legislación archivistica

1. GESTION
DOCUMENTAL
LAURA MILENA OSORIO BUSTOS
EDNA JULIETH
LINA JANETH OCHOA ALZATE

2. GESTIÓN DE DOCUMENTOS
SOBRE REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN LEY 594 DE 2000 (LEY GENERAL DE
ARCHIVOS).
Conjunto de normas técnicas y practicas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo de una
organización

3. Flujo de Documentos
O Es el historial de un documento
O El flujo de documentos se actualiza a nivel
de documento así como para posiciones
individuales. Todos los documentos
precedentes y subsiguientes siempre
aparecen listados, con independencia del
documento que se haya seleccionado para
la visualización del flujo de documentos.

4. ¿Qué es el Archivo General de la
Nación?
 Ente rector de laEnte rector de la
política archivísticapolítica archivística
colombiana.colombiana.
 Órgano de dirección yÓrgano de dirección y
coordinación delcoordinación del
Sistema Nacional deSistema Nacional de
ArchivosArchivos..
 Conservador,Conservador,
organizador y difusororganizador y difusor
del patrimoniodel patrimonio
documental de ladocumental de la
nación.nación.

5. Sistema Nacional de Archivos - SNA
Archivo General de la Nación
Administración yAdministración y
operaciónoperación
NormatividadNormatividad
Administración yAdministración y
operaciónoperación
Administración yAdministración y
operaciónoperación
Administración yAdministración y
operaciónoperación

6. ¿Qué es el SNA (Sistema Nacional de
Archivo)?
 Conjunto de institucionesConjunto de instituciones
archivísticas articuladas entre sí.archivísticas articuladas entre sí.
 Posibilitan la homogeneización yPosibilitan la homogeneización y
normalización los procesosnormalización los procesos
archivísticos.archivísticos.
 Promueven el desarrollo de losPromueven el desarrollo de los
archivos, conservación y acceso aarchivos, conservación y acceso a
los documentos.los documentos.

7. Instalaciones

8. LEY 80 DEL 22
DE DICIEMBRE DE 1989
“ Porla cual se crea
el Archivo General De La Nación
y se dictan otras disposiciones .”
“ Porla cual se crea
el Archivo General De La Nación
y se dictan otras disposiciones .”
LEY 80 DEL 22
DE DICIEMBRE DE 1989

9. LEY 594 DE
JULIO 14 DE 2000
“ Porla cual se crea
La Ley General de Archivos en Colombia y
y se dictan otras disposiciones .”

10. “ Porla cual se establecen los criterios para
la organización de los archivos de gestión
en las Entidades públicas y privadas
ACUERDO No. 042
Octubre 31 DE 2002

11. La Ley 594 de 2000 ­ Ley General de Archivos
emitida por el
Archivo General de la Nación ­ AGN define
Gestión Documental como:
“Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación”.
Qué es Gestión Documental?

12. Programa de Gestión Documental:
“Conjunto de instrucciones en las que se
detallan las operaciones para el desarrollo de
los procesos de la gestión documental al
interior de cada entidad, tales como
Producción, Recepción, Distribución, Trámite,
Organización, Consulta, Conservación y
Disposición Final de los documentos”.
Qué es un PGD?

13. 1. Producción de documentos
2. Recepción de documentos
3. Distribución de documentos
4. Trámite de documentos
5. Organización de documentos
6. Consulta de documentos
7. Conservación de documentos
8. Disposición final de documentos
Procesos de un PGD?

14. Distribución
Consulta Retención Almacenamiento Recuperación
Protección
Preservación
Temporal
DISPOSICIO
N FINAL
ELIMINACION
TRANSFERENCIA
PRIMARIA /
SECUNDARIA
Producción y
recepción
Trámite
PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

15. AArchivorchivo
Uno o mas conjuntos de
documentos, sea cual fuere su
forma y soporte material,
acumulados por una persona o
institución, en el transcurso de
su gestión administrativa,
conservados para servir como
testimonio e información, o
como fuente de historia
2. CONCEPTOS GENERALES

16. El de las oficinas productoras de
documento, en el que se reúne
los documentos en tramiten
busca de soluciones a los
asuntos iniciados, sometida a
continua utilización y consulta
administrativa por las mismas
oficinas u otras que la soliciten.
ARCHIVO
ARCHIVO DE GESTIÓNARCHIVO DE GESTIÓN

17. Unidad administrativa donde se
agrupan documentos transferidos
trasladados por los distintos archivos
de gestión de la entidad respectiva,
una vez finalizado su tramite, que
siguen siendo vigentes y objeto de
consulta por las propias oficinas y
los particulares en general
ARCHIVO
ARCHIVO CENTRALARCHIVO CENTRAL

18. Aquel al cual se transfiere la
documentación del archivo central o
del archivo de gestión, que por
decisión del correspondiente Comité
de Archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura.
ARCHIVO HISTÓRICOARCHIVO HISTÓRICO

19. PRODUCCIÓN
DOCUMENTAL
PRODUCCIÓN
DOCUMENTAL
CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL
CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN
FINAL
DISPOSICIÓN
FINAL
ORDENACIÓN
DOCUMENTAL
ORDENACIÓN
DOCUMENTAL
SELECCIÓN DOCUMENTAL
ELIMINACION DE DOCUMENTOS
MICROFILMACION
CONSERVACION TOTAL
ARCHIVO PROCESOS
ARCHIVISTICOS
PROCESOS
ARCHIVISTICOS

20. Archivo de GestiónArchivo de Gestión
100%100%
ArchivoArchivo
IntermedioIntermedio
65%65
Histórico
5%
FASES DE ARCHIVO
FASES DE ARCHIVO

21. SUBSERIE DOCUMENTAL :
Conjunto de unidades documentales que forman
parte de una serie documental que revela tanto el
contenido como la estructura física del documento.
SERIE DOCUMENTAL:
Conjunto de documentos de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o
sujeto productor, como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas.
FONDO: Conjunto de documentos que se forman
durante el proceso de la actividad de una
organización o persona

22. DOCUMENTO: Es el registro de información producida o
recibida por una persona o entidad
en razón a sus actividades o funciones, adquiriendo valor
de tipo administrativo, fiscal o legal, científico, económico,
histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
TABLAS DE RETENCION:
Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales (producidos o recibidos estos por una
unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones), a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada fase del archivo.

23. Tipo documental
Unidad de información contenida en los documentos.
Se clasifica en simple y compuesto:
OSimple: Formado por un solo tipo documental, cuyo
contenido mantiene una unidad de información. Ejemplos:
el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un
libro de caja, recibo, etc.
OCompuesto: Formado por dos o más tipos documentales
que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una
unidad de información. Se le conoce comúnmente como
“expediente”. Ejemplos: el comprobante de pago, trámites
para licencias, etc.

24. Serie Documental
O Es el conjunto de documentos que tiene
características comunes; el mismo tipo
documental o el mismo asunto y que, por
consiguiente, es archivado, usado,
transferido o eliminado como unidad.
Ejemplos: Resoluciones, Supervisiones,
Legajos de personal, Planillas, Órdenes de
compra, etc.

25. FONDO DOCUMENTAL
O Es el conjunto total de los documentos
producidos y recibidos por una institución
pública o privada en el ejercicio de sus
actividades.
O Ejemplos: Ministerio de Transportes,
Comunicaciones, Gobierno, Instituto
Nacional de Cultura, etc.

26. CONTRATOS
CONTRATOS DE OBRA
(subserie)
CONTRATOS DE
PRESTACION DE
SERVICIOS
(Subserie)

27. Sección Documental
O Es el conjunto total de los documentos
producidos y recibidos por las diferentes
unidades orgánicas o dependencias.
O Ejemplos: Alcaldía, Gerencia, Secretaría
General, Gerencia de Administración y
Finanzas, Gerencia de Planificación,
Registro Civil, Jefatura de Personal,
Tesorería, etc.

28. Contratos de Obra
Acta de Iniciación
Pólizas
Acta de liquidación
Contratos de Suministros
CONTRATOS
Contratos de Prestación Servicios
Serie:
Subserie:
EJEMPLO
Tipos
Documentales

29. Documento de apoyo: Documentación
informativa auxiliar que recibe o elabora
una dependencia para facilitar la gestión de
sus asuntos administrativos.
Copias de condiciones Especificas de
contratación (CEC)
Copias de Contratos
Copias de informes

30. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTORICO
ARCHIVO
HISTORICO
VALORES
PRIMARIOS
VALORES
SECUNDARIOS
VALORES
SECUNDARIOS
Cultural
Histórico
Científico
Administrativo
Legal
fiscal
Contable
Técnico
Etapas del documento desde su producción o recepción en la oficina y su
conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo
permanente.
TRANSFERENCIAS
PRIMARIAS

31. Proceso por el cual se
determina los valores
primarios y secundarios
de los documentos con el
fin de establecer su
permanencia en las
diferentes fases del
archivo.
VALORACIÓN
DOCUMENTAL
VALORACIÓN
DOCUMENTAL

32. Es el que tienen los documentos
mientras sirven a la institución
productora y al iniciador,
destinatario o beneficiario del
documento. Es decir a los
involucrados en el tema o en el
asunto.
Es el que interesa a los
investigadores de la
información retrospectiva.
Surge una vez agotado el
valor inmediato o primario.
Los documentos que tienen
este valor se conservan
permanentemente.
VALOR
PRIMARIO
VALOR
SECUNDARIO
VALORACION
DOCUMENTAL

33. Participantes en la
Valoración
Productores
Administración, Jurídica
Contable
Historiadores
Archivistas

34. TABLA DE RETENCION
DOCUMENTAL
Es una herramienta archivística que
permite agrupar la documentación de
acuerdo con las funciones propias de
cada dependencia y establecer un
tiempo de permanencia en cada fase
de formación del archivo.

35. FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA HOJA DE
OFICINA PRODUCTORA
CODIGO SERIES O/C PROCEDIMIENTOS
y tipos documentales Archivo
Gestión
Archivo
Central
CT E M S
CONVENCIONES
CT: Conservacion Total M: Microfilmacioón O: original Firma del Responsable :
E: Eliminacion S: Selección C: Copia Jefe de Archivo
Fecha:
DISPOSICION FINALRETENCION
FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

37. Apoya el análisis de la
disposición final de los
documentos
Toma en cuenta en principio de
procedencia y las funciones.
Permite definir las
transferencias de
documentos
Y qué tiene que tiene que ver la VALORACIONVALORACION con las TRD?

38. 1. Con la firma de la autoridad competente.
2. Con la promulgación.
Cómo INICIA laCómo INICIA la VIGENCIAVIGENCIA…?…?
VIGENCIA.
Tiempo en que el documento tiene fuerza para
ordenar, testimoniar e informar, es decir
cumple el objetivo para el cual fue creado.

39.  Vence el plazo establecido en el documento o en la ley.
 Se produce un documento que anula el anterior.
 Desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento.
 Cuando el destinatario se entera de su contenido
(documentos informativos).
 Cuando se establece convencionalmente la fecha de
terminación, por ejemplo, en los documentos negatorios (Acta
de defunción; Negación de una solicitud).
TERMINACIÓNTERMINACIÓN de lade la
vigencia de un documentovigencia de un documento

40. Y qué tiene que ver la VIGENCIAVIGENCIA con las TRD?
Permite establecer los
tiempos de retención
Permite definir la disposición
final de los documentos

41. En este proceso se unen y relacionan las unidades documentales de
una serie, así como los tipos documentales al interior de los
expedientes según un criterio predeterminado.
La ordenación debe hacerse a partir de las series documentales,
para efectuar este propósito, en los archivos se utilizan varios
sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia, los
más utilizados en la actualidad son los numéricos, alfabéticos y
mixtos o alfa-numéricos, sin embargo el sistema de ordenación se
subordina a las características de cada serie.
ORDENACIÓN

42. SISTEMAS DE ORDENACIÓNSISTEMAS DE ORDENACIÓN
AL
FA
BE
TI
CO
NU
ME
R
I
CO
01-Ene. 1999
27-Mar. 1999
15 May. 2000
10 Jul. 2000
SALA 1
SECCION B
ESTANTE 6
ARCHIVADOR 1A
GAVETA 3
1
1.1
1.2
2
2.1
2.1.1
ARMENIA
BOGOTA
CALI
MEDELLIN
ACTAS
CALIFICACIONES
COTIZACIONES
HOJAS DE VIDA
Acosta, Cesar
Barrera, Luis
Castro, Omar
Zea, Oliver
A,B,C,D,E... 1,2,3,4,5...
CRONOLÓGICO
TOPOGRAFICO
DECIMALGEOGRAFICO
ASUNTO
O
MATERIAS
ONOMÁSTICO
ALFABETICO
GENERAL NUMÉRICO
SIMPLE
METODO

43. ES LA FORMA COMO SE ENCUENTRAN
UBICADAS LAS UNIDADES
ARCHIVÍSTICAS (CARPETAS) EN EL
ARCHIVO FÍSICO.
NUMÉRICO
ALFABETICO CRONÓLOGICO
SISTEMA DE CLASIFICACION UNIDAD ARCHIVISTICA

44. Ubicar al interior de cada
carpeta o expediente, solo
los tipos documentales que
corresponden y ordénelos
en forma cronológica
descendente.
Ubicar al final de cada
carpeta o expediente el
formato “Control de ingreso
de documentos a
expedientes.
Como se conforma un expediente?

45. CONFORMACION DE EXPEDIENTES
UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Documento mas
nuevo
Documento mas
antiguo
200 folios (promedio)
Documento
mas nuevo
Documento mas
antiguo

46. DISPOSICIONES GENERALES PARA LAS TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
La foliación Consiste en dar
un número consecutivo desde
uno a todos los folios escritos
de cada unidad de
conservación, la
documentación debe
numerarse consecutiva y
cronológicamente al interior
de la misma.
1
50
100
200

47. Conceptos
O 1. Folio: Hoja.
2. Foliar: Acción de numerar hojas.
3. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara
recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación
que consiste en numerar correlativamente todos los folios de
cada unidad documental”.
4. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se
numera.
6. Página: Lo escrito o impreso en una cara ...
7. Paginar: Acción de numerar páginas.
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que
paginar, pues no solo son términos diferentes sino
también conceptos distintos. Para efectos de
numeración en archivos, este documento se refiere
única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica
la ordenación.

48. CONFORMACION DE
EXPEDIENTES
FOLIACION
250
1
Documento
mas nuevo
Documento
mas antiguo
1
250
EXPEDIENTE
VOLUMEN 2
VOLUMEN 1
SE DEBE
CONSERVAR
LA
INTEGRIDAD
DEL ULTIMO
DOCUMENTO

49. CONFORMACION DE EXPEDIENTES
IDENTIFICACION
ENTIDAD.
ÁREA PRODUCTORA
ASUNTO (SERIE O SUB-SERIE DOCUMENTAL)
No. DE CARPETA DENTRO DEL ASUNTO
Carpeta 1 de __ : _____ folios
Iniciales Periodo Presidencial y Año
Acción Social
Area de Gestión Financiera - Grupo de Tesorería
CUENTA FISCAL DE LA 2504-2522 DE 2001
Cp. 1/ ? A.U.V.- 2004

50. EAAB/10100/1200.01/20
05-01
INFORMESGGH
DENTIFICACIÓN DE LA CARPETA
Ejemplo

51. TRANSFERENCIATRANSFERENCIA DOCUMENTALDOCUMENTAL
La transferencia documental
es el traslado de los
documentos del archivo de
gestión al central y de este al
histórico de conformidad de
las Tablas de Retención
Documental.
Transferencias Primarias: Son las
remisiones de documentos de Archivo
de Gestión, al Archivo Central para su
conservación precautelativa y se
relaciona con documentos cuya
frecuencia de uso ha disminuido.
Transferencias Secundarias: Es el
traslado de documentos del Archivo
Central al Archivo Histórico para su
conservación permanente dado su
valor científico, cultural e histórico.

52. PROCEDIMIENTOS TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Se identifica la documentación
que cumplió su período de gestión.
de acuerdo con la T.R.D.
Se ubican en el archivo
físico los documentos a
transferir
Se entrega la documentación al
al archivo central
Se genera un inventario de la
documentación a transferir

53. Nombre de la entidad: ECOPETROL S.A.
Negocio: VSM.
Dependencia: Gerencia de Comercialización
Internacional
Caja No.: 34
Número de unidades de conservación: 1 a 5
Fechas extremas (mes - año del primer y ultimo
documento)

54. 200
199
2001
2002
2003
Archivo de Gestión
CONFORMACION DE EXPEDIENTES
TRANSFERENCIA PRIMARIA
Archivo Central

55. Mayor productividad = Mejor Servicio
Mayor transparencia
Menores
Costos
Facilidad de Manejo
Reducción papel
=
Menor Espacio
ADMINISTRACIÓNADMINISTRACIÓN
DOCUMENTALDOCUMENTAL

56. COMITÉ DE ARCHIVO:
Grupo asesor de la alta dirección, responsable de
definir las políticas, los programas de trabajo la toma
de decisiones en los procesos administrativos y
técnicos de los archivos
COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS:
Órgano asesor del Archivo, encargado de estudiar los
asuntos relacionados con el valor secundario de los
documentos.
ORGANOS ARCHIVISTICOS
ARCHIVO DISTRITAL / ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Instancia coordinadora, asesora y veedora en materia de
organización, preservación, valoración y difusión de los archivos en el
ámbito Distrital y /o Nacional

57. Las organizaciones dinámicas
saben que la competitividad de finales
de siglo está basada en la
INFORMACIÓN, por que hoy día, es tan
importante conocer en detalle las
características y necesidades de los
clientes de productos y servicios que
se les pueda ofrecer.
EL QUE TIENE LA INFORMACIONEL QUE TIENE LA INFORMACIÓN
TIENE EL CONTROLTIENE EL CONTROL
Así las cosas y el mundo donde la competencia es feroz,
la información se perfila como un arma para las compañías
que aspiran sobrevivir más allá del año 3.000.

58. OBLIGACIONES LEGALES DE UN SERVIDOR
PÚBLICO
HACIA LOS ARCHIVOS
LEY 734 DE 2002 Capítulo Segundo Artículo 34, enciso 4 : Utilizar los bienes
y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las
facultades que le sean atribuidas o información reservada a que tenga acceso por
razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están efectos.
LEY 734 DE 2002 Capítulo Segundo Artículo 34, enciso 5 : Custodiar y cuidar
la documentación e información que por razón de su empleo cargo o función
conserve bajo su cuidado a la cual tenga acceso, impedir o evitar la sustracción,
destrucción, ocultamiento o utilización indebida. Todo expediente, debe contener
un *índice de los tipos documentales por los cuales está compuesta.
Entrega de inventario documental retiro de funcionarios
De conformidad con el acuerdo No. 038 de septiembre 20 de 2002, por el cual se
desarrolla el artículo 15 de La ley General de Archivos 594 de 2000, ARTÍCULO
SEGUNDO. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su
cargo, deberá recibir ó entregar al funcionario encargado o al Coordinador de la
dependencia los documentos y archivos debidamente organizados e inventariados
con el fin de garantizar la continuidad de la gestión pública; expidiendo paz y salvo
correspondiente, el no cumplimiento acarrea sanciones de tipo disciplinario, ya que
los documentos son producto de la gestión de cada dependencia y por lo tanto son
bienes patrimoniales de la Entidad.

59. Contenido de la Norma ISO
9001:2000
RequerimientosRequerimientos
 4 Sistema de Gestión de la Calidad (SGC).4 Sistema de Gestión de la Calidad (SGC).
 4.1 Requerimientos generales.4.1 Requerimientos generales.
 4.2 Requerimientos de la documentación.4.2 Requerimientos de la documentación.
4.2.1 Generalidades.4.2.1 Generalidades.
4.2.2 Manual de calidad.4.2.2 Manual de calidad.
4.2.3 Control de documentos.4.2.3 Control de documentos.
4.2.4 Control de registros4.2.4 Control de registros..

60. 4. Sistema de Calidad4. Sistema de Calidad
El sistema de calidad se debe Establecer, Documentar, Implantar enEl sistema de calidad se debe Establecer, Documentar, Implantar en
forma efectivaforma efectiva
Planes de CalidadPlanes de Calidad
ManualManual
dede
CalidadCalidad
ProcedimientosProcedimientos
InstructivosInstructivos
Formatos yFormatos y
RegistrosRegistros
Formatos llenosFormatos llenos
DocumentosDocumentos
ControladosControlados
RegistrosRegistros
dede
CalidadCalidad
Política, objetivo yPolítica, objetivo y
ProcesosProcesos
Implantación deImplantación de
la Políticala Política
El “Cómo” de losEl “Cómo” de los
procedimientosprocedimientos
Pruebas quePruebas que
el sistema esel sistema es
seguidoseguido
Formatos vacíosFormatos vacíos

61. EL PAPEL Y LA TINTA
¡AL CONTRARIO, AHORA ERES UN¡AL CONTRARIO, AHORA ERES UN
DOCUMENTO!DOCUMENTO!
¡ME HAS ARRUINADO PARA SIEMPRE!¡ME HAS ARRUINADO PARA SIEMPRE!

62. Normas ISO NTCNormas ISO NTC
9000-20009000-2000
Acápite 2.7, 2.7.1, 2.7.2 Valor y clase de documentos.Acápite 2.7, 2.7.1, 2.7.2 Valor y clase de documentos.
NTC 9001-2000NTC 9001-2000 Acápites 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4 Requisitos de la documentación,Acápites 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4 Requisitos de la documentación,
control de documentos, control de registros.control de documentos, control de registros.
NTC 4436.NTC 4436. Información y documentación. Papel para documentos de archivo.Información y documentación. Papel para documentos de archivo.
Requisitos para la permanencia y durabilidad.Requisitos para la permanencia y durabilidad.
NTC 4568NTC 4568 Información y documentación. Papeles para documentos. Requisitos deInformación y documentación. Papeles para documentos. Requisitos de
permanencia.permanencia.
NTC 2773NTC 2773 Equipo y útiles de oficina. Carpeta de cartón para archivo.Equipo y útiles de oficina. Carpeta de cartón para archivo.
NTC 4095NTC 4095 Norma general para la descripción archivística.Norma general para la descripción archivística.
NTC 1507NTC 1507.. Terminología del mobiliario de oficinaTerminología del mobiliario de oficina
NTC 5029NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.Norma sobre Medición de Archivos.
NTCGP 1000:2004NTCGP 1000:2004 Ley 872 de 2003 (D.A.F.P.) Implementar un S.G.C. Periodo de 4 añosLey 872 de 2003 (D.A.F.P.) Implementar un S.G.C. Periodo de 4 años
NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS

63. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Todos los documentos que forman parte delTodos los documentos que forman parte del
SGC tienen que controlarse de acuerdo conSGC tienen que controlarse de acuerdo con
los numerales 4.2.3 “Control de documentos ylos numerales 4.2.3 “Control de documentos y
4.2.4 Control de registros”.4.2.4 Control de registros”.

64. UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
SE BASA ENTRE OTROS …
Escribir lo que se hace (elaborar procedimientos
e instructivos).
Hacer lo que se ha escrito(rigor y auditorías) y
Comprobar que lo que se hace es lo adecuado.
Demostrarlo - (registros).

65. 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS DEL
S.G.C.
PROCEDIMIENTOS PARA:
Aprobar la adecuación de los
Documentos.•
•
•
•
•
•
•
•
Revisar y actualizar.
Identificar cambios y estado de
revisión.
Disposición en sitios aprobados
últimas versiones..
Asegurarse de la Preservación e
identificación de los documentos.
Identificación de documentos
externos.
Evitar uso de documentos
obsoletos.
Conservación de documentos
obsoletos.

66. 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS DEL S.G.C.
PROCEDIMIENTOS PARA:
• Identificables
• Recuperables
• Almacenamiento
• Protección
•
•
•
Legibles•
Tiempo de retención
Disposición de los
registros de calidad

67. RELACIÓN ENTRE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
En una cadena de procesos, los resultados de un procesoEn una cadena de procesos, los resultados de un proceso
vienen a ser entradas del siguiente proceso. No sevienen a ser entradas del siguiente proceso. No se
puede tener un resultado si no se tiene un requisito quepuede tener un resultado si no se tiene un requisito que
cumplir (entrada).cumplir (entrada).
PROCESOPROCESODOCUMENTODOCUMENTO REGISTROREGISTRO
CONTRATACIÓNCONTRATACIÓN
DOCENTESDOCENTES
REQUISITOS PARAREQUISITOS PARA
DOCENTESDOCENTES
DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
DOCENTESDOCENTES

68. RELACIÓN ENTRE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
DOCUMENTOSDOCUMENTOS
 Proveen la definiciónProveen la definición
de requisitos.de requisitos.
 Se relacionan conSe relacionan con
entradas.entradas.
REGISTROSREGISTROS
 Suministran laSuministran la
evidencia delevidencia del
cumplimiento con loscumplimiento con los
requisitos.requisitos.
 Se relacionan conSe relacionan con
resultados.resultados.
PROCESOPROCESODOCUMENTODOCUMENTO REGISTROREGISTRO
ENTRADAENTRADA RESULTADORESULTADO

69. RELACIÓN ENTRE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Los documentos estánLos documentos están
vivos, esto es, puedenvivos, esto es, pueden
actualizarse.actualizarse.
Los registros estánLos registros están
muertos, ¡no pueden -muertos, ¡no pueden -
actualizarse! Losactualizarse! Los datosdatos
consignados en ellosconsignados en ellos
son inalterables.son inalterables.

70. ETAPAS RECOMENDADAS PARA GESTIONAR
LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD
Etapa 1. Detección de necesidad.
Etapa 2. Diagnóstico de la situación de la documentación en la
organización.
Etapa 3. Diseño del sistema documental – Programa de Gestión
Documental – P.G.D.
Etapa 4. Elaboración de los documentos.
Etapa 5. Implantación del sistema documental. (emisión,
distribución y revisión del documento en uso).
Etapa 6. Mantenimiento y mejora del sistema documental.

71. CONSEJOS PARA LOS QUE
ELABORAN LOS DOCUMENTOS.
•La documentación debe estar disponible para quien la necesita.
• Normalizarlos y simplificarlos. (procedimiento de elaboración).
•Dar cursos de elaboración si es necesario.
•Escribir claramente el propósito y el campo de aplicación.
•Cuando no aplique algún requisito del procedimiento de elaboración poner
N/A.
•Escribir de manera concisa y sin complicaciones.
•Incluir información de la revisión y cambios del documento.
•Preocuparse porque los formularios incluyan sólo la información apropiada del
proceso en cuestión.
•La gestión de los documentos es un proceso más del SGC y debe tratarse
como tal
SAQUESAQUE
CIERRECIERRE
ABRAABRA

72. CONSEJOS PARA LA GESTION DE
LOS DOCUMENTOS.
Incluir información de la revisión y cambios del documento.
Evitar repeticiones.
Reconocer que existen sistemas más pequeños dentro del sistema de
control de documentos.
Asegurarse de contar con los recursos apropiados, incluyendo tiempo y
personas.
No existe la “mejor manera” para gestionar los documentos, ya que esto
depende de muchas combinaciones de tipos de documentos, dueños de
procesos, prácticas y métodos de control.
Existe software diverso para gestionar la documentación, los cuales
facilitan mucho esta actividad. Si se piensa utilizar alguno debería evaluarse
la aplicabilidad en su organización.

73. GESTIÓN Y CONTROL DE LOS
DOCUMENTOS
Documento controlado:
-Aprobado y adecuado.
-Estado de revisión identificado.
- Legible e identificable.
- El estado de revisión puede hacerse por
secciones de un documento.
- Evitar identificarlos por medio de códigos
complicados.

74. GESTIÓN Y CONTROL DE LOS
DOCUMENTOS
 Orientar a los usuarios
 Cuando se usan documentos electrónicos y la impresión de éstos
está permitida, es común definir las copias impresas como
documentos no controlados.
 Para el caso de documentos impresos es frecuente establecer que
sólo los que tienen firma o sello originales son los controlados.
 Quién está autorizado para aprobar o actualizar un documento y
cómo se determina que es adecuado.
 Hacer una lista de los dueños de procesos y pedirles una relación
de las personas que manejan la documentación de sus procesos

75. ACCESO A LOS DOCUMENTOS
 La documentación debeLa documentación debe
estar disponible paraestar disponible para
quien la necesita.quien la necesita.
 Dar accesoDar acceso a informacióna información
no necesariano necesaria parapara
alguien puede crearalguien puede crear
desorden e incrementardesorden e incrementar
la probabilidad dela probabilidad de
confusión.confusión.
¿?¿?

76. CONSEJOS PARA LA GESTIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
 La gestión de los documentos es un proceso
más del S.G.C. y debe tratarse como tal.
 No existe la “mejor manera” para gestionar
los documentos, ya que esto depende de
muchas combinaciones de tipos de
documentos, dueños de proceso, prácticas y
métodos de control.

77. CONSEJOS PARA LA GESTIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
 Existen software diversosExisten software diversos
para gestionar lapara gestionar la
documentación, losdocumentación, los
cuales facilitan muchocuales facilitan mucho
esta actividad. Si seesta actividad. Si se
piensa utilizar algunopiensa utilizar alguno
debería evaluarse ladebería evaluarse la
aplicabilidad en suaplicabilidad en su
organización.organización.

78. ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Una vez que haya recolectado la información que necesita, escriba suUna vez que haya recolectado la información que necesita, escriba su
procedimiento siguiendo los requisitos establecidos en el apartado 4.2.3 de laprocedimiento siguiendo los requisitos establecidos en el apartado 4.2.3 de la
norma ISO 9001:2000.norma ISO 9001:2000.
4.2.3 Control de los documentos.4.2.3 Control de los documentos.
• Definir controles para:Definir controles para:
• Aprobar adecuación antes deAprobar adecuación antes de
emitirlos;emitirlos;
• Revisar, actualizar y volver a aprobar;Revisar, actualizar y volver a aprobar;
• Identificar cambios y revisión actual;Identificar cambios y revisión actual;
• Disponibilidad en puntos de uso;Disponibilidad en puntos de uso;
• Legibles y fácilmente identificables;Legibles y fácilmente identificables;
• Identificación de los de origen externoIdentificación de los de origen externo
y distribución controlada;y distribución controlada;
• Prevenir uso no intencionado dePrevenir uso no intencionado de
documento obsoletos e identificarlos sidocumento obsoletos e identificarlos si
se conservan por alguna razón.se conservan por alguna razón.

79. 4.2.3 Control de Documentos
(1)
Documentos Externos Documentos Internos
Distribuir, mantener,
actualizar
Modificaciones revisadas,
dar a conocer
Identificación, edición, numeración página, aprobación
Confeccionar, revisar,
aprobar, distribuir,
modificar, retirar,
archivar, destruir

80. 4.2.3 Control de documentos (2)
 Identificación de la Documentación:Identificación de la Documentación:
Obsoletos, controladosObsoletos, controlados
Versión, fecha, emitido por, código único, páginaVersión, fecha, emitido por, código único, página
Texto modificadoTexto modificado
 Procedimiento para el control de documentos internos,Procedimiento para el control de documentos internos,
externos, software y otros:externos, software y otros:
Listado de documentosListado de documentos
Distribuidos a quien los necesiteDistribuidos a quien los necesite
Revisión por la misma función que generó la versiónRevisión por la misma función que generó la versión
originaloriginal

81. DOCUMENTOS INTERNOS
CONTROLADOS
 Manual de CalidadManual de Calidad
 Política de CalidadPolítica de Calidad
 Procedimientos del sistema de calidadProcedimientos del sistema de calidad
 Procedimientos técnicosProcedimientos técnicos
 Instructivos de trabajoInstructivos de trabajo

82. DOCUMENTOS EXTERNOS
 Documentos que no han sido elaboradosDocumentos que no han sido elaborados
por la organización, pero que forman partepor la organización, pero que forman parte
de la documentación del sistema dede la documentación del sistema de
calidad. Comprenden reglamentos, normas,calidad. Comprenden reglamentos, normas,
guías, tablas, datos, dibujos,guías, tablas, datos, dibujos,
especificaciones del cliente, etc.especificaciones del cliente, etc.

83. PROCEDIMIENTO O INSTRUCTIVO
ENTIDAD: XXXXENTIDAD: XXXX
Nombre del ProcedimientoNombre del Procedimiento
Código : PR-XXXCódigo : PR-XXX
Página : 1 de 3Página : 1 de 3
Revisión Nº :0 del dd mm aaRevisión Nº :0 del dd mm aa
Fecha :Fecha :
1. Objetivo1. Objetivo 6. Responsabilidades6. Responsabilidades
2. Alcance2. Alcance 7. Distribución7. Distribución
3. Referencias3. Referencias 8. Registros8. Registros
4. Definiciones4. Definiciones 9. Anexos9. Anexos
5. Descripción5. Descripción
Elaborado por:Elaborado por: FechaFecha FirmaFirma
Revisado por:Revisado por:
Aprobado por:Aprobado por:
FechaFecha FirmaFirma
FechaFecha FirmaFirma
Ruta acceso al documento
Encabezado
Pie de página

84. DIFUSIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Los directores generales son los encargados deLos directores generales son los encargados de
decidir y de definir de que manera se va adecidir y de definir de que manera se va a
llevar a cabo la difusión de la documentación.llevar a cabo la difusión de la documentación.
La difusión, tanto interna como externa, estáLa difusión, tanto interna como externa, está
controlada para evitar la utilización decontrolada para evitar la utilización de
documentos no vigentes.documentos no vigentes.

85. La documentación del sistema de calidad
está acompañada de un sistema de registros
(numeral 4.2.4).
 Los registros están destinados a contenerLos registros están destinados a contener
información que se genera y losinformación que se genera y los datosdatos
consignados en ellos son inalterables.consignados en ellos son inalterables.

86. 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS
Documentos que tienen una forma definida, aptaDocumentos que tienen una forma definida, apta
para registrar datos e información relacionada conpara registrar datos e información relacionada con
las actividades realizadas y sus resultados. Loslas actividades realizadas y sus resultados. Los
registros constituyen la evidencia de la ejecución delregistros constituyen la evidencia de la ejecución del
sistema de calidad.sistema de calidad.
Registros prediseñadosRegistros prediseñados
Libro de notasLibro de notas
Hojas de datosHojas de datos
Informes de CalibraciónInformes de Calibración

87. Ejemplo de encabezado y pie de
página de un Registro
Encabezado
ENTIDAD – PROCESO: XXXXXXENTIDAD – PROCESO: XXXXXX
SISTEMA DE CALIDADSISTEMA DE CALIDAD
Registro XXXXXXXXXXXRegistro XXXXXXXXXXX
TITULOTITULO Código: RG-XXXCódigo: RG-XXX
Rev Nº : 0 del dd mm aaRev Nº : 0 del dd mm aa
Página : 1 de XPágina : 1 de X
Pie de página
Ruta acceso al documento

88. “Un sistema de aseguramiento de la Calidad es una herramienta
al servicio de una organización, para ayudar a gerenciar con
efectividad, eficiencia y eficacia; nunca como agente limitador”.

89. Por su AtenciónPor su Atención
GRACIAS…GRACIAS…