La empresa Maquillaje TITI implementó con éxito la herramienta Evernote para mejorar la coordinación del equipo de trabajo en el procesamiento y seguimiento de pedidos. Evernote permitió eliminar el excesivo tráfico de correos electrónicos internos y brindar visibilidad sobre el estado actual de cada envío. Cada miembro del equipo registra sus acciones en Evernote de forma breve y completa. La prueba piloto mostró una reducción del 40% en correos electrónicos y una ordenada gestión de los envíos.

1. Implementación de Innovación
para favorecer la coordinación de
acciones de un equipo de trabajo
Tania Arouxa – Juan Manuel DassoDr. Juan Carlos Lucas
Manejo del Conocimiento e Innovación Doctorado en Administración

2. PARTE I:
DEFINICIÓN DE LA OPORTUNIDAD DE
INTERVENCIÓN
Maquillaje TITI es una empresa dedicada a la
comercialización de cosméticos y artículos de tocador.
En su operación cotidiana, recibe diversos pedidos que no
operan mediante su local comercial, sino telefónicamente
y/o vía web, y la entrega puede en el ámbito de la ciudad,
o bien mediante encomienda al interior del país.
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3. Dado que las áreas de producción y abastecimiento, son
integrales, y las tareas son ejecutadas por varias personas
(actualmente 3 o 4), el tratamiento, ejecución y
seguimiento de estos pedidos se había convertido en algo
muy dificultoso. Los principales problemas eran:
- Tráfico excesivo de e-mails internos
- Incerteza sobre el último estado conocido de un envío
- Disrupción en la cadena, con riesgo de incumplimientos
Se evidenció entonces, la oportunidad de intervenir en
esta operatoria, con alguna técnica innovadora, que
permitiera mejorar la operación diaria.
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4. PARTE II:
DISEÑO DE LA IMPLEMENTACIÓN
Y HERRAMIENTA UTILIZADA
En un primer momento, se buscó mediante técnicas mas
bien personalizadas, ya sea designando un responsable a
cada envío en particular, como también dividir los mismos
por sus tareas específicas, pero la práctica demostró que
los problemas eran los mismos, y los tiempos de entrega
habían aumentado. Así pues… El tratamiento ordenado y
efectivo de esta parte importante del negocio, parecía
imposible…
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5. Evernote, fue la solución.
Una aplicación gratuita, extremadamente simple y cuya
implementación se preveía verdaderamente muy sencilla.
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6. PARTE III:
PLAN DE EJECUCIÓN
- Se convino en que, para los envíos, se eliminarian los
mails internos. Las únicas comunicaciones que serían
válidas por e-mail serían desde y hacia clientes
externos.
- Para comunicaciones internas en temas de envíos, solo
sería valido el uso de la herramienta EVERNOTE.
- Cada persona que ejecutara una acción, la escribiría en
forma lo mas breve pero completa posible, al tope de la
nota, incluyendo su nombre, y la fecha.
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7. PARTE III: (CONT)
- Se realizó una prueba piloto durante una semana (12 al
19 de junio) período en el que se recibieron 4 pedidos,
2 de los cuales fueron cerrados, es decir, se recibió
conformidad de recepción por parte del cliente.
- Se utilizaron “etiquetas” para poder separar
rápidamente los que tenían destino CABA (de entrega
por automóvil) y destino INTERIOR DEL PAIS (de
entrega por encomienda) como también a los frágiles.
- Se utilizó la herramienta de captura de pagina web.
- Se muestra a continuación, dicha implementación:
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8. DÍA 1
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9. DÍA 2
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10. DÍA 2
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11. DÍA 3
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12. DÍA 3
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13. DÍA 3
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14. DÍA 5
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15. DÍA 6
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16. DÍA 8
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17. DÍA 8
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18. DÍA 8
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19. CONCLUSIÓN:
- La implementación se realizó con éxito
- Se redujo un 40% el trafico de e-mails
- Se utilizaron todas las funcionalidades de la aplicación
- Se ordenó completamente la gestión de envíos
La INNOVACION ha generado un BENEFICIO en el negocio
Tania Arouxa – Juan Manuel DassoDr. Juan Carlos Lucas
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20. MUCHAS GRACIAS