El documento habla sobre la importancia de los archivos y la gestión documental. Explica que los archivos son importantes para garantizar derechos como el acceso a la información, y son fuentes para la historia y la identidad cultural. También describe los componentes y procesos de un programa de gestión documental como la clasificación, organización, consulta y disposición final de documentos.

1. LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

2. PRINCIPIOS RECTORES FINES DEL ESTADO FINES DEL ARCHIVO GARANTIZAR A LA COMUNIDAD PRINCIPIOS DEBERES DERECHOS PARTICIPÁCIÓN CONTROL

3. TOMA DE DECISIONES FUENTES DE LA HISTORIA PATRIMONIO CULTURAL IDENTIDAD NACIONAL LA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURA EL ARCHIVO ES IMPORTANTE PARA:

4. Interés General Derecho a la información Interés particular Consulta Reproducción copias ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS PÚBLICOS Derecho de petición Excepto: C.N. Restricciones Legales Conservación: Prestamo de información en otros soportes

5. LA NORMATIVIDAD Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS

6. Gestión documental Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación . (Art. 3 Ley 594 de 2000)

7. La gestión documental se reconoce, como una actividad intrínsecamente ligada a los archivos y su desarrollo e s paralelo a la búsqueda de la transparencia en la gestión administrativa . Gestión documental

8. El Programa de Gestión Documental - PGD, como proceso archivístico sistemático Debe estructurarse a partir de la normatividad archivística vigente. Contempla situaciones tendientes a la simplificación de trámites y racionalización de recursos .

9. EL COMITÉ DE ARCHIVO Equipo asesor de la alta dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos

10. COMPONENTES DE UN PGD Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico. Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al PGD.

11. COMPONENTES DE UN PGD La adopción e implementación de las tablas de retención documental. La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico)

12. COMPONENTES DE UN PGD Identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos de información La implementación y seguimiento.

13. Ley 43 de 1913 Ley 527 de 1999 Código Penal Código de Procedimiento Penal Código de Comercio PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

14. Decreto 2649 de 1993 Decreto 1584 de 1994 Decreto 2150 de 1995 Acuerdo AGN 060 de 2001. Circular Interna AGN No.13 de 1999, PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

15. NTC 1673 NTC 2223:1986 NTC 2676 NTC 3393 NTC 4436 PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

16. 7. CONSERVACIÓN PROCESOS DE UN PGD 2. RECEPCIÓN 3. DISTRIBUCIÓN 4. TRÁMITE 6.CONSULTA 8. DISPOSICIÓN FINAL 5. ORGANIZACIÓN 1. PRODUCCIÓN

17. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

19. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Medios y técnicas de producción y métodos de impresión Determinación y selección de soportes documentales Determinación de dimensiones, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. 1. Creación y diseño de documentos ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS

20. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Instrucciones para el diligenciamiento de formularios Determinación de uso y finalidad de los documentos Diplomática:imagen corporativa, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas Adecuado uso de la reprografía 1. Creación y diseño de documentos ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO

21. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Identificación de dependencias productoras Definición de tipologías documentales, formatos y formularios según TRD Determinación de formatos preimpresos y plantillas predeterminadas 2. Normalización de la producción documental ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO

22. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Directrices relacionadas con el número de copias Control de la producción de nuevos documentos Determinación de la periodicidad de la producción documental 2. Normalización de la producción documental ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO

23. Constitución Política Decreto 2150 de 1995 Acuerdo AGN 060 de 2001. PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

24. PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

25. Radicación: Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

26. Registro : Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

27. PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envios 1. Registro de documentos ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO

28. PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas 2. Radicación de documentos ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO

29. Decreto 2150 de 1995 Acuerdo 060 de 2001 PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

30. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

31. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Identificación de dependencias y determinación de competencia Enrutamiento de documentos a dependencia competente Registro de control de entrega de documentos recibidos 1.Distribución de documentos recibidos ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO

32. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Identificación de dependencias Enrutamiento de documentos a dependencia competente Registro de control de entrega de documentos internos 2. Distribución de documentos internos ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO

33. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros Control y firma de guías y planillas de entrega Organización mensajería externa 3. Distribución de documentos enviados ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO

34. Constitución Política. Ley 58 de 1982 Decreto 01 de 1984 Decreto 2150 de 1995. Acuerdo AGN 060 de 2001. PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS

35. PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

36. Respuesta a una solicitud o requerimiento PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS

37. PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite Determinación de competencia Preparación y proyección de respuesta 1.Recepción de solicitud o trámite 2. Respuesta ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS

38. Ley 4 de 1913. Ley 80 de 1993. Código de Comercio. Decreto 1382 de 1995. Decreto 254 de 2000. Decreto 4124 de 2004. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

39. Acuerdo AGN 007 de 1994. Acuerdo AGN 09 de 1995. Acuerdo AGN 12 de 1995. Acuerdo AGN 16 de 2002. Acuerdo AGN 037 de 2002. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

40. Acuerdo AGN 039 de 2002. Acuerdo AGN 041 de 2002. Acuerdo AGN 042 de 2002. Acuerdo AGN 015 de 2003. Acuerdo AGN 02 de 2004. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

41. Circular AGN 07 de 2002. Circular AGN 01 de 2003. Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Circular AGN 01 de 2004. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

42. Resolución MinSalud 1995 de 1999. Resolución AGN 081 de 2001. Resolución AGN 183 de 2004. NTC 4095 NTC 5029 PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

43. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos 220.13.03 Actas Comité Directivo 220.13 ACTAS

44. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Identificación de unidades administrativas funcionales Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia Conformación de series y subseries documentales 1. Cl asificación documental ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS

45. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Conformación y apertura de expedientes Determinación de los sistemas de ordenación Organización de series documentales Foliación 2. Ordenación documental ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS

46. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Organización y entrega de transferencias documentales y aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD Transferencias documentales ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS

47. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Análisis de información y extracción de contenidos Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices 3. Descrip ción documental ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS

48. Constitución Política. Ley 4 de 1913. Ley 57 de 1985. Decreto 01 de 1984. Decreto 2126 de 1992. Acuerdo AGN 47 de 2000 Acuerdo AGN 56 de 2000 PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

49. PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen

50. PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS Determinación de la necesidad y precisión de la consulta Determinación de competencia de la consulta Condiciones de acceso Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación Reglamento de consulta 1. Formulación de la consulta ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO

51. PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS Disponibilidad de expedientes Disponibilidad de fuentes de información Establecimiento de herramientas de consulta Ubicación de los documentos 2. Estrategia de búsqueda ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO

52. PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS Infraestructura de servicios de archivo Sistemas de registro y control de préstamo Uso de testigos y formatos para el control de devolución Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información 3. Respuesta a consulta ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO

53. Constitución Política. Código Procedimiento Civil. Ley 47 de 1920. Ley 14 de 1936. Ley 39 de 1981. PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

54. Ley 63 de 1986. Ley 80 de 1993. Ley 397 de 1997. Código de Comercio. PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

55. Decreto 2620 de 1993. Decreto 2150 de 1995. Acuerdo AGN 007 de 1994 Acuerdo AGN 11 de 1996. Acuerdo AGN 047 de 2000. PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

56. Acuerdo AGN 048 de 2000. Acuerdo AGN 049 de 2000. Acuerdo AGN 050 de 2000. Acuerdo AGN 056 de 2000. Acuerdo 037 de 2002. PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

57. Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

58. PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Sensibilización y toma de conciencia Reproducción, duplicación y migración de información Inspección y mantenimiento de instalaciones Control de condiciones ambientales Limpieza Sistema Integrado de Conservación ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS

59. PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Control de plagas Almacenamiento, realmacenamiento y empaste Primeros auxilios y reparaciones menores Prevención de desastres Planes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados, guerras) Sistema Integrado de Conservación ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS

60. Constitución Política de 1991 Ley 163 de 1959. Ley 39 de 1981. Ley 80 de 1993. Decreto 2649 de 1993. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

61. Decreto 2527 de 1950. Decreto 3354 de 1954. Decreto 960 de 1970. Decreto 2620 de 1993. Decreto 998 de 1997. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

62. Decreto 1145 de 2004. Acuerdo AGN 007 de 1994. Acuerdo AGN 08 de 1995. Circular AGN 03 de 2001. Circular AGN 01 de 2004. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

63. NTC 3723. NTC 4080. NTC 5174. NTC 5238. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

64. Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS CONSERVACIÓN TOTAL

65. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Recepción de transferencias secundarias Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios Conservación y preservación de los documentos La conservación total ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS

66. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD Valoración avalada por el Comité de Archivo . Levantamiento de acta y determinación de procedimiento . Eliminación de documentos ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS

67. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Aplicación de método elegido Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio Selección documental ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS

68. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Determinar metodología y plan de trabajo Fines en la utilización de la técnica Control de calidad durante todo el proceso Determina r la metodología y plan de trabajo Defini r calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere Control de calidad durante todo el proceso Microfilmación Digitalización ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO

69. LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y EL USO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS

70. [email_address]

71. www.archivogeneral.gov.co [email_address] Teléfono: (1)3373111 Fax: (1)3372019 Cra. 6 Nº 6-91 A.A. 37555 Bogotá D.C., Colombia