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4.6. La tecnología y el mapeo de información y los datos.
El Mapeo de Información (mi) significa convertir el documento en un verdadero
mapa, con fragmentos claros y señalamientos adecuados, de tal modo que el
lector obtenga con facilidad el beneficio de su contenido. La metodología del
Mapeo de Información está basada en más de veinte años de investigación sobre
la forma en que la gente lee y entiende la información.
El Mapeo de Información parte de determinar a quién va dirigido el documento y
qué se desea lograr con él. Usa una terminología clara y sin ambigüedades. Va
directamente al punto, es conciso. Cada fragmento de información muestra una
sola idea, es decir, forma un “bocado” de información (information chunk).
La notación que se usa está documentada y explicada al inicio del texto. El
documento tiene la estructura de un árbol que se divide en ramas cada vez más
pequeñas y detalladas. Esta estructura es inmediatamente visible por el arreglo
del texto y el uso de la tipografía. Al mapear información se construyen mapas con
diferente nivel de detalle, de tal modo que pueden hacerse acercamientos según
las necesidades del lector.
Es decir, permite una lectura ejecutiva u operativa por la forma en que está
presentado. El Mapeo de Información está basado en siete principios básicos de la
comunicación.
Estos principios (y las reglas para aplicarlos) aseguran un estilo de escritura que
satisface las necesidades tanto de los lectores como de los escritores.
Dichos principios son:
1. Principio de fragmentación
2. Principio de relevancia

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3. Principio de etiquetado
4. Principio de consistencia
5. Principio de gráficas integradas
6. Principio del detalle accesible
7. Principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas
El principio de fragmentación consiste en que los escritores deben organizar la
información en unidades pequeñas y manejables. Una unidad de información
manejable consiste en no más de nueve piezas de información (párrafos,
ilustraciones, tablas, etc.), colocadas en forma conjunta. A esto se llama el límite
de fragmentación.
Conforme la información aumenta en complejidad, el límite de fragmentación
disminuye, es decir, si la información tiene un alto nivel de complejidad será
necesario hacer menos fragmentos. Los escritores deben crear unidades de
información que no excedan del límite de fragmentación. Este límite se aplica a
todos los niveles de un documento.
Al fragmentar la información, el escritor mejora la comprensión, así como la
velocidad para la búsqueda y acceso a la información. Dado que los lectores
pueden retener mejor de 5 a 9 piezas de información en la memoria de corto
plazo, comprenden más rápida y completamente el material que ha sido
fragmentado.
Cuando los lectores buscan en un documento una pieza específica de
información, la encuentran más rápidamente cuando está fragmentada. La mente
humana tiende, automáticamente, a agrupar los objetos en categorías. Un escritor

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debe asegurarse de que el lector agrupe las unidades como él lo hizo, a través del
principio de fragmentación.
Por ejemplo: el director de una empresa dividió un manual que contenía
veinticinco políticas en las siguientes tres categorías:
• Parte 1: Políticas Financieras
• Parte 2: Políticas de Seguridad
• Parte 3: Políticas de Organización
El principio de relevancia consiste en que los escritores deben asegurarse de
que toda la información contenida en un fragmento se refiera a una sola idea
basada en su propósito o función para el lector.
Para lograrlo se debe:
• Colocar juntas las ideas similares.
• Eliminar de cada fragmento las ideas que no tengan relación entre sí. Los
escritores deben estar seguros de que los fragmentos se limiten a una sola clase
de información. Todas las oraciones o diagramas de un fragmento deben
pertenecer a un solo tema.
Además, se debe eliminar la información irrelevante. Las palabras y frases de
transición deben ir en otros fragmentos. El empleo del principio de relevancia
ahorra tiempo y ayuda a comprender los contenidos.
En un fragmento se incluye solamente información relevante para ahorrar tiempo
durante la lectura inicial o cuando el lector busca sólo cierta información en
particular. Si en un fragmento hay solamente información de una misma clase, los
lectores no tienen que cambiar de velocidad o ritmo cuando están leyendo una
unidad de información. Si se incluye información no relevante, los lectores tienen

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que imaginar por qué está ahí ese material extraño, qué hacer con él y a qué parte
pertenece. Esto es un trabajo extra y reduce la velocidad del lector.
El principio de etiquetado se refiere a que después de organizar las oraciones
relacionadas en unidades manejables, los escritores deben poner una etiqueta a
cada unidad de información. De tal forma que el etiquetado facilita la comprensión
y el acceso a la información. La investigación indica que la gente comprende y
tiene acceso a la información más rápidamente si tiene una idea previa de lo que
va a leer. Una etiqueta ofrece al lector un planteamiento previo de cada unidad de
información. Es un avance en la organización mental del lector. La etiqueta
sobresale del resto y permite buscar rápidamente la información. Los lectores
pueden utilizar las etiquetas para encontrar con rapidez la información que
necesitan.
Principio de consistencia consiste en que los escritores deben usar palabras,
etiquetas, formatos, organización y secuencias similares para temas semejantes.
La consistencia ahorra tiempo a los lectores porque les permite:
• Encontrar rápidamente la información que necesitan.
• Localizar la información semejante y evitar la ambigüedad.
• Concentrarse en el contenido y no en la forma.
Muchas técnicas tradicionales de redacción (y de capacitación) motivan a los
escritores a utilizar la “variedad” para entretener al lector, es decir, el uso de
sinónimos.
Sin embargo, al escribir documentos técnicos y de negocios, la calidad se
manifiesta en la capacidad del lector para usar el documento en la realización de
su trabajo. Así, en este caso la variedad suele distraer y retardar, en vez de
facilitar el trabajo.

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El principio del detalle accesible
Los escritores deben escribir utilizando un nivel de detalle que permita que la
información que el lector necesita sea accesible y que el documento sea útil para
todo tipo de lectores. En otras palabras, poner lo que el lector necesita donde lo
necesita. Se deben incluir visiones generales, resúmenes, descripciones,
diagramas y ejemplos claramente etiquetados para presentar toda la información
abstracta. Y también se deben colocar siempre los diagramas y ejemplos cerca del
texto que ilustran. El procesador humano de información, el cerebro, trabaja mejor
cuando los principios abstractos, conceptos y procedimientos se apoyan y explican
con ejemplos concretos.
Principio de gráficas integradas
Los escritores deben usar diagramas, tablas, ilustraciones, como una parte
integral del texto y no como un complemento que se agrega después de terminar
de escribir.
En un documento escrito con el método de mapeo de información, las gráficas
mantienen la continuidad del texto, las gráficas son el texto La investigación indica
que aproximadamente el 50% de los adultos aprenden mejor si se apoya de
ilustraciones u otros elementos gráficos en lugar de palabras. Si las gráficas como
diagramas, ilustraciones y tablas representan una parte integral del texto, los
lectores no tienen que recorrer todo el documento para encontrar lo que necesitan.
Cuando un tema necesita un tipo de diagrama o tabla específicos, el escritor
contará con un modelo de gráfica para solucionar el problema. Estas gráficas
pueden ayudar a los escritores a estructurar y organizar sus documentos.
El principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas Los escritores deben
agrupar los fragmentos relevantes de información en forma jerárquica y poner una
etiqueta a cada uno de los grupos más grandes. A medida que el número de
elementos en un grupo crece más allá del límite de fragmentación, los lectores
volverán a tener

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dificultad para comprender y recordar la información. La investigación indica que la
gente comprende y recuerda mejores cantidades grandes de información si están
organizadas en grupos relacionados, que contengan de 7 más/menos 2 elementos
en cada uno. Los lectores también leen y encuentran más rápidamente la
información si además cada elemento está etiquetado.