Planificación de una feria de turismo comunitario

2. EVENTO
Acontecimiento programado que
responde a una finalidad específica, en el
cual el sujeto fundamental es el hombre y
sus relaciones con el medio ambiente.
Los eventos responden a
situaciones de grupo y se realizan en
espacios y tiempos determinados. Tienen
Objetivos pre-fijados, cuidadosamente
desarrollados y seguidos a conciencia
durante todas las etapas de su planificación.
JONIS

3. R U SSIA
ASIA
EUROPE
MIDDLEEAST
AFR IC A
U SA
SOUTH
AMERICA
AUSTRALIA
CANADA
AN TAR C TIC A
GREENLAND
JONIS

4. JONIS

5. Pre-Evento 1.-
Dar a conocer a los
empresarios del sector
turístico y a las
autoridades vinculadas al
turismo los diferentes
proyectos de turismo
comunitario que existen
en el Ecuador
OBJETIVO
JONIS

6. Pre-Evento 2.- Comité Organizador
Coordinador General
(Jonis)
Es el responsable general del
desarrollo del evento. Supervisa
las labores de las Comisiones, y
es el enlace de éstas con la
máxima autoridad de la institución
responsable del Evento
Comisiones de
Trabajo
Son equipos de personas
que contribuyen a cumplir
los pasos del Evento
sistematizadamente
(José Catagua, Mayra Mera)
200
195
190
185
180
175
170
165
160
155
150
MillionsofDollars
199219911990
Production Costs
Unit Price
Profits
MAYRA

7. Comisión de Logística
(MARCELO BENAVIDES, ENIS
LUCAS)
Transporte
Alojamiento
Alimentación
Secretaría
Servicios Generales
Pre-Evento 2.- Comité Organizador
Se encarga de todas
aquellas actividades
inherentes al apoyo que
operativisa y hace posible
la ejecución del evento
MAYRA

8. Comisión de Promoción,
Relaciones Públicas y
Protocolo (José Bailón,
Anthony Navarrete)
• Atiende las actividades que abarcan
la promoción y difusión del evento.
• Se encarga de las relaciones
interinstitucionales que derivan de la
ejecución del Evento.
•Todo lo relacionado con protocolo y
asistencia a lo participantes en el
evento.
Pre-Evento 2.- Comité Organizador
MAYRA

9. Se debe tener en cuenta:
• Si hay suficiente margen de tiempo para la
organización requerida.
• Evitar que coincida con la fecha de una actividad
similar o dirigida al mismo tipo de público.
•Horario y frecuencia de los transportes.
• Si es mejor programar las actividades durante la
semana o a finales de ésta.
Pre-Evento 3.- Fijación de fecha
1989
1
1989
25
ENIS

10. Delegados:
Asisten al evento en
representación de una empresa,
institución o grupo particular.
Asistentes:
Público en general.
Invitados Especiales:
Autoridades de la ciudad y de la
provincia, tales como representantes
del GAD, Mintur, Cámara de turismo,
etc
Expositores:
Muestran al público sus
productos/servicios
Acompañantes:
No están directamente
relacionados con el
evento, acompañan a
expositores, delegados
o invitados especiales.
Pre-Evento 4.- Determinar el Número y el
Tipo de Asistentes al Evento
ENIS

11. Pre-Evento
5.- Selección del Lugar o
Lugares de Realización.
• Manta-Manabí-Ecuador
• Plaza Cívica
ENIS

12. Pre-Evento
6.- Elaboración del Cronograma
de Actividades
ENIS

13. HUMANOS:
Personal profesional,
especializado y obrero que
se requiere para la
realización del evento
TÉCNICOS:
Equipos de sonido, grabación,
interpretación simultánea, apoyo
audiovisual, computación,
comunicaciones y reproducción.
MATERIALES:
Implementos necesarios
(Ejemplo: carpas, mesas,
sillas, etc), y las instalaciones
a utilizar.
Recursos
Pre-Evento 7.- Estimación de Recursos
JOSÉ C

14. Pre-Evento 8.- Presupuesto y Fuentes de
Financiamiento
Ingresos:
•Espacios Publicitarios
•Donativos y patrocinio
Egresos:
•Publicidad y Promoción
•Impresos y Originales
•Alquiler y Montaje
•Transporte
•Recursos Humanos
•Otros
•Imprevistos
*M
M- =
+M
-M
1
2
3
4
5
6
7
8
9
00
0
¥
%
Ö
+
=
x
ON
CE
C
.99
1.75
3.16
28.03
7.15
2.90
JOSÉ C

15. Pre-Evento 9.- Promoción del Evento
Medios de Comunicación
Redes Sociales
Correo Directo
Publicidad Impresa
JOSÉ C

16. Pre-Evento 10.-Diseño y Elaboración de
Impresos
JOSÉ C

17. - Elaboración Cotización.
- Contratación Proveedores y Recurso
Humano necesario para el Evento.
Pre-Evento
JOSÉ C

18. Evento 1.- Recepción de los
Participantes (expositores)
JOSÉ B

19. Montaje y decoración del espacio
fìsico
Evento
JOSÉ B

20. Evento 2.- Registro de los Participantes
3.- Realización del Acto de Inauguración
4.- Implantación del Programa General
de Actividades
6.- Clausura del Evento
7.- Realización Evento Social de
Despedida
8.- Traslado de los participantes a los
Terminales de Transporte
JOSÉ B

21. Supervisión durante Desarrollo del Evento
Evento
JOSÉ B

22. Post-Evento
JOSÉ B

23. Post-Evento 1.- Recopilación y Archivo de la
Información Pertinente al
Evento.
Conclusiones
Elaboración de la Memoria
Información de Tipo
Académica y Administrativa
JOSÉ B

24. EVALUACIÓN
Comparación cualitativa y
cuantitativa entre lo
programado, lo ejecutado y
lo alcanzado
OPINIÓN
•Expositores
•Comité Organizador
Post-Evento 2.- Evaluación
ANTHONY

25. •Auspiciantes
•Patrocinadores
•Expositores
•Otros Colaboradores
Post-Evento 3.- Agradecimientos
ANTHONY

26. •Cancelación de Obligaciones con
proveedores.
•Pago recurso humano contratado
para trabajar durante el evento.
•Devolución de cualquier material o
equipo que se haya solicitado en
préstamo.
Post-Evento 4.- Cumplimiento de
Compromisos
$
$
$
$
$
ANTHONY

27. 1.- Evaluación
2.- Facturación – Cierre de Cuenta
Cliente
3.- Pago a Proveedores
4.- Pago al personal contratado
para el evento
Empresas Organizadoras de
Eventos
Post-Evento
ANTHONY