Este documento describe los elementos básicos de un documento de archivo, incluyendo el soporte, la técnica, la estructura y el contenido. Luego explica diversas formas de clasificar documentos de archivo, como por el tipo documental (dispositivos, testimoniales o informativos), la tradición documental (original, copia, borrador o minuta), y otras clasificaciones como por función, accesibilidad de usuarios y soporte del texto.

1. CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL
RICARDO ANDRÉS BECERRA A

2. ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE
ARCHIVO
SOPORTE: Se refiere a la parte material o física del documento (papel,
microfilme, memoria USB, entre otros)
TÉCNICA: Es el medio que fija y transmite el contenido: texto escrito, imágenes,
códigos, jeroglíficos, dibujos, diagramas, entre otros
ESTRUCTURA: Consiste en la ordenación y presentación formal del texto,
característica del tipo de documento de archivo de que se trate, por ejemplo, la
estructura formal que caracteriza el acta de una reunión: la fecha, los asistentes,
el orden del día, el desarrollo de la reunión, las firmas, entre otros.
CONTENIDO O ASUNTO: Hace referencia al mensaje o información concreta que
transmite el documento.

3. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DE ARCHIVO
Existen diversas formar de clasificar los documentos de archivos; si por ejemplo optamos por clasificar
los documentos de archivo según una determinada característica o punto de vista, se habla de una
clasificación facetada. Éste sistema de clasificación consiste en ordenar un determinado documento
según un enfoque u orientación que se hace explícito al momento de clasificar. De esta forma bajo
una clasificación facetada podemos encontrar diversas formas de organizar un determinado
elemento, por ejemplo:
Tenemos un libro de Gabriel García Márquez denominado “La mala hora”. Si quisiéramos asignarle
una clasificación facetada, podríamos clasificarlo de la siguiente manera:
Por materia: literatura
Por color: negro
Por tamaño: mediano
Por país de origen: Colombia
Por género: novela

4. CLASIFICACIÓN POR EL TIPO
DOCUMENTAL
Es la clasificación por el atributo o característica ligado a la actividad
administrativa a la que sirve el documento en cuestión.
Dicho atributo se manifiesta en un formato, diagramación y contenido que son
particulares y distintivos de dicho trámite. Así pues, cada trámite puede generar
su propio tipo documental, más no resulta adecuado ni deseable que un mismo
trámite tenga diversos tipos documentales.

5. Precisamente la labor de un buen archivista o de un secretario con esta función,
consiste en estandarizar u homogeneizar los tipos documentales que se refieran
a un mismo trámite, pues de esta forma se agilizan los procesos de carácter
interdepartamental (si se trata de una misma organización) o interinstitucional si
se trata de organizaciones independientes.
Pensemos por ejemplo en los esfuerzos de varias entidades públicas de nuestro
país por unificar en un mismo tipo documental la información que deben
reportar al Estado diversas organizaciones públicas y privadas, por ejemplo en
los documentos mediante los cuales se efectúa el pago de impuestos. Si el
formato en que esto se realiza fuera diferente según cada departamento, sería
mucho más engorroso poder comparar, unificar y consolidar la información
recogida a nivel nacional.

6. Dentro de la clasificación por tipo documental podemos identificar tres grandes
categorías:
Documentos dispositivos o imperativos: Son aquellos en que una autoridad
manifiesta la intención de generar una orden o directriz. Por ejemplo un
acuerdo, un decreto, una ordenanza, una sentencia, una resolución, entre otros.

7. Documentos testimoniales o probatorios: Son aquellos en los que se hace
constar la realización de un determinado proceso, en tal sentido que su registro
sirva como posterior prueba con efectos legales. En esta categoría se encuentran
documentos como registros, actas, contratos, declaraciones, certificados.

8. Documentos informativos o noticiosos: Son aquellos en los que se asienta
información o noticias relacionadas con un determinado proceso, pero que no
tienen el alcance legal de la primer y segunda categoría. Este tipo de
documentos son emitidos por cualquier nivel o persona dentro de una
organización. Ejemplos: cartas, notas, aclaraciones, memorandos, cotizaciones,
circulares, etc.

9. Documento
de archivo
Dispositivos o
imperativos
Testimoniales
o probatorios
Informativos
o noticiosos

10. CLASIFICACIÓN POR LA TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Por tradición documental aludimos al carácter o atributo de un documento de
archivo que se origina en el objetivo que persigue cada uno de sus ejemplares,
es decir, la finalidad que se le dio en tanto documento original, copia, borrador o
minuta.

11. Original: Es el ejemplar de un documento auténtico; puede haber originales
múltiples (los que producen varios ejemplares de igual valor, como en los
contratos) y originales únicos.
Copia: Es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original, pero
que no ha sido producido para cumplir el objetivo del documento original y
normalmente lleva la advertencia “es copia”. Pueden ser copias facsímiles (como
las que se sacan con una fotocopiadora, cámara o escáner) que reproducen con
exactitud el texto original o copias simples u oculares (es decir, transcripciones
del texto original como las que expiden los archivos parroquiales).

12. Borrador: Es un documento provisional y
preparatorio, previo a la elaboración del
documento original. No tiene, salvo
excepciones, la validez del documento
original y sólo cumple la función de
contener el texto antes de su fijación
definitiva.
Minuta: proviene de un vocablo que
significa “reducida” o “cosas reducidas”.
Es un boceto o esquema en el que se
enuncian los principales asuntos que
contendrá el documento original. Es muy
utilizado en los procesos notariales que
anteceden la expedición de una escritura
pública.

13. Documento original
Copia
Borrador
Minuta

14. Por la función a la que sirven los documentos: documentos sustantivos (los más
importantes para una determinada organización, por ejemplo los reportes de
calificaciones y las actas de grado para un colegio) y documentos comunes o
facilitativos (los que son de apoyo para los trámites administrativos y son
comunes a casi todas las instituciones, por ejemplo los libros de contabilidad)
OTRAS FORMAS DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

15. Por el grado de accesibilidad de los usuarios: documentos que deben ser
difundidos (por ejemplo una ley, acuerdo, decreto o resolución), documentos de
libre acceso, documentos no clasificados con grado de confidencialidad,
documentos secretos o confidenciales, documentos muy secretos o
ultraconfidenciales (definidos así por criterio muchos estados en el mundo) y
documentos posteriores al hecho.
OTRAS FORMAS DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

16. Por el soporte del texto: de soportes antiguos (papiros, pergaminos, vitelas), de
soportes actuales (papel, películas, soporte magnético, fotográficos, etc)
OTRAS FORMAS DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL