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Diseño de Gestión documental 2014 
Jeymi Acosta Terán. 
Danitza Barraza Otero. 
Leidy Bermúdez Terán. 
Kevin Blanco Escorcia. 
Jenifer González Ruiz. 
Yuleisy Medina Suarez.
Diseño de Gestión documental 2014 
PASOS A: 
1. Cuál es el nombre de la organización? (incluir todos los nombres por los 
que la organización es conocida). 
 Corporación Universitaria Americana. 
 CORUNIAMERICANA. 
 Universidad Americana. 
2. ¿De qué tipo de organización se trata? 
Esta organización es de educación superior. 
3. ¿Cuáles son sus características definitorias? 
Formar seres humanos competentes e integrales, mediante procesos 
académicos e investigativos con proyección social y empresarial, para 
liderar la construcción de una sociedad más incluyente, justa y equitativa. 
4. Cuál es su historia? (proporcionar una visión cronológica del 
establecimiento de la organización y los principales cambios 
producidos). 
En el año 2003, un grupo de profesionales, con vocación altruista y 
dedicada a diferentes procesos de formación, ven que desde la Educación 
Superior, aplicando nuevas estrategias educativas, resumidas en la 
flexibilidad, movilidad, competencias, créditos académicos y ciclos pueden 
contribuir en la construcción de un nuevo país incluyente, equitativo y con 
verdadera justicia social. 
Con este propósito, se realiza un estudio que permite concretar la 
creación de la Corporación Universitaria Americana 
CORUNIAMERICANA, inicialmente en la ciudad de Barranquilla 
(Atlántico) y posteriormente en la ciudad de Medellín (Antioquia), como 
una nueva alternativa de Educación Superior para facilitar el acceso a 
jóvenes de todo el país.
Diseño de Gestión documental 2014 
En reconocimiento a su propuesta académica y social, recibe personería 
jurídica mediante Resolución del Ministerio de Educación Nacional, Nº 
6341 del 17 de octubre del 2006, del Ministerio de Educación Nacional. 
Así mismo, recibe autorización para ofrecer los programas profesionales 
en: Administración de Empresas, Ingeniería de Sistemas y Derecho. La 
CORUNIAMERICANA, es de las pocas organizaciones educativas que ha 
construido paso a paso su consolidación como Institución Educativa 
Superior. En efecto, sus fundadores durante varios años, han cimentado 
procesos de formación en educación para el trabajo y el desarrollo 
humano, con programas que por su pertinencia, calidad y objetivo social, 
se han extendido a lo largo del país. Después de todos estos años de 
incansable labor, presentamos al país una institución transparente en su 
administración y en su responsabilidad social, donde su mayor 
preocupación ha de ser la atención y prestación de servicios a sus 
estudiantes y a la comunidad. 
CORUNIAMERICANA, consciente de las necesidades del país, en lo que a 
Educación Superior se refiere, mantiene como fortaleza de su acción, la 
formación por ciclos, considerando que la articulación de la educación para 
el trabajo y el desarrollo humano, la educación media, la educación técnica 
profesional, la tecnológica y la profesional, es la solución requerida con 
urgencia para enfrentar los retos del siglo que comienza. 
CORUNIAMERICANA, piensa en la sociedad del futuro, por ello no solo 
enseña, EDUCA, forma individuos con ética, profesionales con 
compromiso, con responsabilidad, cerrando así la brecha que alejaba la 
Educación Superior de la realidad del país.
Diseño de Gestión documental 2014 
5. ¿Cuál es su estructura? ¿Dónde están sus distintas unidades, si las 
hay, y cuál es la actividad llevada a cabo por cada una de ellas?
Diseño de Gestión documental 2014
Diseño de Gestión documental 2014
Diseño de Gestión documental 2014
Diseño de Gestión documental 2014
Diseño de Gestión documental 2014 
6. ¿Tiene la organización algún tipo de enlace administrativo con otras 
organizaciones? 
Esta organización si mantiene enlace administrativos, con otras 
organizaciones como el SENA, CENSA, Wesleyan College, Tecnológico 
Monterrey, etc. 
7. ¿Cuál es el objetivo de la organización? 
 Estructurar una organización inteligente. 
 Desarrollar e implementar programas de Educación Superior 
abiertos y flexibles, a partir de la identificación de los núcleos 
problemáticos en las comunidades. 
 Prestar los servicios de apoyo a la educación media técnica y a la 
educación para el trabajo y el desarrollo humano, en las
Diseño de Gestión documental 2014 
modalidades relacionadas con las áreas del conocimiento 
desarrolladas por la Corporación Universitaria Americana. 
 Fomentar la investigación en las áreas técnicas laborales y 
profesionales desarrolladas por la Corporación Universitaria 
Americana. 
 Crear el ambiente y desarrollar las actividades que propicien en la 
comunidad educativa, la capacidad para identificar y avanzar en su 
proyecto de vida. 
 Generar y consolidar convenios, alianzas estratégicas y venta de 
servicios. 
 Fomentar el uso y aprovechamiento de herramientas tecnológicas 
de la información y las comunicaciones (TIC), en todas las 
actividades que se desarrollen en la Corporación Universitaria 
Americana. 
 Desarrollar programas de transferencia, ajuste y validación de 
paquetes tecnológicos de punta en las áreas objeto de la 
Corporación Universitaria Americana. 
 Desarrollar programas de divulgación y promoción de las 
tecnologías y actividades que se lleven a cabo en la Corporación 
Universitaria Americana. 
8) ¿Ha sido la organización o cualquier aspecto de ella sujeta a alguna 
auditoria interna o externa? 
Si
Diseño de Gestión documental 2014 
PASOS B: 
PROGRAMA DE BIENESTAR 
UNIVERSITARIO 
AREA FORMATIVA 
DEPORTIVO 
CULTURAL Y 
ARTISTICO 
LUDICO 
AREA SOCIAL E 
INSTITUCIONAL 
SOCIAL 
INSTITUCIONAL 
AREA DE SALUD 
PROMOCION Y 
PREVENCION 
SERVICIO MEDICO 
ESTUDIANTIL 
INVESTIGACION 
CLIMA ORGANIZACIONAL 
ORIETACION Y 
PERMANENCIA EDUCATIVA 
FUNCION
Diseño de Gestión documental 2014 
EL ÁREA FORMATIVA: Tiene como objetivo promover el desarrollo de 
las potencialidades humanas, el sentido de pertenencia y el 
aprovechamiento del tiempo libre, propio y colectivo. Este objetivo se 
cumple a través de diferentes actividades organizadas en proyectos, cada 
uno de ellos con un objetivo específico: 
 Deportivo: Fomenta la práctica deportiva y la actividad física como un 
medio para el desarrollo y formación en valores y el mejoramiento de 
la actividad física, a través de proyectos como: grupos y talleres 
formativos y de integración social: busca ofrecer espacios para la 
integración y la socialización de la comunidad Areandina, favoreciendo 
la relación entre individuos y el reconocimiento del entorno social. 
 CULTURAL Y ARTÍSTICO: Genera espacios de acercamiento de la 
comunidad educativa al arte y la cultura, a través de proyectos como: 
Grupos culturales y artísticos de representación, intercambios 
institucionales, presentaciones de grupos de representación e 
invitados, espacio de aprendizaje de diversas formas de cultura y arte. 
 LÚDICO: Brinda espacios de sano esparcimiento y expresión a partir 
de actividades de libre y espontánea participación a través de: 
desconcentración de actividades recreativas, eventos de integración 
en la sede recreativa, encuentros socioculturales, festivales, entre 
otros. 
ÁREA SOCIAL INSTITUCIONAL 
El área de salud tiene como objetivo generar espacios y oportunidades 
para el reconocimiento y fortalecimiento del sentido de comunidad 
institucional.
Diseño de Gestión documental 2014 
 SOCIAL: Busca ofrecer espacios para la integración y la socialización 
de la comunidad institucional favoreciendo la relación entre 
individuos y el reconocimiento del entorno social, no solo de la sede 
de Bogotá sino de la totalidad de la comunidad. 
 INSTITUCIONAL: Tendiente a reconocer el compromiso, la gestión 
destacada, el esfuerzo y apoyo de los miembros de la comunidad 
institucional, , en actividades como el día del profesional, para cada 
programa académico que existe en la Fundación, así como fechas de 
relevancia social, por ejemplo el día de la Mujer, el día de la Madre, el 
ms de amor y amistad y el mes dulce. 
ÁREA DE SALUD 
El área de salud tiene como objetivo generar las condiciones necesarias 
para el logro de un equilibrio físico y psicológico de la persona, 
desarrollando programas de promoción y prevención de la salud. Desde 
está área se llevan a cabo los siguientes programas: 
 PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN EN SALUD: Busca alcanzar el mayor 
grado de bienestar físico, mental y social del individuo a través de 
campañas educativas y de diagnóstico precoz de las patologías y los 
factores de riesgo individual y colectivo que afectan con mayor 
frecuencia a la comunidad estudiantil. Los estudiantes participan en 
forma activa en los alcoholismo y adicciones”, “Hábitos nutricionales 
saludables”, “Sexualidad responsable” 
 SERVICIO MÉDICO ESTUDIANTIL: Ofrece una alternativa de 
atención básica a las necesidades en salud de los estudiantes de la 
universidad, sirviendo como complemento a los servicios de salud 
(Empresas Promotoras de Salud, servicios de Medicina privada) de la 
población estudiantil. Todos los estudiantes son valorados en una
Diseño de Gestión documental 2014 
consulta médica general al ingresar en la institución, el propósito de 
esta actividad está centrado en la identificación de factores de riesgo 
de enfermedad y/o accidente, y en la obtención de un registro médico 
de base para conocer la evolución y desarrollo del individuo durante. 
INVESTIGACIÓN 
El área de investigación tiene como objetivo desarrollar e implementar 
proyectos de investigación relacionados con el mejoramiento de la calidad 
de vida educativa y la concepción de bienestar. 
PARTE C: 
Identificación de los requerimientos en materia de gestión de documentos. 
Documentos que utilizan en el departamento de bienestar: 
 Historias Clínicas 
 Incapacidades 
 Reporte de emisiones 
 Formato de Auxilio de Transporte 
 Seguimiento de cada aprendiz 
 Evidencias de eventos 
Estos documentos en el departamento de bienestar los archivan de 
manera alfabética y cronológicamente (por mes).
Diseño de Gestión documental 2014 
LAS NECESIDADES INTERNAS DE LA ORGANIZACIÓN. 
Las necesidades del entorno económico y del mercado laboral, en continuo 
cambio, y de forma interna en las empresas los procesos de innovación y 
rediseño a los que se ven sometidos sus sistemas de producción precisan 
de una educación, formación y cualificación de la persona de carácter 
permanente. 
Por ello, uno de los principales factores estratégicos para el desarrollo de 
una organización, actividad, territorio, etc. es la aplicación de programas 
formativos que busquen mejorar los niveles de cualificación de los 
recursos humanos y que implique la trasferencia directa de lo aprendido al 
puesto de trabajo. 
Así, el desarrollo del talento humano a través de la formación depende en 
gran medida de la capacidad de la Organización para describir las tareas 
que han de realizarse, orientar a las personas sobre su potencial y su 
carrera profesional, motivarles y valorar su contribución al logro de los 
objetivos, pero, además, se hace necesario partir de una labor que 
permita detectar las necesidades de formación, concebidas como 
necesidades de capacitación que debe atender la organización respecto 
del personal que le presta servicios. 
PASO D: 
Si es necesario mantener evidencias para entregarla en una auditoria, es 
necesario mantener los formatos de flujo de información, debe estar 
retenido por cinco años. 
Esta forma de archivar los documentos es muy buena, debido a que son de 
una manera ordena, para así la búsqueda de estos documentos sea de 
manera fácil y eficaz
Diseño de Gestión documental 2014 
PASO E 
La CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AMERICANA como Institución de 
Educación Superior ha velado por la confidencialidad de todos los datos 
personales de sus estudiantes, proveedores y terceros desde todos los 
procesos. A fin de darle cumplimiento al artículo 10 del decreto 1377 de 
2013, que reglamentó la Ley 1581 de 2012, la Corporación Universitaria 
Americana informa que previa la expedición de la norma. Se han 
organizado los datos personales de los estudiantes, proveedores y 
terceros, que son adecuados para el desarrollo de la actividad de 
formación y consultoría continua de la institución. 
Identificación de estrategias para satisfacer los requisitos 
El proyecto de la SGD para las unidades del Área de Investigación está en 
estos momentos en esta fase. Es un hito crítico para el conjunto del 
proyecto, ya que se debe definir el modelo de Administración electrónica 
para la documentación de investigación. Ciertamente es imprescindible 
disponer de una aplicación –gestor documental– que tenga en cuenta los 
requisitos y las políticas de gestión hasta ahora mencionadas. 
La aplicación básicamente debería: 
Fomentar la eficiencia y la eficacia en el desarrollo del proceso de 
investigación: reduciendo el papel, fomentando el trabajo cooperativo, 
utilizando la firma electrónica, etc. 
Ser capaz de trabajar cooperativamente con las aplicaciones que 
gestionen los procesos de apoyo. 
Automatizar la captura, el almacenamiento y la recuperación de la 
documentación resultante de los procedimientos de investigación.
Diseño de Gestión documental 2014 
Ser capaz de asegurar la plena integridad, disponibilidad, fiabilidad y 
accesibilidad a largo plazo de los documentos, tanto esenciales como de 
apoyo, que resultan del proceso de investigación. 
Asegurar que la Universidad pueda hacer sin esfuerzo un proceso de 
auditoría. 
PASO F 
Objetivos 
1- Aumentar el grado de conformidad con los requisitos del SGC. 
2- Mejorar el cumplimiento de los indicadores de los programas 
académicos frente al modelo de autoevaluación institucional. 
3- Fortalecer la producción investigativa de la Institución. 
4- Fortalecer las actividades de extensión y proyección social. 
5- Custodiar y recuperar la documentación generada eficientemente. 
6- Coordinar y controlar actividades específicas que afecten a la 
creación, recepción, ubicación, acceso y preservación de los 
documentos 
7- Permita el funcionamiento de la Administración y cumpla con los 
derechos de los ciudadanos. 
Diseño de Procesos 
Utilizar uno o varios programas informáticos de gestión documental o de 
archivo no supone garantizar el correcto funcionamiento del conjunto del 
sistema. 
● El software va a ser una pieza clave, solamente es un instrumento, no es 
ningún fin. 
● Antes de implantar el modelo de gestión, es necesario crear la cultura 
organizacional adecuada para lograr el éxito.
Diseño de Gestión documental 2014 
● Los profesionales de los archivos ante este entorno se encargan de 
controlar procesos y factores de calidad en la gestión documental 
(metadatos, acceso, formatos, custodia, seguridad....) 
PASO G 
Enfoque de Sistemas para la Gestión 
El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, 
gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a 
la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus 
objetivos. 
Mejoramiento Continuo. 
Mejorar continuamente el desempeño organizacional implica que los 
estándares de desempeño sean cada vez más exigentes, que en lo posible 
se vaya más allá de los requisitos de los clientes y que esto se vea 
reflejado en unos indicadores de gestión que demuestren la mejora en 
términos de eficiencia, eficacia y efectividad. 
Enfoque basado en hechos para la Toma de Decisiones 
En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el 
análisis de los datos y la información y no simplemente en la intuición. 
PASO H 
Podemos implementar un archivo de manera cronológica, grupal dividido 
por carrera y dependiendo de la actividad desarrollada, de esta manera 
sabremos o soportaremos ante cualquier auditoria o ente controlador. 
Esto nos daría más eficacia ante estos requerimientos de un ente 
controlador y así de manera organizada.
Diseño de Gestión documental 2014 
INICIO 
INRESO DE 
DOCUMENTOS A 
CORUNICAMERICA 
REGISTRO DE 
DOCUMENTOS 
RADICACION Y 
REGISTRO DE 
ENTRADAS DE CADA 
DOCUMENTO. 
ENTREGA DE 
DOCUMENTOS A 
CADA 
DEPARTAMENTO 
EVIDENCIA DE 
ENTREGA A CADA 
DEPARTAMENTO 
¿SE LLEV A A 
C A BO DE UN 
REGISTRO DE 
DOCUMENTACIO 
N? 
SI 
EL ARCHIVO DE LA 
DOCUMENTACION SE 
REALIZA DE MANERA 
ALFABETICA Y 
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Trabajo de investigacion

  • 1. Diseño de Gestión documental 2014 Jeymi Acosta Terán. Danitza Barraza Otero. Leidy Bermúdez Terán. Kevin Blanco Escorcia. Jenifer González Ruiz. Yuleisy Medina Suarez.
  • 2. Diseño de Gestión documental 2014 PASOS A: 1. Cuál es el nombre de la organización? (incluir todos los nombres por los que la organización es conocida).  Corporación Universitaria Americana.  CORUNIAMERICANA.  Universidad Americana. 2. ¿De qué tipo de organización se trata? Esta organización es de educación superior. 3. ¿Cuáles son sus características definitorias? Formar seres humanos competentes e integrales, mediante procesos académicos e investigativos con proyección social y empresarial, para liderar la construcción de una sociedad más incluyente, justa y equitativa. 4. Cuál es su historia? (proporcionar una visión cronológica del establecimiento de la organización y los principales cambios producidos). En el año 2003, un grupo de profesionales, con vocación altruista y dedicada a diferentes procesos de formación, ven que desde la Educación Superior, aplicando nuevas estrategias educativas, resumidas en la flexibilidad, movilidad, competencias, créditos académicos y ciclos pueden contribuir en la construcción de un nuevo país incluyente, equitativo y con verdadera justicia social. Con este propósito, se realiza un estudio que permite concretar la creación de la Corporación Universitaria Americana CORUNIAMERICANA, inicialmente en la ciudad de Barranquilla (Atlántico) y posteriormente en la ciudad de Medellín (Antioquia), como una nueva alternativa de Educación Superior para facilitar el acceso a jóvenes de todo el país.
  • 3. Diseño de Gestión documental 2014 En reconocimiento a su propuesta académica y social, recibe personería jurídica mediante Resolución del Ministerio de Educación Nacional, Nº 6341 del 17 de octubre del 2006, del Ministerio de Educación Nacional. Así mismo, recibe autorización para ofrecer los programas profesionales en: Administración de Empresas, Ingeniería de Sistemas y Derecho. La CORUNIAMERICANA, es de las pocas organizaciones educativas que ha construido paso a paso su consolidación como Institución Educativa Superior. En efecto, sus fundadores durante varios años, han cimentado procesos de formación en educación para el trabajo y el desarrollo humano, con programas que por su pertinencia, calidad y objetivo social, se han extendido a lo largo del país. Después de todos estos años de incansable labor, presentamos al país una institución transparente en su administración y en su responsabilidad social, donde su mayor preocupación ha de ser la atención y prestación de servicios a sus estudiantes y a la comunidad. CORUNIAMERICANA, consciente de las necesidades del país, en lo que a Educación Superior se refiere, mantiene como fortaleza de su acción, la formación por ciclos, considerando que la articulación de la educación para el trabajo y el desarrollo humano, la educación media, la educación técnica profesional, la tecnológica y la profesional, es la solución requerida con urgencia para enfrentar los retos del siglo que comienza. CORUNIAMERICANA, piensa en la sociedad del futuro, por ello no solo enseña, EDUCA, forma individuos con ética, profesionales con compromiso, con responsabilidad, cerrando así la brecha que alejaba la Educación Superior de la realidad del país.
  • 4. Diseño de Gestión documental 2014 5. ¿Cuál es su estructura? ¿Dónde están sus distintas unidades, si las hay, y cuál es la actividad llevada a cabo por cada una de ellas?
  • 5. Diseño de Gestión documental 2014
  • 6. Diseño de Gestión documental 2014
  • 7. Diseño de Gestión documental 2014
  • 8. Diseño de Gestión documental 2014
  • 9. Diseño de Gestión documental 2014 6. ¿Tiene la organización algún tipo de enlace administrativo con otras organizaciones? Esta organización si mantiene enlace administrativos, con otras organizaciones como el SENA, CENSA, Wesleyan College, Tecnológico Monterrey, etc. 7. ¿Cuál es el objetivo de la organización?  Estructurar una organización inteligente.  Desarrollar e implementar programas de Educación Superior abiertos y flexibles, a partir de la identificación de los núcleos problemáticos en las comunidades.  Prestar los servicios de apoyo a la educación media técnica y a la educación para el trabajo y el desarrollo humano, en las
  • 10. Diseño de Gestión documental 2014 modalidades relacionadas con las áreas del conocimiento desarrolladas por la Corporación Universitaria Americana.  Fomentar la investigación en las áreas técnicas laborales y profesionales desarrolladas por la Corporación Universitaria Americana.  Crear el ambiente y desarrollar las actividades que propicien en la comunidad educativa, la capacidad para identificar y avanzar en su proyecto de vida.  Generar y consolidar convenios, alianzas estratégicas y venta de servicios.  Fomentar el uso y aprovechamiento de herramientas tecnológicas de la información y las comunicaciones (TIC), en todas las actividades que se desarrollen en la Corporación Universitaria Americana.  Desarrollar programas de transferencia, ajuste y validación de paquetes tecnológicos de punta en las áreas objeto de la Corporación Universitaria Americana.  Desarrollar programas de divulgación y promoción de las tecnologías y actividades que se lleven a cabo en la Corporación Universitaria Americana. 8) ¿Ha sido la organización o cualquier aspecto de ella sujeta a alguna auditoria interna o externa? Si
  • 11. Diseño de Gestión documental 2014 PASOS B: PROGRAMA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO AREA FORMATIVA DEPORTIVO CULTURAL Y ARTISTICO LUDICO AREA SOCIAL E INSTITUCIONAL SOCIAL INSTITUCIONAL AREA DE SALUD PROMOCION Y PREVENCION SERVICIO MEDICO ESTUDIANTIL INVESTIGACION CLIMA ORGANIZACIONAL ORIETACION Y PERMANENCIA EDUCATIVA FUNCION
  • 12. Diseño de Gestión documental 2014 EL ÁREA FORMATIVA: Tiene como objetivo promover el desarrollo de las potencialidades humanas, el sentido de pertenencia y el aprovechamiento del tiempo libre, propio y colectivo. Este objetivo se cumple a través de diferentes actividades organizadas en proyectos, cada uno de ellos con un objetivo específico:  Deportivo: Fomenta la práctica deportiva y la actividad física como un medio para el desarrollo y formación en valores y el mejoramiento de la actividad física, a través de proyectos como: grupos y talleres formativos y de integración social: busca ofrecer espacios para la integración y la socialización de la comunidad Areandina, favoreciendo la relación entre individuos y el reconocimiento del entorno social.  CULTURAL Y ARTÍSTICO: Genera espacios de acercamiento de la comunidad educativa al arte y la cultura, a través de proyectos como: Grupos culturales y artísticos de representación, intercambios institucionales, presentaciones de grupos de representación e invitados, espacio de aprendizaje de diversas formas de cultura y arte.  LÚDICO: Brinda espacios de sano esparcimiento y expresión a partir de actividades de libre y espontánea participación a través de: desconcentración de actividades recreativas, eventos de integración en la sede recreativa, encuentros socioculturales, festivales, entre otros. ÁREA SOCIAL INSTITUCIONAL El área de salud tiene como objetivo generar espacios y oportunidades para el reconocimiento y fortalecimiento del sentido de comunidad institucional.
  • 13. Diseño de Gestión documental 2014  SOCIAL: Busca ofrecer espacios para la integración y la socialización de la comunidad institucional favoreciendo la relación entre individuos y el reconocimiento del entorno social, no solo de la sede de Bogotá sino de la totalidad de la comunidad.  INSTITUCIONAL: Tendiente a reconocer el compromiso, la gestión destacada, el esfuerzo y apoyo de los miembros de la comunidad institucional, , en actividades como el día del profesional, para cada programa académico que existe en la Fundación, así como fechas de relevancia social, por ejemplo el día de la Mujer, el día de la Madre, el ms de amor y amistad y el mes dulce. ÁREA DE SALUD El área de salud tiene como objetivo generar las condiciones necesarias para el logro de un equilibrio físico y psicológico de la persona, desarrollando programas de promoción y prevención de la salud. Desde está área se llevan a cabo los siguientes programas:  PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN EN SALUD: Busca alcanzar el mayor grado de bienestar físico, mental y social del individuo a través de campañas educativas y de diagnóstico precoz de las patologías y los factores de riesgo individual y colectivo que afectan con mayor frecuencia a la comunidad estudiantil. Los estudiantes participan en forma activa en los alcoholismo y adicciones”, “Hábitos nutricionales saludables”, “Sexualidad responsable”  SERVICIO MÉDICO ESTUDIANTIL: Ofrece una alternativa de atención básica a las necesidades en salud de los estudiantes de la universidad, sirviendo como complemento a los servicios de salud (Empresas Promotoras de Salud, servicios de Medicina privada) de la población estudiantil. Todos los estudiantes son valorados en una
  • 14. Diseño de Gestión documental 2014 consulta médica general al ingresar en la institución, el propósito de esta actividad está centrado en la identificación de factores de riesgo de enfermedad y/o accidente, y en la obtención de un registro médico de base para conocer la evolución y desarrollo del individuo durante. INVESTIGACIÓN El área de investigación tiene como objetivo desarrollar e implementar proyectos de investigación relacionados con el mejoramiento de la calidad de vida educativa y la concepción de bienestar. PARTE C: Identificación de los requerimientos en materia de gestión de documentos. Documentos que utilizan en el departamento de bienestar:  Historias Clínicas  Incapacidades  Reporte de emisiones  Formato de Auxilio de Transporte  Seguimiento de cada aprendiz  Evidencias de eventos Estos documentos en el departamento de bienestar los archivan de manera alfabética y cronológicamente (por mes).
  • 15. Diseño de Gestión documental 2014 LAS NECESIDADES INTERNAS DE LA ORGANIZACIÓN. Las necesidades del entorno económico y del mercado laboral, en continuo cambio, y de forma interna en las empresas los procesos de innovación y rediseño a los que se ven sometidos sus sistemas de producción precisan de una educación, formación y cualificación de la persona de carácter permanente. Por ello, uno de los principales factores estratégicos para el desarrollo de una organización, actividad, territorio, etc. es la aplicación de programas formativos que busquen mejorar los niveles de cualificación de los recursos humanos y que implique la trasferencia directa de lo aprendido al puesto de trabajo. Así, el desarrollo del talento humano a través de la formación depende en gran medida de la capacidad de la Organización para describir las tareas que han de realizarse, orientar a las personas sobre su potencial y su carrera profesional, motivarles y valorar su contribución al logro de los objetivos, pero, además, se hace necesario partir de una labor que permita detectar las necesidades de formación, concebidas como necesidades de capacitación que debe atender la organización respecto del personal que le presta servicios. PASO D: Si es necesario mantener evidencias para entregarla en una auditoria, es necesario mantener los formatos de flujo de información, debe estar retenido por cinco años. Esta forma de archivar los documentos es muy buena, debido a que son de una manera ordena, para así la búsqueda de estos documentos sea de manera fácil y eficaz
  • 16. Diseño de Gestión documental 2014 PASO E La CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AMERICANA como Institución de Educación Superior ha velado por la confidencialidad de todos los datos personales de sus estudiantes, proveedores y terceros desde todos los procesos. A fin de darle cumplimiento al artículo 10 del decreto 1377 de 2013, que reglamentó la Ley 1581 de 2012, la Corporación Universitaria Americana informa que previa la expedición de la norma. Se han organizado los datos personales de los estudiantes, proveedores y terceros, que son adecuados para el desarrollo de la actividad de formación y consultoría continua de la institución. Identificación de estrategias para satisfacer los requisitos El proyecto de la SGD para las unidades del Área de Investigación está en estos momentos en esta fase. Es un hito crítico para el conjunto del proyecto, ya que se debe definir el modelo de Administración electrónica para la documentación de investigación. Ciertamente es imprescindible disponer de una aplicación –gestor documental– que tenga en cuenta los requisitos y las políticas de gestión hasta ahora mencionadas. La aplicación básicamente debería: Fomentar la eficiencia y la eficacia en el desarrollo del proceso de investigación: reduciendo el papel, fomentando el trabajo cooperativo, utilizando la firma electrónica, etc. Ser capaz de trabajar cooperativamente con las aplicaciones que gestionen los procesos de apoyo. Automatizar la captura, el almacenamiento y la recuperación de la documentación resultante de los procedimientos de investigación.
  • 17. Diseño de Gestión documental 2014 Ser capaz de asegurar la plena integridad, disponibilidad, fiabilidad y accesibilidad a largo plazo de los documentos, tanto esenciales como de apoyo, que resultan del proceso de investigación. Asegurar que la Universidad pueda hacer sin esfuerzo un proceso de auditoría. PASO F Objetivos 1- Aumentar el grado de conformidad con los requisitos del SGC. 2- Mejorar el cumplimiento de los indicadores de los programas académicos frente al modelo de autoevaluación institucional. 3- Fortalecer la producción investigativa de la Institución. 4- Fortalecer las actividades de extensión y proyección social. 5- Custodiar y recuperar la documentación generada eficientemente. 6- Coordinar y controlar actividades específicas que afecten a la creación, recepción, ubicación, acceso y preservación de los documentos 7- Permita el funcionamiento de la Administración y cumpla con los derechos de los ciudadanos. Diseño de Procesos Utilizar uno o varios programas informáticos de gestión documental o de archivo no supone garantizar el correcto funcionamiento del conjunto del sistema. ● El software va a ser una pieza clave, solamente es un instrumento, no es ningún fin. ● Antes de implantar el modelo de gestión, es necesario crear la cultura organizacional adecuada para lograr el éxito.
  • 18. Diseño de Gestión documental 2014 ● Los profesionales de los archivos ante este entorno se encargan de controlar procesos y factores de calidad en la gestión documental (metadatos, acceso, formatos, custodia, seguridad....) PASO G Enfoque de Sistemas para la Gestión El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos. Mejoramiento Continuo. Mejorar continuamente el desempeño organizacional implica que los estándares de desempeño sean cada vez más exigentes, que en lo posible se vaya más allá de los requisitos de los clientes y que esto se vea reflejado en unos indicadores de gestión que demuestren la mejora en términos de eficiencia, eficacia y efectividad. Enfoque basado en hechos para la Toma de Decisiones En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información y no simplemente en la intuición. PASO H Podemos implementar un archivo de manera cronológica, grupal dividido por carrera y dependiendo de la actividad desarrollada, de esta manera sabremos o soportaremos ante cualquier auditoria o ente controlador. Esto nos daría más eficacia ante estos requerimientos de un ente controlador y así de manera organizada.
  • 19. Diseño de Gestión documental 2014 INICIO INRESO DE DOCUMENTOS A CORUNICAMERICA REGISTRO DE DOCUMENTOS RADICACION Y REGISTRO DE ENTRADAS DE CADA DOCUMENTO. ENTREGA DE DOCUMENTOS A CADA DEPARTAMENTO EVIDENCIA DE ENTREGA A CADA DEPARTAMENTO ¿SE LLEV A A C A BO DE UN REGISTRO DE DOCUMENTACIO N? SI EL ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION SE REALIZA DE MANERA ALFABETICA Y CRONOLOGICA NO LA DOCUMENTACION NO ES ARCHIVADA DE FORMA CORRESPONDIENTE A CADA CARRERA. FIN