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2. Los sistemas de información para la gestión documental se han convertido en
herramientas importantes para soportar el registro, control, circulación y
organización de los documentos digitales y/o impresos que se envían y reciben
en una organización.
Estos sistemas son de suma importancia dentro de las organizaciones, es por
ello que toda entidad que manejan flujo documental está en la obligación
según la normatividad vigente de implementar un Sistema de Gestión
Documental, el cual le permita almacenar, gestionar y hacer seguimiento a
toda la documentación que produce o recibe dicha entidad, con el fin de
localizarla, recuperarla y compartirla, permitiéndole así mantener viva la
historia de la institución.
Por lo tanto en el siguiente trabajo se estudiará este sistema generalidades,
características y normatividad, con el fin de conocer aspectos generales acerca
del Sistemas de Gestión Documental.

3. OBJETIVO GENERAL
Reconocer aspectos importantes en la implementación de un Sistema de
Gestión Documental
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar las generalidades de un sistema de Gestión Documental a la luz del
Decreto 2609 de 2012.
Realizar una visita de campo, la cual permitiera indagar datos importantes a
cerca de la implementación del sistema de gestión documental en dicha entidad.

4. El sistema de Gestión Documental
Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar
el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la
recuperación, determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación
indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.

5. REQUISITOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN
Al momento de implementar un Sistema de Gestión Documental se deben
tener en cuenta los siguientes requisitos:
Fundamentales o básicos
De entrada de documentos en el sistema.
De indexación de documentos en el sistema.
De almacenamiento de documentos.
De búsqueda de documentos.
De visualización de documentos.
De modificación de documentos.
De difusión de documentos.
De integración con los demás sistemas tecnológicos de la entidad.

6. Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental
que permita:
Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos
a través de cuadros de clasificación documental.
Los documentos en físico se deben organizar de acuerdo con los criterios para
que estos puedan pasar a un medio digital, incluyendo los documentos que se
generen en una serie electrónica
Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los
documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental
(TRD) y tablas de valoración documental (TVD).
Al Igual que los documentos en físico se deben establecer el tiempo de
retención de los documentos electrónicos en las TVD y TRD.

7. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los
tiempos establecidos en las TRD o TVD.
De acuerdo a la disposición final establecida en las TVD y TRD se debe definir el
procedimiento para la eliminación de los documentos electrónicos teniendo en
cuenta el tiempo de retención de dichos documentos
Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información
conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
Un documento es auténtico cuando existe certeza sobre la persona que lo ha
elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico,
mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.
Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones
documentales, en series y subseries.
Se debe garantizar el acceso a los documentos electrónicos, asegurando la
integridad de la información que contienen los documentos así como la durabilidad
de los soportes en la cual se encuentren.

8. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo
por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
El Sistema de Gestión Documental debe permitir y facilitar a los usurarios
internos como externos el acceso de la información que se encuentran en los
archivos, siempre y cuando estos no tengan ninguna restricción legal.
Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y
subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos
tecnológicos utilizados para su creación.
Si se cuenta con un sistema tecnológico para el manejo de los documentos,
series y subseries, se debe tener en cuenta su conservación o salvaguarda a
largo plazo, con el fin de poder recuperar la información en el caso que se
requiera.

12. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la
fase final de la implementación del mismo

13. Dirección: Palacio de la Inquisición Plaza de Bolívar
Teléfono: 6644570
Nombre entrevistado: Aníbal Fulleda
Correos electrónico: anibalfulleda@hotmail.com

14. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección
del sistema de Gestión de documentos?
Necesidad de organizar y controlar la documentación de la entidad.
La normatividad que exige la implementación de SGD
Recuperación de la documentación de forma fácil, rápida y segura.
Seguimiento de los trámites que se adelantan en la entidad.
Facilitar la consulta de la documentación a nuestros usuarios internos y externos.

15. De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el
sistema?
Delegación de personas responsables en el manejo del sistema.
Acceso al sistema con claves de seguridad
Implementación de firmas digitales para impedir que todas las personas
tengan acceso a dicha documentación e información.

17. BIBLIOGRAFÍAS
MINISTERIO DE CULTURA. (14 de DIC de 2014). Obtenido de
ww.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf .
DECRETO 2609
https://www.supernotariado.gov.co/portalsnr/images/archivosupernot
ariado/manualirisdocumental/Paso%20a%20Paso_Linea%20de%20
Produccion.pdf
http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958