1. La Gestión Administrativa con MS-Project 2010
Por. Ing. Christian Quezada Machado
Director de Escuela
Facultad de Ingeniería Informática y de Sistemas
El uso de sistemas de información para apoyar la acción de gerentes se difunde cada vez más. Los
gerentes deberían entender estos sistemas lo suficiente como para poder discernir si están
realmente haciendo lo que se supone que deban hacer. De no ser así, los gerentes corren un gran
riesgo: el de ser controlados por los sistemas que ellos deberían controlar.
Las Tecnologías de información, facilitan la labor del profesional en el campo empresarial, siendo
la Herramienta MS-Project 2010 del Microsoft Office, una herramienta valiosa para coadyuvar la
gestión administrativa y ser más competitivo, esta herramienta es fácil y transparente y puede ser
de una gran ayuda a los Microempresarios, sin utilizar mucha inversión.
Pude ayudar a planificar, dar seguimiento y controlar todas las operaciones programadas en
función al tiempo dentro de lo presupuestado versus lo ejecutado.
Dentro de las bondades mencionaremos lo siguiente:
Permite describir las actividades planificadas del plan operativo.
Permite organizar las actividades por unidades orgánicas, de acuerdo al organigrama de la
empresa y asignar a los responsables por cada actividad.
Utilizar las categorías o puestos de trabajo que tenemos definidas en el Manual de
Organización y Funciones.
Lograr la creación y asignación de recursos humanos o materiales y utilizar los campos
personalizados para incluir ciertas restricciones que de acuerdo a nuestra experiencia
conocemos.
Permite hacer el seguimiento y control a cada una de las etapas o subetapas que definimos al
inicio del año.
Diagramar un tablero de comando e incluir indicadores de semaforización para facilitar el
análisis de avance de la gestión.
Asociar los presupuestos asignados de todo el año o de acuerdo a la vida útil del proyecto y
comparar lo planificado versus lo ejecutado.
De forma interactiva, generar reportes que necesita el usuario utilizando los asistentes
(wizards) que tiene incluidos esta herramienta; además puede generar los diagramas PERT y
Diagramas Gantt en función a la línea de tiempo.
En síntesis esta herramienta nos facilitará una información útil para poder tener una imagen de la
realidad y desarrollo de la empresa, así como llevar un óptimo control y en el momento indicado
realizar un ajuste si es necesario, en forma amigable.