Norma tecnica colombiana

1. NORMA TECNICA COLOMBIANA 3369
Elaboración de sobres comerciales.
SOBRE: Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envió.
CLASIFICACION: De acuerdo con su aplicación comercial se clasifican en:
 Sobre oficio.
 Sobre para tarjeta.
 Sobre de manila.
De acuerdo con su destino los sobres se clasifican en:
 Local.
 Nacional.
 Internacional.
MODELOS:
Modelo 1: Para defecto de diagramación tiene tres zonas en las zonas uno y dos se
imprimen los datos del remitente la zona tres se deja libre para el uso de la oficina de
correo.
Modelo 2: Tiene dos zonas en la zona uno se imprimen los datos del remitente en la
zona tres se deja libre para la oficina de correo.
DISTRIBUCION DE LOS DATOS DEL SOBRE:
Para su distribución el sobre se visualiza en tercios y se distribuye de la siguiente
manera.
 Confidencial, personal, contiene CD, entre otros los cuales se ubican en la parte
inferior del tercio.
El tercio central se utiliza para ubicar los datos del destinatario.
El tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correo.
DATOS DEL REMITENTE:
Se distribuye según el modelo seleccionado consta de:

2. Razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerla, dirección, apartado, fax,
teléfono, télex, NIT (opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de
disposiciones legales, ciudad, país, dirección electrónica (E-mail).
3.2.3 DATOS DEL DESTINATARIO:
Los datos del destinatario se ubican centrados en el tercio sin pensarlo y de acuerdo
con el tamaño del sobre, su distribución debe ser armónica. Se dirige en forma
personalizada; si en imposible obtener el nombre, se envía el cargo del directivo
responsable.
3.2.3.1 Tratamiento o titulo académico, con mayúscula inicial.
3.2.3.2
Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida inicial, de preferencia
se escriben los dos apellidos, no se utiliza negrilla.
 Cargo: Se escribe con mayúscula inicial.
 Empresa: Se anota en la línea siguiente al cargo, por la denominación mas
aplicadamente conocida, es decir, razón social o acrónimo, en caso de nombre
completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y responde las
denominaciones LIDA, S.A y otras que pueden contener la razón social.
Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social se
escriben en mayúscula sostenida, con punto o no, según lo haya registrado la
institución.
 Dirección y apartado: se utiliza una de las dos direcciones consta de una de las
siguientes palabreas: Calle, carrera, avenida, transversal, diagonal, circular
entre otros sin abreviatura y con su respectivo nombre; a continuación el
número de la puerta. Se dejan a dos espacios a maquina o tres a computador
entre el numero de la calle y de la puerta o se emplea opcionalmente la
abreviatura de numero (No). Se precinde del signo numero (No)
Los primeros dígitos de la placa de la puerta correspondiente a la calle, carrera y de
mas; los siguientes se refieren a la distancia en mts de la esquina a la puerta. Estos
últimos se unen con un guion (-).
 Destino puede ser local, nacional o internacional.
Local: cuando el destino es la misma ciudad de origen, se escribe el nombre de la
ciudad de preferencia en mayúscula sostenida.
3.3 ASPECTOS GENERALES:

3. 3.3.1 Se recomienda que el sobre oficio en color, calidad y diseño con la papelería.
3.3.2 Se recomienda que los sobres de manila lleve en impreso el membrete.
3.3.3 Para el diseño de sobres grandes, se deben respetar las solas, con la posibilidad
de aumentar sus medidas horizontales y verticales, en armonía con el tamaño.
3.3.4 El tamaño del sobre para envió de anexo, debe permitir agrandes, sin dobles.
3.3.5 Para una mejor distribución en los sobres de manila, a partir del tamaño, carta,
se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a
interlineación de uno y medio.
3.3.6 La impresión o escritura de los datos tanto del remitente como del destinatario
en sobre de manila puede hacerse en sentido vertical u horizontal. En este ultimo caso
se deja solo el lado derecho (véase la figura seis)
3.3.7 En las empresas que manejan el correo centralizado se recomienda escribir en el
sobre, el nombre o código de la dependencia remitente debajo los datos de la zona
uno.
3.3.8 Al utilizar etiqueta, este se adhiere centrado en el segundo tercio del sobre y se
recomienda que tenga el tamaño aproximado para escribir los dst9s completos del
destinatario. Si la extensión de las líneas sobrepasan el tamaño del rotulo, los datos se
pueden agrupar.
3.3.9 La solapa del sobre se sellan por completo, cuidando que el pegante no adhiera
al documento que contiene. El sobre no debe serrarse con grapas ni elemento metalice
alguno.
4 APENDICE:
Normas que se deben consultar.
NTC 3393, documentación elaboración de cartas comerciales.