El documento presenta un proyecto de sistema de trámite documentario para la empresa SEMAPA BARRANCA S.A. El proyecto tiene como objetivo desarrollar un sistema que permita una mejor gestión de documentos de manera más eficiente. Se describen las actividades, requisitos, beneficios y análisis de la solución propuesta. Adicionalmente, se incluye un presupuesto detallado para las distintas fases del proyecto.

1. Curso: Practica Pre profesional II
Presentado por: Santos Mallqui Edgardo
Quispe Marcelo Eber

2. Resumen
 El presente informe de práctica pre-profesional titulado
sistema documentario dará a conocer algunas
experiencias adquiridas durante el desarrollo de la misma.
La práctica se llevó a cabo en el área de sistemas.
Definición de la Situación Actual del Caso Practico.
 El caso de aplicación práctica que se presenta es el
realizado en la Empresa Semapa Barranca S.A, la que en
adelante denominaremos EPS,
 La EPS. Es una empresa que:
 Se encuentra organizada en 20 áreas y sub-unidades
(áreas).

3. Finalidad del proyecto
El proyecto tiene como finalidad desarrollar un sistema de información
que apoye la labor diaria y Permanente del Recepcionista,
permitiéndole que realice su labor de una manera más Eficiente
mejorando así la atención de los clientes.
• El sistema permitirá Registrar los diferentes documentos que lleguen
a la empresa
• El sistema Permitirá Realizar la Búsqueda de las distintos
documentos y saber cuál es su situación.
• Oportunidades del Negocio
• La implantación del proyecto permitirá agilizar la atención de los
clientes en el Área de Monitoreo y Control y está mejor atención
Permitirá a la Empresa SEMAPA BARRANCA realizar una mejor
atención y monitoreo de los diferentes documentos ingresados a la
institución.

4. REQUISITOS DEL PROYECTO
 El Sistema será autosuficiente no dependerá de otros sistemas.
 El Sistema deberá proporcionar información veraz de todos los
documentos recepcionados.
 El Sistema de gestión Administrativa debe de ser fácil de usar con
formularios compresibles para que el administrador sepa utilizar
el sistema rápidamente.
 LÍMITES DEL PROYECTO
 El Sistema de información de Tramite Documentario nos permitirá
gestionar la información de búsqueda de estados de documentos en
forma automática desde la base de datos.
 El Sistema de Información de Tramite Documentario nos permitirá
automatizar los procesos de Registro y Búsqueda de documentos.

5. Riesgos Iniciales
Como Riesgos iníciales se podría mencionar:
 Caída del sistema debido a l Hadware
 Recorte del Presupuesto
 Abando de algún integrante del equipo de trabajo
antes que el proyecto finalice
 Fallas en los equipos de cómputo por factores externos.

6. DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES
LISTA DE HITOS
 Fase de Inicio o Concepción
 Elaboración de Requerimientos
 Planificación y Presupuesto del proyecto
 Entrevista a Funcionarios y Personal
 Fase de Elaboración
 Identificación de necesidades
 Identificación de Funciones del Sistema
 Definición de Objetivos y Metas
 Fase de Construcción
 Elaboración Diagrama UML
 Diseño del modelo y estructura de Base de Datos
 Identificación de la arquitectura de la BD
 Fase de Transición
 Prueba del sistema
 Implementación del software
 Aceptación y capacitación

7. Objetivos
Objetivos Generales:
 Desarrollar un Sistema de trámite documentario de la Empresa
SEMAPA BARRANCA S.A. que permita mejoras en el proceso de
actividades de los diferentes departamentos así como determinar las
pautas y actividades a considerarse en la construcción del Sistema.
Objetivos Específicos:
 Conocer las actividades que realiza cada departamento de la empresa.
 Identificar y eliminar aquellas actividades que no agregan valor a los
procesos del sistema.
 Integrar todos los procesos de documentación de la empresa mediante
un Sistema de documentario de automatización de departamentos
Integrado.
 Diseñar un sistema que brinde las facilidades para definir
los flujos de aprobación que sean necesarios dentro de la
empresa en cualquier momento, evite la pérdida y/o
deterioro de los documentos físicos y evite la duplicidad de
documentos a tramitar.

8. Sistemas de documentación
 La gran mayoría de empresas a lo largo del ejercicio de su actividad
económica, realizará adquisiciones de bienes y necesitará la prestación
de diversos servicios como parte de la cadena de suministro, es decir,
tendrá proveedores. Los proveedores emiten comprobantes de pago por
los servicios prestados, y la empresa debe encargarse de verificar que el
detalle de cada documento sea el correcto, para luego proceder a su
pago. Las pequeñas empresas y aquellas que tienen pocos proveedores,
pueden manejar la revisión y aprobación de estos documentos con
métodos manuales sin problemas.
 Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de
Información toma los datos que requiere para procesar la información.
 Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las
actividades o capacidades más importantes que tiene una
computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede
recordar la información guardada en la sección o proceso anterior.
 Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema
documentario para efectuar cualquier tipo de reclamos de acuerdo con
una secuencia de operaciones preestablecida. Estos métodos pueden
efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien
con datos que están almacenados.

9. Registro de documento

10. Recepción de documentos

11. Visión del proyecto
 Se desea contar con un nuevo Sistema de Trámite de Documento
que permita la flexibilidad de soportar las necesidades descritas
en las reglas del negocio y futuros requerimientos, y que brinde
satisfacción a los usuarios finales.
 Perspectiva del sistema El sistema proveerá una alternativa al sistema de trámite
de documentos de la empresa, semapa barranca S.A.
 El sistema de Trámite de Documentos para el usuario estará integrado en la empresa como uno
de los sistemas de apoyo administrativo que se ofrece.
• Beneficio del sistema
 Confidencialidad en el manejo de la información.
 Reducción del tiempo del trámite.
 Mejoras en la conservación de los comprobantes de pago.
 Funcionalidades que satisfagan las expectativas de los usuarios.
 Mejoras en las interfaces con los sistemas existentes.
 Disponibilidad de los documentos en todo momento.
 Optimización de los procesos de negocio.

12. Análisis de la solución
 A continuación se presentan los casos de uso del
sistema, los cuales describen la secuencia de eventos
que el sistema realiza para interactuar con los actores
 Primero se presenta el diagrama de actores, y luego se
presentan los diagramas de casos de uso que se han
agrupado en 2 diagramas, el primero para los casos de
uso relacionados al documento, y el segundo los casos
de uso relacionados al lote de documentos.

13. Caso de uso de Actores
Áreas RR.HH.. Áreas gerencia

14. Caso de uso relacionado al documento

15. Diagrama de estado de documento
 A continuación se presentan los diagramas de estados
del sistema. Primero se presenta el diagrama de
estados del documento, y luego se presentan el
diagrama de estados del lote de documentos, clases
principales del sistema.

16. consultar documentos

17. secuencias abrir documento

18. Diagrama de Administrar Documentos

19. PROYECTO
Control de costos
FASE TIPO DE
RECURSO
Personal 900.00
MONTO S/
Materiales 740.00
Concepción Maquinaria 80.00
Otros 0.00
Total Fase 1,720.00
Sistema de Personal 1160.00
Tramite Elaboración Materiales 300.00
documentario Maquinaria 200.00
Otros 0.00
Total Fase 1,660.00
Personal 2020.00
Construcción Materiales 200.00
Maquinaria 0.00
Otros 0.00
Total Fase 2,220.00
Personal 2800.00
Transición Materiales 0.00
Maquinaria 0.00
Otros 0.00
Total Fase 2,800.00
TOTAL FASES 9,400.00
Reserva de Contingencia 940.00
Reserva de Gestión 940.00
PRESUPUESTO DEL PROYECTO 11,280.00