1. 19/08/2010
 Los documentos formales de un sistema son
conocidos como “públicos”, los cuales pueden ser
referenciados por varias personas.
 Los escritos cortos y puntuales acompañan a los
documentos formales, se los llama privados e
Capítulo IX informales; los mismos pasan entre clientes y
miembros del equipos del proyecto.
 A través de ellos, preguntas son respondidas,
respuestas son dadas, entrevistas son otorgadas,
horarios son anunciados y progresos son
reportados.
 Se lo emplea en comunicaciones escritas. Ejemplo:
 Permite intercambiar información informalmente. PARA:
DE:
 La información que se envía por este medio es FECHA:
crucial; es mas fácil y más apropiado cuando se ASUNTO:
contesta frecuentemente. ********CUERPO DEL MEMORANDO******
Copias: (Cc.)
 Algunos negocios imprimen su propio memorando, Adjuntar:(Adj.)
otros usan formatos preimpresos o encargan a
otros empleados que lo hagan en papel en blanco.
 Escribir sólo cuando sea necesario.  Usar bloques de estilos para mostrar párrafos, ser
consistente.
 Usar una forma estándar.
 Realizarlo en una sóla página.  Usar cabeceras a los lados en letras llenas o
subrayados: fácil de ver, rápido de escribir.
 Organizar el material para que sea fácil de
visualizar y leer, usar: listas, cabeceras, esquemas y  Realizar cabeceras precisas y significativas.
espacios en blanco.
 Escribir usando simple o doble espacio (ser  Identificar páginas consecutivas por asuntos, fechas
consistente). y números de páginas.
1

2. 19/08/2010
 Identificar su nombre en la firma sólo si lo desea: se Informa del estado del trabajo en progreso,
puede incluir el nombre en la parte superior o proveyendo:
inferior del mismo.
 Información necesaria para administradores y
 Omitir un final halagador. supervisores para planear el cronograma de trabajo
del personal.
 Escribir bien: ser organizado y lógico.
 Revisar el presupuesto.
 Ejemplo
 Anticipar la implementación.
 Nombre del Proyecto.
 Desarrollar una forma.- El reporte es enviado a
 Nombre de escritores o nombres de los miembros través del director del proyecto (mensualmente,
del equipo. quincenalmente, semanalmente) por eso, una forma
 Fecha. estándar es útil. El lector va a ser capaz de leerlo
 Trabajo Acabado. rápidamente y comparar progresos.
 Trabajo en Progreso.
 Trabajo por hacer.  Ser breve.- El lector sólo quiere saber hechos.
 Problemas/Soluciones.
 Cronograma de Proyección/Revisión.  Ser preciso.- Para que el reporte sea útil, tiene que
 Revisión/Proyección de Presupuesto. ser exacto y correcto.
 Lista de Distribución.
Ejemplo
 Ser educado.- Desarrollar, planear e implementar un Las juntas son necesarias para el trabajo de
sistema demanda trabajo. Mantener relaciones de desarrollo del sistema.
trabajo placenteras con una actitud acomedida.
Toman diferentes formas: sesiones de trabajo,
ensayos, presentaciones.
No todas las juntas requieran actas.
Se asume esta actividad como parte de la labor de
una secretaria.
2

3. 19/08/2010
 Es identificado como un escrito o reporte “informal”,
 Nombre de la Junta y su propósito.
ya que es corto y se escribe de manera
 Llamado por quien. independiente, como el resumen de un trabajo
 Nombres de quienes están presentes (señalar determinado, o después de finalizar cualquiera de
posteriormente ausentes). los documentos formales de un sistema.
 Fecha y hora de la reunión.
 Lugar de la reunión.  El sumario se coloca entre la Tabla de Contenido y
 Nombre de la persona que actuará como la Introducción del documento.
registrador.
 Tópicos a discutir y sumarios de la discusión.  El propósito es presentar la información más
 Fecha y Hora próxima reunión (si se dará). relevante para que alguien pueda interpretar el
 Copias distribuidas a todos. documento entero con sólo dar un vistazo.
 El sumario se escribe después, de que se ha
desarrollado todo el documento (ya que no se
conocen todos los hechos).
 El contenido del sumario dice al lector cuál es el
proyecto, por qué fue hecho, sus costos, sus
beneficios, los resultados, conclusiones y
recomendaciones apropiadas.
3