El documento describe un software de gestión empresarial llamado MASADMIN que se sugiere para gestionar las ventas de un centro de panificación universitario. MASADMIN ofrece módulos para puntos de venta, inventario, clientes, facturación, cuentas por cobrar/pagar y reportes. El software es multiusuario, fácil de usar y permite optimizar procesos comerciales como compras, ventas e inventario.

1. center205105“APLICACIÓN DE LA MIPE AL ÁREA DE VENTAS DEL CENTRO PRODUCTIVO DE PANIFICACIÓN, DE LA UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN” SOFTWARE SUGERIDO PARA GESTIÓN DEL ÁREA CURSO: Sistemas de Información Gerencial ASESOR: Ing.(Dr(sc)). : Carlos Chávez Monzón 2108200-17145 INTEGRANTES DEL GRUPO DE INVESTIGACIÓN Adanaqué Custodio, DianaCastro Agapito, Manuel DavidLlontop Pizarro, Melina FACULTAD: Ingeniería Industrial CICLO: VIII Pimentel, octubre, del 2009 SOTWARE SUGERIDO PARA EMPLEARSE EN EL PROCESO DE GESTIÓN DE VENTAS DEL CENTRO PRODUCTIVO DE PANIFICACIÓN DE LA UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN: El software a emplear es el ofrecido por MASADMIN, software para la Micro, Pequeña y Mediana Empresa, en su presentación MASADMIN PUNTO DE VENTA y GESTIÓN COMERCIAL. Punto de Venta gratis (POS) es multiusuario, permite llevar con detalle el control de las ventas; cuenta con poderosos módulos que facilitan la gestión comercial: listas de precios, punto de venta, cajas o cajeros, compatible con lectores de códigos de barras, clientes, cotizaciones, pedidos, facturación, remisiones, cuentas por cobrar, saldos por clientes, control de compromisos, reportes, informes de depósitos por banco, y mucho más. Además de poder ser operado por internet. Los sistemas MASADMIN, destacan por su gran poder, sencillez y fácil operación; por lo que permiten optimizar los procesos de la empresa o negocio, incrementar la productividad y mejorar la rentabilidad. Además todos los servicios incluyen la asesoría y soporte personalizado a cargo de un equipo de profesionales altamente capacitados. Imagen 4.1 www.masadmin.com MASADMIN PROFESIONAL El MasAdmin Profesional, es Multiusuario, Multiempresa, Multialmacen, Control total de Listas de Precios, poderoso y versátil Punto de Venta (cajeros) compatible con lectores de códigos de barras; Módulo de Compras, Cuentas por Pagar, Clientes, Cotizaciones, Pedidos, Facturación, Remisiones, Cuentas por Cobrar, Devoluciones, Notas de Crédito, Abonos, Descuentos, Control de Inventarios, Control de Bancos, Control de Servicios, Control de Compromisos, más de 100 Reportes, Reporteador para del diseño de nuevos reportes y mucho más... Requiere Windows 98/ME/2000/NT ó XP. Descripción General: Es Multiusuario y Multiempresa Intuitivo y muy fácil de usar Control de usuarios por niveles de acceso y contraseña Control de usuarios por perfil de acceso; áreas autorizadas y restringidas Con el MasAdmin Usted podrá controlar los Productos, Servicios y sus Precios Registrar cada evento de Compra, Venta y de Movimientos en sus almacenes, sus costos y sus precios Con el Módulo de Compras, podrá controlar eficientemente las Cotizaciones y las Órdenes de Compra que formule a sus Proveedores, registrar las cuentas por pagar y afectar el inventario y la historia de cada producto o servicio de la Lista de Precios, así como la del proveedor. El Módulo de Control de Ventas le permite dar un eficiente seguimiento a cada cotización y pedido y realizar los procesos de facturación, registrando las cuentas por cobrar y las comisiones; cada operación puede afectar el inventario y la historia de cada producto o servicio de la Lista de Precios. Cuenta con un Módulo de Centro de Servicio, que permite dar seguimiento a las reparaciones, garantías, mantenimientos, etc. que se brinden a los clientes. Módulo especial para el control de Compromisos que facilita el registro y seguimiento de los servicios que se brindan a los clientes, informando el estado actual de cada asunto. El MasAdmin integra conjuntos de archivos y catálogos que se actualizan automáticamente durante el ejercicio normal de cada Empresa El MasAdmin puede integrar nuevos módulos de control, diseñados a la medida de los requerimientos de su Empresa. El MasAdmin, incluye principalmente, todas aquellas herramientas necesarias para llevar un control preciso de cada movimiento de tipo comercial que se realice en su Empresa:Lista de Precios: Descripción General del Producto Proveedores a los que se le ha comprado el producto Notas Acerca del producto Inventarios, control de existencias del producto Clientes que han adquirido el producto Fotografía y Reporte Promocional del Producto Compras: Listado de acceso a operaciones de compra Cotizaciones Ordenes de compra Registro de Facturas Recepción de productos - Incremento de Inventarios Cuentas por Pagar Reporte de Documentos por Pagar Asignación de la operación a Compromisos Recibos de Caja: Listado de acceso a Recibos de Caja Generación de recibos de caja por conceptos no registrados Impresión de Recibos de Caja Ventas: Lista de acceso a operaciones de venta Cotizaciones Pedidos Facturación Remisiones totales y parciales - Disminuye Inventarios Remisiones a vistas de los productos Análisis de costo - beneficio de la operación Comisiones por concepto de la Venta Cuentas por Cobrar Reporte de Documentos por Cobrar Recibos de Caja Asignación de la operación a Compromisos Almacenes: Existencias por Almacén Traspasos entre Almacenes Entradas x Devolución de Clientes Salidas x Devolución a Proveedores Histórico de Entradas Histórico de Salidas Histórico de Traspasos Analíticos: Lista de Precios en árbol por grupo Cuentas por Cobrar, pendientes y liquidadas Cuentas por Pagar, pendientes y liquidadas Resumen de Ventas por período, exportable a Excel Centro de Servicio: Registro de información del producto que entra a servicio Registro del Cliente Registro del proveedor del producto Registro del tipo de Servicio. Registro del tipo de Atención: Local, Proveedor, etc. Registro del tipo de fallas: Eléctrica, mecánica, etc. Descripción de detalles o motivo del servicio Descripción de la Situación actual del servicio Nombres de los responsables del servicio Impresión de orden de Trabajo Impresión de orden de Salida. Módulo de Utilerías: Configuración - Empresa Usuaria Configuración - Parámetros y Variables Configuración - Opciones de la Aplicación Configuración - Entorno - Fecha y Hora del Sistema Configuración - Entorno - País, Número y Moneda Configuración - Entorno - Propiedades de la pantalla Ubicación de Archivos Entradas, Salidas y Respaldos Mantenimiento de archivos. Comunicación: Conversación en Grupo (Chat entre usuarios del sistema) Envío de correo electrónico a clientes y proveedores Control de Compromisos: Lista de Asuntos atendidos y pendientes por resolver. Control de asuntos por responsable y por fecha del compromiso Listado de pendientes por responsable Catálogos: Clientes Proveedores de Bienes y Servicios Giros de Clientes y Proveedores Bancos Almacenes (nombres de) Grupos de Productos y Servicios Marcas de Productos y Servicios Unidades de Medida Centro de Servicio - Tipos de Servicio Centro de Servicio - Lugares de Atención Centro de Servicio - Tipos de Fallas Niveles de Acceso y Perfil de Usuarios Para Accesar todas estas opciones, el MasAdmin cuenta con un menú principal, situado en la parte superior de la ventana, utilice el ratón para seleccionar cada opción. INSTALACIÓN: La distribución del MasAdmin y MasAdmin Profesional, normalmente es a través de Internet, éste se puede bajar desde el sitio oficial: www.masadmin.com o desde una gran cantidad de sitios de descarga en Internet; también se puede encontrar en CD-ROM de demos, sin embargo se recomienda bajar la versión más reciente de Internet. LOS REQUISITOS MÍNIMOS PARA LA ÓPTIMA OPERACIÓN DEL SISTEMA SON: HARDWARE: Celeron, Pentium o AMD de 1Ghz, 128MB RAM Espacio en Disco duro: 70MB Monitor a colores, operando con una resolución mínima de 800x600. El MasAdmin es compatible con todo tipo de impresoras reconocidas por el Sistema Operativo, la impresión de documentos como cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, etc. puede ser adaptada a los requerimientos modificando la plantilla correspondiente en el formulario de Informes y Reportes del Sistema. También es posible utilizar
miniprinters
o impresoras de tickets, reconocidas por el Sistema Operativo, al igual que los documentos y reportes, cuenta con una plantilla configurable en el formulario de Informes y Reportes del Sistema. En el caso de los lectores de códigos de barras, existen una gran variedad de lectores que permiten emular el teclado, estos se conectan con una interfase entre el teclado y el CPU, estos dispositivos normalmente no requieren de software especial y se instalan con facilidad. SOFTWARE: El MasAdmin para operar, requiere como mínimo Windows98SE, sin embargo, recomendamos Windows XP, opera también con WindowsNT, Windows2000 y Windows2003. Se recomienda que se tenga instalado el Internet Explorer para que el sistema de ayudas y módulos de exportación a HTML operen correctamente. Una vez instalado el MasAdmin, se registra en el sistema y puede ser desinstalado fácilmente desde el Panel de Control de Windows en el módulo de Agregar o Quitar programas. INSTALACIÓN INSTALACIÓN EN MODO MONOUSUARIO, SOLO 1 USUARIO UTILIZARÁ EL SISTEMA: Descargar el MasAdminPro de la red Desempacar el archivo MasAdminPro.zip Ejecutar el programa SETUP.EXE Se le presentará una pantalla como esta: Oprimir el botón siguiente, se le pedirá que confirme el directorio en donde se instalará el Sistema: C:asAdminPro Oprima el botón siguiente y siga las instrucciones en pantalla. Una vez instalado, en el menú de Windows encontraremos el icono del MasAdmin, el sistema está listo para ser operado, al iniciarlo por primera vez, el sistema creará la cuenta de SUPER USUARIO con la contraseña PASSWORD esta contraseña la podrá cambiar más adelante en el Catálogo de Usuarios del MasAdmin La primera ventana que presentará el sistema es donde se dan de alta los datos de la Empresa, una vez introducidos el sistema estará listo para funcionar. INSTALACIÓN EN RED PARA OPERAR EL SISTEMA EN MODO MULTIUSUARIO: Seleccionar el servidor de archivos en la red. Instalar el sistema exactamente igual que el descrito en el modo monousuario. Compartir en la red la carpeta en la que se haya instalado el MasAdminPro En las estaciones de trabajo, instalar el archivo RUNTIME.EXE Asignar una letra de unidad al recursos compartido, p. ejemplo M: Crear un acceso directo del MasAdmin.EXE en la estación de trabajo. Al iniciar el MasAdmin le pedirá que especifique la ruta en donde se encuentre la carpeta MASADMINATOS en el Servidor: Utilice los botones con la Lupa para buscar la unidad, ruta y carpeta de datos en la red, como se muestra en el ejemplo anterior. En este punto el MasAdmin ya está listo para ser operado en la red. MÓDULOS DEL MASADMINPRO El MasAdminPro permite llevar la administración comercial de la Empresa a través de sus módulos, los módulos están interrelacionados unos a otros de acuerdo a las estrategias y procesos de cada Empresa. Los módulos del MasAdmin están basados en Formularios, estos formularios cuentan con campos de captura y los controles para operarlos. Por ejemplo en el módulo de Ventas podemos insertar los datos de un cliente previamente capturado en el catálogo de clientes, o desde el mismo formulario de ventas podemos llamar el formulario de clientes para agregar el cliente durante el mismo proceso de venta, al igual sucede con los artículos y con el resto de los formularios del MasAdmin. Con el MasAdmin a diferencia de otros sistemas administrativos, no es necesario salir de un formulario de captura para capturar un dato que haga falta en algún catálogo, es decir desde cualquier formulario se pueden añadir los datos que hagan falta en tiempo real. Los principales Módulos del MasAdmin, son exactamente los mismos que dan origen al Proceso Comercial: Lista de Precios que es donde se definen los artículos y servicios que la Empresa va a comercializar; Compras los artículos y/o servicios que la Empresa comercializa; Cuentas por Pagar a los Proveedores que se les compra, Inventarios en base a almacenes es donde se reflejan las existencias de los artículos que se compra y venden, Punto de Venta, Ventas, Cuentas por Cobrar y los Informes del Sistema. MÓDULOS A DETALLE: LISTA DE PRECIOS En éste formulario es donde se controlan de manera clasificada los artículos y servicios que compra y comercializa la Empresa: En éste formulario, se pueden encontrar fácilmente los artículos que se desee localizar, existen varias formas, haciendo clic en el grupo de artículos correspondiente y/o haciendo clic también para seleccionar una marca específica, se desplegarán los artículos que cumplen con la selección; también se puede introducir el código o número de parte en el campo código, para localizarlo. Si se selecciona un registro y se oprime el botón Cotizar a Cliente, el MasAdmin automáticamente abrirá el Módulo de Ventas y añadirá el artículo elegido listo para ser cotizado al Cliente. Para añadir un nuevo artículo solo se hace un clic en el botón
Agrega un Registro
de la Barra de Operaciones de Registro o con la combinación de teclas calientes [CTRL N]. Al añadir un nuevo registro, nos aparece el formulario con los datos generales del Artículo: El MasAdmin agrega automáticamente un número de código único para identificar el artículo, éste código es de uso interno del sistema y también puede servir para referencia del artículo. En los campos de Grupo y Marca es donde se especifican el grupo y la Marca del artículo, al ir escribiendo en estos campos, el MasAdmin va desplegando automáticamente los datos ya existentes en estos catálogos; si se escribe un nuevo grupo o marca, al oprimir la tecla ENTER el MasAdmin los agrega automáticamente al catálogo correspondiente, también si se prefiere se puede oprimir el botón para seleccionar desde una lista el dato deseado. En el campo Parte N°, es donde se especifica el número de parte con el que los Proveedores o nuestros clientes identifican el artículo, también puede ser utilizado para capturar en el el código de barras del producto; tanto en el punto de venta como en el módulo de ventas los artículos pueden ser agregados utilizando éste número o el código del sistema, ya sea tecleado o utilizando un lector de código de barra. En el campo Unidad, se especifica la unidad de medida del artículo, existe un catálogo de unidades donde se pueden añadir o modificar las unidades. Si se marca la casilla Serializado, el artículo será identificado con un número de serie único en los almacenes, si por ejemplo si el registro corresponde a un modelo de disco duro y se marca como serializado y se compran 5 discos duros, al entrar al almacén se especificará un numero de serie para cada uno y aparecerán en los inventarios un registro por cada uno de los 5 discos duros, cada uno identificado por su propio número de serie; Si esta casilla no se marca, entonces en el almacén aparecerá solo 1 registro especificando la cantidad de 5 en su existencia total. Si existen operaciones de compra o venta haciendo referencia al artículo que se está modificando, el sistema no permitirá cambiar su control entre serializado o no serializado para evitar problemas de identificación en los almacenes. Si se marca la casilla Es un Servicio, entonces el concepto registrado no será incluido en las operaciones de inventario, solo sus valores económicos serán referenciados en las compras y ventas correspondientes. La Descripción del Producto o Servicio que especifique será la que aparecerá en las partidas en los módulos de Compras y Ventas cuando agregue éste artículo. El importe que especifique en el campo Compra es el precio de Compra del artículo, cada compra que realice de éste artículo afectará éste campo actualizando el registro del artículo automáticamente. En el campo Fletes, se puede capturar el importe por concepto de transportación o servicios de paquetería que puedan afectar el valor del artículo. El Costo Total, es determinado por el sistema, es la suma del Precio de Compra más los fletes correspondientes; éste valor es el que el MasAdmin utilizará en las ventas para calcular la utilidad bruta, precio de venta menos costo total. El campo % IVA (Impuesto al Valor Agregado ) se captura automáticamente, en el menú de utilerías | Configuración del Sistema | Configuración Global es donde se especifica el % regular del IVA; no obstante en éste campo se pueden especificar valores independientes por producto, ya que en algunos países se pueden tener varios IVA dependiendo del tipo de artículo. En el tipo de moneda N (nacional) o D (Dólares) se puede especificar la moneda con la que se va a comprar y vender el producto, en el menú de utilerías | Configuración del Sistema | Opciones Locales, existen opciones que determinan si se va a realizar automáticamente la conversión de dólares a Moneda Nacional en las Compras y en las ventas en las que se especifiquen artículos con precio en dólares. El Costo Promedio es calculado automáticamente por el MasAdmin. Se pueden especificar hasta 6 Precios de Lista, (tanto en el punto de venta como en el módulo de ventas, haciendo un clic derecho sobre la columna de precio, se podrá seleccionar cualquiera de los 6 precios en un menú desplegable, por omisión será tomado el primero.) si se teclea en el precio de lista un precio, el sistema calculará automáticamente el porcentaje de utilidad y la utilidad bruta correspondiente, si se teclea un porcentaje en el campo % Utilidad, el sistema calculará automáticamente el precio de lista y la utilidad bruta correspondiente. La utilidad bruta es el precio de lista menos el costo total del artículo. El botón Costo / Precio de Venta, despliega la siguiente ventana: Aquí se especifica el Precio de Venta y el porcentaje de descuento, entonces el sistema calcula automáticamente el precio de compra, esto aplica en casos donde los proveedores tienen un precio de venta a público estándar de sus artículos y ofrecen un porcentaje de descuento por venta realizada. El botón Duplicar en el formulario del artículo, permite duplicar el registro del artículo para posteriormente realizar modificaciones que distingan a un artículo de otro, por ejemplo si se tienen 5 artículos con descripciones similares resulta más fácil duplicar el registro y modificar solo los datos que cambian entre un artículo y otro. En la parte superior del formulario hay varias pestañas, en las que se pueden ver las diferentes operaciones en las que el artículo seleccionado ha estado involucrado, en proveedores vemos la lista de las operaciones de compra en las que se ha adquirido el producto, en Notas, podemos escribir todo tipo de detalles y descripciones adicionales del artículo, En la sección de Inventario: Podemos ver un resumen de los movimientos que ha tenido el artículo en las últimas operaciones de compra y venta. En la sección de Clientes, vemos una lista de todas las ventas y a los clientes que se les ha vendido el artículo seleccionado. En la pestaña Otros, podemos asociar una fotografía con el artículo e imprimir una Oferta o reporte promocional del artículo con la fotografía que se especifique. COMPRAS LISTA DE OPERACIONES En éste módulo es donde se registran y controlan todas las compras que se realicen, al seleccionarlo se presenta la lista de operaciones de compras: Por omisión las compras son listadas consecutivamente por su número de control (N° Ctrl. = número de compra) en la parte superior hay un menú desplegable que permite seleccionar entre N° de Control, Orden de Compra, Factura, Recibo ó número de devolución, si se escribe el número correspondiente en el campo inmediato, el sistema buscará automáticamente la operación correspondiente. En la parte superior, derecha, tenemos un menú desplegable con la Selección de índices, donde podemos seleccionar la manera en la que será ordenada la lista de compras: N° de Control, Orden de Compra, factura, Nombre del proveedor, Nombre del responsable de la compra y la fecha de alta, la lista se presentará inmediatamente ordenada de acuerdo a su selección. En la base de la pantalla, se nos presentan botones de búsqueda rápida de la A a la Z, si hacemos clic con el ratón encima de uno de estos botones, la lista nos posiciona en el registro cuyo proveedor empiece con la letra a la que se le hizo clic. Cuando encontramos el registro que necesitamos, podemos dar clic en la pestaña superior que dice Datos de la Operación y se nos presentará el formulario con todos los detalles de la compra correspondiente. Para añadir un nuevo registro de compra, se hace un clic en el botón
Agrega un nuevo registro
en la Barra de Operaciones de Registro, o con la tecla caliente [CTRL N]. Se seleccionará automáticamente el apartado de Datos de la Operación, con el formulario listo para registrar la DATOS DE OPERACIÓN En éste formulario es donde podemos controlar y dar seguimiento a toda la operación de compra, desde que solicitamos una cotización al proveedor y levantamos la Orden de Compra hasta la entrega de los productos. Primero debemos seleccionar el Proveedor, si oprimimos el botón se nos presentará el Catálogo de Proveedores para seleccionar el proveedor correspondiente, si éste no se encuentra registrado lo podemos registrar sin necesidad de salir del módulo de compras. El MASADMINPRO asigna automáticamente el número consecutivo de compra y la fecha de alta del registro. A un lado del campo fecha, está un botón con la letra
R
si hacemos clic en éste botón, podremos especificar las referencias de la compra: número de pedimento, fecha de embarque y aduana. El botón con la letra
N
permite agregar partidas si se conoce el código o número de parte del artículo. El botón Agregar, nos desplegará la ventana de búsqueda de la Lista de Precios al encontrar y seleccionar el artículo para agregarlo como partida se oprime el botón Aceptar, el artículo será agragado automáticamente en la lista de partidas. En la lista de partidas si hacemos un clic sobre el renglón en la columna Cantidad podemos especificar la cantidad de artículos que vamos a manejar en ésta operación, también se puede hacer un clic en el renglón de la columna Costo para modificar el costo que el sistema trajo por omisión del la lista de precios. El botón
AV
permite agregar partidas desde un control de ventas, por ejemplo si antes de comprar los artículos, los cotizamos previamente podemos especificar el número de venta y el sistema automáticamente agregará los artículos a las partidas de la compra. El botón Quitar permite eliminar la partida que se tenga seleccionada. El botón Ver o haciendo doble clic en la partida correspondiente nos desplegará el formulario de la lista de precios con todos los datos del artículo seleccionado. Los botones %+ y %- permiten respectivamente agregar como partidas los Cargos y los descuentos o bonificaciones que nos haga el proveedor. Si tenemos varias partidas, con el botón
O
podremos ordenarlas manualmente de acuerdo al criterio del usuario. El sistema calcula automáticamente el Subtotal, IVA y Total de la operación. En éste momento, la información capturada en la operación de compra puede tener varias funciones, en el recuadro de la derecha: Impresión de Documentos podemos seleccionar el tipo de documento que se va a imprimir: Solicitud de Cotización al Proveedor Orden de Compra Cuentas Por Pagar Si se va a imprimir la Orden de Compra, será necesario primero hacer clic en el botón que se encuentra a un lado del campo de Orden de Compra, al hacer clic, el sistema le asignará el consecutivo de Orden de Compra correspondiente y la fecha actual, si la Orden de compra por algún motivo es cancelada, se le puede indicar al sistema marcando la casilla que dice Cancelada a un lado del campo fecha de la Orden de Compra. Antes de Imprimir el documento seleccionado haciendo clic en el botón podemos ver una vista preliminar haciendo clic en el botón en el caso de la Orden de Compra, puede ser impresa en un archivo y enviada al correo electrónico del Proveedor haciendo clic en el botón Una vez realizada la compra, podemos capturar el número de la Factura que nos entregue el Proveedor y la fecha de la Factura. Si por algún motivo la factura es devuelta o cancelada, se puede especificar marcando la casilla Cancelada a un lado de la fecha de la factura. Al capturar la Factura, el sistema nos preguntará si deseamos verificar si existen bonificaciones pendientes en las cuentas por pagar con éste proveedor, de tal suerte que pueden ser aplicadas durante la creación de la cuenta por pagar misma que se genera automáticamente después de introducir el número de la Factura. En le catálogo de Proveedores se puede especificar el número de días de crédito que nos da cada Proveedor, éste número de días es sumado automáticamente a la fecha actual y nos hace la cuenta por pagar con fecha de pago al límite de días otorgados por el Proveedor, si la fecha de vencimiento cae en sábado o domingo el sistema permite trasladar el pago al próximo lunes inmediato. Cuando el Proveedor nos hace entrega de los artículos comprados, haciendo clic en el botón del campo Recibo el sistema le asignará automáticamente un número de recibo de mercancía para nuestro control y nos preguntará en que almacén le daremos entrada a los artículos recibidos, posterior mente nos presentará el formulario de entradas al almacén para especificar los detalles: Si entre los artículos recibidos, nos entregan artículos que sean
Serializados
(ver la lista de precios) en éste formulario se tendrá que especificar por cada uno de ellos el número de serie correspondiente, al finalizar se debe hacer clic en el botón Aceptar para dar entrada a los artículos en el almacén, si se hace clic en el botón cancelar, se cancela el recibo y la entrada de los artículos al almacén. CUENTAS POR PAGAR El módulo de cuentas por pagar, se encuentra integrado a las Compras, facilitando el acceso a la información. Por omisión el MasAdmin crea automáticamente la Cuenta por Pagar cuando en el módulo de Compras capturamos la factura del Proveedor. Para acceder al módulo de Cuentas por Pagar, se hace clic en el botón Crédito en la parte inferior del formulario de la Compra correspondiente, la fecha de vencimiento es calculada automáticamente ya que en el Catálogo de Proveedores en los datos del Proveedor correspondiente se puede especificar en número de días de crédito que nos otorga el Proveedor: En la parte superior del formulario de Cuentas por Pagar, se nos informa del Proveedor y el Importe Total a pagar. En la lista de Cuentas por Pagar, en cada renglón se muestra el N° de Control de la compra, la factura y el consecutivo de documentos por pagar de esa operación. El tipo de documento por omisión es Cuenta por Pagar y se pueden seleccionar: Anticipo, descuento especial, bonificación o devolución. La columna Fecha corresponde a la fecha en la que se creó el documento. La columna Importe es donde se especifican las cantidades que se tienen que liquidar. La columna Vence es la fecha de vencimiento (fecha límite de pago), esta es calculada automáticamente y puede ser modificada manualmente. La columna Estado, es en la que si se marca se especifica que el pago ya fue realizado, para marcarla o desmarcarla hay que hacer un clic con el ratón encima del recuadro en el renglón correspondiente. En la base de la lista se puede uno desplazar hacia la derecha o izquierda para ver el resto de las columnas en el formulario: Cuando se marca la casilla de estado como Liquidado, automáticamente se apunta la fecha de liquidación, esta puede ser modificada manualmente. En la columna Forma de pago, en cada renglón al hacer clic se muestra un menú desplegable en el que se puede seleccionar la forma en la que se va a liquidar el documento por pagar, pueden ser: Cheque, Efectivo, Tarjeta de Crédito o Transferencia. Si se selecciona cheque, en la columna Cheque N° se captura el número del cheque con el que se liquidó. En la columna Banco, en cada renglón al hacer clic se muestra un menú desplegable en el que se puede seleccionar el Banco con el que se está realizando el pago (los bancos y sus correspondientes cuentas se capturan en el catálogo de Bancos en el menú de Catálogos del MasAdmin). Después de seleccionar el Banco, en el renglón correspondiente en la columna En la Cuenta se puede seleccionar con un menú desplegable en que cuenta es en la que se hace la afectación del pago correspondiente. En la columna referencia podemos escribir información relacionada con el pago correspondiente. En la base del formulario, se encuentra el botón Agregar, éste sirve para añadir nuevos documentos por pagar, a un lado se puede especificar el número de días de vigencia del documento, si se modifica el importe en el primero y se añade un nuevo documento, el sistema va calculando la diferencia del pago siguiente. El botón Quitar, sirve para eliminar el documento por pagar que se encuentre seleccionado. Los botones y sirven respectivamente para hacer una vista preliminar e imprimir un cheque, el cheque a imprimir toma los datos del documento que se encuentre seleccionado, la plantilla (formato) de impresión del cheque se puede modificar fácilmente en la sección de Plantilla de Cheques en el menú de Reportes | Informes | Plantilla del Cheque. INVENTARIOS El manejo de los inventarios en el MasAdminPro es casi en su totalidad automático, la entrada de la mercancía está relacionada con las operaciones de compras correspondientes. En el formulario de compras se encuentra un botón que asigna el recibo de mercancía y permite dar entrada al almacén correspondiente los artículos recibidos. La salida de mercancía, está relacionada con las ventas correspondientes. En el formulario de ventas, se encuentra un botón de remisión que permite asignar el número de entrega correspondiente y dar salida de los artículos del almacén correspondiente. En el Menú Principal | Archivos | Almacenes, podemos encontrar las siguientes opciones: Existencias Por Almacén En éste formulario, se puede ver la lista de artículos que se encuentran en existencia clasificados por Almacén. Con el ratón se puede seleccionar el almacén que se desea visualizar, desplazando la barra inferior, podemos ver el resto de las columnas, en las que podemos determinar las compras que han aumentado las existencias de los artículos, así como las ventas que los han disminuido y los costos correspondientes. Traspasos entre Almacén Mediante éste formulario se pueden realizar transferencias de artículos de un almacén a otro, utilice el ratón para seleccionar en los menús inferiores las partes que entregan y reciben los artículos a traspasar. Histórico de Entradas En esta lista se pueden ver todas las operaciones de entrada (compras) de artículos que han tenido lugar en el sistema. Histórico de Salidas En esta lista se pueden ver todas las operaciones de salida (ventas) de artículos que han tenido lugar en el sistema. Histórico de Traspasos En esta lista se despliegan todos los traspasos realizados entre los almacenes. Movimientos por Artículo: Por número de Serie En este formulario, se proporciona el número de serie de un artículo serializado y el sistema despliega todas las compras, ventas y traspasos en los que el artículo ha tenido movimiento. Por código del Producto En este formulario, se proporciona el código (número único asignado por el sistema al darse de alta en la lista de precios) de un artículo y el sistema despliega todas las compras, ventas y traspasos en los que el artículo ha tenido movimiento. Por número de Parte En este formulario, se proporciona el número de parte (número ó código de barras, introducido por el usuario en la lista de precios) de un artículo y el sistema despliega todas las compras, ventas y traspasos en los que el artículo ha tenido movimiento. PUNTO DE VENTA En éste formulario es donde se registran y controlan todas las operaciones de ventas que se realizan en mostrador, en la pestaña de Lista de Operaciones podemos desplegar las operaciones de venta de la misma manera que en el módulo de ventas. Para añadir un nuevo registro de Punto de Venta, se hace un clic en el botón
Agrega un nuevo registro
en la Barra de Operaciones de Registro, o con la tecla caliente [CTRL N]. Se seleccionará automáticamente el apartado de Datos de la Operación, con el formulario listo para registrar la Venta: Cuando se registra una nueva operación por default el Sistemal MasAdminPro asignará automáticamente el número consecutivo de venta y la fecha de alta del registro, también tomara la Sucursal predeterminada para esa terminal de trabajo, si desea configurar una sucursal diferente se procederá a cambiar en utilerías configuración del sistema, la nueva sucursal para esta terminal. El Cliente por omisión es PUBLICO GENERAL. El agente de ventas, quien atiende es tomado automáticamente de la persona que entra al sistema y utiliza el módulo de punto de venta. Para agregar el detalle de la venta, lo puede realizar de dos formas: la primera opción es con el botón identificado por la leyenda
Nueva
, que le permitirá agregar las partidas por código o numero de parte del artículo, la segunda opción el el botón Agregar por Catálogo, el cual desplegará la ventana de búsqueda de la Lista de Precios, se selecciona el articulo que necesita y presiona el botón de Aceptar, y el articulo se agregará a la lista de partidas. En la lista de partidas por cada una de ellas podrá especificar en la columna Cantidad el numero de artículos que va a vender, podrá cambiar el precio del articulo en la columna Precio, de manera manual o bien presionando el botón derecho del mouse sobre esa columna y seleccionado el precio adecuado. Si desea eliminar alguna partida de la lista de partidas únicamente seleccione la partida y presione el botón Quitar. Podrá también accesar a detalles del producto o partida seleccionada haciendo doble clic sobre la partida correspondiente. El sistema calcula automáticamente el Subtotal, IVA y Total de la operación. Si se captura en el campo Pago el monto del billete con el que el cliente Paga, el sistema calcula el cambio correspondiente. En este momento el sistema está listo para imprimir la nota de remisión (ticket) correspondiente, haciendo ENTER sobre el campo Imprimir. El formato de la nota de remisión puede ser modificado en el módulo de reportes | Plantillas de Punto de Venta. CUENTAS POR COBRAR El módulo de cuentas por cobrar, se encuentra integrado a las Ventas, facilitando el acceso a la información. Por omisión el MasAdmin crea automáticamente la Cuenta por Cobrar cuando en el módulo de Ventas asignamos el número de factura. Para acceder al módulo de Cuentas por Cobrar, se hace clic en el botón Crédito en la parte inferior del formulario de la venta correspondiente, la fecha de vencimiento es calculada automáticamente ya que en el Catálogo de Clientes en los datos del Cliente correspondiente se puede especificar en número de días de crédito que se otorga al Cliente: En la parte superior del formulario de Cuentas por Pagar, se nos informa del Cliente y el Importe Total a cobrar. En la lista de Cuentas por cobrar, en cada renglón se muestra el N° de Control de la venta, la factura y el consecutivo de documentos por cobrar de esa operación. El tipo de documento por omisión es Cuenta por Cobrar y se pueden seleccionar: Anticipo, bonificación especial, descuento, ajuste de precios, enganche o devolución. La columna Fecha corresponde a la fecha en la que se creó el documento. La columna Importe es donde se especifican las cantidades que se tienen que liquidar. La columna Vence es la fecha de vencimiento (fecha límite de pago), esta es calculada automáticamente y puede ser modificada manualmente. La columna Estado, es en la que si se marca se especifica que el pago ya fue realizado, para marcarla o desmarcarla hay que hacer un clic con el ratón encima del recuadro en el renglón correspondiente. En la base de la lista se puede uno desplazar hacia la derecha o izquierda para ver el resto de las columnas en el formulario: Cuando se marca la casilla de estado como Liquidado, automáticamente se apunta la fecha de liquidación, esta puede ser modificada manualmente. En la columna Forma de pago, en cada renglón al hacer clic se muestra un menú desplegable en el que se puede seleccionar la forma en la que se va a liquidar el documento por pagar, pueden ser: Cheque, Efectivo, Tarjeta de Crédito o Transferencia. Si se selecciona cheque, en la columna Cheque N° se captura el número del cheque con el que se liquidó. En la columna Depositado en Banco, en cada renglón al hacer clic se muestra un menú desplegable en el que se puede seleccionar el Banco con el que se realiza el pago (los bancos y sus correspondientes cuentas se capturan en el catálogo de Bancos en el menú de Catálogos del MasAdmin). Después de seleccionar el Banco, en el renglón correspondiente en la columna En la Cuenta se puede seleccionar con un menú desplegable en que cuenta es en la que se hace el depósito del pago correspondiente. En la columna referencia podemos escribir información relacionada con el pago correspondiente. En la base del formulario, se encuentra el botón Agregar, éste sirve para añadir nuevos documentos por pagar, a un lado se puede especificar el número de días de vigencia del documento, si se modifica el importe en el primero y se añade un nuevo documento, el sistema va calculando la diferencia del pago siguiente. El botón Quitar, sirve para eliminar el documento por pagar que se encuentre seleccionado. Los botones y sirven respectivamente para hacer una vista preliminar e imprimir un recibo de caja, el recibo a imprimir toma los datos del documento que se encuentre seleccionado, la plantilla (formato) de impresión del recibo de caja se puede modificar fácilmente en la sección de Plantillas el menú de Reportes | Informes | Plantilla del Recibo de Caja. INFORMES El Módulo de Reportes e Informes del MasAdmin se puede seleccionar desde el botón del lado izquierdo en la pantalla principal o desde el Menú Reportes en el Menú Principal.