1. Proyecto de Referencia Virtual:
UPR RP 2007-2012
Prof. Javier Almeyda-Loucil
Bibliotecario III
Sistema de Bibliotecas
UPR RP

2. Referencia Virtual
¿es algo nuevo en las bibliotecas? NO
 Sincrónica- teléfono, chats, Skype
 Asincrónica- cartas, notas, emails
Referencia Virtual
¿entonces que es lo nuevo?
 La oportunidad de disponer de la ayuda de
un bibliotecario a través del Internet 24/7.
 NO solo computadoras, también tablets,
smartphones.

3. Perfil del UPR Recinto de Río Piedras
 14,000 estudiantes matriculados
 Una gran población de estudiantes
graduados (maestrías, doctorados)
 Cerca de 20 bibliotecas y colecciones
ubicadas a través del campus.
 Posee importantes fondos documentales y
bibliográficos de Puerto Rico.
 Acceso de diversas bases de datos de
información y publicaciones electrónicas.
 Da servicio de información a la comunidad.

5. Información a presentarse
 Origen del Proyecto de Ref Virt UPR RP - 2007
 Primer Año del Proyecto - 2008
 Plan de trabajo 2009-

6. I. Origen Proyecto de Referencia
Virtual 2007
 En febrero de 2007 se creó un formulario electrónico para estudiantes en el
portal SB.
 Ese formulario tenía la intención de facilitar que los estudiantes pudiesen
informar problemas con las bases de datos. No obstante, los usuarios la
conviertieron en una nueva manera de comunicarse con la biblioteca.
 Comienzan a enviar sus preguntas a través de esta hoja los estudiantes,
profesores y particulares del exterior.
 A raíz de esta experiencia, en Diciembre de 2007 se somete a la Directora del
SB una propuesta para formalizar ese servicio conocido en la literatura
profesional como el servicio de referencia virtual. Esta propuesta fue
sustentada con una encuesta y estadísticas que parten de la experiencia
durante todo el 2007.
 Sin saberlo, simultáneamente en otras bibliotecas de los recintos de la UPR ya
estaban dando pasos más adelantados que RP hacia está dirección. Tanto es
así que en estudio publicado sobre referencia virtual en bibliotecas de las UPR
para ese tiempo, el SB no parece por carecer del servicio en ese momento.

7. Estadísticas Preguntas por email
Propuesta Referencia Virtual, diciembre 2007
UPR RP

8. Estadísticas Preguntas por email
Propuesta Referencia Virtual, diciembre 2007
UPR RP

9. Estadísticas Preguntas por email
Propuesta Referencia Virtual, diciembre 2007
UPR RP

10. Encuesta Preguntas por email
Propuesta Referencia Virtual, diciembre 2007
UPR RP
C) Profesor F) Other
A) Estudiante subgraduado
D) Investigador
B) Estudiante graduado
E) Personal No Docente UPR

11. Encuesta Preguntas por email
Propuesta Referencia Virtual, diciembre 2007
UPR RP
A) Fácil C) Me tomó mucho tiempo
B) Tuve alguna dificultad D) Other

12. Encuesta Preguntas por email
Propuesta Referencia Virtual, diciembre 2007
UPR RP
A) Si
B) No
C) Other

13. Encuesta Preguntas por email
Propuesta Referencia Virtual, diciembre 2007
UPR RP
A) Si
B) No
C) Other

14. Encuesta Preguntas por email
Propuesta Referencia Virtual, diciembre 2007
UPR RP
A) Si
B) No
C) Other

15. II. Primer Año del Proyecto 2008
 La propuesta es aprobada en febrero de 2008.
 El Proyecto queda adscrito a la Oficina de la
Directora del Sitema de Bibliotecas.
 En abril de 2008 se constituye un grupo de trabajo
para redactar la Política de Servicio de Referencia
Virtual con participación de las directoras de las
bibliotecas de Educación y Adm. de Empresas, y la
Prof. Pura Centeno de Ciencias Naturales.
 En mayo de 2008 se activa el servicio de chat y la
sección de FAQ.

16. Estadísticas 2007 vs 2008
 La gráfica presenta grandes picos al 50
45
comenzar cada semestre del 2007. 40
35
 Eso responde a la colocación de 30
2007
“drop box” promocionando el
25
2008
20
servicio en febrero y agosto en el 15
10
portal del Sistema de Biblioteca ese 5
0
mismo año.
ene feb mar abr may jun jul ago sept oct nov dic
2007 43 9 9 10 9 7 25 32 17 10 1
2008 2 7 6 7 9 5 4 6 7 5 4
 Se comprueba la ausencia y
necesidad de una campaña de 50
45
promoción urgente para aumentar 40
los números del 2008.
35
30
2007
25
2008
20
15
10
5
0
ene feb mar abr may jun jul ago sept oct nov dic

19. Estadísticas 2009, ene-jun. 9
Preguntas por email (solo UPR RP)
14
12
10
8
Series1
6
4
2
0
I
o
EG
PU
U
A
AN
CN
CS
AE
CT
ch
M
ED
CO
PL
EG
HU
re
De
Otros: escolares PR, UPR Cayey, UPR Utuado, UPR Arecibo, PUCPR, UIPR, Caribbean University, Universidad
de El Salvador, Univ. Kentuky, EEA, UNAM, Venezuela, Brasil, Argentina.

20. Estadísticas 2009, ene-jun. 9
Preguntas por email (solo UPR RP)
30
25
20
15 Series1
10
5
0
Subgrados Graduados Docentes No docente

21. Estadísticas 2009, ene-jun. 9
Preguntas por email (solo UPR RP)
45
40
35
30
25
Series1
20
15
10
5
0
L-V Noches S-D

22. R
ef
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0
5
10
15
20
25
30
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Estadísticas 2009, ene-jun. 9
ci
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do
s
Preguntas por email (solo UPR RP)
Series1

23. Chat 2009, ene-jun., 9
Intentos para realizar un chat Chats efectuados con éxito
160 35
140 30
120
25
100
20
80 Series1 Series1
15
60
10
40
20 5
0 0
Año 2008 Año 2009 Año 2008 Año 2009
En el 2009 ya se han efectuados 134 intentos, con 30 chats realizados con éxitos. Sobre 17 personas que
intentaron entrar al chat cuando estaba inactivo, enviaron su pregunta a través del formulario de email.
Todas las personas que no pudieron lograr entrar a una sesión de chat se le envió al día siguiente
información sobre el servicio de referencia virtual y el horario en el cual el chat se encuentra activo.

24. Utilidades de
Referencia virtual 2008
 Formulario electrónico (email)
 Chat (Meebo)
 Preguntas más frecuentes (RP)
 Grupo en Facebook

25. a. Formulario electrónico

26. b. Chat

27. c. Preguntas más frecuentes

29. d. Parámetros del servicio
En mayo de 2008 el Comité de Referencia Virtual entrega la política de este
servicio a la Directora del Sistema de Bibliotecas.

30. e. Grupo de Referencia Virtual
en Facebook

31. Grupo de Referencia Virtual
en Facebook
 Se creó un “group” con el propósito enlazar los
usuarios que están en esta red social con el
Proyecto y con otras iniciativas muy similares en
RCM, Bayamón por mencionar algunas.
 El grupo tiene información básica del Proyecto de
RefVirtual con secciones de comentario de los
usuarios, enlaces y videos.
 Su utilidad más importantes es de la poder
enviarle directamente a los miembros del grupo
información de tutoriales, cambios de horarios de
las salas, cambios del portal SB e invitaciones a
talleres. Esto con bastante regularidad.

32.  De las preguntas más frecuentes que se reciben en
RefVirtual, se han creado tutoriales web que su vez son
enviados al grupo de Facebook. Algunos como: sobre
la renovación de libros por Internet, cómo buscar tesis,
cómo buscar revistas o artículos, etc.
 Estos tutoriales son enviados cada semana o mes a
través del grupo a cientos estudiantes, esto con muy
buena acogida.

33.  Estos envios crea un compromiso del bibliotecario
virtual en crear tutoriales que respondan a las
necesidades del usuario virtual y su vez de incentivo
para el usuario de permanezca en grupo.
 Desde febrero más de 300 personas se han unido al
grupo en Facebook y esto sin promoción.
 Toda la divulgación ha sido por invitaciones al
principio y en las clases de instrucción al usuario.
 Se han unido al grupo estudiantes de la Universidad de
Michigan y de Miami.

37. Comentarios de estudiantes y
profesores del grupo…

38. Plan de trabajo 2009
 Generar una red de colaboradores-bibliotecarios del Sistema de
Bibliotecas que en su primera fase puedan cubrir el chat de 8 am
a 8 pm (L-V).
 Estrechar lazos en esta dirección con las bibliotecas de Derecho,
Arquitectura y Ciencias Naturales.
 Colaborar o participar con la Colección de Referencia y otras
unidades en la creación de una sección de preguntas frecuentes
que no responda solamente a las enviadas a Ref Virt.
 Investigar, probar y evaluar distintos programas que permitan
una fácil administración de las preguntas recibidas vía mail por
un grupo de bibliotecarios colaboradores de referencia virtual de
Río Piedras. (web 2.0, opensources, etc.)
 Implantar una campaña de divulgación a nivel de Recinto del
servicio de referencia virtual.

40. Reflexión
 Finalmente, en tiempos de horarios reducidos y poco personal, el
servicio de referencial virtual ofrece una alternativa no tradicional
de servicios bibliotecarios para enfrentar esta dificil situación.
 La disponilidad de bases de datos con acceso remoto junto a la
posibilidad de nuestros usuarios de obtener ayuda de un
bibliotecario por Intenet, nos permite ofrecer servicios de
información 24/7 sin necesidad de aumentar horarios en las salas
ni que rotar aún más nuestro personal.
 Por otro lado, como demuestran las estadísticas, la referencia
virtual goza de una alta participación de estudiantes graduados,
en horarios nocturnos y fines de semana. Resultando este
servicio en uno muy valioso para la investigación, especialmente
en un recinto doctoral como el nuestro.

41. ¡Gracias!