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Técnicas de la organización

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Técnicas de la organización:
Técnicas y herramientas de
la organización
¿Como aumenta la
competitividad en las
empresas?
Técnicas cualitativas
Manuales Sirviendo como guía práctica, que se utiliza
como herramienta de soporte para la
organización y comunicación, que contiene
información ordenada y sistemática, en la
cual se establecen claramente los objetivos,
normas, políticas y procedimientos de la
empresa, lo que hace que sean de mucha
utilidad para lograr una eficiente
administración.
Diagramas Ya que permiten identificar los problemas y
las oportunidades de mejora en los procesos
de las áreas funcionales de la empresa ya
que permite identificar los pasos
redundantes, los flujos de los procesos , los
conflictos de autoridad, las
responsabilidades, los cuellos de botella, y
los puntos de decisión. Son una excelente
herramienta para capacitar a los nuevos
empleados y también a los que desarrollan
la tarea, cuando se realizan mejoras en los
procesos.
Organigrama Permitiendo descubrir y eliminar defectos o
fallas de organización, facilitar la
comunicación la estructura organizativa y
reflejar los cambios organizativos a todo el
personal y áreas funcionales.
Cuadros de distribución de
actividades
Permite la optimización de recursos, al
reducir desplazamientos y tiempos
innecesarios, así como mejorar el
funcionamiento organizacional, a través de
métodos tales como la redistribución de
funciones, la eliminación, reducción y
combinación de fases de una actividad o
labor y la nivelación o tabulación del
trabajo.
TECNICAS DE ORGANIZACIÓN
Son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son
INdisponibles durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las
necesidades de cada grupo social.
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra
organización. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que
las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la
organización.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme
acerca de la estructura formal de una organización o empresa.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para conocer como es la
estructura total de la empresa.
Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:
Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
Debe contener únicamente los elementos indispensables.
Tipos de organigrama:
1. Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo.
2. Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.
3. Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.
4. Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos
concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos.
5. Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es
la autoridad de ese cargo.
6. Tabular: Es prácticamente escalar, solo que mientras el escalar lleva líneas que unen los
mandos de autoridad el tabular no.
3. Manuales: son documentos detallados que contienen en forma ordenada y
sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Tipos de manuales.
· De políticas.
· Departamentales.
· De bienvenida.
· De organización.
· De procedimientos o de flujo.
· Técnicas.
· De contenido múltiple
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
es un medio de acción práctica por excelencia, que ayuda grandemente al proceso de
organización.
Constituye un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se complementan
recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la estructura y de las
unidades que la integran. Estas unidades se señalan en los organigramas solamente con
su titulo, pero el manual de organización las describe con detalle, en todo lo relativo a
responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y funciones.
Los manuales de organización contienen, fundamentalmente, una descripción de los
puestos, lo cual es lo más importante. Además, señalan los fines de una empresa de cada
una de las unidades principales de la estructura organizativa. Los manuales contienen
también la base legal de la organización, su estructura, fecha de creación de la empresa o
de la unidad administrativa, un organigrama de esta y hasta de sus unidades principales,
las funciones de las unidades y de los cargos las responsabilidades y la autoridad de los
mismos. Asimismo, describen las actividades específicas que se enumeran y que son un
conjunto de tareas y labores.
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es
representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los
símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo
del proceso.
El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso
mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su
relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia
de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales…
Facilita también la selección de indicadores de proceso
Un paso importante que debe dar a la hora de controlar los gastos y las ganancias finales es crear un presupuesto
para una organización. Con cada reducción del margen de ganancia, cada departamento necesitará mantener un
cuidadoso seguimiento de los gastos. Algunas de las cosas incluidas en el presupuesto anual son los salarios,
gastos de oficina, servicios públicos, reparaciones y mantenimiento. Sin duda, se presentan situaciones que pueden
requerir compras que superen las cantidades presupuestadas. También hay ocasiones en que los ingresos no
alcanzan el monto previsto. Estas situaciones pueden hacer que la organización revise el presupuesto de forma
periódica. Sin embargo, un presupuesto es por lo general previsto para un año. Realizar un seguimiento de las
variaciones del mismo del departamento puede ser una herramienta de gestión eficaz. Lee más para saber cómo
hacer uno que sea efectivo para cualquier organización.
e le llama presupuesto al cálculo y negociación anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal,
familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual.1
Es un plan
de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en
determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la
organización.2
El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y
programas se formulan por término de un año.
Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o
las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario
incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el
presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).
Es una proyección de los gastos e ingresos que tendrá la empresa, en un lapso que es
por lo general de un año.
Ahora si, hay varios tipos de presupuesto, dependiendo del ámbito del mismo y del área
dentro de la empresa a la que esté enfocado, como por ejemplo presupuesto de
producción, de costos, de materiales, y el presupuesto financiero.
Es una herramienta fundamental para la proyección de la empresa en el tiempo.
El comité de empresa es un órgano de representación colectiva con carácter extrasindical
que representa unitariamente a todo el personal de la empresa, con independencia de que
estén o no afiliados a un sindicato. La empresa o centro de trabajo tiene que tener una
plantilla superior a 50 trabajadores. Tipos de comité de empresa
Existen diferentes clases de Comités de Empresa:
 Comité de empresa propio: se constituye en empresas o centros de trabajo que tienen una
plantilla superior a 50 trabajadores.
 Comité de empresa conjunto: cuando una empresa tenga dos o más centros de trabajo en
una misma provincia o en municipios limítrofes y la plantilla de cada uno no supere los 50
trabajadores, pero en conjunto sí que lo alcance, se constituirá un comité conjunto sumando
los trabajadores de cada centro de trabajo.
 Comité intercentros: Representa al conjunto de comités de centros de trabajo de empresas
que tienen varios comités de empresas propios. Es de creación voluntaria por convenio
colectivo y tendrá un máximo de 13 miembros.
El empowerment o empoderamiento es una técnica o herramienta de gestión (permiten a una
empresa hacer frente a los constantes cambios del mercado así como asegurar una posición
competitiva en éste. )que consiste en delegar, otorgar o transmitir poder, autoridad, autonomía y
responsabilidad a los trabajadores de una empresa para que puedan tomar decisiones, resolver
problemas o ejecutar tareas sin necesidad de consultar u obtener la aprobación de sus
superiores.
El objetivo principal del empowerment es buscar distribuir niveles adecuados de poder,
autoridad, autonomía y responsabilidad en toda la organización y, de ese modo, fortalecer a
todos los miembros de ésta, aumentando su esfuerzo y dedicación y, a la vez, aprovechando al
máximo sus conocimientos, habilidades y capacidades.
permite lograr una mayor eficiencia en la toma de decisiones, en la resolución de problemas y en
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stos se sienten más reconocidos, más considerados y más útiles, y, por tanto, con una mayor
autoestima, más motivados y más comprometidos con la empresa.
aplicar el empowerment ya no se pierde tiempo en consultar u obtener la aprobación de la
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  • 1. Técnicas de la organización: Técnicas y herramientas de la organización ¿Como aumenta la competitividad en las empresas? Técnicas cualitativas Manuales Sirviendo como guía práctica, que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración. Diagramas Ya que permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora en los procesos de las áreas funcionales de la empresa ya que permite identificar los pasos redundantes, los flujos de los procesos , los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión. Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en los procesos. Organigrama Permitiendo descubrir y eliminar defectos o fallas de organización, facilitar la comunicación la estructura organizativa y reflejar los cambios organizativos a todo el personal y áreas funcionales. Cuadros de distribución de actividades Permite la optimización de recursos, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios, así como mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y
  • 2. combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o tabulación del trabajo. TECNICAS DE ORGANIZACIÓN Son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son INdisponibles durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización. El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización o empresa. En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para conocer como es la estructura total de la empresa. Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos: Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar. Debe contener únicamente los elementos indispensables. Tipos de organigrama: 1. Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo. 2. Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha. 3. Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical. 4. Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos. 5. Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.
  • 3. 6. Tabular: Es prácticamente escalar, solo que mientras el escalar lleva líneas que unen los mandos de autoridad el tabular no. 3. Manuales: son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Tipos de manuales. · De políticas. · Departamentales. · De bienvenida. · De organización. · De procedimientos o de flujo. · Técnicas. · De contenido múltiple MANUAL DE ORGANIZACIÓN es un medio de acción práctica por excelencia, que ayuda grandemente al proceso de organización. Constituye un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se complementan recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la estructura y de las unidades que la integran. Estas unidades se señalan en los organigramas solamente con su titulo, pero el manual de organización las describe con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y funciones. Los manuales de organización contienen, fundamentalmente, una descripción de los puestos, lo cual es lo más importante. Además, señalan los fines de una empresa de cada una de las unidades principales de la estructura organizativa. Los manuales contienen también la base legal de la organización, su estructura, fecha de creación de la empresa o de la unidad administrativa, un organigrama de esta y hasta de sus unidades principales, las funciones de las unidades y de los cargos las responsabilidades y la autoridad de los mismos. Asimismo, describen las actividades específicas que se enumeran y que son un conjunto de tareas y labores. Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso. El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales… Facilita también la selección de indicadores de proceso
  • 4. Un paso importante que debe dar a la hora de controlar los gastos y las ganancias finales es crear un presupuesto para una organización. Con cada reducción del margen de ganancia, cada departamento necesitará mantener un cuidadoso seguimiento de los gastos. Algunas de las cosas incluidas en el presupuesto anual son los salarios, gastos de oficina, servicios públicos, reparaciones y mantenimiento. Sin duda, se presentan situaciones que pueden requerir compras que superen las cantidades presupuestadas. También hay ocasiones en que los ingresos no alcanzan el monto previsto. Estas situaciones pueden hacer que la organización revise el presupuesto de forma periódica. Sin embargo, un presupuesto es por lo general previsto para un año. Realizar un seguimiento de las variaciones del mismo del departamento puede ser una herramienta de gestión eficaz. Lee más para saber cómo hacer uno que sea efectivo para cualquier organización. e le llama presupuesto al cálculo y negociación anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual.1 Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.2 El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año. Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).
  • 5. Es una proyección de los gastos e ingresos que tendrá la empresa, en un lapso que es por lo general de un año. Ahora si, hay varios tipos de presupuesto, dependiendo del ámbito del mismo y del área dentro de la empresa a la que esté enfocado, como por ejemplo presupuesto de producción, de costos, de materiales, y el presupuesto financiero. Es una herramienta fundamental para la proyección de la empresa en el tiempo. El comité de empresa es un órgano de representación colectiva con carácter extrasindical que representa unitariamente a todo el personal de la empresa, con independencia de que estén o no afiliados a un sindicato. La empresa o centro de trabajo tiene que tener una plantilla superior a 50 trabajadores. Tipos de comité de empresa Existen diferentes clases de Comités de Empresa:  Comité de empresa propio: se constituye en empresas o centros de trabajo que tienen una plantilla superior a 50 trabajadores.  Comité de empresa conjunto: cuando una empresa tenga dos o más centros de trabajo en una misma provincia o en municipios limítrofes y la plantilla de cada uno no supere los 50 trabajadores, pero en conjunto sí que lo alcance, se constituirá un comité conjunto sumando los trabajadores de cada centro de trabajo.
  • 6.  Comité intercentros: Representa al conjunto de comités de centros de trabajo de empresas que tienen varios comités de empresas propios. Es de creación voluntaria por convenio colectivo y tendrá un máximo de 13 miembros. El empowerment o empoderamiento es una técnica o herramienta de gestión (permiten a una empresa hacer frente a los constantes cambios del mercado así como asegurar una posición competitiva en éste. )que consiste en delegar, otorgar o transmitir poder, autoridad, autonomía y responsabilidad a los trabajadores de una empresa para que puedan tomar decisiones, resolver problemas o ejecutar tareas sin necesidad de consultar u obtener la aprobación de sus superiores. El objetivo principal del empowerment es buscar distribuir niveles adecuados de poder, autoridad, autonomía y responsabilidad en toda la organización y, de ese modo, fortalecer a todos los miembros de ésta, aumentando su esfuerzo y dedicación y, a la vez, aprovechando al máximo sus conocimientos, habilidades y capacidades. permite lograr una mayor eficiencia en la toma de decisiones, en la resolución de problemas y en la ejecución de tareas. stos se sienten más reconocidos, más considerados y más útiles, y, por tanto, con una mayor autoestima, más motivados y más comprometidos con la empresa. aplicar el empowerment ya no se pierde tiempo en consultar u obtener la aprobación de la gerencia o de los superiores para tomar una decisión, resolver un problema o ejecutar una tarea Lo que a su vez permite otras ventajas o beneficios indirectos tales como un incremento en la productividad, una mejora en la calidad total, una mayor satisfacción del cliente, una mayor competitividad, y mayores utilidades o rentabilidad.