Presentación que describe brevemente como organizar el texto que contiene un documento o informe empresarial. Presentación realizada por Juan Antonio Marco Montes De Oca para Creando Valor para su Organización.

1. Redacción de documentos e
informes empresariales (II)
http://creandovalorparasuorganizacion.es.tl/
Presentación realizada por:

2. La comunicación escrita en la empresa
Pasos previos a la redacción
Organización del texto
Tipos de escritos en la empresa:Tipos de escritos en la empresa:
Actas
Cartas
Correos electrónicos
Informes
Manuales de estilo
Manuales de identidad corporativa
Instrucciones y procedimientos
Notas de prensa
Memorias
Folletos
Presentaciones

3. 3. Organización del texto.Organización de la información
14. Organizacion de la informacion14. Organizacion de la informacion14. Organizacion de la informacion14. Organizacion de la informacion
¿por donde empezar?
1. El redactor: ¿Y cuando no sabemos qué escribir?
¿cómo plasmar la idea fundamental?
¿cómo continuar algo empezado por
otra persona?
Solución: estructurar el texto
1. El lector: ¿Cómo asimila la información?
Los lectores tienen poco tiempo
Cuanto más reducida sea la
información, más eficaz será la
comunicación.
Solución: estructurar el texto

4. 3. Organización del texto.Estructuración del texto
15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto
Como redactores nos ayuda a superar el
bloqueo, y como lectores nos facilita la
localización y comprensión de la información
Existen 12 métodos
diferentes de
estructurar un texto

5. 3. Organización del texto.Estructuración del texto
15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto
1. Dialogo imaginario con el lector:
Se aplica en: cartas comerciales,
correos electrónicos, informes
sencillos y propuestas
Consiste en: establecer un dialogo
imaginario, en donde nos ponemos enimaginario, en donde nos ponemos en
su papel y tratamos de dar respuesta
a sus preguntas.
La estructura se base en: 3 preguntas
¿De qué trata este documento?
¿En qué me afecta?
¿Qué debo hacer al respecto?

6. 3. Organización del texto.Estructuración del texto
15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto
2. Definición:
Se aplica en: redacción de estudios
de productos y servicios, y en
manuales de instrucciones.
Consiste en: elaborar una definición,
describir con el mayor detalle un bien,describir con el mayor detalle un bien,
servicio, procedimiento, etc.,
La estructura puede ser de 3 maneras:
Formales: Describen el servicio o producto y
establece una comparación con otros similares
Informales: Incorporan alguna información subjetiva
Operacionales: Atienden de manera especial a la
utilidad y funcionamiento del producto o servicio

7. 3. Organización del texto.Estructuración del texto
15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto
3. Análisis:
Se aplica en: redacción de ciertos
informes (factibilidad, de tendencias,
auditoría, etc.,) y memorias anuales.
Consiste en: realizar una exposición
exhaustiva considerando el objeto delexhaustiva considerando el objeto del
análisis desde diferentes ptos.de vista.
La estructura tiene 3 pasos:
Se plantea una hipótesis.
Se hace un análisis donde los datos de la
hipótesis deben estudiarse desde
dif. ptos. de vista.
Se extraen conclusiones que supongan la
confirmación o negación de la hipótesis.

8. 3. Organización del texto.Estructuración del texto
15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto
4. Fragmentación:
Se aplica en: redacción de ciertos
informes (análisis financieros, estudios
de productos, etc.,), instrucciones,
manuales, y memorias anuales.
Consiste en: presentar una
información compleja de manera másinformación compleja de manera más
clara mediante la fragmentación de la
misma en unidades y bloques.
La estructura puede ser de 2 maneras:
División: Partimos de una información global y la
separamos en unidades menores.
Clasificación: Partimos de una información
heterogénea y exhaustiva y la agrupamos en clases o
categorías.

9. 3. Organización del texto.Estructuración del texto
15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto
5. Causa y efecto, o viceversa:
Se aplica en: redacción de actas de
reuniones y ciertos informes (factibilidad,
técnicos, previsiones económicas
auditoría, etc.,) y memorias anuales.
Consiste en: analizar las causas de
una situación determinada, o bien enuna situación determinada, o bien en
determinar el efecto que han producido.
La estructura puede ser de 2 tipos:
Del efecto a sus causas: Hay que tener
en cuenta si la causa es única o existen más.
De las causas a su posible efecto:
Hay que tener en cuenta que el enlace entre causa y
efecto no es necesariamente un argumento predictor
del futuro.

10. 3. Organización del texto.Estructuración del texto
15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto
6. Secuencial:
Se aplica en: redacción de ciertos
informes (estudios de productos,
informes técnicos, etc.,), instrucciones
y manuales.
Consiste en: dar una estructuraConsiste en: dar una estructura
secuencial al documento, indicando el
orden de los pasos que hay que seguir .
La estructura: debe reflejar con claridad
cada uno de los pasos. Una buena idea
es utilizar post-it para apuntar cada uno
de los pasos, y posteriormente
ordenarlos.

11. 3. Organización del texto.Estructuración del texto
15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto
7. Comparación y contraste:
Se aplica en: redacción de ciertos
informes (análisis financieros,
factibilidad, técnicos, y propuestas etc.,)
Consiste en: describir lo que tienen enConsiste en: describir lo que tienen en
común y lo que tienen de diferente
diversas opciones.
La estructura: se elabora
describiendo por una parte rasgos
comunes y, por otra, rasgos
diferentes. A partir de esto, se
establece la comparación.

12. 3. Organización del texto.Estructuración del texto
15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto
8. Cronológico:
Se aplica en: redacción de ciertos
informes (estudios de investigación),
actas de reuniones y procesos.
Consiste en: detallar algo según su
orden de aparición en el tiempo.
La estructura: puede ir de lo más
antiguo a lo mas reciente, o viceversa.
Se ha de evitar en lo posible la
formulación monótona y rígida en la
exposición.

13. 3. Organización del texto.Estructuración del texto
15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto
9. Espacial o geográfico:
Se aplica en: redacción de ciertos
informes (estudios de productos,
informes comerciales, auditorías, etc.,) y
manuales.
Consiste en: presentar el objeto deConsiste en: presentar el objeto de
nuestro documento desde diferentes
puntos de vista. De la misma manera
que una cámara acerca con el zoom.
La estructura: puede establecerse
desde un punto de vista lejano y, a
continuación, ir acercando nuestro
enfoque.

14. 3. Organización del texto.Estructuración del texto
15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto
10. De lo general a lo particular:
Se aplica en: redacción de ciertos
informes (análisis financieros, estudios
de factibilidad y propuestas).
Consiste en: estructurar nuestro
documento de lo general a lo
particular, o a la inversa.particular, o a la inversa.
La estructura puede ser de 2 tipos:
De lo general a lo particular: Partimos de un
planteamiento general y después aportamos detalles o
ejemplos que respalden y desarrollen dicho planteamiento.
Es apropiado para lectores que desconocen el tema, o que
pueden ser reacios a las conclusiones del mismo.
De lo particular a lo general: Partimos
de un planteamiento específico y a través del mismo
llegamos a lo general. Es apropiado para lectores
que conocen el tema, y que sabemos de su interés.

15. 3. Organización del texto.Estructuración del texto
15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto
11. Orden de importancia:
Se aplica en: redacción de actas y
ciertos informes, cartas de reclamación
y memorias anuales.
Consiste en: graduar los contenidos
según su orden de importancia: de lo
más relevante a lo menos importante, omás relevante a lo menos importante, o
viceversa. Para ello tendremos en
cuenta el interés del lector.
La estructura puede ser de 2 tipos:
De lo importante a lo secundario:
Captamos la atención del lector de forma inmediata y
tenemos más garantías de que no perderá
información útil.
De lo secundario a lo importante: De
este modo el lector llega con mayor conocimiento y
predisposición a la información importante.

16. 3. Organización del texto.Estructuración del texto
15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto
12. AIDA:
Se aplica en: redacción de cartas
comerciales, correos electrónicos,
informes sencillos y propuestas.
Consiste en: estructurar un
documento siguiendo la secuencia
AIDA (atención, interés, deseo, y acción).
La estructura tendrá 4 partes:
Atención: A través de una pregunta, planteando la
solución a un problema, relatar un hecho sorprendente, etc.,
Interés: A través de un enfoque racional (datos, cifras,
referencias, estudios, etc.,), y/o un enfoque emocional
(transmitir sensación de bienestar, etc.,)
Deseo: A través de adelantarnos a posibles objeciones,
y describiendo virtudes del producto/servicio, etc.,
Acción: Nuestro fin último será promover en el lector
que haga una determinada acción.

17. Muchas gracias por su atención
nace con la ilusión de ofrecer a sus clientes
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Producción, Logística y Desarrollo de
Habilidades Directivas (RRHH)
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