La experiencia de la digitalización realizada en una institución educacional, pasando de entregar clases presenciales a totalmente online. Un ejemplo de Transformación Digital.

1. Digitalización en
Instituciones Educacionales Online
El caso de la unidad online
Clase Ejecutiva UC
MSc. Martin Meister
Enero 2020
martinmeister.cl
martinmeisterg@gmail.com

2. Algunos números
§ A partir de jul-18 se
comienza a impartir cursos
Teleduc.
§ A partir de dic-19 se
comienza a matricular
alumnos de EnglishUC.
1.486 1.900 2.581
6.461
12.701
7.195
8.746
10.824
17.103
23.003
+97%
Alumnos inscritos en cursos
Alumnos matriculados
+150%
201
5
201
6
201
7
201
8
201
9
www.martinmeister.cl – MSc

3. Sistema
Interno
(ERP)
Página
Web
SalesForce
Matrículas
SalesForce
Atención
Proctoring
Formulario
Cuponera
de pagos
RRSS
Mass-
EMail
Streaming
eBooks
SENCE
Email
Mapa conceptual de Sistemas
App
Certificados
Página
Web
Sistema
financiero
Financials
Base de
Paso
Archivos
Intercambio
ecommerce

4. Características
ü Integración con ERP Clase ejecutiva.
ü Carga automática de alumnos (Altas y Bajas).
ü Clave única de logueo (Single sign on)
ü Creación dinámica de secciones y grupos de convenios.
ü Integración con libros digitales, proctoring y SENCE.
www.martinmeister.cl – MSc

5. SalesForce Matrículas Retail
Cuenta
•Son únicas.
•Cada mail genera una
cuenta.
•Se asigna un ejecutivo
según UA y random
cuando hay n ejecutivos.
Oportunidad
•Se genera
automáticamente.
•Viene con el programa
que fue descargado.
•Estados: Sin gestión,
Iniciado, en
Conversación,
Interesado, Rechazado,
Revisión, Cerrada.
•Se reasigna ejecutiva
mediante rueda en caso
que el producto sea de
otra UA a la original.
Contrato
•Estados: Vigente, No
Vigente, En Aprobación,
Rechazado.
•Relaciona productos con
fecha inicio, marca y
registro SENCE.
•Relaciona con medios de
pago y comprobantes.
•Generación de botón de
pago.
•Workflow de validación
de contrato.
•Viajan datos del alumno,
programas y cursos con
sus respectivas
versiones.
Este flujo permite que las ejecutivas de Admisión matriculen alumnos de manera individual.
Para el caso de Clase Ejecutiva se puede completar los datos manualmente o mediante ficha
electrónica (llena el alumno).
En Teleduc sólo aplica matricula manual dentro de SF y matrícula en línea desde ecommerce.
www.martinmeister.cl – MSc

6. SalesForce Matrículas Masivas/Empresas
Cuenta
•Son únicas.
•Cada mail genera una
cuenta.
•El dueño es quien
inserta la cuenta.
Oportunidad
•La genera la
ejecutiva.
•Estados: Sin gestión,
Iniciado, en
Conversación,
Interesado,
Rechazado, Revisión,
Cerrada.
Contrato
•Se genera una
cabecera de contrato
con un alumno.
•Estados: Vigente, No
Vigente, En
Aprobación,
Rechazado.
• Relaciona con
medios de pago y
comprobantes.
•Workflow de
validación de
cabecera de contrato.
• Este flujo permite que las ejecutivas de Admisión generen una cebecera de contrato, sin alumnos.
• TI realiza la carga de alumnos y cursos en ERP mediante upload de archivo.
• Aplica para CE y Teleduc.
• No controla cupos.
www.martinmeister.cl – MSc

7. ERP Matrículas Retail y Masivo
Modificaciones futuras en ERP no se sincronizan de vuelta con SalesForce.
EP matricula en ERP los alumnos que son gestionados por ellos.
* Se cargan alumnos y cursos mediante upload de archivo.
Carga del alumno
•Se crea
automáticamente el
contrato con datos del
alumno, productos,
ejecutivo, pagador y
medios de pago*.
•Se cargan los cursos con
sus respectivas fechas
de inicio, marcas SENCE
y convenio si es que
aplica*
•Se envía mail
automático al alumno
con indicaciones para
crear clave de acceso.
•Se exige completitud de
datos en el primer
acceso y lectura del
reglamento de EC.
Facturación
•Se agrega a las vistas de
pre-facturación cada
uno de los medios de
pago del contrato con su
respectiva orden interna
(OI).
•Una vez que se factura,
el sistema permite
inyectar libro de venta
de Financial con N° de
Facturas asociados a
cada OI.
•El sistema cuenta con un
modulo para inyectar
montos recaudados,
pendiente envío de
archivos de prueba con
OI.
•Pendiente revisar y
corregir proceso de NC.
Reportes y Liquidación
•Dashboard o Reporte de
Ventas muestra:
Ingresos por Devengo,
N° alumnos, ticket
promedio. Por curso,
programa, por mes y
canal. Además muestra
estadísticas de leads,
casos, inscritos en
versiones, estado de
inscritos.
•Existe un modulo de
Liquidación por
Devengo.
•Permite generar
archivos de liquidación
en línea y dejarlos
disponibles a las
Unidades cuando estén
OK.
•Aun estamos en rondas
de correcciones debido
a contratos migrados,
cursos congelados y NC.
www.martinmeister.cl – MSc

8. ERP Impartición
Configuración
•Crear mallas, cursos
y versiones antes de
que se comience a
matricular.
•Calendarizar
actividades
académicas en
Booking, con cupos
acotados.
•Se cargan insumos
en caso que
corresponda.
•Se configura aulas
cerradas.
Impartición
•Acceso a cursos en
Moodle desde el
inicio de clases.
•Ver ficha académica,
reservar en booking,
consultar a
coordinación y editar
datos personales.
•Se disponibilizan los
links a streaming.
•Se puede realizar
cambio de curso o de
versión, plazo
configurado en 4
semanas para CE.
Cierre
•El sistema permite
hacer cierres
parciales o totales
por versión de curso
y diplomados.
•Es un proceso
semiautomático,
carga de notas vía
Batch por TI.
•Existe “Informes de
Notas Finales y
Asistencia” e
“Informe Final”
(Calidad), pendiente
validación/
corrección.
•Emisión de
certificados para
firma, usado en
ceremonia 2019.
www.martinmeister.cl – MSc

9. Otras funcionalidades SalesForce
Matrículas
§ Validación de códigos SENCE.
§ Convalidación de cursos realizados (cross selling).
§ Mantenedor de productos (cursos/programas).
§ Respaldo de Interacción con el Alumno (emails).
– Casos
§ Ingreso Casos de Atención.
§ Escalamiento de casos.
§ Derivación de casos entre áreas (workflow-escalamientos).
§ Medición de Volumen de atención.
§ Paneles de Seguimientos.
§ Control de variados SLA .
www.martinmeister.cl – MSc

10. Principales funcionalidades ERP
Transversales
§ Paneles de administración (académico, coordinación, TI, facturación)
§ Altas, Bajas y bloqueos en LMS.
§ Envío de marcas a LMS (SENCE, ebook, proctoring, streaming)
§ Workflows de Procesos de acción sobre alumnos.
§ Asignación automáticas de libros.
§ Mantenedor de códigos SENCE.
§ Visualización de Alumnos por sección con sus respectivos estados.
§ Mails Automáticos: Bienvenida, reinscripción, recuperación de contraseña, cambios de
cursos, aprobación de programas.
www.martinmeister.cl – MSc

11. Principales funcionalidades ERP
Admisión
§ Carga masiva de alumnos (bajo un convenio).
§ Matrícula de canales externos (EP).
Facturación
§ Archivos de pre-facturación.
§ Asociación de Ventas con Facturas y Notas de Crédito.
§ Emisión automática de formularios de Notas de Crédito.
§ Carga de libros de Ventas Emitidos desde Financial.
www.martinmeister.cl – MSc

12. Principales funcionalidades ERP
Atención - Académico
§ Configurar secciones, mallas, booking.
§ Validación de mallas en la inscripción.
§ Congelar/cambiar cursos y diplomados.
§ Cierre académico (Cursos y Programas).
§ Carga Automática de Segunda oportunidad.
§ Marca de entrega de Beneficios.
§ Emisión de lista de clases y marca de asistencias.
§ Lista de egresados y certificados (individual y por archivo de traspaso).
www.martinmeister.cl – MSc

13. ü En marzo 2016 partimos con Moodle.
ü Plataforma robusta, flexible y escalable (en la nube).
ü Uptime sobre el 99,9%.
ü Tiempo de carga promedio de 1,6 segundos.
ü Monitoreo 24X7 y soporte efectivo con SLA entre 4 y 24 hrs.
ü Actualizaciones periódicas proactivas.
ü Versión actual 3.7
Plataforma elearning
www.martinmeister.cl – MSc

14. Libros digitales
www.martinmeister.cl – MSc

15. www.martinmeister.cl – MSc

16. Grupos de trabajo
www.martinmeister.cl – MSc

17. www.martinmeister.cl – MSc

18. Registro Sence
www.martinmeister.cl – MSc

19. www.martinmeister.cl – MSc

20. Exámenes Proctoring
www.martinmeister.cl – MSc

21. www.martinmeister.cl – MSc

22. Templates responsive
www.martinmeister.cl – MSc

23. www.martinmeister.cl – MSc

24. www.martinmeister.cl – MSc

25. www.martinmeister.cl – MSc
Digitalización en
Instituciones Educacionales Online
El caso de la unidad online
Clase Ejecutiva UC
MSc. Martin Meister
Enero 2020
martinmeister.cl
martinmeisterg@gmail.com