Trabajo para la Universidad del Quindío, sobre la implementación de un sistema de gestios documental en un archivo.

1. Sistema de Gestión
de DocumentosPRESENTADO POR:
ALDRIN STIVEN DIAZ CASTILLO
DOCENTE:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL II
ARMENIA
2015

2. Desarrollo de la unidad. 4.
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

3. 1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta
para su implementación.
 Los sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, así como
capacidades de recuperación e indexación. El término tiene algún traslapo con los conceptos de Content
Management Systems y a menudo es visto como un componente de Sistemas de Gestión de Contenido de Empresa y
relacionado con la Gestión de Activo Digital.
 Para tener en cuenta para su realización:
 Definición de la estructura documental a partir de criterios funcionales.
 Creación del sistema de clasificación general de la documentación.
 Determinación de los ciclos de vida de los documentos y de los datos, tanto en soporte papel como en soporte electrónico.
 Establecimiento de la política general y los mecanismos de conservación y eliminación de documentos, en cualquiera de sus soportes.
Determinación de los niveles de confidencialidad para las distintas series de documentos y datos.
 Elaboración de las instrucciones para la gestión documental.
 Determinación de los requisitos para la incorporación de los documentos a las bases de datos: homogeneización de criterios en
materia de incorporación de información a los sistemas informáticos, aplicación de criterios o sistemas de catalogación e indexación
de documentos, etc.
 Creación del sistema de relaciones necesario con los otros subsistemas para controlar los expedientes administrativos.
 Establecimiento de pautas para la creación de documentos, control de versiones, elaboración de formularios y circulación de
documentos.

4. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del
sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto
1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II, capítulo VI.
 Generalidades del sistema de gestión documental
 Estas son establecidas para las entidades públicas y las
privadas que cumplan funciones públicas
 Organizar los documentos físicos y electrónicos,
incluyendo sus metadatos a través de cuadros de
clasificación documental, esto generara una facilidad
para el manejo de la documentación, para su
conservación y recuperación.
 Establecer plazos de conservación y eliminación para la
información y los documentos electrónicos de archivo en
tablas de retención documental (TRD) y tablas de
valoración documental (TVD).Esta nos sirven como guia
para llevar un control y evitar eliminar información que se
puede necesitar más adelante.
 Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de
acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.
Cumplir con esta generalidad es necesaria puesto que
conservar información que definitivamente a perdido su
valor y hará que congestionemos el archivo con
información que ya no tiene ningún valor para la entidad
 Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo
y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo
de vida del documento. Para que no puedan ser
alterados y poder confiar totalmente en esta información.
 Mantener la integridad de los documentos, mediante
agrupaciones documentales, en series y subseries. Esto
permite que no se pierda el orden de procedencia del
documento y así pueda cumplir con la función para la
cual fue creado.
 Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los
documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de
la propia entidad, cuando sean requeridos. Los
documentos conservan información que tiene para que
pueda ser recuperada, si esto no sucede los documentos
no estarán cumpliendo son su función principal y no
habría necesidad de conservarlos.
 Preservar los documentos y sus agrupaciones
documentales, en series y subseries, a largo plazo,
independientemente de los procedimientos tecnológicos
utilizados para su creación. Esto permitirá acoplar
perfectamente los documentos digitales con los físicos y
de esta manera hablar siempre de un mismo fondo.

5. 3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema
de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son
las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una
tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el
sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.
Conformidad.
Estos sistemas (SGD-SGDE) deben
respaldar la gestión de la información a
partir de los procesos administrativo de
la entidad
Interoperabilidad
Este sistema debe permitir la
interoperabilidad con otros sistemas de
información a lo largo del tiempo,
basándose en el principio de
neutralidad tecnológica, el uso de
formatos abiertos y estándares
nacionales o internacionales
adoptados por las autoridades o
instancias competentes.
Seguridad
Los sistemas deben garantizar y
mantener la documentación en un
entorno seguro, donde no tenga riesgo
de pérdida.

6. Gestión
Distribuidan
Deben tener capacidad para
importar y exportar masivamente los
documentos en su respectiva
organización series, subseries y
expedientes y metadatos asociados
desde y hacia otros sistemas de
gestión documental
Disponibilidad y
acceso
Estos sistemas deben asegurar la
autenticidad, integridad,
inalterabilidad, accesibilidad,
interpretación y comprensión de los
documentos electrónicos en su
contexto original, así como su
capacidad de ser procesados y
reutilizados en cualquier momento.
Neutralidad
tecnológica
El Estado garantiza la libre adopción de
tecnologías, teniendo en cuenta
recomendaciones, conceptos y normativas
de los organismos internacionales
competentes e idóneos en la materia, que
permitan fomentar la eficiente prestación
de servicios, contenidos y aplicaciones que
usen Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones y garantizar la libre y leal
competencia, y que su adopción sea
armónica con el desarrollo ambiental
sostenible.
Metadescripción
Se debe procurar la generación de
metadatos normalizados, sean
manuales o automatizados, desde los
mismos sistemas y aplicativos.
Adición de
contenidos
Este debe permitir que se agreguen nuevos
documentos en forma de metadatos sin
que se altere la autenticidad, su valor de
evidencia e integridad de los mismos.
Diseño y
funcionamiento
La creación y captura de los
documentos en el sistema debe de
resultar fácil para que los usuarios
puedan manejarlos con mayor
facilidad.

7. 4. Visite una entidad que tenga implementado
un Sistema de Gestión Documental e
investigue todo lo relacionado con dicho sistema.
 ENTIDAD VISITADA:
 CORPORACION AUTONOMA REGIONAL DE CUNDINAMARCA.-CAR
PERSONA QUE ATENDIO:
Ingeniera Tatiana Alvarez Castro TELEFONO : 3209000 EXT, 1160 La
entidad cuenta con el Sistema de Gestión Documental denominado
SIDCAR: Es un Sistema de Administración Documental de la
Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca CAR para
controlar, elaborar y agilizar eficazmente los trámites que realiza la
entidad, incrementando sustancialmente la productividad,
controlando los tiempos de respuesta y permitiendo llevar un control
adecuado sobre las tareas específicas de cada trámite.

8. Pantallazo de
entrada al sistema

9. Características del sistema :
• Manejo y administración de correspondencia integral externa (llegadas, e-mail, web y salidas) e interna
(entre dependencias: memorandos, informes técnicos, autos y resoluciones).
• Digitalización de Documentos y generación de documentos digitales, permitiendo un ahorro en tiempo,
costos y recursos(papel, fotocopias, borradores de documentos, etc)
• Generación de documentos digitales (memorandos, circulares, oficios, auto, informes técnicos y
resoluciones).
• Seguimiento y trazabilidad de los trámites que se adelantan en la organización.
• Reportes y estadísticas • .Roles y administración.
• Consulta de documentos del Archivo Central Histórico de la entidad.
• Conexión con la página WEB de la entidad para que el usuario pueda consultar sus trámites radicados.
• Recibo de correos electrónicos los cuales se da radicación inmediatamente recibidos.
• Servicio de envío de correspondencia por correo electrónico certificado.

10. ¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de
documentos en ambientes electrónicos?
• Cadena de preservación de los documentos
• Transferencia de archivos digitales.
• Dar acceso a los documentos de archivo sean copias autenticas.
• Realizar backaup periódicos de la información y documentación que se encuentran el SGD.
• Contar con instalaciones y muebles adecuados para la conservación de los medios electrónicos donde se
salvaguarda la documentación.
• Realizar procedimientos de migración de información a nuevas tecnologías para la recuperación de la
información.
• Contar con roles y administradores para el manejo del sistema.
• Realizar auditorías| para el control de la documentación que se encuentra en el sistema.
• Contar con políticas de aseguramiento de los sistemas de información de la entidad. • Contar con controles
ambientales y de seguridad.
5. indague en la misma entidad lo siguiente

11. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la
selección del sistema de Gestión de documentos?
• Necesidad de organizar y controlar la documentación de la entidad.
• La normatividad que exige la implementación de SGD.
• Los recursos financieros y humanos en la entidad.
• Recuperación de la documentación de forma fácil, rápida y segura.
• Seguimiento y trazabilidad de los trámites que se adelantan en la entidad.
• Facilitar la elaboración, control y seguimiento de los documentos como memorandos, oficios y circulares
en medio electrónico.
• Facilitar la consulta de la documentación a nuestros usuarios internos y externos. De qué manera logran
garantizar la integridad de la información en el sistema? La integridad de la información se lleva con:
• El establecimientos de roles y responsables de manejo del sistema.
• Acceso al sistema con claves para su uso y manejo del sistema por usuario.
• Implementación de la firma digital y el estampado cronológico de los documentos generados.
5. indague en la misma entidad lo siguiente