Una serie de preguntas que se haría cualquier empresa que desee agilizar y hacer más eficiente la gestión de su facturación a clientes

1. PREGUNTAS FRECUENTES
FACTURAS A CLIENTES
18 preguntas para elegir al proveedor
de una solución de automatización
de facturas a clientes
Preguntas Frecuentes: Facturas a Clientes

2. PROPÓSITO DE ESTE DOCUMENTO
¿Está pensando automatizar su proceso de facturación a clientes?
La mayoría de las empresas entienden la razón de automatizar este proceso,
pero pueden necesitar ayuda para decidir entre la variedad de opciones y tecnologías.
Este documento pretende proporcionarle el conocimiento que necesita para seleccionar
la solución más adecuada y efectiva en costes para los requerimientos de su organización.
Esker ha formulado 18 preguntas fundamentales que se le pueden hacer a cualquier potencial proveedor –
y las respuestas que usted debería esperar- para facilitar su decisión y asegurar el éxito del proyecto.
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3. ¿POR QUÉ AUTOMATIZAR SUS CUENTAS A RECIBIR?
Para las empresas que tienen problemas a la hora de controlar su capital circulante, la automatización de la
gestión de sus facturas a clientes supone una solución rápida y fiable. Los métodos manuales de producción
y distribución requieren una significativa cantidad de tiempo e inversión, lo que puede tener un impacto directo
en la rentabilidad general y lastrar la eficiencia de procesos de su empresa.
Alto coste
por factura
Retrasos en
el cobro
Alto índice
de errores
Reporte de status
inefectivo
Clientes
insatisfechos
Dificultad para
recuperar facturas
enviadas
La automatización de facturas de clientes –tanto electrónicas como en papel- ofrece ahorros de costes y tiempo, reducción del DSO,
minimiza la probabilidad de conflictos, optimiza el seguimiento, previene la pérdida de facturas y libera tiempo a los empleados. En
los últimos años han proliferado las soluciones de automatización de Facturas a Clientes basadas en la nube, como alternativa a los
métodos manuales de proceso. De hecho, los procesos automáticos de facturación pueden suponer ahorros del 60-80% en comparación
con el tradicional proceso en papel(1)
.
Según la experiencia de Esker, las empresas que automatizan sus Cuentas a Recibir pueden:
§ Recortar sus costes de envío hasta en un 80%
§ Reducir el tiempo de manipulado hasta un 96%
§ Reducir errores y devoluciones hasta en un 90%
§ Reducir su DSO hasta en 7 días
1. Koch, Bruno. “E-Invoicing / E-Billing: Entering a New Era.” (June 5, 2015). Billentis.
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4. 18 PREGUNTAS PARA AYUDARLE
A RENTABILIZAR SU INVERSIÓN
EN LA AUTOMATIZACIÓN
DE FACTURAS A CLIENTES
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5. 01 “Estamos buscando una solución completa que nos permita cubrir nuestras necesidades de
facturación en papel y electrónica, combinando ambas modalidades. Para clientes que están
listos para evolucionar a la e-factura, ¿cómo podemos gestionar ambos formatos?”
Usted necesita un proveedor capaz de ofrecerle una solución de facturación completamente conforme, que gestione
tanto formatos electrónicos como en papel, y adaptarse a las preferencias de recepción de sus clientes.
¿Por qué Esker?
Esker ofrece una solución de automatización de facturas a clientes que crece con su negocio y se adapta a
las necesidades de sus clientes.
Esker procesa y pone las facturas electrónicas a disposición de sus clientes en la forma en que prefieran:
cualquier tipo de formato (PDF, XML, etc.), por cualquier medio electrónico (email, EDI, portal web, etc.) e
integrada con cualquier aplicación. Esker también facilita la transición a la factura electrónica asegurando la
interoperabilidad con otros proveedores.
Las facturas en papel son enviadas electrónicamente desde cualquier aplicación a uno de los centros de
producción de correo de Esker en todo el mundo. Allí son impresas, dobladas, ensobradas y puestas en el
correo postal en menos de 24 horas desde que han sido creadas.
AUTOMATIZACIÓN PARA FACTURAS EN PAPEL Y ELECTRÓNICAS
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6. 02 “Queremos eliminar los errores en nuestro proceso de envío de facturas en papel y estar
seguros de que las facturas que se envían por email llegan con éxito. ¿Puede su solución
asegurármelo?”
La clave de una solución de automatización es la eliminación de la intervención manual y los consiguientes errores.
Para facturas en papel, su proveedor tiene que asegurarle que: a) la factura va en su correspondiente sobre; b) es
enviada al cliente correcto; c) se envía el número exacto y preciso de facturas. Enviar e-facturas como documentos
adjuntos puede ser un problema, ya que a menudo son identificados como spam, y no hay forma de saber si su
cliente ha abierto el documento y leído la factura. Su proveedor debería crear e-facturas fácilmente descargables. La
visibilidad de status se consigue por medio del portal web.
¿Por qué Esker?
Como parte de la solución de Facturas de Clientes, los Servicios de Correo de Esker convierten el correo de
negocio tradicional en completamente electrónico para el remitente, de principio a fin. Cada documento
procesado es seguido con un único identificador (incluido en un código de barras en cada página). Dicho código
de barras permite la trazabilidad y asegura que el documento y sus páginas son correctamente procesados y
enviados al destino apropiado.
Para envío de e-facturas, Esker ofrece dos opciones: un email con documento adjunto o un email con un enlace
al portal web. Tanto usted como sus clientes pueden fácilmente ver y recuperar las facturas en el portal web.
Cuando una e-factura se publica, se crea una notificación una vez es leída. Se pueden enviar recordatorios
cuando la factura no haya sido leída y, en caso de duda o conflicto, la notificación le permite verificar la fecha y
hora de envío de cada factura.
ENVÍO DE FACTURAS CON ÉXITO
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7. 03 “¿Cómo podemos tener visibilidad en el proceso de facturación para saber si las facturas han
sido enviadas a tiempo al servicio de correo postal (en papel) o directamente al cliente si es
electrónica?”
Su proveedor debería suministrarle capacidades de seguimiento y reporte, proporcionándole acceso al status de sus
facturas a clientes en todas las fases del proceso. Usted debería estar tranquilo sabiendo que sus documentos han
sido puestos en el correo en tiempo o recibidos por sus clientes vía email.
¿Por qué Esker?
La solución de facturas a clientes de Esker dispone de un portal web para monitorizar el progreso de todo
su correo, fax o email. Con seguimiento en tiempo real y reporte online 24/7, cada documento enviado es
seguido y los datos quedan almacenados en un archivo online hasta por 11 años.
La trazabilidad y la integridad del proceso se consiguen por medio de códigos de barras que se añaden a
cada página en las facturas en papel y acuse de lectura de las e-facturas. Una vez publicada en el portal web,
cada factura crea una notificación cuando es leída, y pueden enviarse recordatorios si no han sido leídas.
En caso de disputa con un cliente o requerimiento de Hacienda, incluso años después de que la factura fue
procesada y enviada, tendrá la posibilidad de localizarla rápidamente y presentar la factura original como
prueba.
TRAZABILIDAD DE LA FACTURA
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8. 04 “¿Cómo podemos conseguir que nuestros clientes acepten pasar de la factura en papel al
formato electrónico?”
Es por su interés y el de sus clientes pasar de la factura en papel a la e-factura, ya que con ella reducirá
significativamente costes de proceso y días de cobro. La transición a la factura electrónica no debería ser traumática
y realizarse al ritmo del cliente con su conformidad, sin que ello afecte a su negocio.
¿Por qué Esker?
Esker le proporciona las herramientas adecuadas (portal web, orientación a lo largo del proyecto, kit de
despliegue de la e-factura y asesoría legal) para ayudarle a asistir a sus clientes en la transición a la factura
electrónica.
Instando a sus clientes a conectarse a su portal web, les está facilitando la tarea de recolectar direcciones de
email, al tiempo que obtiene su aceptación para facturarles electrónicamente. El portal web le permite saber
más fácilmente las preferencias de cada cliente a la hora de recibir las facturas.
ADOPCIÓN DE LA E-FACTURA
www.
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9. 05 “¿Soporta su solución las regulaciones sobre factura electrónica en diferentes países?
¿Cómo mantienen la conformidad con las regulaciones locales en la materia?”
Muchos países cuentan con legislaciones específicas y requerimientos que su empresa y sus clientes deben
cumplir de cara a posibles auditorías. En el caso de una inspección fiscal, debe ser capaz de validar la integridad
y autenticidad de las facturas (por ejemplo, probar que es real e intransferible). Con muchas administraciones y
grandes empresas adoptando la factura electrónica, incluso haciéndola obligatoria, las empresas han de enviar
e-facturas si quieren cobrar.
Por lo tanto, su proveedor debe ser capaz de cumplir con estas regulaciones específicas, tanto en el país de origen
como en el del destinatario de la factura. De acuerdo con la directiva europea, todas las e-facturas deben ser
archivadas electrónicamente –tanto las de proveedor como las de cliente- en localizaciones separadas y seguras,
luego su proveedor debería ofrecerle una solución segura que cumpla esta directiva.
¿Por qué Esker?
Esker cuenta con la solución y los controles precisos para disipar cualquier riesgo de conformidad y
garantizar la legitimidad de las facturas. Las e-facturas pueden generarse en todo tipo de formatos –PDF,
XML, EDIFACT, ANSI, UBL, etc.- y permiten la conexión con otros proveedores de servicio y administraciones
públicas. Las e-facturas son procesadas en conformidad con todas las regulaciones internacionales (firma
electrónica, EDI, confrontación con el pedido, seguimiento y reporte para auditorías, archivo electrónico, etc.).
Gracias a su alianza con TrustWeaver, entidad de referencia en asuntos de conformidad de la factura
electrónica, Esker aplica las especificaciones precisas en más de 40 países.
CONFORMIDAD DE LA E-FACTURA
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10. 06 “¿Cuánto tiempo y dinero ahorro enviando las facturas en papel con su solución?”
Su proveedor debería contar con centros de producción de correo capaces de producir y enviar sus facturas en papel
al correo postal en 24 horas desde su creación. Ese rápido tiempo de entrega se traduce en tiempos de pago más
rápidos, y por lo tanto en una reducción de su DSO.
¿Por qué Esker?
La red mundial de centros de producción de correo estratégicamente distribuidos de Esker, y su experiencia
en la producción de correo, permiten a los clientes ahorrar tiempo y dinero. Al ser procesado el correo en
tiempo real, las facturas salen en 24 horas y por lo tanto se pagan antes y se reduce el DSO.
Asimismo, puede beneficiarse de una drástica reducción de costes operativos (hardware y mantenimiento).
Además, con la eliminación de errores humanos, no incurrirá en costes de reimpresión y reenvío,
normalmente asociados a las facturas incorrectas.
FACTURAS EN PAPEL, ENVÍO EFICIENTE Y ECONÓMICO
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11. 07 “¿Cómo podemos ofrecer a nuestros clientes la posibilidad de recuperar sus facturas por
sí mismos sin que se tenga que ocupar nuestro departamento de contabilidad? Queremos
liberar el tiempo que emplean en informar a los clientes del status de las facturas y
permitirles dedicarse a tareas de más valor”
Quítese el engorro de tener que estar informando a los clientes acerca del estado de sus facturas, ofreciéndoles visibilidad
a través de un portal de cliente. No tendrá que estar llamando a su departamento de contabilidad para consulta o para
recuperar las facturas, y les liberará de tiempo que podrán emplear en actividades de más valor.
¿Por qué Esker?
La solución de Esker incluye un portal web práctico y seguro que agiliza
las comunicaciones con sus clientes. El portal les permite seguir
el proceso de las facturas enviadas y ayuda a reducir las llamadas
que reciben de clientes, con lo que podrán liberar tiempo de tareas
administrativas.
Conectándose al portal, que va personalizado con la imagen de la
empresa, sus clientes podrán ver y consultar sus facturas en cualquier
momento. Como resultado, su equipo de contabilidad podrá dedicar
tiempo a tareas más valiosas y estratégicas. Además, los clientes
pueden pagar cualquier factura abierta directamente desde el portal,
mediante tarjeta de crédito, transferencia online, PayPal, etc.
MEJORES Y MÁS EFICIENTES COMUNICACIONES CON LOS CLIENTES
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12. 08 “Es importante que mantengamos un ojo puesto en el pulso de nuestro negocio. ¿Pueden
ustedes proporcionarnos control y visibilidad sobre todo nuestro proceso de facturación y
cobro?”
Su proveedor debería ofrecerle, llave en mano, indicadores clave (KPIs) y cuadros de mando que le proporcionen
visibilidad y otras herramientas de análisis. Este tipo de control mejorado y monitorización facilita la planificación de
las tareas diarias, monitorizar el rendimiento, analizar áreas de mejora y asignar recursos y cargas de trabajo.
¿Por qué Esker?
Los cuadros de mando de Esker le permiten organizar las tareas diarias, medir rendimientos o detectar
oportunidades con antelación, haciendo cada acción más inteligente y estratégica. Estos cuadros son
adaptables, de manera que los usuarios pueden elegir lo que quieren ver en pantalla y para cada perfil de
usuario.
Vea cuántas facturas necesitan ser validadas y cuántas han sido pagadas. Siga el proceso de sus facturas
emitidas con reporte 24/7 en tiempo real, y mida los ratios de adopción de la e-factura de sus clientes.
CUADROS DE MANDO Y MÉTRICAS
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13. 09 “Queremos archivar electrónicamente nuestras facturas a clientes para evitar acumular
montañas de papel. ¿Podremos acceder a nuestros documentos con facilidad?”
Su proveedor debería ser capaz de archivar sus facturas automática y electrónicamente, erradicando la necesidad de
almacenamiento manual y el tiempo dedicado al archivo. Además, las facturas deberían tener la posibilidad de ser
recuperadas con seguridad, garantizada por la infraestructura del proveedor, y estar siempre accesibles al personal
autorizado desde cualquier lugar y por tanto tiempo como desee.
¿Por qué Esker?
Con el poderoso motor de búsqueda multi-criterio de Esker, usted sólo necesita introducir uno o más criterios
de búsqueda en el interfaz web, y su factura es identificada rápidamente. Las facturas están accesibles para
cualquier persona autorizada desde cualquier localización y por el tiempo que necesite.
El acceso a sus documentos está protegido por avanzadas políticas de seguridad de registro. Siempre está
disponible un back-up de su archivo, y puede también pedir una copia en soporte digital.
ARCHIVO ELECTRÓNICO
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14. 10 “¿Se integrará su solución con nuestro ERP?”
Implementar una solución de automatización no debería requerir costes adicionales para su desarrollo a medida. Si
su solución de facturas a clientes no trabaja de por sí con su actual sistema ERP, le llevará tiempo ver sus ventajas,
aparte de que tendrá un coste de propiedad (TCO) más alto.
Lo ideal sería una solución que sea compatible con un amplio rango de sistemas ERP, que pueda ser configurada para
satisfacer las necesidades particulares de su negocio, y que se integre fácilmente con su actual infraestructura TI.
¿Por qué Esker?
La solución de automatización de facturas a clientes de Esker funciona con un amplio rango de sistemas ERP,
lo que ofrece opciones de integración flexible en caso de necesitar conectar diferentes aplicaciones (SAP,
Microsoft Dynamics, Oracle e-Business Suite, JD Edwards, EnterpriseOne, etc.) que se estén utilizando en
subsidiarias o departamentos de su empresa.
Esker aporta un valor especial a empresas que trabajan con SAP, ofreciéndoles una solución totalmente
integrada con el sistema actual y que es además compatible con futuras actualizaciones.
INTEGRACIÓN CON EL ERP
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15. 11 “No podemos afrontar grandes inversiones en TI para una adoptar una solución de
automatización de facturas. ¿Qué opciones asequibles tendríamos para automatizar nuestro
proceso de facturación?”
El Software como Servicio (SaaS) es un modelo en el que el software con sus datos asociados queda alojado en la
nube (bajo demanda) y se accede a él vía Internet. SaaS ofrece una alternativa más económica para los clientes y se
ha convertido en un modelo habitual para el suministro de aplicaciones de negocio.
Más que dedicar nuevos recursos de TI y afrontar grandes inversiones en un gran proyecto de instalación, SaaS
proporciona una solución escalable y asequible para eliminar el papel y agilizar el proceso de facturación.
¿Por qué Esker?
Esker ofrece a sus clientes la posibilidad de elegir entre implementar la solución completa o hacerlo bajo
demanda. Esto significa que no tiene que esperar a tener recursos TI disponibles o presupuestos específicos
a dedicar para poner en marcha el proyecto.
Las empresas pueden obtener las capacidades de una solución de software completa o beneficiarse
inmediatamente de un servicio bajo demanda que no requiere grandes inversiones de entrada y se rige según
el modelo de pago por uso.
CONTROL DE LA INVERSIÓN
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16. 12 “No podemos arriesgarnos a demorar nuestros procesos de negocio o a la posibilidad
de perder información crítica. ¿Cómo se comprometen a asegurarnos la continuidad del
negocio?”
Los documentos han de ser transmitidos en tiempo y de forma oportuna mediante una infraestructura redundante,
permanente y con su correspondiente back-up, de manera que la información sea manejada de manera segura,
confidencial y trazable. Su proveedor debería además hacer que las funciones críticas de negocio estén disponibles en
cualquier momento.
¿Por qué Esker?
Cada plataforma de servidor de Esker utiliza tecnología cluster de alta disponibilidad que ofrece redundancias
internas para contrarrestar cualquier posible fallo de hardware. Las plataformas en Norteamérica y Europa se
someten a back-up mutuamente, lo que garantiza que sus documentos son transmitidos a tiempo.
Los centros de producción de Esker también cuentan con una sólida arquitectura para la seguridad de los
documentos. Por ejemplo, la transferencia de datos mediante protocolo seguro (SSL), el mismo que se
emplea para transacciones bancarias; bahías de servidores seguros; infraestructura eléctrica con generadores
de back up; medidas de prevención de incendios; y monitorización 24/7 para ofrecer servicio en todo el
mundo y continua disponibilidad.
CONTINUIDAD DEL NEGOCIO
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17. 13 “¿Deberíamos tomar de diferentes tecnologías de distintos proveedores o ir a una plataforma
integrada de un solo proveedor?”
A fin de lograr la máxima simplicidad y eficiencia en costes, la mejor opción es encontrar un proveedor que pueda
suministrar toda la tecnología necesaria para automatizar la facturación a clientes con una única solución. Una
solución de automatización verdaderamente integrada mejora los procesos de negocio y su eficiencia, y genera
elevados niveles de ROI.
¿Por qué Esker?
Esker provee todas las funciones necesarias y la tecnología para automatizar el envío de facturas a clientes
(en papel y electrónicas), a través de una plataforma de automatización universal. No necesita confiar en
múltiples productos de diferentes proveedores. Esker lo tiene todo.
UNA PLATAFORMA VS DISTINTAS SOLUCIONES
SEGUIR Y
RECUPERAR
ENVIAREXTRAER Y
FORMATEAR
PAGO ARCHIVARVALIDAR Y
TRANSMITIR
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18. 14 “¿Cómo podemos confiar en que nuestros documentos de negocio serán manejados y
archivados con seguridad?”
El hosting y el proceso de documentos de negocio y financiero de terceras compañías trae a colación la cuestión de
los controles internos y la seguridad.
SSAE 16 e ISAE 3402 son estándares internacionales de reporte que analizan el control de las organizaciones de
servicios respecto a la tecnología y los procesos relacionados. Una auditoría exitosamente completada indica que los
procesos, procedimientos y controles han sido formalmente revisados.
Además, el Departamento de Comercio de Estados Unidos y la Comisión Europea han acordado una serie de
principios para la protección de datos (los principios Safe Harbor). que permiten a las compañías europeas y
estadounidenses cumplir la legislación de la UE en cuanto a que la información personal transferida de Europa a
Estados Unidos esté debidamente protegida.
¿Por qué Esker?
Esker tiene las certificaciones SSAE 16 e ISAE 3402 Tipo 2 para sus soluciones
on-demand (de acuerdo con una auditoría llevada a cabo por A-lign Security and
Compliance Services). Una auditoría exitosamente completada indica que los procesos,
procedimientos y controles han sido formalmente evaluados y probados.
Esker está adherida, asimismo, a los principios de las políticas de seguridad Safe Harbor
referentes a la transferencia de información personal de la Unión Europea a Estados
Unidos. Fiel a su compromiso con proteger la privacidad personal, Esker ha sido
certificada por TRUSTe, un proveedor independiente de soluciones para la seguridad
online.
SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN
SOCaicpa.org/soc
Fo
rm
erly SAS 70 Repo
rts
AICPASe
rvice Organization Contr
olReports
S E R V I C E O R G A N I Z AT I O N S
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19. 15 “Ahora estamos buscando una solución de facturas a clientes, pero mañana podemos
necesitar automatizar otros procesos de negocio. ¿Cómo podrán soportar nuestras
necesidades crecientes?”
Su proveedor debería ofrecerle todas las soluciones tecnológicas, servicio y soporte necesarios para responder
al crecimiento de sus necesidades. Esto significa tener la capacidad de comprender todo el ciclo de conversión a
cash, no sólo las facturas de clientes, a la hora de automatizar otros procesos de negocio (por ejemplo la gestión de
pedidos, el pago a proveedores…)
¿Por qué Esker?
Esker le permite controlar todos
los esfuerzos de mejora en el
proceso de documentos desde una
sola plataforma colaborativa que
abarca todo el ciclo de conversión
a cash. Tanto si quiere automatizar
la captura de cualquier documento
de entrada (perdidos, facturas
de proveedores…) como si quiere
enviar electrónicamente cualquier
documento de salida (facturas de
clientes, órdenes de compra…),
Esker le permite automatizarlos
según necesite, a través de la
combinación de distintas tecnologías.
EXTENSIÓN A OTROS PROCESOS DE NEGOCIO
Sus Clientes Su empresa Sus Proveedores
Factura de
Cliente
Factura de
proveedor
Pedido de
Compra
Pedido de
Cliente
Envío de
documentos
Envío de
documentos
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20. 16 “¿Pueden soportar necesidades de múltiples oficinas y distintos idiomas? Como compañía
global, necesitamos estar seguros de que su solución puede implantada en toda la
corporación”.
En el mercado global de hoy, usted necesita un proveedor internacional que pueda soportar sus necesidades de
automatización a través de una red de oficinas en todo el mundo, ofrecer capacidades y soporte multi-lenguaje y
haber probado su éxito con clientes multinacionales.
¿Por qué Esker?
Con oficinas en todo el mundo, Esker opera globalmente y tiene una cifra récord de implementaciones con
éxito en todo el mundo.
El portal web de Esker está disponible en múltiples idiomas, y el soporte técnico está también disponible en
una gran diversidad de países e idiomas. La plataforma on-demand de Esker permite un rápido despliegue de
la solución en varios países sin la necesidad de hacer distintos planes para cada uno ni de infraestructuras
amplias y complejas. Esker proporciona conformidad legal en más de 40 países y cuenta con una red
internacional de centros de producción de correo.
PRESENCIA GLOBAL
Preguntas Frecuentes Facturas a Clientes | 20
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21. 17 “¿Estará implementada nuestra solución en tiempo y dentro de presupuesto?”.
Más allá de cuestiones específicas de la solución, su proveedor debería evaluar sus necesidades de automatización
en general, y proponer un solución bien ajustada y diseñada para responder a sus necesidades de negocio.
Debería proporcionarle visibilidad antes y durante la implementación del proyecto, a fin de mantener a la vista el
presupuesto y los plazos. Un proveedor con conocimiento y con años de experiencia en la implementación de la
solución comprenderá la importancia de respetar calendarios y presupuestos.
¿Por qué Esker?
Esker ofrece consultoría a lo largo de todo el ciclo de adquisición, desde la evaluación previa de sus necesidades
de negocio y la selección de la solución hasta la implementación y la producción. Esker va más allá del
requerimiento inicial de la solución, y provee soporte profesional y experto, a fin de sacar el mejor partido de la
solución en función de sus especificaciones.
El uso por parte de Esker de la metodología Agile crea un entorno adaptativo en el que los clientes, sus partners y
sus principales colaboradores están activamente involucrados, pueden ver por sí mismos las mejoras y obtener el
máximo valor en cada fase del suministro de la solución, todo ello en muy corto espacio de tiempo.
CONSULTORÍA Y METODOLOGÍA DE PROYECTO
Preguntas Frecuentes Facturas a Clientes | 21
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22. 18 “¿Deberíamos optar por un modelo SaaS o por un servicio de outsourcing?”
Los problemas asociados a un proceso de outsourcing (BPO) incluyen: fallos en el cumplimiento de los niveles
de servicio, situaciones contractuales poco claras, requerimientos cambiantes y cargos imprevistos, así como
dependencia de la empresa externa, lo que resta flexibilidad. Además, un gran inconveniente del outsourcing es el
riesgo de seguridad, tanto desde el punto de vista de la comunicación como del de la privacidad.
Entender los beneficios de un software de automatización en modo SaaS con respecto al outsourcing es clave.
Con un modelo SaaS mantendrá la propiedad y visibilidad de los datos, ganará flexibilidad para adaptarse a las
condiciones cambiantes del negocio, tendrá garantizadas la seguridad y la confidencialidad, y obtendrá un mejor
ROI. SaaS se ha convertido en un modelo común de distribución para muchas aplicaciones de negocio en las que el
software está alojado en la nube.
¿Por qué Esker?
Esker le permite implementar la automatización rápidamente y a un coste razonable, sin la necesidad de crear
o expandir una red en su empresa. Los modelos SaaS maduros pueden poner las más poderosas tecnologías
de automatización a su disposición, de manera que pueda adaptarse a los nuevos desafíos del negocio y
desplegar soluciones rápidamente. Esta estrategia ayuda a preservar su capital sin los mencionados riesgos
del outsourcing, ni mayor complejidad TI ni gastos asociados.
Esker entiende que SaaS es el mejor modelo para facilitar soluciones de automatización de procesos
documentales. La aplicaciones corren sobre un centro de datos compartidos (basado en una arquitectura
multi-tenencia) y son lo suficientemente flexibles como para adaptarse a necesidades específicas. Más
de 5.000 clientes y más de 200.000 usuarios en todo el mundo confían en la tecnología SaaS de Esker
diariamente para automatizar procesos clave de negocio.
SAAS VS OUTSOURCING
Preguntas Frecuentes Facturas a Clientes | 22
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23. LA SOLUCIÓN DE FACTURAS A CLIENTES DE ESKER
Como la primera solución que ofrece automatización 100% del envío de facturas a clientes,
Esker agiliza el envío y archivo de facturas tanto en papel como electrónicas, según las preferencias
de los clientes y en conformidad con las regulaciones a nivel mundial.
6 beneficios del envío de facturas con Esker
1. Automatiza el 100% de los envíos de facturas en papel y e-facturas
2. Permite a las empresas seguir sus facturas en tiempo real
3. Deja las facturas en papel en el correo postal en menos de 24 horas
4. Permite a los clientes ir eliminando el papel a su ritmo
5. Contempla las regulaciones sobre e-factura en más de 40 países
6. Se integra con todos los ERPs y aplicaciones de negocio
Preguntas Frecuentes Facturas a Clientes | 23
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24. CÓMO TRABAJA LA SOLUCIÓN DE ESKER
VALIDACIÓN Y TRANSMIÓN
Una vez la factura del clientes es
validada en el ERP o aplicación
de facturación, es transmitida
automáticamente y con seguridad a
Esker para ser procesada.
PAGO
Los clientes pueden pagar cualquier
factura abierta online directamente
desde el portal web, mediante tarjeta
de crédito, transferencia online,
PayPal, etc. Una vez pagada, los
detalles de la transacción pueden ser
actualizados en el ERP o la aplicación
de negocio.
EXTRACCIÓN Y FORMATEO
Los datos de la factura son extraídos
automáticamente, mientras la factura
es convertida al formato preferido
por el cliente (PDF, XML, etc.).
ENVÍO
Las facturas son enviadas a los clientes
de acuerdo a sus preferencias (por
correo postal, fax, email, EDI, etc.).
El portal web permite a los clientes
recuperar las facturas y su status
de pago, así como modificar sus
preferencias de envío.
ANALÍTICA Y SEGUIMIENTO
Todas las facturas y pagos pueden
ser seguidos y recuperados online
en cualquier momento. Los cuadros
de mando a medida y las métricas
suministran información clave para
facilitar las tareas diarias.
ARCHIVO
Las facturas quedan archivadas
de 2 meses a 11 años y
disponibles online 24/7.
Preguntas Frecuentes Facturas a Clientes | 24
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25. RESULTADOS REALES OBTENIDOS POR
CLIENTES DE ESKER
§ Reducción de los costes de proceso de facturas en un 80% automatizando el
envío y archivo de facturas electrónicas o en papel.
§ Reducción del DSO de seis a dos días reduciendo los tiempos de proceso de
los documentos.
§ Incremento del ratio de adopción de la e-factura por los clientes.
§ Todas las e-facturas son enviadas 100% conformes con todas las
regulaciones internacionales.
§ Significativa reducción del tiempo de proceso de tres horas al día a tan solo
unos minutos.
§ El tiempo gastado en enviar y ordenar facturas y documentos asociados
puede ahora dedicarse a funciones de mayor valor añadido.
Loueur au service des Hommes
La solución funciona sin problemas
con todos nuestros sistemas y ofrece
flexibilidad para clientes que han
evolucionado en un 100% a la factura
electrónica, así como para aquellos
que siguen prefiriendo las facturas en
papel.
CFO, STACI.
Esker supo inmediatamente cómo
cubrir nuestras necesidades y
ofrecer la solución idónea, lo que
nos ha permitido reducir nuestro
tiempo de proceso en un tercio, y
significativamente nuestro DSO.
Director of Information Systems, Arkadin
Nuestro objetivo era eliminar la
máxima cantidad de papel en nuestra
empresa, incluyendo los archivadores,
y poner en marcha una solución
rápida y fiable para nuestros clientes.
Con Esker lo hemos conseguido.
CEO, GECITech.
Preguntas Frecuentes Facturas a Clientes | 25
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26. ACERCA DE ESKER
Esker es la única compañía en el mundo capaz de automatizar cualquier flujo documental en cualquier formato. Sus clientes eliminan
el papel de sus comunicaciones mercantiles con clientes y proveedores. Con 30 años de experiencia sobre el terreno, Esker tiene más
de 11.000 clientes y millones de usuarios en todo el mundo. Fundada en 1985, Esker opera a escala mundial, con sede central en Lyon,
Francia.
PARA MÁS INFORMACIÓN
Visítenos en www.esker.es, y síganos en Twitter y en Linkedin, así como en nuestro blog, http://blog.esker.es/
U.S. Headquarters:
Madison, Wisconsin
World Headquarters:
Lyon, France
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27. ©2015 Esker S.A. Todos los derechos reservados. Esker, el logo Esker son marcas comerciales registradas de Esker S.A. El resto de marcas comerciales citadas pertenecen a sus respectivos propietarios.
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