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Análisis e interpretación de sistemas contables, métodos de valuación de inventarios y registro de operaciones
- 1. 1 Contenido 4 Sistemas de registro ............................................................................3 4.1 Sistemas de registro de mercancías..........................................3 4.1.1 Sistema analítico ........................................................................6 4.1.2 Sistema de inventarios perpetuos...........................................7 4.2 Métodos de valuación de inventarios. .....................................8 4.3 Sistemas de pólizas en software. ................................................9 5 Análisis e interpretación de la información financiera ..............11 5.1 Métodos de análisis financiero .................................................12 5.1.1 Método de porcientos integrales. ........................................15 5.1.2 Método de comparación de razones financieras ............16 5.1.3 Método de tendencias...........................................................24
- 2. 2 Introducción Un sistema contable es un conjunto de pasos que se realizan de una manera cronológica mediante anotaciones contables para el registro de operaciones que hace una entidad. Además, se le considera la forma natural o técnica ejercida durante la emisión de estados financieros para medir los efectos que realizaron las transacciones y nos ayuda a tener una mayor comprensión de la información financiera.1 Son todos aquellos elementos de información contable y financiera que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero esta información debe ser analizada, clasificada, registrada y resumida, para que pueda llegar a un sin número de usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde los inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el gobierno. Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que permita estandarizar procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar una información contable estandarizada que facilite su interpretación, una eficiente toma de decisiones y que pueda procesarse para realizar los diferentes análisis financieros.
- 3. 3 4 Sistemas de registro 4.1 Sistemas de registro de mercancías En todo negocio, el registro de las operaciones de mercancías es muy importante, ya que tal registro depende la existencia de la utilidad o pérdida en ventas. Para el registro de operaciones de mercancías, existen varios procedimientos, los cuales se deben establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos: • Capacidad económica del negocio • Volumen de operaciones • Claridad en el registro Los procedimientos para registrar mercancías son 3: • Mercancías Generales • Método Analítico o pormenorizado • Método Perpetuo Los factores que intervienen para manejar las mercancías son: • Giro de la empresa • Magnitud de la empresa • Número de empleados • Número de clientes y proveedores • Patrimonio (capital)
- 4. 4 El siguiente ejemplo es de un registro de las operaciones de compra-venta de mercancías utilizando el sistema de mercancías generales:
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- 6. 6 4.1.1 Sistema analítico Con el fin de superar las inconveniencias observadas en el sistema global o de mercancías generales, se diseñó el sistema analítico o pormenorizado, que como su nombre lo dice, se basa en el análisis de las operaciones realizadas con mercancías. • El Análisis consiste, en general, en la identificación y separación de los elementos que integran un todo, así. • El sistema Analítico o Pormenorizado consiste en la identificación y separación de los conceptos afectados por las operaciones realizadas con mercancías.
- 7. 7 4.1.2 Sistema de inventarios perpetuos El sistema de inventarios perpetuos, es un método para el control de compra y venta de mercancías, que nos va a permitir un adecuado manejo de las compras y ventas de mercancías y que se observa claramente el registro de las mismas. Las cuentas del sistema de inventarios perpetuos son: almacén, ventas y costo de venta. En la cuenta de almacén, se va a cargar por las compras de mercancías, gastos que se originen de la compra, por el inventario inicial, por la devolución a precio de costo y se va abonar por la devolución sobre compras, por un descuento sobre compras y es de saldo deudor. En la cuenta de ventas, se va a abonar por las ventas de mercancías, y se va a cargar por la devolución sobre venta, por un descuento sobre ventas, y es de saldo acreedor. En la cuenta de costo de ventas, se va a cargar por la venta a precio de costo y se va a abonar por la devolución a precio de costo y es de saldo deudor.
- 8. 8 4.2 Métodos de valuación de inventarios. La importancia de ejercer un control eficaz de los inventarios se base en que al tener un buen manejo se puede dar un mejor servicio al cliente porque se logra controlar pedidos atrasados o falta de artículos para la venta. Así mismo, un buen inventario significa una buena producción porque se logra tener disponible toda la contabilidad de inventarios. La contabilidad de inventarios involucra dos importantes aspectos: El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado. Dicho costo es retenido en las cuentas de inventario de la empresa hasta que el producto es vendido. La valuación de inventarios es el proceso en que se selecciona y se aplica una base específica para valuar los inventarios en términos monetarios. A continuación se presentarán 4 métodos de valuación de inventarios que son los que comúnmente se utilizan en las empresas: Identificación específica: cada artículo vendido y cada unidad que queda en el inventario están individualmente identificadas. Primeras entradas primeras salidas (PEPS) (en inglés FIFO): los primeros artículos en entrar al inventario son los primeros en ser vendidos (costo de ventas) o consumidos (costo de producción). El inventario final está formado por los últimos artículos que entraron a formar parte de los inventarios. Últimas entradas primeras salidas (UEPS) (en inglés LIFO): El método UEPS para calcular el costo del inventario es el opuesto del método PEPS. Los últimos artículos que entraron a formar parte del inventario son los primeros en venderse o consumirse. En este método no debe costearse un material a un precio diferente sino hasta que la partida más reciente de artículos se haya agotado y así sucesivamente. Si se recibe en almacén una nueva partida, automáticamente el costo de esa partida se vuelve el que se utiliza en las nuevas salidas. Costo Promedio: Este es el método más utilizado por las empresas y consiste en calcular el costo promedio unitario de los artículos.
- 9. 9 4.3 Sistemas de pólizas en software. Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones. Las pólizas es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo: 1.- Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa. 2.-En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades. 3.-Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad. 4.-Cada fin de mes se suma los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general. 5.-Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros.
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- 11. 11 5 Análisis e interpretación de la información financiera Análisis Es la separación de las partes de un todo hasta conocer los elementos que lo integran. Estudio por separado de las partes que integran un todo. Interpretación es la opinión que de acuerdo al análisis aplicado da el analista. Para fines de información financiera, el análisis es el estudio separado que se hace a todos y cada uno de los elementos (conceptos y cantidades) que componen los estados financieros; la interpretación de la información financiera es la explicación de los conceptos y las cifras contenidas en los estados financieros, basándose en el análisis y la comparación de los mismos a través de un juicio personal. Tipos de análisis • Interno • Externo Es interno cuando la persona que lo realiza depende de la empresa, tal es el caso de empresas que dentro de la misma entidad cuentan con analistas encargados de analizar e interpretar los estados financieros para efectos administrativos. Es externa cuando el analista con carácter de independiente realiza el análisis y la consecuente interpretación de los estados financieros mediante la información que la empresa le proporciona. Los objetivos del análisis de estados financieros son: • Conocer y entender la situación financiera de la empresa. • Descubrir problemas en las empresas • Tomar decisiones acertadas para optimizar utilidades y servicios. • Proporcionar información clara, sencilla y accesible en forma escrita a: Acreedores, Proveedores, Propietarios, Inversionistas, Directivos, Trabajadores, Etc.
- 12. 12 5.1 Métodos de análisis financiero “El orden que se sigue para separar y conocer los elementos descriptivos y numéricos que integran el contenido de los estados financieros.” El analista de estados financieros cuenta a la fecha con una cantidad bastante considerable de métodos para llevar a cabo dichos estudios. Tenemos que hacer la salvedad que es conveniente que en toda acción el analista, aplique varios de los métodos de análisis y no se conforme con uno solo; ya que no podemos afirmar que existe un método que por sí solo haga que se considere suficiente su única aplicación. Por otro lado el analista debe evitar el peligro de que lleve a cabo análisis demasiado detallados, lo cual tendrá como consecuencia una cantidad excesiva de datos que solo producen confusión a la hora de interpretarlos. Requisitos del análisis de estados financieros Podemos establecer que para analizar el contenido de los estados financieros es necesario observar los siguientes requisitos: • Clasificar los conceptos que integran el contenido de los estados financieros a conceptos homogéneos • Redondeo de cifras según su importancia relativa Tipos de Análisis Análisis Vertical.- Es aplicable cuando se analizan Estados Financieros de un solo ejercicio: • Por cientos integrales • Equilibrio Financiero • Razones Financieras
- 13. 13 Análisis Horizontal.- Es aplicable cuando se analizan Estados Financieros de dos o más ejercicios: • Aumentos y Disminuciones • Tendencias • Estado de Cambios en la Situación Financiera Interpretación Se entiende por interpretación de la información financiera la explicación de los conceptos y las cifras contenidas en los estados financieros, basándose en el análisis y la comparación de los mismos a través de un juicio personal. El analista para interpretar el contenido de los estados financieros debe seguir un proceso mental: que es: • Analizar, • Comparar y, • Emitir juicios personales, • Volver a analizar, • Comparar y, • Emitir juicios personales • Etc. (y así sucesivamente) La interpretación son juicios personales emitidos por un profesionista en la materia, respecto del contenido de los estados financieros, mediante la utilización de técnicas. El analista proporciona información necesaria a los usuarios de la misma a través de los estados financieros para que estos la utilicen en su beneficio.
- 14. 14 Beneficios de la información financiera A los proveedores • La capacidad de ventas de sus clientes • La capacidad de producción de sus clientes • La capacidad de pago de sus clientes, para determinar importe de créditos A los acreedores bancarios • La situación financiera de sus clientes • Las perspectivas de crédito de sus clientes • La cuantía y especificación de las garantías que proporcionan sus clientes.
- 15. 15 A los propietarios • El volumen adecuado de ingresos • Los costos de producción, administración, venta y financiamiento adecuados. • Que la utilidad y rendimiento estén en relación con los ingresos, costos, gastos y capital invertido. • Que la utilidad, dividendo o rendimiento sea adecuada y suficiente. • Que su inversión este asegurada. A los directivos • Conocer la posibilidad de obtener créditos • Aumentar los ingresos de la empresa • Controlar y disminuir los costos y gastos de la empresa • Control eficiente de operaciones de la empresa • Para efectos de información y tomar decisiones Al gobierno • Control de impuestos • Cálculo y revisión de impuestos. • Estimación de impuestos. A los trabajadores Para el cálculo y revisión de la PTU Revisión de contratos colectivos de trabajo Prestaciones sociales etc. 5.1.1 Método de porcientos integrales. El método de porcientos integrales (porcentajes integrales) es uno de los procedimientos empleados en el análisis estático (vertical) de estados financieros. A través de él es posible analizar la estructura financiera interna de la empresa en
- 16. 16 un período determinado, se elabora a partir del rubro más significativo del estado financiero y todas las demás partidas del estado se comparan con este. También es conocido como método de porcientos comunes o método de reducción por porcientos. 5.1.2 Método de comparación de razones financieras Las Razones Financieras, se comparan con las de la competencia y llevan al análisis y reflexión del funcionamiento de las empresas frente a sus rivales. Éstas dan indicadores para conocer si la entidad evaluada es solvente, productiva, si tiene liquidez. Definición Son una fotografía del momento, soslayando la dimensión en el tiempo. Constituyen un segundo nivel de diagnóstico. Permiten proporcionar una visión del conjunto de la situación económica- financiera. Son el punto de partida del análisis. Son consecuencias de políticas y de sucesos y no de causas. La utilización de numerosas razones pueden confundir, más que aclarar la naturaleza del problema. No pueden ser más exactas que la información que le permite su cálculo. Clasificación de las razones financieras Razones de liquidez. Razones de actividad. Razones de endeudamiento. Razones de Rentabilidad. Razones de crecimiento Razones de liquidez
- 17. 17 Su objetivo fundamental es determinar las condiciones financieras en que se encuentra la entidad para hacer frente a los pagos que se derivan de su ciclo de explotación. Ante la solicitud de un crédito, a la empresa le será necesario demostrar que está en condiciones de hacer frente a su deuda, esta es la razón por la que los analistas de créditos analizan varias medidas de liquidez. Razón corriente o circulante La razón corriente es igual al activo corriente dividido por el pasivo corriente. Esta relación, que está sujeta a fluctuaciones por temporadas, se utiliza para medir la capacidad de una empresa para cancelar sus pasivos corrientes con los activos corrientes; requiere una alta razón cuando la firma tiene dificultad para obtener se prestan a corto plazo. Una limitante de esta razón es la de que puede elevarse justo antes de haber dificultades financieras, por el deseo de una empresa de mejorar su posición de dinero en efectivo, por ejemplo, por medio de la venta de activos fijos. Tales disposiciones tienen un efecto perjudicial sobre la capacidad productiva. Otra limitación de la razón corriente es que será excesivamente alta cuando el inventario se lleva con base en el último que entra y el primero que sale.
- 18. 18 Razón rápida La razón rápida, también conocida como razón de prueba ácida, es una prueba rigurosa de liquidez. Se encuentra dividiendo los activos corrientes más líquidos (efectivo, valores negociables y efectos, cuentas por cobrar) por el pasivo corriente. El inventario no se incluye porque se necesita mayor tiempo para convertirlo en efectivo. Los gastos pagados por anticipado u otros pagos tampoco se incluyen porque no son convertibles en efectivo y por tanto no pueden cubrir los pasivos corrientes. Razón de disponibilidad a) Efectivo en caja -+ Efectivo en Banco / Pasivos circulantes b) El valor medio deseable debe ser aproximadamente de 0,3. c) Si es menor, la entidad no posee capacidad mínima para atender sus obligaciones a corto plazo. d) Si es mayor, la entidad posee la capacidad mínima para asumir sus obligaciones a corto plazo. e) El auditor debe evaluar la incidencia de este indicador en relación con los resultados que reporta el Estado de Flujo de Efectivo en el ámbito de las actividades de operación. Razones de actividad Las razones de actividad se utilizan para determinar la rapidez con que varias cuentas se convierten en ventas o efectivo. Las razones totales de liquidez generalmente no proporcionan un cuadro adecuado de la liquidez real de una compañía, debido a diferencias en las clases de activos y pasivos corrientes que mantiene la compañía. Por lo tanto es necesario evaluar la actividad o liquidez de
- 19. 19 cuentas corrientes específicas. Existen diversas razones para medir la actividad de cuentas por cobrar, inventario y activo total. Rotación de activos totales La razón de rotación de activos totales es útil para evaluar la capacidad de una compañía para utilizar su base de activos eficazmente en la generación de ingresos. Una razón baja puede deberse a muchos factores y es importante identificar las razones subyacentes. Por ejemplo, la inversión en activos es excesiva cuando se compara con el valor de los artículos que se producen. Si es así, la compañía podría desear consolidar su operación actual, tal vez con la venta de algunos de sus activos y la inversión del producto para lograr mayores ingresos o utilizarlos para dedicarse a un área más rentable. Rotación y ciclo de inventario Si una compañía mantiene un exceso de inventarios, significa que tiene restringidos fondos en inventarios que podrían emplearse en otra parte. Además, habría altos costos de manejo por el almacenamiento de mercancías, lo mismo que por el riesgo de que caigan en desuso. Por otra parte, si el inventario es demasiado bajo, la compañía puede perder clientes porque se queda sin mercancía. Las dos razones más importantes para evaluar el inventario son: la rotación de inventario y el promedio de edad de este. Rotación y ciclo de las cuentas por cobrar Las razones de cuentas por cobrar están constituidas por rotación de cuentas por cobrar y el periodo de cobro promedio. La razón de rotación de cuentas por cobrar indica el número de veces que se cobran las cuentas por cobrar durante el año. Se
- 20. 20 calcula dividiendo) las ventas netas a crédito (si no están disponibles entonces el total de ventas) por el promedio de cuentas por cobrar. El promedio de cuentas por cobrar se encuentra por lo general sumando las cuentas por cobrar al comienzo y al final del periodo y dividiendo por dos. Aunque el promedio de cuentas por cobrar puede calcularse anual, trimestral o mensualmente, la razón es más exacta cuando se utiliza un periodo más corto. En general, mientras mayor sea la rotación de cuentas por cobrar, mejor, ya que la compañía está cobrando debidamente a sus clientes y estos fondos pueden ser invertidos. Sin embargo, una razón excesivamente alta puede indicar que la política de crédito de la empresa es demasiado rigurosa y la compañía no está derivando el potencial de utilidades por medio de ventas a clientes en las clases de altos riesgos. Note que aquí, también, antes de cambiar su política de crédito, la empresa tiene que sopesar el potencial de utilidad contra el riesgo inherente en ventas a clientes más marginales. La rotación de cuentas por cobrar se calcula dividiendo las ventas netas al crédito entre el saldo promedio de las cuentas por cobrar. Idealmente debería usarse un promedio mensual de cuentas por cobrar incluyendo en la cifra de ventas solamente las ventas al crédito. Razones de endeudamiento La solvencia es la capacidad que tiene una compañía para pagar sus obligaciones a largo plazo cuando se vencen. Un análisis de solvencia se concentra en la estructura financiera a largo plazo y en operaciones de la empresa. Se tiene en cuenta también el tipo de deuda a largo plazo en la estructura de capital. Además, la solvencia depende de la rentabilidad, ya que una empresa no podrá pagar sus deudas a largo plazo a menos que tenga utilidades. Cuando la deuda es excesiva, se debe obtener financiación adicional en primer lugar de fuentes de patrimonio. La administración también podría considerar aplazar la fecha de vencimiento de la deuda y escalonar las fechas de pago. A continuación se presentan algunas razones de influencia o solvencia.
- 21. 21 Razón de deuda o endeudamiento La razón de deuda compara el pasivo total (deuda total) con el activo total. Esto indica el porcentaje de fondos totales que se obtuvieron de los acreedores. Los acreedores preferirían ver una razón de deuda baja debido a que existe una mayor protección para pérdidas para los acreedores si la firma se declara en quiebra. Razón deuda / patrimonio Esta razón es importante para medir la solvencia, ya que un alto nivel de deuda en la estructura de capital, puede dificultarle a la compañía pagar los cargos principales y por intereses a su vencimiento. Además, con una posición de deuda alta se corre el riesgo de quedarse sin efectivo bajo condiciones adversas. También el exceso de deuda resultará en una menor flexibilidad financiera, ya que la compañía tendrá mayor dificultad para obtener capital durante una restricción en el mercado de dinero. La razón de deuda/patrimonio se calcula así: El efecto del apalancamiento conocido también como negociación con el patrimonio según los resultados de operaciones puede ser: Positivo: Cuando el rendimiento del capital invertido es mayor que el costo del mismo. Negativo: Cuando el rendimiento del capital invertido es menor que el costo del mismo. Neutral: Cuando el rendimiento y el costo de ese capital se igualan.
- 22. 22 Razones de rentabilidad La rentabilidad se puede apreciar desde tres puntos de vista distintos: Comercial: representa qué beneficio genera la compañía por cada peso vendido. Económico: representa qué beneficio genera la compañía por la utilización de sus activos. Financiero: representa qué beneficio obtienen los accionistas con las inversiones que realizan en la compañía. Un indicador de buena posición financiera y de la forma eficiente en que se administra una empresa es la habilidad que tiene la empresa para ganar una utilidad satisfactoria y reinvertir. Los inversionistas estarán renuentes a asociarse con una entidad que tiene un pobre potencial de ganancia ya que el precio en el mercado de las acciones y el potencial de dividendos se verá afectado adversamente. Los acreedores esquivaran las empresas con rentabilidad deficiente, ya que las cantidades que les deban tal vez no sean pagadas. La utilidad absoluta en dólares por si misma tiene poca importancia a menos que se relacione con su origen. A continuación se resumen las principales razones que miden los resultados de las operaciones. Margen de utilidad bruta El margen de utilidad bruta revela el porcentaje de cada dólar que queda después de que la empresa ha pagado sus mercancías. Entre más alta sea la utilidad bruta ganada, mejor. La utilidad bruta es igual a ventas netas, menos costo de mercancías vendidas. Rentabilidad Financiera Mide la capacidad de generar utilidades con el capital aportado y representa la proporción de utilidades que permitirán recuperar los recursos aportados. Es más satisfactoria cuanto más altos sean los rendimientos sobre la Inversión.
- 23. 23 Utilidad sobre activo total o Rentabilidad Económica Indica la eficiencia con la cual la administración ha utilizado sus recursos disponibles para generar ingresos. Mide el rendimiento sobre todo el capital invertido en el negocio. Refleja el aprovechamiento de los recursos de la entidad, la capacidad efectiva de la entidad para producir utilidades con los activos disponibles y representa la proporción de las utilidades que permitirán recuperar los recursos invertidos. Es mejor mientras más altos sean los rendimientos sobre la inversión. Variación en ventas Variación en Utilidades Netas
- 24. 24 5.1.3 Método de tendencias Mediante este método, se puede determinar la propensión relativa y absoluta de las cifras plasmadas en los estados financieros de la empresa. Desde luego que los conceptos deberán ser homogéneos. Algunas de las características a observar en este método: * Renglones similares * Importe base y comparado * Tendencias: (%) relativo, absoluta ($), mezcladas (%,$) Es recomendable tomar en cuenta las siguientes consideraciones mínimas que deberán observarse en su aplicación. * Este procedimiento facilita la retención y apreciación mental de la tendencia de las cifras, hecho que facilita el hacer la estimación de posibles cambios futuros en la empresa * Las normas para valuar deben ser las mismas para los estados financieros que se presentan, que sean congruentes con el estudio y lo que se persigue. * La información descrita en los estados financieros dinámicos que se presentan, debe corresponder al mismo ejercicio o período. * Para su aplicación se sugiere, comparar estados financieros de ejercicios anteriores, ya que permitirá observar cronológicamente la tendencia de las cifras al presente en que se analiza. * Las cifras comparadas deben pertenecer a estados financieros de la misma empresa. * Puede aplicarse paralelamente con otro procedimiento, dependiendo del criterio del analista financiero y en función del objetivo que se persiga. * Al ser este un estudio que explora el pasado y su tendencia al paso del tiempo, se logra identificar probables anomalías sobre el estado que guardan las cifras de la empresa, por lo que constituye una base para el estratega financiero para futuros estudios así como para plantear una serie de recomendaciones.
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- 26. 26 Conclusión La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados, para que los gerentes a través de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocios; permitiendo así conocer la estabilidad, la solvencia y la capacidad financiera de la empresa. La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades. La Suma de Aritmética, uno de los méritos que tuvo este monje, estuvo el de haber explicado en forma detallada los procedimientos que se debían aplicar para el manejo de las cuentas lo cual se conoce hasta hoy como la teoría de la partida doble o teoría del cargo y del abono. La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una gran cantidad de prácticas mercantiles disímiles que han exigido a través de los años, el mejorar la calidad de la información financiera en las empresas.