Preguntas frecuentes sobre Facturas a Proveedores

PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE
FACTURAS DE PROVEEDORES
15 criterios para elegir una
solución de automatización
de Cuentas a Pagar
Preguntas frecuentes: Facturas de proveedores

PROPÓSITO DE ESTE DOCUMENTO
¿Está pensando en automatizar su proceso de pagos a proveedores?
Existen muchas soluciones… ¿Qué criterios seguir para elegir la mejor opción?
Esker ha formulado 15 preguntas clave a plantearse – y nuestras respuestas, para facilitar su decisión
y asegurar el éxito de su proyecto.
Preguntas frecuentes: Facturas de proveedores | 2
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¿POR QUÉ AUTOMATIZAR LOS PAGOS A PROVEEDORES?
Las empresas con procesos contables basados en documentos físicos ven limitadas su eficiencia. La
planificación financiera, la relación con los proveedores, la productividad de los empleados e incluso
los esfuerzos por mantener la conformidad legal pueden sufrir por la falta de automatización. Algunos
síntomas de una gestión ineficiente del pago a proveedores son:
Un reciente estudio de Aberdeen Group (*) revela que el coste medio de procesar una factura de proveedor puede suponer unos
15 euros desde que se recibe hasta que se paga. Sin embargo, con la optimización de procesos y la automatización del flujo
documental, se reduce a 3 euros.
Según la experiencia de Esker, las empresas que automatizan sus pagos a proveedores consiguen:
§ Procesar facturas un 65% más rápido
§ Recortar costes hasta en un 60%
§ Precisión de entrada de datos del 99%
§ Costes del ciclo de compra hasta un 40-60% más bajos
§ ROI en 3-6 meses
§ Visibilidad 100% de las facturas
x2
Visibilidad y
control del
proceso limitados
Insatisfacción
de proveedores y
empleados
Pérdida de
descuentos y
multas
Ciclos de pago
demasiado largos
Imprecisión
y cierres
interminables
Pagos
duplicados
* AP Invoice Management in a Networked Economy, May 2012. Aberdeen Group.
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15 PREGUNTAS PARA SELECCIONAR
LA SOLUCIÓN DE AUTOMATIZACIÓN
DE FACTURAS A PROVEEDORES
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01 “Nos gustaría eliminar todo lo posible el proceso manual y la intervención humana. ¿Nos
permitirá su solución tener un proceso de automatización de facturas de proveedores
completamente electrónico?”
El proceso de facturación funciona mejor cuando las tareas manuales se reducen al mínimo. Su proveedor debería
proporcionarle una solución que verifique automáticamente los datos de las facturas, que cumpla con las políticas
internas, así como la reglamentación legal y le ofrezca un entorno de trabajo completamente electrónico que no
requiera entrada manual de datos.
¿Por qué Esker?
Esker ofrece una solución integral que automatiza todas las fases del pago a proveedores –desde la
recepción de la factura hasta su introducción en el sistema de gestión, sustituyendo la necesidad de
cualquier intervención humana y reduciendo drásticamente los costes laborales de su departamento. Cada
factura es procesada automáticamente con total precisión y se guardan en el archivo digital, garantizando
una visibilidad total y búsquedas más eficientes. Los archivos se guardan en copias de seguridad y siempre
están disponibles.
UN PROCESO TOTALMENTE ELECTRÓNICO
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02 “Es importante que tengamos la atención puesta en el pulso de nuestro negocio. ¿Su
solución nos permite medir el rendimiento de nuestra gestión de pagos?”
Su proveedor debería facilitarle, dentro de la solución, una serie de indicadores clave (KPIs) y cuadros de mando que
aporten visibilidad en tiempo real. Esta clase de control y monitorización hace más fácil la supervisión del rendimiento,
analizar áreas de mejora y asignar recursos y cargas de trabajo.
¿Por qué Esker?
Los cuadros de mando de Esker facilitan las tareas diarias, monitorizan rendimientos y le permiten
reaccionar rápidamente para prever cualquier problema o detectar oportunidades con antelación, haciendo
cada acción más inteligente y estratégica. Los cuadros de mando son personalizables, de manera que los
responsables de gestión pueden elegir qué ver y quién lo puede ver.
Los usuarios de los cuadros de mando podrán ver cuántas facturas de proveedores han sido aprobadas y
cuántas están pendientes de aprobación; medir el rendimiento a largo plazo; conocer la capacidad real de su
equipo; observar tendencias… y mucho más.
CUADROS DE MANDO Y MÉTRICAS
0
Lotes de facturas
para dividir
23
Facturas asignadas
al contable
6
Facturas
suspendidas
8
Facturas
no pagadas
2
Facturas
atrasadas
1
Facturas en error
19
Facturas asignadas
a los aprobadores
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03 “¿Cómo podemos facilitar la comunicación, interacción y colaboración con nuestros
proveedores, así como reducir la carga de trabajo de nuestro personal de contabilidad?”
La solución debería incluir un portal de proveedores que les proporcione información en tiempo real del estado de
sus facturas y dándole la posibilidad de remitir sus facturas directamente. Así se acelerará el proceso del pago.
¿Por qué Esker?
El portal autoservicio de Esker para proveedores abre una nueva línea de comunicación entre la empresa
y sus proveedores. Con esta plataforma, puede compartir la información más fácilmente, mejorar el
funcionamiento de la cadena de suministro y facilitar la resolución de conflictos. Sus proveedores pueden
chatear directamente con los responsables de pagos para clarificar cualquier duda o cuestión, facilitando la
colaboración y mejorando la comunicación.
El portal de proveedores les da autonomía para enviar y seguir sus facturas fácilmente y con total seguridad.
Esto permite que el departamento de contabilidad de su empresa gestione menos papel, con menos costes y
plazos de pago menores. De esta forma, su personal podrá dedicar más tiempo a tareas de mayor valor.
PORTAL DE PROVEEDORES
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04 “¿Por qué instalar un workflow fuera de mi actual sistema de gestión?”
Establecer una solución para la gestión de facturas a proveedores integrada en su sistema gestión parece el método
más directo, pero puede dar algunos problemas de ineficiencia, costes extras y errores de coherencia. En cambio,
con una solución externa ganará en flexibilidad para:
§ Asegurar la continuidad del negocio, aunque haya actualizaciones en el sistema de gestión.
§ Acceso para compradores externos y directores, en cualquier momento y lugar.
§ Ofrecer un único punto de acceso a las facturas, sean usuarios o no del sistema de gestión.
§ Agilizar la formación y promover la aceptación del usuario.
§ Simplificar la instalación para centros de servicios compartidos regionales o mundiales.
¿Por qué Esker?
Esker facilita una solución que funciona como un módulo independiente del sistema de gestión, lo que
le permite desplegar la solución en diferentes oficinas. Además, Esker le permite contar con un número
ilimitado de personas responsables de aprobación de las facturas, así como disfrutar de acceso basado en
web, para estar conectado en cualquier momento y lugar:
Esker Anywhere es una aplicación móvil de Esker que dota a los directivos de acceso sobre la marcha para
revisar y aprobar solicitudes de gastos y facturas de proveedores estén donde estén.
WORKFLOW FUERA DEL ERP
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05 “¿Cómo puede su tecnología de reconocimiento identificar con precisión entre diferentes
formatos de facturas? ¿Necesitamos establecer plantillas para cada formato de proveedor?”
Su proveedor debería ofrecer herramientas inteligentes de análisis de datos para acelerar el proceso de
automatización y mejorar la precisión y seguridad del proceso.
Para asegurar dicha precisión y minimizar la intervención humana, la solución deberá ser capaz de extraer toda la
información relevante de las facturas, independientemente del formato: imagen escaneada, fax, email, etc.
¿Por qué Esker?
Con Esker es fácil manejar diferentes formatos de factura de un solo proveedor o diferentes facturas de
muchos proveedores, sin necesidad de plantillas específicas.
La solución de Esker incluye varias tecnologías de reconocimiento de datos patentadas, permitiendo
gestionar fácilmente el contenido de distintos tipos de facturas procedente de cualquier canal.
CAPTURA DE DATOS PRECISA E INTELIGENTE
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06 “Queremos archivar electrónicamente nuestras facturas para evitar montañas de papel. ¿Pero
cómo acceder fácilmente a nuestros documentos?”
Su proveedor debería ser capaz de archivar automáticamente sus facturas en formato electrónico, permitiéndole
eliminar las laboriosas tareas de clasificación manual y archivado en papel.
Además, el proveedor deberá guardar y proteger copias de sus facturas, y tenerlas siempre accesibles para el
personal autorizado, desde cualquier lugar y por el tiempo que usted considere.
¿Por qué Esker?
Con el poderoso motor de búsqueda multi-criterio de Esker, usted sólo necesita introducir uno o más criterios de
búsqueda en la interfaz web para que su factura sea rápidamente identificada.
Las facturas quedan siempre accesibles de forma securizada, para cualquier empleado autorizado desde cualquier
lugar y por el tiempo que lo necesite.
ARCHIVADO ELECTRÓNICO
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07 “¿Se integrará su solución con nuestras aplicaciones de gestión?”
Implementar una solución de automatización no tiene por qué conllevar costes adicionales para una adaptación a su
entorno informático. Si la solución de automatización de pagos a proveedores no se adapta a su entorno de gestión,
el coste de desarrollo a medida será alto.
Lo ideal es una solución que sea compatible con sus aplicaciones de gestión, configurable para satisfacer requisitos
específicos de cada empresa, y que se integre fácilmente con su infraestructura tecnológica.
¿Por qué Esker?
Esker ofrece una solución que facilita opciones de integración flexibles, a fin de conectar las diversas
aplicaciones utilizadas por diferentes subsidiarias o departamentos dentro de una compañía.
Asimismo, Esker es compatible con un amplio rango de ERPs (ej., SAP®
R/3 and SAP S/4HANA business
suites, Microsoft Dynamics™ NAV 2013 R2, 2015 y 2016, Oracle®
E-Business Suite, Oracle®
JD Edwards™
EnterpriseOne ERP, etc.), aplicaciones de sobremesa y otras plataformas empresariales.
INTEGRACIÓN CON EL ERP
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08 “Nuestras operaciones de contabilidad se encuentran centralizadas a través de un Centro de
Servicios Compartidos. ¿Será posible automatizar la gestión de facturas de proveedores en
este modelo?”
Para su Centro de Servicios Compartidos, la solución elegida deberá incluir un workflow multi-nivel, una trazabilidad
total de las facturas, un soporte multi-idioma, una gestión eficiente de colas de trabajo y la posibilidad de crear
informes. El objetivo es reducir costes, mejorar la eficiencia y las relaciones con sus proveedores, aún con diversos
sistemas de gestión.
¿Por qué Esker?
Esker da soporte a empresas con Servicios Compartidos. Con sus capacidades multi-idioma y otras
tecnologías libres de reconocimiento, Esker elimina los quebraderos de cabeza de procesar facturas desde
múltiples oficinas con diferentes idiomas y formatos de facturas.
El workflow externo de Esker es ideal para Centros de Servicios Compartidos, porque deben trabajar con
facturas procedentes de distintos entornos. Con seguimiento en tiempo real y capacidades de reporte, Esker
ofrece constante visibilidad de las facturas de proveedores –un requerimiento importante para los directores
financieros, quienes necesitan medir fácilmente la productividad y eficiencia de un Centro de Servicios
Compartidos.
AUTOMATIZACIÓN DE PAGOS EN CENTROS DE SERVICIOS COMPARTIDOS
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09 “¿La solución puede extenderse al ciclo completo de compras?”
La relación con los proveedores depende de su capacidad para gestionar y pagar sus facturas a tiempo. Pero el
proceso empieza desde el momento de la compra, cuyo proceso también debe ser electrónico para una mayor
transparencia. El uso de soluciones de automatización a lo largo de todo el ciclo de compra agiliza la comunicación
y la colaboración de todas las partes implicadas, lo que resulta en excelentes relaciones con los proveedores, control
del riesgo financiero y mejor gestión del capital circulante.
¿Por qué Esker?
La solución de Esker no solo optimiza las solicitudes de gastos indirectos y los pedidos de bienes y servicios,
sino que además aporta mayor visibilidad y eficiencia a todo el proceso de facturación de los proveedores,
permitiéndole:
§ Crear solicitudes de compra con formularios de compra online.
§ Tener un flujo automático de autorización de solicitudes.
§ Dar a los solicitantes acceso instantáneo a los gastos aprobados.
§ Crear Orden de compra (PO) o MRO para facturas que no lo tienen.
§ Transparencia total sobre el proceso de gastos.
§ Monitorizar el cumplimiento del presupuesto.
§ Mejorar la planificación en tesorería.
AUTOMATIZACIÓN DE LAS COMPRAS
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10 “¿Cómo podemos confiar en que nuestros documentos de negocio serán manejados y
archivados con seguridad?”
El hecho de alojar y procesar documentos de negocio y financieros de otras compañías nos lleva a la cuestión de los
controles internos y la seguridad. SSAE 16 e ISAE 3402 son estándares internacionales que analizan el control de las
organizaciones de servicios sobre la tecnología de la información y procesos relacionados. Un análisis positivo indica
que los procesos, procedimientos y controles han sido formalmente validados.
El tratado entre la Unión Europea y Estados Unidos “Privacy Shield” proporciona una protección robusta y aplicable a
los datos personales de los individuos de la Unión Europea.
¿Por qué Esker?
El informe positivo obtenido por Esker respecto a sus soluciones de automatización
bajo demanda le permiten garantizar que sus procesos, procedimientos y controles
están en línea con los estándares SSAE 16 e ISAE 3402 Tipo II. Estos estándares validan
la calidad e integridad de los procedimientos y procesos de control para sus clientes
bajo demanda, y cumplen las exigencias de control interno estipuladas en la Ley
Sarbanes Oxley.
Esker cumple con el tratado Privacy Shield tal como establece el Departamento de
Comercio de Estados Unidos en cuanto a colección, uso y retención de información
personal de los países miembro de la Unión Europea.
SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN
SOCaicpa.org/soc
Fo
rm
erly SAS 70 Repo
rts
AICPASe
rvice Organization Contr
olReports
S E R V I C E O R G A N I Z AT I O N S
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11 “No podemos arriesgarnos a que nuestra operativa se interrumpa o a perder información
crítica. ¿Cómo nos aseguran la continuidad de nuestro negocio?”
Los documentos tienen que ser transmitidos con una infraestructura duplicada, permanente y a prueba de fallos, de
manera que la información sea manejada de forma segura, confidencial y trazable. La operativa de su empresa es
demasiado valiosa como para ser interrumpida por culpa de un proveedor.
¿Por qué Esker?
Cada plataforma de servidor de Esker utiliza tecnología clúster de alta disponibilidad que ofrece redundancias
internas para contrarrestar cualquier posible fallo de hardware. Las plataformas en Norteamérica y Europa
se hacen copias de seguridad mutuamente, a fin de mantener una transmisión precisa de los documentos en
todo momento.
Los centros de producción de Esker cuentan con una sólida arquitectura para la seguridad de los
documentos. Por ejemplo: transferencia de datos mediante protocolo seguro SSL, idéntico al utilizado para
transacciones bancarias; bahías de servidor seguras; controles de temperatura y presión; infraestructura
eléctrica con generadores de copias; medidas de prevención de incendios; y monitorización 24/7 para ofrecer
un servicio mundial y continua disponibilidad.
CONTINUIDAD DEL NEGOCIO
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12 “¿Cuáles son las opciones que tenemos para automatizar nuestros pagos a proveedores
de forma asequible?”
Con un modelo SaaS (bajo demanda), no hay software ni hardware que instalar, usted mantiene la propiedad y visibilidad
de los datos, gana en flexibilidad para adaptarse a las condiciones cambiantes del negocio, tendrá garantizadas la
seguridad y garantía de confidencialidad y obtendrá un mejor ROI.
Por su parte, los problemas asociados a la externalización incluyen: dependencia del proveedor lo que reduce la flexibilidad,
gastos imprevistos, pérdida de know-how, poco control sobre la confidencialidad de la información, errores en el proceso
que al final sigue siendo manual (ejecutado en otra región o país).
Disponer de una solución en modo propietario ofrece muchas de las mismas capacidades funcionales, pero también
requiere mantenimiento continuo e inversiones en software y hardware.
¿Por qué Esker?
Puede utilizar la solución de Esker comprando una licencia e instalándola en sus servidores, o en modo
Servicio (SaaS). Esker ofrece una plataforma SaaS (de pago por uso) que permite adoptar la automatización
del proceso de facturas de proveedores de forma rápida y rentable, convirtiendo así el gasto de capital en
gasto operativo. Además, el workflow de validación de Esker basado en la web se extiende a subsidiarias,
centros de producción, etc. sin tener que abrir su firewall corporativo. Más de 5.000 clientes en todo el
mundo confían en la tecnología SaaS de Esker para automatizar procesos clave de su negocio.
SaaS VS EXTERNALIZACIÓN VS PROPIETARIO
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13 “Ahora estamos buscando una solución para las facturas de proveedores, pero mañana
podemos necesitar automatizar otros procesos de negocio. ¿Cómo podrán soportar nuestras
necesidades futuras?”
Su proveedor deberá ofrecerle todas las soluciones tecnológicas, servicio y soporte necesarios para responder a su
crecimiento. Esto significa tener la capacidad de comprender todo el ciclo de compras y de ventas –no sólo las facturas
de proveedores- , automatizando también otros procesos del negocio.
¿Por qué Esker?
Esker le permite optimizar el proceso de gestión de todo documento mercantil desde una sola plataforma
colaborativa que abarca todo el ciclo de compras y de ventas. Tanto si quiere automatizar la captura de
cualquier documento de entrada (pedidos, facturas de proveedores…) como si quiere enviar electrónicamente
cualquier documento de salida (facturas de clientes, órdenes de compra), Esker le permite automatizarlos
gracias a la combinación de distintas tecnologías reunidas en una sola plataforma.
EXTENSIÓN A OTROS PROCESOS DE NEGOCIO
PEDIDO DE CLIENTE
O2C
P2P
PELIDO DE COMPRA
FACTURA DE CLIENTE FACTURA DE PROVEEDOR
PURCHASE-TO-PAY
Su empresa
Pago
Pago
Recaudación Sus ProveedoresSus Clientes
Pedidos
Facturas de
Proveedores
Orden de compra
Facturas de Clientes
ORDER-TO-CASH
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14 “¿Implementarán la solución a tiempo y dentro del presupuesto acordado?”
Para conseguir el mayor resultado en el menor tiempo, el proveedor de la solución de automatización deberá
involucrarse desde el momento de la planificación y a lo largo de todo el proyecto. Un proveedor experimentado,
con años de experiencia en la implementación de soluciones, entiende la importancia de respetar los plazos y los
presupuestos.
¿Por qué Esker?
El uso por parte de Esker de la metodología Agile crea un entorno de trabajo en el que los clientes y las
distintas partes implicadas están activamente involucrados. Todos pueden ver por sí mismos los progresos
y disfrutar de ellos en cada etapa del suministro de la solución en el período más corto posible. Al contrario
del tradicional proceso “en cascada”, la metodología Agile permite que las decisiones se tomen en su debido
tiempo, los recursos se inviertan en las funciones que se consideren clave, y que la implementación gradual
de la solución, con sus adaptaciones al entorno del cliente, se haga con pruebas previas y de forma rápida.
CONSULTORÍA Y METODOLOGÍA DE PROYECTO
GO LIVE
Progresión
#1
Comentarios de Usuarios +
Lista de Funcionalidades #2
Lista de
Funcionalidades #1
Progresión
#2
Comentarios de Usuarios +
Lista de Funcionalidades #3
Progresión
#3
• Visión de Producto
• Definición del Proyecto
• Plan de lanzamiento
Inicial
• Acuerdos Contractuales
ProyectoPreventa
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15 “¿Pueden soportar necesidades de múltiples oficinas y distintos idiomas? Como compañía
global, necesitamos estar seguros de que su solución se pueda extender a toda la corporación”.
En el mercado global actual, usted necesita un proveedor internacional que pueda soportar sus necesidades de
automatización a través de una red de oficinas en todo el mundo, ofrecer capacidades y soporte en varios idiomas, y
haber probado su éxito con clientes multinacionales.
¿Por qué Esker?
Con oficinas en todo el mundo, Esker opera globalmente y tiene una cifra considerable de clientes
satisfechos, en todo el mundo.
El portal de Esker está disponible para múltiples países y en más de 120 idiomas. La plataforma on-demand
de Esker permite un rápido despliegue de la solución en varios países sin la necesidad de hacer inversiones
en infraestructuras complejas para cada uno.
PRESENCIA GLOBAL
EE.UU
BÉLGICA
REINO UNIDO
FRANCIA
SINGAPUR
AUSTRALIA
ESPAÑA
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LA SOLUCIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES DE ESKER
Esker automatiza todas las fases del proceso de pagos -desde la recepción del documento original hasta
la creación del correspondiente asiento de contabilidad en el sistema de gestión-, reduciendo al mínimo la
intervención manual, reduciendo los requerimientos tecnológicos y mejorando la visibilidad general.
6 beneficios de la gestión de facturas
de proveedores con Esker
1. Visibilidad total del gasto de principio a fin
2. Flujo independiente del sistema de gestión
3. Eliminación de la gestión manual
4. Proceso de facturas en múltiples países y en +120 idiomas
5. Soporte de iniciativas globales con implantación local
6. Precisión en la captura de datos independientemente
del formato de la factura
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CÓMO TRABAJA LA SOLUCIÓN DE ESKER
RECIBIR Y ESCANEAR
Las facturas en papel recibidas local
o centralmente son escaneadas y
directamente enviadas a Esker para
su proceso.
EXTRAER
La solución encuentra y extrae todos
los datos relevantes de la factura
recibida y crea el correspondiente
documento en el sistema de gestión.
VERIFICAR Y GESTIONAR
Esker proporciona las herramientas
necesarias al proceso de verificación
y aprobación de pagos de facturas
con o sin orden de compra. Un
proceso que puede ser automático
cumpliendo criterios establecidos.
ARCHIVAR
Los datos de la factura se integran
en el sistema de gestión mientras
se adjunta una copia del original
disponible para cualquier usuario
autorizado.
INFORMES Y AUDITORÍA
Las facturas son 100% visibles en
cualquier paso del proceso. Los
cuadros de mando y métricas a
medida ofrecen información clave
para facilitar las tareas diarias.
PORTAL PARA PROVEEDORES
El portal autoservicio ofrece a
compradores y proveedores un
espacio colaborativo, información del
estado de la factura en tiempo real,
mejora de la cadena de suministro
y mayor productividad a los
departamentos de contabilidad.
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RESULTADOS REALES OBTENIDOS
POR CLIENTES DE ESKER
§ Reducción de tiempo de proceso en 4 minutos por factura
§ Reducción del número de facturas acumuladas por valor
de 7,5 millones de euros
§ Obtención de ROI en 8 meses
§ 16.000 euros anuales ahorrados por reducción de las tareas manuales
§ Ratio de un 95% de facturas pagadas a tiempo
§ Capacidad de acceder a las facturas de 8.500 proveedores globales
desde la misma plataforma electrónica
Hemos transformado con éxito
nuestro proceso de pagos gracias
a Esker, sustituyendo nuestros
centros externos fuera de Malasia, y
adoptando un modelo centralizado en
nuestra sede central.
Director de Proyecto, Malaysia Airlines
Con Esker, hemos recortado
nuestros gastos operativos,
de impresión, papel, correos y
almacenamiento. Ciertamente
ha sobrepasado nuestras
expectativas.
Controller financiero, Craig Mostyn Group
Para cualquier empresa que opere
manualmente, recomiendo firmemente
implementar un sistema como Esker.
Aporta eficiencia en el negocio y hace
más fáciles los procesos de pagos.
Responsable Mundial de Cuentas a Pagar,
Maxim Integrated
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ACERCA DE ESKER
Esker es la única compañía en el mundo capaz de automatizar cualquier flujo documental en cualquier formato desde una sola
solución disponible en la nube. Ayuda a las organizaciones de todo el mundo a eliminar el papel mejorando el intercambio de
documentos como pedidos de clientes, facturas de clientes, facturas de proveedores o compras corporativas. Con más de 30 años de
experiencia, Esker cuenta ya con 11.000 clientes en todo el mundo. La sede central de Esker está en Lyon, Francia, con subsidiarias en
Alemania, Australia, Bélgica, España , Estados Unidos, Italia, Malasia, Reino Unido y Singapur.
PARA MÁS INFORMACIÓN
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Sede Estados Unidos:
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Tel: +34 91 552 92 65 — Fax: +34 91 433 55 41
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