Presertación realizada por Didier Mauricio Hurtado, en el Marco del Webinario sobre el conjunto de normas ISO 30300 y su relación con el ciclo vital del documento. Presentado el 15 de Noviembre de 2013.

1. CONTROLANDO el CVI con las
normas ISO 15489 e ISO
30300. Ejemplos. Impacto en las
TRD
Didier Mauricio Hurtado Collazos
Director de Formación y Consultoria
Saginfo Colombia
Twitter: @Didier_Hurtado - @saginfocolombia

2. AGENDA
•
•
•
•
•
Introducción
Objetivos
Ciclo de Vida del Documento.
Generalidades Sobre Normalización.
Gestión de Documentos – Visto Desde la Perspectiva del P.G.D y la
Normalización.
• ISO 15489 – ISO 30300 y su relación con el C.V.D
• Conclusiones
• Preguntas

3. El futuro tiene muchos
nombres, para los débiles
es lo inalcanzable, para los
temerosos, lo desconocido,
para los valientes es la
oportunidad…

4. Objetivos
• Brindar conocimientos
sobre la evolución e
importancia del Ciclo de
Vida del Documento.
• Analizar el proceso del
C.V.D a través del uso de
modelos de Gestión. (ISO
15489 e ISO 30300).
• Brindar algunos
conceptos sobre las
normas ISO 15489 e ISO
30300.

5. Ciclo Vital del Documento

6. Análisis del Concepto de Ciclo Vital del Documento –
Perspectiva Archivística
• Teniendo en cuenta las edades del documento estas dan paso a la
conformación de tres tipos de archivos.

7. Ciclo vital del Documento – Gestión de
Documentos
• Con la adopción del termino “Records Management” proveniente de la escuela americana
adoptado al español como Gestión de documentos es cuando la teoría archivística comienza
a involucrarse en la primera edad del documento “ Producción y tramitación”.
• Involucrándose en el análisis de procesos y eficiencia administrativa con miras a la reducción
de costos.
Análisis de
procesos del
negocio
Análisis de
soportes
documentales
Análisis de
contenido de
los
documentos
Eficiencia
administrativa
– Reducción
de Costos

8. Ciclo vital del Documento – Gestión de
Documentos
• Pero todo no ha sido color de rosa!!!
• Discusiones entre de los actores participantes en el modelo.
• Análisis de bondades, beneficios y posibles problemas.
• Sinergias estratégicas.

9. “La aparición de los documentos y
entornos electrónicos, ha obligado a la
archivística a repensar y replantear todos
sus principios, conceptos y metodologías”
M. Paz Martín-Pozuelo

10. Ciclo vital del Documento – Controlando el Proceso
Documental.
• En este momento vivimos en una obesidad digital organizacional.
• Las organizaciones hoy se están convirtiendo en sociedades de Infoxicacion.
• Somos capaces de manejar toda la información que se produce??

11. Ciclo vital del Documento – Controlando el Proceso
Documental.
• Pero el Archivo Digital también es vulnerable:
Depende de:
• Software: (Sistema Operativo, Programa y formato de la Imagen).
• Hardware. (Maquina y Tecnología).
• Los documentos digitales en algunos países no es validez.

12. Garantizar vigencia en
los medios electrónicos
SW y HW
Prevenir modificación
(escritura, eliminación)
Portabilidad
Integridad
Disponibilidad
Prevenir denegación
del servicio para las
partes autorizadas
Autenticidad
procedimiento que
autentique los procedimientos
de generación de la información;
su conservación temporal
cuando fuere necesario, y
almacenamiento definitivo
Confidencialidad
Prevenir accesos
no autorizados
(lectura, impresión)

13. Fuente: Ebla Gestión Documental

14. Cita de la sentencia T443/94 de la Corte Constitucional, cuyo
texto se explica por si mismo:
“Los archivos son el reflejo de una actividad práctica, jurídica o
administrativa de una institución,………..Un archivo no es la
simple recopilación o colección de documentos,…….es un
conjunto orgánico de documentos unidos por un vínculo
originario o de procedencia, que sirven para recuperar con
agilidad y en tiempo oportuno toda la información almacenada
por una oficina o institución en el curso de su actividad……y los
cuales se organizan y conservan según el orden natural de
funcionamiento de la entidad”

15. Generalidades sobre Normalización.
Antecedentes:
• ISO (la Organización Internacional de
Normalización) es una federación
mundial de organismos nacionales de
Normalización (organismos miembros
de ISO).
• Fue fundada en 1962 y tiene 163
países miembros activos.
• Su éxito radica en las exigencias y
estrictos procedimientos para la
aprobación de las normas y el
reconocimiento a nivel mundial de las
mismas.
• Tiene un aproximado de 18.600
normas.

16. Estructura de aprobación y redacción de normas.
• ISO tiene una estructura interna de elaboración de normas bajo comités y
subcomités. Tiene en la actualidad un aproximado de 3.274 Organismos
técnicos.
Comités
Técnicos
Subcomités
Técnicos
Grupos de
Trabajo
Redacción de
Normas
El promedio de
tiempo para
publicación de una ISO
es de 3 años

17. Information and Documentation Committee
• El desarrollo y control de la administración de información también cuenta con un
Comité técnico el TC/46 “Information and Documentation”. Que tiene en la
actualidad 43 normas y también es el encargado del SC11.
• Teniendo en cuenta la amplitud del concepto, se crea el SC11 “Archives/Records
Management. Y por otro lado se encuentra el TC 171 “Document management
aplications”.
• La normalización en procesos de información y documentación no es algo nuevo,
recordemos a Otlet y a La Fontaine.
• Dentro de los grandes avances en normalización, existen:
• IFLA- (International Federation of Library Association) que mantienen las ISBD.
• ICA (International Council of Archives) que mantienen las normas ISAD.
• DLM- Forum que mantiene MoReq.
• Library of Congress que mantiene el MARC21

18. Objetivos del TC
La norma busca la participación de
la Gestión Documental en los
procesos de negocio.
Mejora de los proceso
operativos.
Objetivo Principal del SC se aclara
en la norma funcional ISO 15489,
la cual busca incluir en la Gestión
Documental todos los procesos y
controles desde la creación del
documento “Inicio del C.V.D”.
TC46/SC11
Campo de la gestión responsable
del control eficiente y sistemático
en la creación, recepción,
mantenimiento,
utilización,
conservación y disposición de
documentos, incluyendo procesos
para la captura y mantenimiento
de la evidencia de las actividades
y operaciones en forma de
documentos.

19. Gestión de Documentos – Visto desde la perspectiva del
P.G.D y la normalización.
Planeamiento del
Normalización:
C.V.I
Procesos que incluyan la
captura,
indización,
almacenamiento,
Establecer
una
recuperación,
estructura de Gestión
distribución,
que asegure el control
presentación, migración,
de documentos.
intercambio,
conservación
y
disposición.
a
través
Requisitos funcionales
para el diseño de
soluciones tecnológicas
utilizadas
para
la
creación Gestión de los
documentos, incluyendo
las aplicaciones de
gestión, aplicaciones de
gestión de documentos.
de
la
Procedimientos para la
implantación,
inspección y control de
calidad
para
el
almacenamiento, uso y
conservación de los
documentos, incluyendo
los metadatos de apoyo.

20. Gestión de Documentos – Visto desde la perspectiva del
P.G.D y la normalización.
Puntos de vista
• Los documentos deben contemplarse desde muchas perspectivas, no son
estáticos, sino elementos que pueden ser utilizados en cualquier entorno.
Creador del Documento
Quienes los usan
Quienes los reciben
Quienes los usan más allá del uso de la Gestión
Inicial

22. El Proceso del Cambio
Intentos físicos
Intentos mentales
Aceptación
Resistencia
Negación
Desempeño actual
Valle de la
desesperación

23. ALGUNAS DIFICULTADES…

24. Algunas Normas relevantes a los procesos de Gestión
Documental

25. Aplicando la Norma ISO 15489 – Beneficios del control
documental bajo un estándar ISO. Records Continuum
• El modelo de Records Continuum:
• Para comprender el modelo se debe entender que la información
no suceden en etapas lineales sino en ciclos.
• El modelo se orienta en la satisfacción de los usuarios.
• Siempre se debe considerar el documento como “evidencia”.

26. Aplicando la Norma ISO 15489 – Beneficios del control
documental bajo un estándar ISO. Record Continuum
• El modelo de Records Continuum:
• Se conecta con conceptos y metodologías en Gestión de las tecnologías
de la información, ingeniería de procesos, análisis funcionales, gestión de
recursos, control de calidad y auditoria.
• El continuum no es relativo a los registros. El continuum es un modelo
de gestión relativo al sistema de gestión de registros”, que es “continuo,
dinámico y constante, sin ninguna distinción de fases”.

27. Aplicando la Norma ISO 15489 – Beneficios del control
documental bajo un estándar ISO. Record Continuum
• El modelo planteado por James B. Rhoads plantea una nueva fase
dentro del CVI

28. Aplicando la Norma ISO 15489 – Record Continuum – Documentos
Físicos y Electrónicos desde la Archivística
Los documentos físicos o electrónicos deben tener los
siguientes componentes:
Contenido: La materia del
documento e información a
transmitir .
Contexto El entorno y la
red de relaciones en los
que el documento ha
sido creado y utilizado
(por ejemplo, cómo el
documento se relaciona
con otros en un grupo
de documentos).
Estructura: El uso de
encabezamientos y otros
dispositivos para
identificar y etiquetar
partes del documento, y
el uso de tipografías
especiales (cursiva,
negrita) para destacar la
parte significativa del
contenido.

29. Aplicando la Norma ISO 15489 – Record Continuum –
Documentos Físicos y Electrónicos desde la Archivística
Medio:
El portador
Físico del
documento
Contexto (el marco
jurídico, administrativo,
procedimental y
documental en el que es
creado el documento).
Procesos de
planeación
documental
Contenido
Documentos
electrónicos
Análisis de
características
Cuatro personas (las
entidades actuantes
por medio del
documento: autor,
destinatario,
redactor, creador).
Formato de
presentación
del Documento
Proceso que da
origen al
Documento

30. Aplicando la Norma ISO 15489 – Análisis organizacional
interno
• Para la implementación de un SGD y controlar el C.V.I es
importante:
Definición de procesos
Política y Responsables
Análisis del Entorno Normativo.
• Leyes aplicables.
• Normas de obligatorio
cumplimiento.
• Códigos de buenas practicas
• Código de ética
• Documentar Políticas,
Procesos y practicas enfocado
a Gestión de Documentos.
• Creación de la política de
Documentos (CVI)
Record Continuum
• Elaborar tres tipos de
procesos
• Diseño y puesta en
funcionamiento del SGD.
• Proceso de Gestión de
Documentos.
• Procesos de mejora.

31. Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las Etapas
de la norma
• Identificar
factores
administrativos,
legales,
empresariales y sociales que
influyen en la necesidad de
Investigación crear
y
mantener
Preeliminar
documentos; además las
fortalezas y debilidades en
cuanto
a
la
gestión
documental.

32. Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las
Etapas de la norma
Análisis de las
actividades de la
organización
• Determinar qué hace la
organización y cómo lo hace.
Ésta mostrará la relación entre
las actividades, la
documentación producida y su
tratamiento teniendo en cuenta
la información electrónica.
-Diagnostico
-Comunicación
del Sistema
-Conocimiento
de Procesos
-Entrevistas
Identificación de los
requisitos
• Identificar las obligaciones
legales y normativas, además de
las responsabilidades a las que
debe estar sujeta la organización
en materia de documentación y
conservación.
-Revisión de la
Documentación
- Aprobación
-Realizar
Normograma
-Documentar y
Caracterizar
procesos

33. Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las
Etapas de la norma
Evaluación de los sistemas
existentes
Análisis de todos los sistemas
existentes para valorar en qué
medida estos mantienen
documentación que evidencie el
proceso administrativo. Ayudará a
establecer vacíos en los requisitos
de la organización.

34. Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las
Etapas de la norma
Identificación de las estrategias
para cumplir los requisitos
• Determinar políticas, procedimientos, normas, herramientas y
otros instrumentos que la organización debe adoptar para
asegurar la creación y mantenimiento de los documentos
necesarios que reflejen su actividad.
1. Organización
Proceso
Actual
6. Consulta
2. Producción
5. Conservación
y Disposición
Final
3. Recepción y
Distribución
4. Trámite
Propuesta de
Mejoramiento

35. Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las
Etapas de la Norma
INCORPORACIÓN
REGISTRO
DISPOSICIÓN
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
CALENDARIO DE CONSERVACIÓN
TRAZABILIDAD
TABLA DE ACCESO Y SEGURIDAD
CLASIFICACIÓN
VOCABULARIOS CONTROLADOS
TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
ACCESO
ALMACENAMIENTO
VALORACIÓN
Reflejado e Integrado el modelo con las T.R.D

36. Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las
Etapas de la norma
• Consiste en medir la eficacia
del sistema de gestión de
documentos para evaluar el
proceso de desarrollo de la
Revisión
misma manera que las
posterior a la
deficiencias puedan
implementación solucionarse y hacer controles
periódicos. (documentación
del sistema)

38. Divulgación
*MAPA
DOCUMENTAL
DUPLICIDAD
Socialización
Factores
Claves
de Éxito
Documentación
Accesible
Documentación
Sencilla
Documentación
Clara
Documentación
Racionalizada

39. Eliminar
Actividades
Que No
Generan Valor
Disminuir
Tiempos de
Operación
Simplificar
Procesos
Innovación
Factores
Claves
de Éxito
Satisfacción del
Cliente
Evitar
Reprocesos
Optimización de
los Recursos
Mejoramiento
Continúo

40. Pasando de una
Norma de
recomendaciones
A un sistema de
Gestión dirigida
al mejoramiento
de un área de
estratégica de la
organización

41. Sistema de Gestión para los Documentos
ISO 30300 – Principios del SGD
Documentos
son evidencia
del negocio.
Características
de los
documentos.
Características
de los sistemas
de Gestión de
documentos.

42. Sistema de Gestión para los Documentos
ISO 30300 – Definiciones
Sistema de Gestión
• Conjunto de
elementos
interrelacionados o
que interactúan en
una organización con
el propósito de
establecer políticas y
objetivos, y los
procesos para
alcanzarlos.
• ISO 30300 3.4.1
Sistema de Gestión
para los documentos
Aplicación de Gestión
Documental
• Sistema de Gestión
para dirigir y controlar
una organización en lo
relativo a los
documentos
• Sistema que captura,
gestiona y facilita el
acceso a los
documentos a lo
largo del tiempo.
• ISO 30300 3.4.2
• ISO 30300 3.4.4

43. Sistema de Gestión para los Documentos
ISO 30300 – Objetivo del SGD
Asegurando el
funcionamiento
del CVI
Procesos
del CVI
Fuente: Serie ISO 30300: sistema de gestión para los documentos por Carlota Bustelo.

44. Sistema de Gestión para los Documentos
ISO 30300 – Por que es necesario un S.G.D?
• La necesidad de gestionar documentos de manera eficiente siempre ha
estado latente, que los documentos sirvan como soporte.
• Propósitos contables, fiscales, administrativos, económicos y legales.
• Preservación y continuidad del “Know-How” empresarial.
• Cambios
Tecnológicos.
• Analizando
riesgos reales.
• Impactos legales,
jurídicos y
reputacionales.
Nivel
Operativo
Nivel
Estratégico
Una visión
estratégica del
manejo de la
información
organizacional

45. Sistema de Gestión para los Documentos
ISO 30300 – Relación Estratégica y C.V.D
• Mejoramiento continuo e
implementación del proceso
de auditorias de
información.
• Integrar con otros modelo
de Gestión.
• Eficiencia en el negocio.
• Cumplimiento de la
normatividad.
Operacional
• Uso de un modelo
internacionalmente
aprobado para
establecer políticas y
objetivos
Nivel Organizacional
Estratégicos
Beneficios:
• Toma de decisiones.
• Eliminación de
información duplicada e
innecesaria.
• Mejoramiento en las
aplicaciones de Gestión
de información.
• Defensa de los intereses
de los socios.
• Aseguramiento del
Ciclo de Vida de la
Información C.V.I
• Soporte de
responsabilidad social

46. Sistema de Gestión para los Documentos
ISO 30300 – Que organizaciones deben implementar el SGD.
• Organizaciones que hayan implementado otro MSS (Management Standards System) Ej. (ISO
9000, ISO 27001)
• Organizaciones que hayan implementado el P.G.D siguiendo los lineamiento de la ISO 15489.
• Organizaciones cuyo objetivo sea la de administración de información (Buffet de Abogados, Sector
Financiero, Laboratorios)
• Cualquier compañía podría implementar el modelo.

47. Sistema de Gestión para los Documentos
ISO 30300 – Estructura del Proceso

48. Sistema de Gestión para los Documentos
ISO 30300 – Proceso de Certificación
Investigación
Preeliminar
Análisis de las
actividades de la
Organización
Mantenimiento y
Auditorias
Certificación
Identificación de
Requisitos
Revisión posterior
de la
implementación
Evaluación de los
sistemas
existentes
Identificación de las
estrategias para
cumplir requisitos
Implementación
del SGD
Diseño del Sistema de
Gestión de
Documentos

49. Sistema de Gestión para los Documentos
ISO 30300 – Controles de la Norma – Relación con el CVI
Creación
A 1.1 Determinar que documentos,
cuando y como deben ser creados y
capturados.
A 1.2 Determinar la información
sobre el contenido, contexto y
control (Metadato) que deben
incluirse en los documentos.
A 1.3 Decidir en que forma y
estructurar se deben crear y
capturar los documentos.
A 1.4 Determinar tecnologías
apropiadas para la crear y capturar
documentos
Control
A 2.1 Determinar que información de
control (Metadatos) debe crearse en
los procesos de gestión documentos y
como se vinculara con los documentos
y gestionara a largo plazo
A 2.2 Establecer las reglas y condiciones
para el uso de los documentos a lo largo
del tiempo
A 2.3 Mantener la usabilidad de los
documentos a lo largo del tiempo
A 2.4 Establecer las
disposición/eliminación autorizada de los
documentos
A 2.5 Establecer las condiciones de
administración y mantenimiento de las
aplicación de gestión de documentos

50. Sistema de Gestión para los Documentos
ISO 30300 – Controles de la Norma – Relación con el CVI
Se deben documentar 36
procesos con sus respectivos
controles.
Documentar 10 Procesos de
creación y 25 procesos de
control.
La decisión de no implementar
algún proceso debe justificar.
Ej. (Transferencias) A.2.4.3.

51. Sistema de Gestión para los Documentos
ISO 30300 – Proceso de Auditoria – Relación con el CVI
• La auditoria de información consiste en el examen y
evaluación sobre los recursos de información de la
organización.
Objetivo: identificar el uso, los
recursos y el flujo de la información
Conocimiento
de los
objetivos y
prioridades de
la
organización.
Estructura y
estilos de
gestión.
Debe estar
apoyada por la
alta dirección
Aplicar el
Check List del
Anexo C
Lista de
Verificación
para la
autoevaluación

52. Sistema de Gestión para los Documentos
ISO 30300 – Normas asociadas a la implementación

53. Conclusiones
• La implementación de modelos de Gestión proporciona
herramientas para un acercamiento sistemático y
verificable para el control organizacional en un ambiente
de buenas practicas.
• Mayor calidad en la gestión: Sostenibilidad y continuidad
de negocio.
• Gestión efectiva de recursos, control de costos y agilidad
en los servicios de información.
• Mayor productividad en las aplicaciones tecnológicas.
• Reducción de información duplicada.
• Conservación de la memoria corporativa, permitiendo la
reutilización del conocimiento corporativo.

54. ¿Preguntas?
Gracias por su atención
Didier Mauricio Hurtado Collazos
Saginfo Colombia
Bogotá D.C 15 de Noviembre de 2013