Trabajo para la materia de Gestión Documental II, Universidad del Quindío

4. SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Mediante el Sistema de Gestión Documental,
las entidades pueden controlar el manejo de la
documentación que se produce y gestionar su
acervo documental de manera muy eficiente,
de manera que se pueda garantizar el rápido
acceso a ellos.

5. Mediante el Sistema de Gestión Documental
las entidades pueden garantizar el acceso a los
documentos que se produzcan o gestionen, de
manera eficaz, preservando su integridad y
accesibilidad .

6. Las entidades publicas deben contar con un Sistema de Gestión Documental
que permita:
Organizar los documentos físicos y electrónicos: Mediante la
implementación de cuadros de clasificación.
Establecer plazos de conservación y eliminación: Mediante la
implementación de las tablas de retención documental (TRD) y las tablas
de valoración documental (TVD) en las cuales encontraremos los tiempos
y procedimientos de conservación de los documentos que manejemos.
Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa: De acuerdo con los
tiempos establecidos en la TVD y TRD.

9. Conformidad: Los
documentos se crean a
partir de las funciones de la
entidad.
Interoperabilidad: Los
sistemas de información y
gestión de la documentación
serán compatibles entre sí
Seguridad: Deben existir
niveles de acceso a la
documentación y
almacenarlos en un sitio
seguro
Metadescripción: Se deben
establecer los metadatos
manuales o digitales que
permitan recuperar la
documentación.
Adición de contenido: Se
identifican que nuevos
contenidos se agregan a los
documentos sin que se
altere su autenticidad
Diseño y Funcionamiento:
Se desarrolla un
sistema en el cual podamos
manejar la información de
una manera fácil y simple.
Gestión Distribuida: Se
buscara la manera y los
medios para lograr ofrecer la
capacidad de importar y
exportar los documentos.
Disponibilidad y Acceso:
Se debe garantizar la
autenticidad, integridad e
inalterabilidad de los
documentos así como las
disponibilidad de los mismos
cuando sea necesario.
Neutralidad tecnológica:
Podremos utilizar la
tecnología que creamos
conveniente siempre y
cuando cuente con las
recomendaciones y
normativas vigentes.