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Gestion Documental

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Los sistemas de información para la gestión documental se han convertido en
herramientas importantes para soportar el registro, control, circulación y
organización de los documentos digitales y/o impresos que se envían y reciben
en una organización.
Estos sistemas son de suma importancia dentro de las organizaciones, es por
ello que toda entidad que manejan flujo documental está en la obligación
según la normatividad vigente de implementar un Sistema de Gestión
Documental, el cual le permita almacenar, gestionar y hacer seguimiento a
toda la documentación que produce o recibe dicha entidad, con el fin de
localizarla, recuperarla y compartirla, permitiéndole así mantener viva la
historia de la institución.
Por lo tanto en el siguiente trabajo se estudiará este sistema generalidades,
características y normatividad, con el fin de conocer aspectos generales acerca
del Sistemas de Gestión Documental.
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Reconocer aspectos importantes en la implementación de un Sistema de
Gestión Documental
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  • 2. Los sistemas de información para la gestión documental se han convertido en herramientas importantes para soportar el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o impresos que se envían y reciben en una organización. Estos sistemas son de suma importancia dentro de las organizaciones, es por ello que toda entidad que manejan flujo documental está en la obligación según la normatividad vigente de implementar un Sistema de Gestión Documental, el cual le permita almacenar, gestionar y hacer seguimiento a toda la documentación que produce o recibe dicha entidad, con el fin de localizarla, recuperarla y compartirla, permitiéndole así mantener viva la historia de la institución. Por lo tanto en el siguiente trabajo se estudiará este sistema generalidades, características y normatividad, con el fin de conocer aspectos generales acerca del Sistemas de Gestión Documental.
  • 3. OBJETIVO GENERAL Reconocer aspectos importantes en la implementación de un Sistema de Gestión Documental OBJETIVOS ESPECIFICOS Identificar las generalidades de un sistema de Gestión Documental a la luz del Decreto 2609 de 2012. Realizar una visita de campo, la cual permitiera indagar datos importantes a cerca de la implementación del sistema de gestión documental en dicha entidad.
  • 4. El sistema de Gestión Documental Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
  • 5. REQUISITOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN Al momento de implementar un Sistema de Gestión Documental se deben tener en cuenta los siguientes requisitos: Fundamentales o básicos De entrada de documentos en el sistema. De indexación de documentos en el sistema. De almacenamiento de documentos. De búsqueda de documentos. De visualización de documentos. De modificación de documentos. De difusión de documentos. De integración con los demás sistemas tecnológicos de la entidad.
  • 6. Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita: Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. Los documentos en físico se deben organizar de acuerdo con los criterios para que estos puedan pasar a un medio digital, incluyendo los documentos que se generen en una serie electrónica Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). Al Igual que los documentos en físico se deben establecer el tiempo de retención de los documentos electrónicos en las TVD y TRD.
  • 7. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. De acuerdo a la disposición final establecida en las TVD y TRD se debe definir el procedimiento para la eliminación de los documentos electrónicos teniendo en cuenta el tiempo de retención de dichos documentos Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. Un documento es auténtico cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad. Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. Se debe garantizar el acceso a los documentos electrónicos, asegurando la integridad de la información que contienen los documentos así como la durabilidad de los soportes en la cual se encuentren.
  • 8. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. El Sistema de Gestión Documental debe permitir y facilitar a los usurarios internos como externos el acceso de la información que se encuentran en los archivos, siempre y cuando estos no tengan ninguna restricción legal. Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación. Si se cuenta con un sistema tecnológico para el manejo de los documentos, series y subseries, se debe tener en cuenta su conservación o salvaguarda a largo plazo, con el fin de poder recuperar la información en el caso que se requiera.
  • 12. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de la implementación del mismo
  • 13. Dirección: Palacio de la Inquisición Plaza de Bolívar Teléfono: 6644570 Nombre entrevistado: Aníbal Fulleda Correos electrónico: anibalfulleda@hotmail.com
  • 14. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos? Necesidad de organizar y controlar la documentación de la entidad. La normatividad que exige la implementación de SGD Recuperación de la documentación de forma fácil, rápida y segura. Seguimiento de los trámites que se adelantan en la entidad. Facilitar la consulta de la documentación a nuestros usuarios internos y externos.
  • 15. De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema? Delegación de personas responsables en el manejo del sistema. Acceso al sistema con claves de seguridad Implementación de firmas digitales para impedir que todas las personas tengan acceso a dicha documentación e información.
  • 17. BIBLIOGRAFÍAS MINISTERIO DE CULTURA. (14 de DIC de 2014). Obtenido de ww.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf . DECRETO 2609 https://www.supernotariado.gov.co/portalsnr/images/archivosupernot ariado/manualirisdocumental/Paso%20a%20Paso_Linea%20de%20 Produccion.pdf http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958