Sistema de-tramite-documentario

UNIVERSIDAD NACIONAL DE MOQUEGUA
SISTEMAS DE INFORMACION
| [Escribirla direcciónde lacompañía]
1
UNAM
SISTEMA DE TRAMITE
DOCUMENTARIO
.
Renan Dario Gonzales Apaza
Kevin Huamani Ordoñez

2
En Agradecimiento especial para las
personas que aparecen en las
siguientes líneas:
Para todas nuestras familias., Para
nuestra profesora, quien nos ayudó a
aportar conocimientos nuevos en este
trabajo.

3
INTRODUCCIÓN
Para realizar este Plan de Sistemas hemos elegido como institución a la
Universidad nacional de Moquegua, se ha visto por conveniente el estudio e
implantación de un sistema de tramite documentario para darle llevar un
control preciso de la documentación entrante que se presenta, ahorrando
además de tiempo, los errores que se puedan producir por realizarse
manualmente.

4
INDICE DEL CONTENIDO
Capitulo I. generalidades……………………………………………………………………………….4
1.1 titulo del proyecto………………………………………………………………………….5
1.2 integrantes del grupo……………………………………………………………………..5
1.3 versión ……………………………………………………………………………………..5
Capítulo II. Formulación del proyecto………………………………………………………………5
2.1. Planteamiento del problema ………………………………………………………..6
2.1.1. Definición del problema…………………………………………………….7
2.1.2. Justificación de la necesidad del desarrollo…………………………....7
2.1.3. Determinación de las factibilidades………………………………………7
2.1.4. Estimación de los recursos preliminares requeridos………………….7
2.1.4.1. Factibilidad Técnica………………………………………………8
2.1.4.2. Factibilidad Económica………………………………………….8
2.1.4.3. Factibilidad Legal…………………………………………………8
2.1.4.4. Factibilidad Operativa……………………………………………9
2.1.4.5. Factibilidad Temporal……………………………………………9
2.1.5. Estimación de los recursos preliminares requeridos…………………10
2.1.5.1. Recursos humanos………………………………………………10
2.1.5.2. Recursos de software…………………………………………..11
2.1.5.3. Recursos de hardware…………………………………………..11
2.1.6. Obtención de la información preliminar ……………………………….12
2.2. Describir la estrategia de desarrollo para el sistema…………………………...12
Capitulo III. Analisis del proyecto……………………………………………………………………16
3.1. Documentación del análisis…………………………………………………………..17
3.1.1. Diseño de la muestra:……………………………………………………17
3.1.2. Diseño de entrevista……………………………………………………..17
3.2. Especificación de requerimientos…………………………………………………….18
3.2.1. Requerimientos generales…………………………………………………18
3.2.2. Gestión de usuarios y administrativos…………………………………..18
3.2.3. Gestión de la atención a los usuarios……………………………………18
3.3. Diagrama de casos de uso……………………………………………………….……19
3.3.1. Definicion de casos de uso………………………………………………..19
3.4. Descripción de actores…………………………………………………………….……21
3.5. Herramientas del análisis estructurado ……………………………………….…….23
Capitulo IV. Diseño del sistema………………………………………………………………….….26
4.1 definir el diseño de entradas y salidas detallado e interfaz………………….….27
4.1.1. Diseño de salidas……………………………………………………….….27
4.1.2. Diseño de entradas…………………………………………………….…..27
4.1.3. Interfaz………………………………………………………………………28
4.2. Diagrama de clases………………………………………………………………….29
4.2.1. Describir cómo funciona o como funcionaria el sistema con un texto en
forma precisa………………………………………………………………..29
4.2.2. Subrayar los sustantivos, los adjetivos y los verbos para identificar las
clases candidatas, sus atributos y los comportamientos. Realizar el proceso de
depuración para quedar con las clases correctas con el formato UML
Clases candidatas…………………………………………………………………..30
4.2.3. Construir las fichas crac (clase – responsabilidades – colaboradores) con
el formato de anverso y reverso………………………………………………….31
4.2.4. Relaciones de asociación, dependencia y herencia asociación……35
4.2.5. Diagrama de clases…………………………………………………………..36
4.2.6. Diagrama de objetos………………………………………………………….37
4.2.7. Diagrama de componentes………………………………………………….37
4.2.8. Diseño e implementación de la base de datos……………………………38
4.2.9. Diagramas de entidad – relación……………………………………………39
Capitulo V Conclusiones y recomendaciones……………………………………………………….40
5. conclusiones y recomendaciones………………………………………………………..41
5.1. Conclusiones……………………………………………………………………41
5.2. Recomendaciones……………………………………………………………..41
Capítulo VI Bibliografía…………………………………………………………………………………42

5
Bibliografía…………………………………………………………………………..43
CAPITULO I.
GENERALIDADES

6
1.1 TITULO DEL PROYECTO
“SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO”
1.2 INTEGRANTES DEL GRUPO
 Renán Darío Gonzales Apaza
 Kevin Huamani Ordoñez
1.3 VERSION
SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO V. 1.0
1.4 LUGAR Y FECHA
ILO, 14 de Diciembre del 2010

7
CAPITULO II.
FORMULACIÓN DEL
PROYECTO

8
2. FORMULACIÓN DEL PROYECTO
2.1. Planteamiento del Problema
2.1.1. Definición del Problema
Problema Principal
Actualmente, la Universidad Nacional de Moquegua carece de un
sistema automatizado en cuanto al control de documentación, es
por ello que requiere de mucho tiempo realizar el seguimiento
manual de la documentación.
A través de las entrevistas previstas, se obtuvo como resultado
que es necesaria la automatización del área de documentación,
un Sistema que administre la información y genere los resultados
óptimos e inmediatos, reduciendo el tiempo de respuesta
satisfactoriamente, dando mayor oportunidad de realizar otras
labores.
No es posible ubicar de manera rápida el estado actual de algún
documento que se presenta como la seguridad en el momento de
que se ha tramitado un expediente determinado a otra área o que
el mismo está en pendiente.
2.1.2. Antecedentes
Actualmente no existe un Sistema de Información automatizado,
ni definido, sino simplemente se llevan los procesos de forma
manual y con hoja de Excel haciendo con esto el proceso de
búsqueda más lento.

9
2.1.3. Justificación de la necesidad del desarrollo
Por lo expuesto anteriormente es que hemos decidido enfocarnos
en esta área para darle solución al problema que se presenta,
ahorrando además de tiempo, los errores que se puedan producir
por realizarse manualmente.
2.1.4. Determinación de las Factibilidades
2.1.4.1. Factibilidad Técnica
Actualmente está la institución cuenta con 1 computadora para la
secretaria, una para el jefe de sede ilo, 1 para cada coordinador
de carrera donde se procesan los datos administrativos del
sistema.
Cada uno cuenta con su propia impresora, con lo que la
implementación será solo la adaptación del software.
Además de la adquisición de un equipo que debe tener un disco
duro de 40GB. Con este espacio será suficiente para almacenar la
base de datos adecuada, para su respectivo manejo e
implementación del sistema se requiere de un personal
capacitado para su posterior uso.
En el medio existe personal capaz de darle el mantenimiento
respectivo quien será el Ing. de sistemas quien podrá capacitar y
asesorar al personal de manera adecuado para el manejo del
sistema.

10
2.1.4.2. Factibilidad Económica
Aquí se determinara con que recursos cuenta el área para poder
implementar o desarrollar el sistema que se requiere.
- Se dispondrá con un servidor de base de datos de costo de
2000 s/.
- Un software de aplicación
- El sistema de control de tramite documentario
2.1.4.3. Factibilidad Legal
Nº 500: Normas de control interno para Sistemas Computarizados
500-08: Gestión Óptima de Software Adquirido a Medida por
Entidades Públicas.
Comentarios:
01: Para la ejecución de actividades y operaciones,
generalmente, las entidades contratan los servicios de
terceros para el desarrollo e implantación de aplicaciones
computarizadas, por cuyo motivo, cuando una entidad
pública adquiere software a la medida, los derechos de
propiedad le corresponden a esta.
02:A fin de cautelar que el software adquirido por una
entidad pública no pueda ser reutilizado indebidamente por
el proveedor original, la dirección debe establecer las
políticas que permitan registrar los derechos de propiedad
a nombre del estado.

11
03: Es conveniente que la dirección de la entidad,
programe o proyecte apruebe los procedimientos que
permitan compartir entre las distintas entidades públicas la
utilización del software adquirido a medida para sus
actividades, con el objeto de que el estado no incurra en
mayores costos por la adquisición repetitiva de
aplicaciones computarizadas.
Comentario: Se deberá pagar las licencias respectivas de
los derechos del software que se va a utilizar.
2.1.4.4. Factibilidad Operativa
No hay inconveniente alguno para ejecutar el proyecto,
pues que será un software que mejorara el tramite
documentario,
2.1.4.5. Factibilidad Temporal
Existe la posibilidad de que la fecha trazada sea variada
debido a las correcciones del sistema que se deba a
realizar no debiendo ser mayor a 5 meses

12
2.1.5. Estimación de los recursos preliminares requeridos:
2.1.5.1. Recursos Humanos
2.1.5.2. Recursos de Software
Software Requerido
 Sistema Operativo Windows XP
2.1.5.3. Recursos de Hardware
La Organización:
Proveerse de un Sistema de Tramite documentario.
Usuario:
Consultas de información sobre el estado de algún
documento requerido.
Debe ser capaz de interactuar con el sistema con
una previa capacitación.
Hardware:
01 computadora Pentium V, RAM 512 Mb. a más,
con tarjeta de red inalámbrica y Disco Duro sata de
500 GB.
RECURSO HUMANO ACTIVIDADES
Grupo de estudio
Serán los responsable de todo el proyecto, encargados de
elaborar el sistema de tramite documentario.
Programador
Es el encargado de elaborar el sistema propiamente dicho,
según las especificaciones requeridas Será también el
encargado de diseñar la base de datos.
Personal
La importancia en como el usuario principal que interactúa
con el sistema son los que ingresan información en el sistema
de tramite documentario.

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2.1.6. Obtención de la Información preliminar
Se unas entrevistas, la entrevista fue dirigida para los actores y
coordinador de carrera que realizan la actividad de la recepción y
emisión de documentos,
Para elaborar el sistema se tuvo que recurrir al registro físico que
maneja la secretaria y la información almacenada en un archivo de
Excel, para así tomar los mismos registros para la base de datos a
desarrollar y mejoras que se puedan añadir, teniendo así mayor
conocimiento sobre los datos con los que se trabaja y todo el
proceso que implica la actividad de tramite documentario.
2.2. DESCRIBIR LA ESTRATEGIA DE DESARROLLO PARA EL
SISTEMA
ERwin
Erwin es una potente herramienta, software, para poder realizar el
modelamiento de datos para luego migrarlos a una base de datos,
es realmente útil en estos casos.
Brinda productividad en diseño, generación, y mantenimiento de
aplicaciones. Desde un modelo lógico de los requerimientos de
información, hasta el modelo físico perfeccionado para las
características específicas de la base de datos diseñada, permite
visualizar la estructura, los elementos importantes, y optimizar el
diseño de la base de datos. Genera automáticamente las tablas y
miles de líneas de stored procedure y triggers para los principales
tipos de base de datos.
ERwin hace fácil el diseño de una base de datos. Los diseñadores
de bases de datos sólo apuntan y pulsan un botón para crear un

14
gráfico del modelo E-R (Entidad relación) de todos sus
requerimientos de datos y capturar las reglas de negocio en un
modelo lógico, mostrando todas las entidades, atributos,
relaciones, y llaves importantes.
Microsoft SQL Server
Microsoft SQL Server es un sistema para la gestión de bases de
datos producido por Microsoft basado en el modelo relacional. Sus
lenguajes para consultas son T-SQL y ANSI SQL. Microsoft SQL
Server constituye la alternativa de Microsoft a otros potentes
sistemas gestores de bases de datos como son Oracle o MySQL.
La nueva base de datos contiene mayor seguridad, integración con
PowerShell, remueve la configuración del área expuesta (consola
para configurar seguridad), encripción transparente de datos,
auditoría de datos, compresión de datos, tiene correctores de
sintaxis del lenguaje Transact-SQL e IntelliSense (una
característica del visual studio que permite a la base de datos
sugerir objetos existentes mientras uno escribe la mitad de la
palabra). Así mismo incluye nuevos tipos de datos y funciones.
Entre ellos, datos espaciales, nuevos datos de tiempo (datetime2 y
Datetimeoffset), tipos de datos jerárquicos.
Visual Basic 6.0
Es un diseñador de entorno de datos en donde es posible generar,
de manera automática, conectividad entre controles y datos
mediante la acción de arrastrar y colocar sobre formularios o informes.
Los Objetos Actives son una nueva tecnología de acceso a datos
mediante la acción de arrastrar y colocar sobre formularios o
informes. Nos permite generar de manera automática formularios

15
que administran registros de tablas o consultas pertenecientes a
una base de datos, hoja de cálculo u objeto (ADO-ACTIVE DATA
OBJECT).Es factible incluir barra de herramientas personalizada,
donde el usuario selecciona los botones que desea visualizar
durante la ejecución. La Ventana de Vista de datos proporciona
acceso a la estructura de una base de datos. Desde esta también
acceso al Diseñador de Consultas y diseñador de Base de datos
para administrar y registros.
Microsoft Office
Microsoft Office Word
Es un procesador de textos de Microsoft Office. Ofrece
nuevas funciones que facilitan la creación, el uso
compartido y la lectura de los documentos. Las funciones
de revisión y anotación se han mejorado para solucionar
las múltiples formas en que es posible controlar los
cambios y administrar los comentarios.
Microsoft Visio
Microsoft Visio es un software de dibujo vectorial para
Microsoft Windows. Visio comenzó a formar parte de los
productos de Microsoft cuando fue adquirida la compañía
Visio en el año 2000.
Las herramientas que lo componen permiten realizar
diagramas de oficinas, diagramas de bases de datos,
diagramas de flujo de programas, UML, y más, que
permiten iniciar al usuario en los lenguajes de
programación.

16
Microsoft PowerPoint
Es un programa diseñado para hacer presentaciones con
texto esquematizado, fácil de entender, animaciones de
texto e imágenes prediseñadas o importadas desde
imágenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos
diseños de fuente, plantilla y animación. Este tipo de
presentaciones suele ser muy llamativo y mucho más
práctico que los de Microsoft Word.

17
CAPITULO III.
ANALISIS DEL
PROYECTO

18
3. ANALISIS DEL PROYECTO
3.1. DOCUMENTACION DEL ANALISIS
3.1.1. Diseño de la muestra:
La recopilación de de datos se obtuvo del libro de registro de
recepción de documentos y del archivo de Excel que
maneja, se entrevisto a las partes involucradas en el
proceso.
3.1.2. Diseño de entrevista:
ENTREVISTA CON LA ENCARGADA DEL AREA DE
RECEPCION DE DOCUMENTOS
ITEMS
i. ¿Cual es el procedimiento para la recepción del documento?
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
ii. ¿clasifica los documentos?
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
iii. ¿es necesario la implementación de un sistema de trámite documentario?
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
iv. ¿Seria necesario que su área este equipado con un sistema o software
que le ayude al desarrollo optimo de sus actividades?
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………

19
3.2. ESPECIFICACION DE REQUIRIMIENTOS
3.2.1. REQUERIMIENTOS GENERALES
Se requiere u software para agilizar el trámite documentario de la
universidad nacional de Moquegua.
En el sistema de trámite documentario se debe ingresar el tipo de
documento, fecha y hora de ingreso, el asunto y el área hacia
dónde va dirigida. También existirá un modulo en el cual se desea
consultar el estado del documento y su respuesta.
3.2.2. GESTION DE USUARIOS Y ADMINISTRATIVOS
Los usuarios pueden ser personas naturales o jurídicas, las
personas jurídicas pueden ser públicas o privadas, en resumen
cualquier usuario que desee dirigirse por escrito a la Universidad
Nacional de Moquegua es considerado un usuario.
Los administrativos son personas naturales que laboran en la
universidad nacional de Moquegua.
3.2.3. GESTION DE LA ATENCION A LOS USUARIOS
La atención a los usuarios es el de realizar un registro de
documentos presentados a Universidad Nacional de Moquegua
mediante un software que permita agilizar el trámite
administrativo, y tener control sobre los documentos y poder
realizar consultas cuando es pedida.

20
3.3. DIAGRAMA DE CASOS DE USO
3.3.1. DEFINICION DE CASOS DE USO
CASO DE USO GENERAL
En este diagrama podemos ver el curso del documento que entra,
primero es atendido por el encargado de la recepción, luego es derivado
al área de destino en donde este hace la verificación y análisis del
documento.
CASO DE USO DE ATENCION DE DOCUMENTO
Es iniciado por el Administrativo quien deriva el documento al área de
destino y este a su vez analiza el documento para emitir una respuesta y
a la misma vez actualizar el estado del documento.
CASO DE USO DE REGISTRO DE DOCUMENTO
Este caso de uso es iniciado por el usuario quien entrega un documento
y es verificado por el Administrativo encargado quien verifica y hace los
registros correspondientes en caso que todo este en conformidad y
luego lo deriva al Área de destino.
CASO DE USO DE CONSULTA
Este caso de uso de uso es iniciado por el usuario donde realiza una
consulta acerca del estado del trámite del documento presentado, quien
se encarga de hacer la consulta en el sistema es el Administrativo
verificando el estado del documento. Una vez realizada la consulta se le
proporciona la información al Usuario.

21
CASO DE USO GENERAL
Usuario
Registro de
documentos
Atencion de
documento
Consulta
Administrativo
Area de destino
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
CASO DE USO DE ATENCION DE DOCUMENTO
Administrativo
Revision de
contenidos
Rechaza el
documento
Derivar a area de
destino
Area de destino
Analiza documento
Rechaza el
documento
Emite una respuesta
Responde el
Documento
Base
de
datos
*
*
*
*
*
*
* * * *
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
<<include>>
CASO DE USO DE REGISTRO DE DOCUMENTO
Usuario
Administrativo
Area de destino
Verificacion del
documento
Registrar usuario
Registro de
documento
Base
de
datos
*
*
*
*
*
*
Base
de
datos
*
*
*
*
*
*
* *
*
*
Devuelve*
*
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
<<include>>

22
CASO DE USO DE CONSULTA
Actor1
Administrativo
Consulta del
estado de documento
Consulta sobre el
estado del doumento
Respuesta
*
*
*
*
* **
*
*
*
Base de
datos
*
*
3.4. DESCRIPCION DE ACTORES
ADMINISTRATIVO
Nombre del actor Administrativo
Definición Es la persona que interactuará con el Sistema de
trámite documentario, quien se encargara de la
recepción y registro de cualquier documento que
ingresa a la institución.
Rol Puede manipular (ingresar, modificar, anular,
imprimir, actualizar) el Sistema de tramite
documentario y brindar información de estos.
Caso de uso Caso de uso de registro de documento, Caso de uso
de consulta
Nota El administrativo puede ser contratado nombrado

23
USUARIO
AREA DE DESTINO
Nombre del actor Área de destino
Definición Es la oficina, gerencia subgerencia o área a la que
va dirigido en si los documentos
Rol Realiza tramites en la Universidad Nacional de
Moquegua, actualizar el estado del documento.
de consulta
Nota El usuario puede ser persona, empresa o institución.
Nombre del actor Usuario
Definición Es la persona que Ingresa un documento al sistema
y requiere respuestas ante su documento ingresado
Rol Realiza tramites en la Universidad Nacional de
Moquegua
de consulta
Nota El usuario puede ser persona, empresa o institución.

24
3.5. HERRAMIENTAS DEL ANÁLISIS ESTRUCTURADO
DESCRIPCIÓN DE FLUJOS DE DATOS
DIAGRAMA DE NIVEL 1:
USUARIO
1
ADMINISTRATIVO
2
AREA DE DESTINO
3
SISTEMA DE TRAMITE
DOCUMENTARIO
USUARIOS
1
D1: Registro de
documentos
1
REGISTRO DE
DOCUMENTOS
2
ATENCION DE
DOCUMENTO
3
CONSULTA
D2: Estado del
documento
ADMINISTRATIVO
2
AREA DE DESTINO
3
D2: Estado del
documento

25
Caso De Uso De Registro De Documento
D3: Usuarios
definidos
1.1
Verificación del
documento
ADMINISTRATIVO
2
1.2
Registro de
usuario
1.3
Registro de
documento
USUARIO
1
D1: Registro de
documentos
D2: Estado del
documento
AREA DE DESTINO
3
Caso De Uso De Atención De Documento
ADMINISTRATIVO
2
2.1
Revisión de
contenidos
2.2
Derivar
documento
AREA DE DESTINO
3
2.3
Análisis del
documento
2.4
Emitir
respuesta
D2: Almacen
de estado

26
Caso De Uso De Consulta
3.1
Consulta del
estado del
documento
3.2
Verifica el
estado en el
sistema
3.3
Respuesta a
consulta
D2: Estado del
documento
USUARIO
1
ADMINISTRATIVO
2

27
CAPITULO IV.
DISEÑO DEL SISTEMA

28
4. DISEÑO DEL SISTEMA
4.1 DEFINIR EL DISEÑO DE ENTRADAS Y SALIDAS DETALLADO E INTERFAS
4.1.1. Diseño de Salidas.
4.1.2. Diseño de Entradas
Registro de Documentos

29
4.1.3. Interfaz
Interfaz de Presentación

30
4.2. DIAGRAMA DE CLASES
4.2.1. DESCRIBIR COMO FUNCIONA O COMO FUNCIONARIA
EL SISTEMA CON UN TEXTO EN FORMA PRECISA
Sistema de tramite documentario para la universidad nacional
de Moquegua
La universidad nacional de Moquegua es una entidad del estado,
a la que constantemente vienen personas entregando
documentos, oficios, cartas, etc. Cada documento tiene un
asunto, destino, fecha, remitente, y tipo de documento.
Los usuarios que entreguen documentos son registrados en la
base de datos como instituciones o personas naturales y luego se
procede a registrar el documento.
Todos los usuarios que entreguen un documento reciben una
ficha de recepción indicando la hora y fecha.
Los documentos son transferidos al área de destino por el
personal administrativo que también está en cargado de
recepcionar los documentos.
El personal administrativo identificado por nombre, apellido,
dirección, teléfono, DNI, código y el área donde esta cargo, Los
documentos son trasladados hacia el área de destino según el
destinatario.

31
4.2.2. SUBRAYAR LOS SUSTANTIVOS, LOS ADJETIVOS Y
LOS VERBOS PARA IDENTIFICAR LAS CLASES
CANDIDATAS, SUS ATRIBUTOS Y LOS
COMPORTAMIENTOS. REALIZAR LE PROCESO DE
DEPURACIÓN PARA QUEDAR CON LAS CLASES
CORRECTAS CON EL FORMATO UML
La universidad nacional de Moquegua es una entidad del
estado, a la que constantemente vienen personas entregando
documentos, oficios, cartas, etc. Cada documento tiene un
asunto, destino, fecha, remitente, y tipo de documento.
Los usuarios que entreguen documentos son registrados en la
base de datos como instituciones o personas naturales y luego
se procede a registrar el documento.
Todos los usuarios que entreguen un documento reciben una
ficha de recepción indicando la hora y fecha.
Los documentos son transferidos al área de destino por el
personal administrativo que también está en cargado de
recepcionar los documentos.
El personal administrativo identificado por nombre, apellido,
dirección, teléfono, DNI, código y el área donde esta cargo, Los
documentos son trasladados hacia el área de destino según el
destinatario.
Nota: Texto en negrita son Sustantivos candidatos a clases, el texto
subrayado son verbos que son operaciones y l texto en cursiva son los
adjetivos que son atributos.

32
CLASES CANDIDATAS
C
CLASES INCORRECTAS
Entidad Personas Instituciones
Estado UNAM Ficha
CLASES CORRECTAS
Usuario Área de destino
Documento Administrativo
4.2.3. CONSTRUIR LAS FICHAS CRC (CLASE – ESPONSABILIDADES –
COLABORADORES) CON EL FORMATO DE ANVERSO Y REVERSO
ANVERSO
USUARIO
Responsabilidad Colaboradores
Entregar Documento
Administrativo
Consultar Documento
Administrativo
Recibir Ficha
Administrativo
REVERSO
USUARIO
ATRIBUTOS
Código
Nombre
apellidos
Sub Clase Super Clase
Persona Natural X
Persona Jurídica
Usuario Personas Administrativo Área de destino UNAM
Entidad Estado Ficha Documento Instituciones

33
ANVERSO
ADMINISTRATIVO
Recibir Documento
Usuario
Consultar Documento
Usuario
Entregar Documento
Usuario
Verificar Documento
Usuario
REVERSO
ADMINISTRATIVO
ATRIBUTOS
Codigo
Nombre
Apellido
Dirección
Teléfono
DNI
Cargo
X X
ANVERSO
AREA DE DESTINO
Recibir Documento
Actualizar Documento
Responder Documento
Verificar Documento
REVERSO
AREA DE DESTINO
ATRIBUTOS
Codido
Nombre de área
Encargado de área
X X

34
ANVERSO
DOCUMENTO
Imprimir Administrativo
Usuario
Devolver Administrativo
Usuario
REVERSO
DOCUMENTO
ATRIBUTOS
Codigo
Asunto
Fecha
Tipo
Destino
Remitente
X X
DICCIONARIO DE DATOS
Clase Descripción
Administrativo Es la persona que interactuará con el Sistema de
trámite documentario, quien se encargara de la
recepción y registro de cualquier documento que
ingresa a la institución.
Usuario Es la persona que Ingresa un documento al sistema
y requiere respuestas ante su documento ingresado
Documento El escrito entregado por el usuario, pueden oficios,
cartas, invitaciones,etc.
Área de destino Es la oficina, gerencia subgerencia o área a la que
va dirigido en si los documentos

35
ADMINISTRATIVO
Atributo Descripción Tipo de Dato Longitud
Codido
Nombre
Apellido
Dirección
Teléfono
DNI
Cargo
Código identificador
Nombre del personal
Apellidos del personal
Lugar donde vive
Numero telefónico
Documento de identidad
labor en la institución
Char
Char
Char
Char
Int
Int
char
5
45
45
30
10
8
20
DOCUMENTO
Codigo
Asunto
Fecha
Tipo
Destino
Remitente
Código del documento.
Descripción del asunto
Fecha de ingreso
Entiéndase al decir , oficio,
memorándum, solicitud, carta
Lugar de destino del
documento
Nombre o institución de donde
proviene el documento
Char
char
Date
Char
Char
Char
10
45
20
30
20

36
4.2.4. RELACIONES DE ASOCIACION, DEPENDENCIA Y HERENCIA
ASOCIACION
USUARIO
Código
Nombre
apellidos
Código del usuario.
Nombre de usuario
Apellidos del usuario
Char
char
char
10
45
45
AREA DE DESTINO
Codido
Nombre
Encargado
Código del área
Nombre de área
Nombre del encargado
Char
char
char
10
45
45
USUARIO Documento
Administrativo Documento
Administrativo Documento
Áreade destino Documento
Redacta
Deriva
Registra
Recibe
Áreade destino Documento
Actualiza

37
HERENCIA
4.2.5. DIAGRAMA DE CLASES
+operación_basica()
-codigo : char
-nombre : char
-apellidos : char
-telefono : int
Usuario
+operaciones_basica()
-RUC : int
-Razon social : char
Persona juridica
+Operaciones_basicas()
-DNI : int
Persona Natural
+Imprimir()
+Devolver()
-codigo : char
-remitente : char
-asunto : char
-fecha : char
-tipo : char
-destino : char
Documento
+operaciones_basicas()
-codigo_ad : int
-Nombre : char
-Apellido : char
-Direccion : char
-Telefono : char
-DNI : char
-Cargo : char
Administrativo
-codigo : int
-Estado : char
-Tipo : char
-ubicacion : char
Area de destino
+imprimir()
-codigo_ad
-fecha
-Asunto
Estado del documento
* *Entrega
Usuario
Persona Jurídica PersonaNatural

38
4.2.6. DIAGRAMA DE OBJETOS
-00201030
-Kevin
-ordoñez
-953987654
-44567543
Usuario -00001
-kevin ordoñez
-constancia de estudio
-12/12/2010
-Solicitud
-Rector academico
Documento
-A00023
-jaime
-Molina
-Calle serrucho N - 20
-784456
-44345234
-secretario
Administrativo
-D00002 : int
-Teodoro : char
-Tapia : char
Area de destino
-R00001
-En consulta
-Solicitud
-Rector academico
Estado del documento
* *Entrega
4.2.7. DIAGRAMA DE COMPONENTES.

39
4.2.8. DISEÑO E IMPLEMENTACION DE LA BASE DE DATOS.
Generación del modelo conceptual a partir del Diagrama de Clases
Diagrama de clases simplificado
Modelo conceptual
DOCUMENTO
ADMINISTRATIVO
AREA DE DESTINO
ESTADO DEL DOCUMENTO
USUARIO
DOCUMENTO
Es el medio escrito por el usuario
para poder comunicarse con la
instirucion
ADMINISTRATIVO
Es la persona que interactuara
con el sistema de tramite
documentario, recepcionara y se
encargara del registro de
documentos
AREA DE DESTINO
Es la oficina , gerencia o subgerencia
a la que van dirigidos los documentos
Es la situacion en la cual se
encuestra el documento
USUARIO
Es la persona que ingresa un documento
a la institucion y requiere respuestas
ante su documento ingresado

40
4.2.9. DIAGRAMA DE ENTIDAD – RELACION
DOCUMENTO
codigo: CHAR(10)
remitente: CHAR(20)
asunto: CHAR(45)
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tipo: CHAR(20)
destino: CHAR(30)
ADMINISTRATIVO
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AREA DE DESTINO
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codigo_area: CHAR(10) (FK)
fecha: DATE
estado: CHAR(20)
Observaciones: TEXT
USUARIO
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nombre: CHAR(45)
apellidos: CHAR(45)
telefono: INTEGER
tipo: CHAR(18)
RUC: INTEGER
Razon social: CHAR(20)
Dni: INTEGER

41
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES.

42
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
5.1. CONCLUSIONES
Los usuario que van a manejar este software deberían tener conocimientos de
computación, con esta presentación se recomienda implantar en instituciones
públicas como la universidad nacional de Moquegua , lo que permitirá que se
administre la información y se genere los resultados óptimos e inmediatos,
reduciendo el tiempo de respuesta satisfactoriamente, dando mayor
oportunidad de realizar otras labores
5.2. RECOMENDACIONES.
El presente trabajo pude servir como base para posteriores estudios en los
sistemas de trámite documentario, puesto que es un tema de carácter actual y
esta es de mucha importancia, se debe ir de la mano con la tecnología ante el
incesante cambio de las necesidades.

43
CAPITULO VI
BIBLIOGRAFIA

44
BIBLIOGRAFIA
Web:
http://www.unlu.edu.ar/
http://www.monografias.com/

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