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EDUCACIÓN VIRTUAL
CON SENTIDO HUMANOSENTIDO HUMANO
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LIDER DEL PROCESO
DIRECTORA ADMINISTRATIVA
Equipo de Trabajo
Coordinadora Gestión Humana
Asistentes Administrativa y de Nómina
Auxiliar de Cartera
Recepcionistas
Grupo auxiliares de logística
Grupo Aprendices

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Objetivo del proceso:
Velar porque todos los procesos que contribuyan a un mejor
desempeño laboral y al fortalecimiento del clima organizacional
se desarrollen adecuadamente, para así brindar mayor calidad a
los servicios que presta nuestra Fundación Universitaria.
Salidas
Plan de acción del área
Contratos
Pagos de nómina, seguridad social,
gastos de viaje y proveedores
Certificados.
Herramientas de trabajo
Políticas de la dirección.
Reglamentos.
Formatos
Entradas
Solicitudes de compra,
De pago a proveedores,
De gastos de viaje,
De tiquetes aéreos,
De procesos de contratación,
De afiliaciones a Seguridad social,
de incapacidades, novedades de
nómina. Matrículas financieras de
estudiantes.

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El Reglamento Interno de trabajo
Es el conjunto de normas que determinan las
condiciones a las que deben sujetarse el
empleador y sus trabajadores en la
prestación del servicio. Esta reglamentación
está integrada por normas legales,
constitucionales y particulares según el
objeto de la empresa.

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El Reglamento Interno de trabajo
Como conjunto normativo tiene por finalidad
señalar las reglas de comportamiento que
regulan la actuación del empleador y del
trabajador, procurando con ellas el
bienestar, la seguridad, el orden, la paz, y el
buen entendimiento de las relaciones
laborales. Se le entrega siempre al
funcionario nuevo cuando ingresa. Ver en
Conectados – Control Interno.

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Coordinación de Gestión Humana.
Responde por la eficiente administración de los
procesos de Reclutamiento, selección, inducción
y reinducción, formación, bienestar laboral y
evaluación del desempeño, asegurando el
desarrollo y mejoramiento de las relaciones
laborales individuales y colectivas; realizando las
evaluaciones necesarias al personal de común
acuerdo con sus respectivos jefes.

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Asistente Administrativa.
Responde por los procesos de compras, la
elaboración y finalización de los contratos de
todas las personas a nivel institucional, por su
debida y oportuna afiliación a seguridad social,
elaboración de las nóminas, liquidaciones
prestacionales, generación de certificados
laborales. Además apoyará a la Dirección , en la
logística de servicios generales, y mantenimiento
de infraestructura física.

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Procedimientos
Es importante tener presente para un buen
manejo de los procedimientos algunas
anotaciones importantes que se manejan
desde ésta área administrativa.

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• Las compras se solicitan a la líder del proceso
al correo laruav@ucn.edu.co Liliana Andrea
Rua V. mediante el formato AFFO-07, de
acuerdo al presupuesto del área o del
contrato o convenio que se este ejecutando.
• En conectados, Procesos de Calidad se
encuentra el procedimiento de compras
AFPR-05, guía que debemos conocer antes de
solicitar la compra.

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• Los pagos de proveedores, gastos de viaje u otros
se hacen los miércoles y viernes y las solicitudes
se reciben a los correo mlmolinar@ucn.edu.co,
con copia a laruav@ucn.edu.co , antes de las 4:00
p.m. de los martes y viernes de cada semana. Ver
formatos en conectados-Dirección Administrativa-
Instrumentos de control- formatos
• Los pagos de nómina del personal administrativo
se realizan quincenalmente y las de facilitadores
mensualmente y de acuerdo a la fecha de
contratación.

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• Soporte de anticipos y Retenciones obligatorias
Hay desembolsos de dinero que se realizan a
funcionarios de la institución para compras, gastos u
otros. Al momento de devolver los soportes tener en
cuenta:
Factura o recibo del gasto hacerla a nombre de la
institución, con firma, nombre, cédula o RUT.
Si la compra, o servicio amerita Retención en la
Fuente de acuerdo a la tabla establecida por la DIAN
se debe hacer al proveedor (inquietudes al respecto
escribirle a dtarroyaves@ucn.edu.co Deisy Tatiana
Arroyave). Usted es el responsable de hacerlo bien.

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Para pagos a proveedores de venta de productos o
servicios se requiere soportar la factura o cuenta
de cobro con copia del RUT, certificado de
Cámara de Comercio (si es empresa jurídica) y el
Formato Base de Proveedores AFFO – 09 Datos
Proveedores (lo encuentra en conectados Gestión
de calidad- documentos- Gestión Administrativa-
formatos)

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• El proceso de contratación y afiliación a
seguridad social es solicitado desde la
Coordinación de Gestión Humana, previo
requerimiento de los líderes de procesos de
personal a dicha área.
• Las personas a contratar deben entregar unos
requisitos básicos, necesarios antes de iniciar
sus labores, la Coordinación de Gestión Humana
les entregará el formato AFFO-18 Hoja de vida
en el que encuentra lo que debe anexar.

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• Las novedades de nómina se informan a la
Asistente Administrativa laruav@ucn.edu.co e
igualmente las incapacidades, permisos, y
ausentismos.
• Los requerimientos de insumos, muebles,
equipos, novedades de permiso en la oficina de
Medellín se le solicitan e informan a Lina María
García C lmgarciac@ucn.edu.co

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• Los tiquetes aéreos se solicitan a Gloria Pérez
Gómez al correo geperezg@ucn.edu.co con
copia a laruav@ucn.edu.co
• Todos los certificados laborales se expiden en
ésta dirección solicitados a Liliana Andrea Rúa
V. laruav@ucn.edu.co se entregan 3 días
hábiles después de la solicitud.

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• La Institución tiene algunas Políticas o
reglamentos en sus diferentes áreas que se
encargan de entregarnos algunos lineamientos
indispensables a la hora de realizar diferentes
procedimientos; entre las que se encuentran en
esta dirección esta la de gastos de viaje, y la
de caja menor. Ver conectados –
comunicaciones - políticas

17. www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
Auxiliar de Cartera.
Apoyar el Recaudo, asiento y matrícula
financiera de los estudiantes, y demás
entidades con las cuales la Católica del
Norte tiene convenio o se ha realizado un
negocio, de acuerdo con los procedimientos
internos determinados para asegurar una
buena gestión.

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Las asistentes recepcionistas de la oficina
Santa Rosa y Medellín nos proporcionan apoyo
en las labores básicas administrativas que se
generan a diario en la oficina, entre ellas la
recepción de llamadas y de encomiendas, a
ser entregadas a los mensajeros que nos
prestan el servicio de hacerlas llegar al
destino deseado.

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