costes y una mayor
eficacia y control al gestionar
la empresa son tres de sus
argumentos para convencer
a todos. Y tú, ¿a qué esperas?
E
n agosto de este año la
factura electrónica ya será
obligatoria para las grandes firmas en su relación
con la Administración central; el
resto, mientras, tendrá hasta
febrero de 2011 para adaptarse a
esta herramienta digital, adelanta
Julián Inza, presidente de Albalia
Interactiva. Y es que, a pesar de
sus beneficios contrastados, este
modelo de facturación aún no
goza de una presencia masiva,
sobre todo entre las pymes.
Martín Pérez, presidente de la
Asociación Multisectorial de
Empresas Españolas de Electrónica y Comunicaciones (Asimelec),
considera que se trata de una
situación lógica, “como corresponde a una nueva forma de trabajar, que se irá implantando de
forma progresiva”.
A esto, se suma el enorme desconocimiento que los emprendedores poseen acerca de qué es la
factura electrónica, los diferentes
formatos o los sistemas para integrarla en su organización, como
advierte el director general de la
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2. GUÍA PARA DAR EL SALTO
Xavier Puyol, de AECOC, expone los pasos necesarios para incorporar la factura electrónica a una
compañía. Hay que matizar que éste es el camino a seguir por aquellos empresarios que hayan decidido
asumir internamente el proceso a través de un programa informático, integrado en sus sistemas de
gestión. Se trata de la alternativa más compleja, pero también la que tiene más beneficios:
1
Pedir un certificado FNMT Clase 2 CA a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o a cualquier entidad de certificación registrada en el portal de la Agencia Tributaria.
2
Acudir a una oficina de la Agencia Tributaria para verificar la identidad del solicitante del certificado.
3
Decidir en qué formato y con qué programa informático
se facturará y firmar el documento.
4
Verificar que el módulo de facturación es correcto y que
contiene todos los campos exigidos.
5
Decidir cómo se va a archivar la factura. La ley contempla la posibilidad de guardar una copia, conservar la
matriz (la base de datos) o emplear las dos fórmulas.
6
Una vez finalizado el proceso en la propia empresa
es hora de contar con el consentimiento expreso del
receptor para enviarle facturas electrónicas. “Lo recomendable es hacerlo mediante un acuerdo escrito”,
asegura nuestro experto.
7
Constatar que el receptor tiene el software adecuado
para validar esa factura.
8
Intercambiar el certificado digital, pero sólo con la
clave pública, ya que la privada no debe exportarse
nunca. La clave privada sirve para firmar y la pública
–la que realmente se encuentra dentro del certificadosolamente para verificar.
9
Realizar una prueba piloto, en la que se intercambien
tres o cuatro facturas.
Fundación para el Desarrollo Infotecnológico de Empresas y Sociedad (Fundetec), Alfonso Arbaiza.
Unos interrogantes que iremos
resolviendo a lo largo de este
reportaje con la ayuda de varios
expertos en la materia. Y todo
ello con un único objetivo: que
digas adiós al papel.
DELEGAR O NO A TERCEROS
Como primer paso, hay que saber
en qué consiste el proceso, que
se resume en la transmisión de
facturas o documentos análogos
por medios electrónicos (ficheros
informáticos) y telemáticos (de
un PC a otro); estos se firmarán de
manera digital con certificados
cualificados, con idéntica validez
legal que las facturas en papel.
Después, deberás tomar la decicisión de si encargarte de esta
tarea tú mismo o delegarla en terceros. Si optas por lo primero,
Arbaiza lanza el mensaje de su
sencillez. “Casi todos los programas de gestión y de contabilidad
cuentan con un módulo de facturación electrónica. El único trámi-
te aquí sería conseguir un certificado para firmar”, asegura.
Además, desde entidades privadas y públicas se están lanzando
iniciativas orientadas a facilitar
el uso de la factura electrónica.
En concreto, el Ministerio de
Industria, Turismo y Comercio, a
través de www.facturae.es, ha desarrollado una aplicación gratuita
con software abierto que permite
generar facturas de forma sencilla.
Un programa especialmente pensado para pymes, micropymes y
trabajadores autónomos.
FACTURA TÚ MISMO
Si uno asume internamente la facturación electrónica –sin subcontratarla-, tiene a su disposición
varias fórmulas que, según su
grado de complejidad, son:
Lo más sencillo. Firmar un
correo electrónico (o un documento con formato Word, Excel,
Acrobat) y enviarlo con los datos
de la factura. Esta modalidad no
es la más habitual ni la más beneficiosa, según los expertos consultados. “Es evidente que si
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3. finanzas
¿QUÉ CAMPOS DEBE
CONTENER LA FACTURA?
El Real Decreto 1496/2003 detalla
los datos mínimos que ha de
incluir una factura electrónica.
En su artículo sexto, se pueden
conocer en profundidad unos
requisitos que ahora resumimos:
1
2
La mayoría de
los programas de
contabilidad del
mercado integra la
factura electrónica
el receptor tiene que teclear de
nuevo los datos que llegan en un
PDF, la eficiencia y rapidez que
se le supone al sistema desaparecen”, ilustra Inza.
Fórmula intermedia. Consiste
en emitir o recibir facturas desde
una web con aplicaciones que
permite crearlas de forma manual.
Sebastián Muriel, director general
de Red.es, señala que es un método asequible, pensado para aquéllos a los que les asusta una
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Número de la factura y, en su caso, serie.
Fecha de expedición.
3
Nombre y apellidos, o razón social, tanto
del obligado a expedir la factura como
del destinatario de la misma. Para su validez, la factura deberá contener el nombre completo registrado en la escritura
de constitución inscrita en el Registro
Mercantil.
4
Número de Identificación Fiscal.
5
Domicilio físico de los obligados tributarios, tanto emisor como destinatario.
No tiene por qué coincidir éste con el
lugar en el que se hace la entrega de
bienes y servicios.
6
Descripción de operaciones. Se señalará,
de forma destacada, la fecha de entrega
del bien o de la prestación del servicio.
7
Tipo o tipos impositivos aplicables a
las operaciones. O mención expresa
de la causa de exención o no sujeción,
en cada caso.
8
El resultado de la operación.
alternativa más compleja. También resulta interesante para
pymes pequeñas, con un volumen de facturas pequeño, opina
Xavier Puyol, responsable de
Implantación y Proyectos EDI de
la Asociación Española de Codificación Comercial (Aecoc).
Lo más complejo (y completo). Se trata de integrar un módulo de facturación específico en los
sistemas de gestión y financieros
de la empresa. Coinciden los
expertos que es la fórmula ideal y
con la que se obtienen las ventajas
que se le atribuyen a la factura
electrónica. Entre ellas, una mayor
agilidad en los trámites, al estar
los procesos automatizados.
DEJARLO EN MANOS AJENAS
Para los emprendedores que
opten por la fórmula de dele-

4. finanzas
Los procesos
automatizados
permiten una
mayor agilidad
de los trámites
Una de las principales fortalezas de la que goza la factura
electrónica es el ahorro económico que tiene para la empresa que
la utiliza, cualidad que gana atractivo en tiempos de crisis donde
los costes se miran, más que nunca, con lupa. Y es que eliminar
gastos relacionados con el uso de papel, tinta o impresión
constituye una gran ventaja. El cuadro que os mostramos a
continuación (elaborado por Aecoc) es de lo más ilustrativo.
EMISIÓN
Papel
EDI
Coste/Unidad
Coste/Unidad
Impresión
Envío (sobre, sello)
Tratamiento manual
0,12
0,29
0,35
Estación EDI (Hard & Soft)
Tráfico
Gestión (Dpto. Admon)
0,01
0,03
0,02
TOTAL:
0,76
TOTAL:
0,06
AHORRO POR FACTURA: 0,76
RECEPCIÓN
Papel
EDI
Coste/Unidad
Coste/Unidad
Recepción y manipulación
Grabación
Tratamiento manual
Archivado
0,07
0,15
1,68
0,97
Estación EDI (Hard & Soft)
Tráfico
Gestión (Dpto. Admon)
Archivado
0,01
0,03
0,02
0,03
TOTAL:
2,87
TOTAL:
0,09
AHORRO POR FACTURA: 2,78
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NO HAY DOS SIN TRES
Al margen de estas dos fórmulas
de externalización, existe lo que se
conoce como autofactura. En esta
opción, la responsable de elaborar
la factura es la entidad receptora,
que, normalmente, también la
firma. Este tipo de operaciones es
habitual en algunos sectores muy
específicos, como el de los seguros. De este modo, la entidad aseguradora genera la factura,
después de que el profesional al
que ha contratado para solventar un siniestro le haya remitido
los datos del trabajo realizado. E
CLAUDIO M. NÓVOA
ILUSTRACIÓNES: HF INFOGRAFÍA
¿CUÁNTO AHORRAS RESPECTO AL PAPEL?
gar la facturación, existen
herramientas colectivas impulsadas por entidades bancarias, operadores de telecomunicaciones o
empresas de gestión informática,
según afirma Pérez. Pero hay también que tener en cuenta que esta
modalidad no exime de las responsabilidades legales que conlleva toda factura, por lo que
tendrías que ser muy cuidadoso al
elegir al proveedor. Las soluciones
varían, según se subcontrate el
proceso total o parcialmente:
Comodidad máxima. En este
caso, el emprendedor no tiene
que preocuparse de nada, pues la
plataforma se encargará de cumplir todos los requisitos operativos, legales y de cualquier otro
tipo. Estos sistemas disponen de
una conexión para que el usuario
pueda introducir sus facturas. A
partir de ese momento, se generará un formato específico de documento al que se le aplicará una
firma electrónica.
Una firma, por favor. En esta
ocasión, el proveedor únicamente tiene que facilitar la firma, aunque también cabe la posibilidad
de que ofrezca otros servicios
complementarios, como la validación de la misma.