El documento describe los diferentes comités y etapas necesarios para organizar con éxito un evento. Explica que la planeación requiere definir objetivos, cronograma, asistentes y presupuesto. Luego detalla las funciones de cada comité como administración, relaciones públicas, académico, inscripciones, transporte, protocolo y secretaría. Finalmente, indica que la post-evaluación analiza aspectos positivos y negativos para mejorar eventos futuros.

1. Sistema de Gestión
de la Calidad
Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Regional Cundinamarca - Centro de Desarrollo Agroempresarial
Programa de formación: Tecnólogo en Gestión Empresarial - 434945
Fecha:
Febrero de 2013
Municipio:
Villapinzón
Conocimientos Generales en la competencia: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en
cuenta el objeto social de la empresa.
1. Para la _ PLANEACIÓN _ de un evento se debe considerar los siguientes aspectos:
2. Del fin que se persiga con la realización del mismo, depende la fase de preparación. Por eso es indispensable
definirlos en __ OBJETIVOS _ general y específicos. .
3. Como parte integral de todo evento es necesario definir también los tiempos y las posibles actividades culturales y
sociales que se realizarán con el fin de la elaboración del _ CRONOGRAMA _ .
4. Para seleccionar el sitio del evento es necesario hacer un análisis objetivo de los posibles _ ASISTENTES _. Aun
cuando estos eventos generalmente son abiertos, habrá que fijar un tope máximo de participantes e invitados. .
5. El costo total del evento y el valor de la inscripción se determinan en el _ PRESUPUESTO _con base en los
requerimientos elaborados por los distintos comités, a los cuales se les asignará éstas y otras funciones a cumplir
durante la realización del evento.
6. De sus integrantes dependerá de la magnitud del evento y de la disponibilidad de los recursos que la organización
pueda dedicar para este fin. _ COMITÉS _.
7. _ COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS _Se refiere a los conferencistas que asistirán al evento, para los cuales deben
prever tiquetes, alojamiento, transporte individual, honorarios y obsequios.
8. las _ ETAPAS _de un evento son: Pre-Evento, Ejecución y Pos-Evento.
9. Para la _ ORGANIZACIÓN _ Del Evento se tiene en cuenta: En primera instancia debe haber un coordinador
general del evento con autonomía para autorizar gastos y un comité organizador conformado por cada uno de los
responsables de los comités definidos, quienes conjuntamente asignarán funciones y elaborarán el plan general de
trabajo, el cual servirá de base para el plan individual de cada comité.
10. El _ COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN _ Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas,
pagos, facturas, recaudos por inscripción) y el apoyo logístico en general, el cual incluye sitios para los actos de
instalación y clausura, reuniones, recursos físicos: mesa principal, micrófonos, sonido, fax, computadores, máquinas
de escribir, fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril, papelógrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina..
11. él sub comité de _INVITADOS ESPECIALES _ Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas,
ponentes, participantes en mesas redondas y de coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y
conclusiones, las cuales harán parte de las memorias del evento. .
12. Aun cuando el éxito del evento depende del buen funcionamiento de todos los comités, ésta _ PROMOCIÓN Y
DIVULGACIÓN _ es quizás la de mayor incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que tiene a su cargo
las actividades de promoción, divulgación y atención directa a los participantes.
13. _ COMITÉ ACADÉMICO __: Es el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratégicos y con la debida
anticipación los afiches del evento, Así mismo debe hacer llegar a los posibles asistentes, según análisis realizado,
folletos con toda la información, los cuales deben contener como mínimo los siguientes datos: fecha y sede del
evento, objetivos, programa académico, programa social, expositores.

2. 14. _ INSCRIPCIONES _: debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente espacio, de manera que pueda agrupar
un buen número de asistentes. Según el tipo de evento y su magnitud, se deben ubicar tantos puestos de trabajo
como los exija el mismo. La distribución de estos puestos puede hacerse por delegaciones, por regiones o
simplemente por grupos de letras en orden alfabético. .
15. _SC (sub comité) ESCARAPELAS Y MATERIALES _: Deben contener el nombre completo del participante,
procedencia y el cargo; se le debe entregar la carpeta con toda la información relativa al evento, entre otra: circular
de bienvenida, carta de organización, copia de las conferencias, programación académica y social, tarjetas de
invitación para las actividades sociales, guía turística y guía de espectáculos. .
16. SC de _ RECEPCIÓN y ALOJAMIENTO _ es el encargado de hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van
llegando las confirmaciones de los asistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha confirmación para no
correr el riesgo de tener dificultades con las estadías.
17. _ SC TRANSPORTE _: Es el responsable de coordinar la movilización de los asistentes, funcionarios y personal en
general que forme parte del evento. Debe preveer la contratación de vehículos para movimiento individual, para
asuntos relacionados directamente con la organización y coordinación del evento, y colectivo para los asistentes,
según programación definida. Además de prever todo lo relacionado con el servicio de parqueaderos.
18. Corresponde la coordinación del programa social general del evento a _ ACTOS SOCIALES _ Estos programas
generalmente incluyen actos de instalación y clausura, actos culturales, visitas a sitios turísticos, refrigerios. Los
eventos sociales requieren el máximo de atención y por eso para cada uno de ellos se deben elaborar el respectivo
menú, contratar la animación y mantenerse en contacto permanentemente con los demás subcomités.
19. _SC PROTOCOLO _: Vela por la elaboración anticipada de la lista de invitados especiales y por hacerles llegar la
documentación necesaria sobre el evento. Es el responsable de la organización de la mesa principal, la ubicación de
las personas y la colocación de sus nombres, para cada uno de los eventos. Está pendiente de banderas, himnos y
elementos decorativos y es el responsable además de enviar las invitaciones a autoridades civiles y eclesiásticas, y de
velar por el orden de los oradores en la inauguración y clausura del evento
20. _ SECRETARÍA _: Es el comité responsable de la recolección, elaboración de originales, corrección, impresión,
armada, distribución y archivo de la totalidad de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones del evento.
Debe recopilar, clasificar y conservar todo documento que produzca el evento para la elaboración de las memorias. .
21. El objetivo del _ POST-EVENTO _ es analizar los resultados obtenidos de la fase y elaborar un informe final sobre
aspectos positivos y negativos relevantes a nivel de evaluación y como pauta para futuros eventos. La manera más
objetiva de realizarlo es a través de una reunión con todos los integrantes de los comités..
22. _ (EV) EVENTO _: Es una reunión de personas que conlleva un motivo en particular, tienen como método la
diversión, los corporativos tienen como mecanismo la vinculación para la negociación, la incentivación, la
capacitación y el trabajo..
23. por su tamaño (micro, medio, grande o mega evento); por su lugar de desarrollo (al aire libre, en espacios
cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su área de competencia o temática. Pueden ser: sociales, populares,
religiosos, culturales, deportivos, entre otros y empresariales o corporativos. _ CLASIFICACIÓN ó Tipos _.
24. _(EV) EMPRESARIALES_ : Tienen el fin de lograr beneficios como imagen institucional, clientes, posicionamiento
en el mercado, consumo de bienes y servicios. Ferias, Congresos, Exposiciones, Seminarios ETC..
25. Festivales, Actos Culturales, Conmemoraciones, Espectáculos artísticos, Muestras de arte, Inauguraciones de
Centros Culturales, Presentación de un libro, Presentación de una Obra, Espectáculos callejeros, Exposiciones,
Congresos, Ferias, Concursos, Mesas de debate forman parte de los eventos _ CULTURALES _.