Este documento describe la importancia de implementar una base de datos en Access para llevar el registro de los productos que ingresan y salen de la compañía Electrodomésticos CIPA S.A.S. Se justifica la necesidad de digitalizar la información para agilizar los procesos y tomar mejores decisiones. Se exponen los objetivos de generar las entidades, vincular atributos, establecer relaciones y digitar los datos. También se mencionan antecedentes sobre investigaciones previas sobre el uso de bases de datos para ordenar información.

1. UTILIZACION BASE DE DATOS PROCESOS EMPRESARIALES
PAOLA PÉREZ
SANDRA SANCHEZ
CINDY MALPICA
FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MATEO
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y A FINES
CONTABILIDAD Y COSTOS
TERCER SEMESTRE
FORMULACION DE PROYECTOS
BOGOTA 2013

2. JUSTIFICACION
Los datos son “un termino general para denotar alguno o todos los hechos, letras,
símbolos y números referidos a, o que describen un objeto, idea, situación,
condición u otro factor” (Maynard, 1982
Losdatosson“untérminogeneralparadenotaralgunootodosloshechos,letras,símbolos
y números referidos a, o que describen un objeto, idea, situación, condición u otro
factor”
(Maynard,1982)yconstituyenunelementofundamentalparalatomadedecisionesobjeti
vasatodoslosnivelesdeunaorganización(JavedyHussain,2003;Levy,2004;NavehyH
alevy,2000).
Para
unaorganizaciónmoderna,losdatosconstituyenunodesusrecursosestratégicos(Olso
n,2002;TayiyBallou,1998).
Cohen y Asín (2000)1 afirma que las empresas han cambiado la forma de operar
debido al uso efectivo de los sistemas de información y la recolección de datos, ya
que la tecnología ha permitido automatizar estas operaciones, que proporcionan
información valiosa para la toma de decisiones, lo que provee una ventaja
competitiva en el mercado.
En todas las áreasde la empresa se necesitanel almacenamiento y tratamiento de
datos de carácter interno o externo, por ejemplo el departamento financiero
recopilará la información contable de los estados de resultados, flujos de caja,
balance general y demás soportes de ingresos y egresos que justifican las
operaciones contables de cada periodo. Con el almacenamiento de esta
información el ente económicoelabora informes del comportamiento de las ventas
en cada periodo, resaltando los periodos donde tuvo mayores ingresos y el costo
de los mismos a través del tiempo, traduciendo esta información en indicadores,
planeación de nuevas estrategias, capacidad financiera, crecimiento de la
compañía entre otros.
Por otro lado también se resalta la parte comercial de una empresa la cual se
puede decir es el alma de la compañía, esta cuenta con información básica e
importante sobre los clientes, la cual se transforma en datos. Gracias a las bases
de datos y el procesamiento de la información las compañías alcanzan a tener un
estudio de mercado detallado y especifico de sus clientes y futuros clientes al igual
que la toma de decisiones.
1
Cohen, D., & Asín, E. (2000). Sistemas de Información Para los Negocios: Un enfoque de toma de decisiones
(3ra. ed.). México: McGraw-Hill.

3. En la actualidad la ley estatutaria 1581 de 2012 sobre protección de la información
regula el manejo de datos personales en las bases empresariales y publicas de
todo el país, las empresas durante el año 2013 han desarrollado mecanismos para
dar a conocer, proteger, actualizar y rectificar dicha información so pena de
grandes multas.
La importancia de las bases de datos empresariales en el área técnica, legal, de
recursos humanos, de innovación y desarrollo y gerencial o estratégica es un pilar
que constituye los soportes para la toma de decisiones dirigidas el cliente interno,
el recurso más importante de la compañía, sin importar el formato o el software
que se utilice para la recolección, organización y manejo ésta puede crear
indicadores de eficiencia y eficacia que se tienen en cada periodo y la
comparación histórica de los mismos y crea lo que hoy se conoce en la
administración moderna como “gestión del conocimiento”, donde se le agrega
valor a los datos recolectados por la compañía y son transformados en
conocimiento, que a su vez se traduce en innovación y desarrollo para la empresa.
Por último, es válido mencionar que uno de los principios de gestión de la calidad
es el enfoque basado en hechos para la toma de decisiones, el cual plantea que
las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información. (NC
ISO 9000: 2000).

4. PROBLEMA
La calidad de los datos, los escasos recursos tecnológicos para su recolección y
transformación y la carencia de método o políticas de manejos de la información
por parte de las compañías (en el caso de Colombia es más común en las pymes
que suman alrededor del 80% de las empresas nacionales) son las problemáticas
más representativas en el tema de bases de datos y sistemas de información
empresarial. A continuación se describe cada una:
Referente al término calidad, en relación con los datos, toma sentido por el hecho
de que estos al igual que los productos y servicios, deben adecuarse al uso que
se les pretende dar. El término preciso para el uso en este caso implica que dentro
de cualquier contexto operacional, el dato que va a ser utilizado satisfaga las
expectativas de los usuarios de los datos. Dichas expectativas se satisfacen en
gran medida si los datos son útiles para lo que estos los necesitan, son fáciles de
entender e interpretar, y además son correctos (Loshin, 2001; Redman, 2001)
Esto quiere decir que la calidad de los datos está asociada a un conjunto de
dimensiones o atributos que son los que la definen. 2Un objetivo fundamental de la
definición de las dimensiones es poder establecer un lenguaje común y también
focalizar los problemas de calidad de los datos y las oportunidades de mejora
(Javed y Hussain, 2003; Naveh y Halevy, 2000). Entre las dimensiones más
importantes, pues son las más utilizadas y referenciadas están la exactitud, la
integridad, la consistencia y la coherencia (Conget al., 2007; Levy, 2004; Olson,
2002; Redman, 2001; Strong, Lee y Wang, 1997), es conveniente señalar que
éstas deben ser definidas teniendo en cuenta las características propias de cada
sector (Gendron y D’Onofrio, 2001).
Las implicaciones que trae la mala calidad de los datos empresariales afecta de
muchas maneras la gestión empresarial, evidentemente con datos equivocados la
toma de decisionesserá inefectiva, ineficiente o equivocada, la relación costo,
alcance y tiempo se verá también afectada, es decir le costará más a la empresa
una decisión equivocada, le acarreará un costo innecesario alejándose de esta
manera de la estrategia empresarial.
2
Tomado de libre empresa vol. 6 no. 1 enero a junio de 2009 versión online
http://www.unilibrecali.edu.co/libreempresa/images/stories/pdf_articulos/volumen6/la_calidad_de_los_da
tos_su_importancia_para_la_gestion_empresarial_43_50.pdf

5. Otro resultado de la inadecuada calidad de los datos que resulta muy costoso es
el efecto sobre los clientes de la empresa. Este se puede materializar en la
insatisfacción de los clientes debido a nombres incorrectos, facturas con
cantidades erróneas, envío de productos o cantidades equivocadas, etc. Además
pudiera materializarse en costos que se generen en los clientes, por ejemplo, el
tiempo que dedique el cliente a solucionar el problema creado por el error. Todas
estas dificultades pueden ocasionar el deterioro de la marca, la pérdida de
clientes, e incluso pérdida de clientes comerciales debido al desorden y la mala
reputación. Por el lado del cliente interno también está la insatisfacción del
empleado por el hecho de tener que corregir muchas veces una misma
información o el desconcierto de no tener claro un único método para hacer la
labor.
La sistematización y creación del método adecuado para la recolección,
transformación y análisis de las bases de datos empresariales representan
también un problema fundamental para la gestión empresarial, si debe tener en
cuenta que no todas las empresas son iguales no todas necesitan los mecanismos
más avanzados en términos tecnológicos para llegar a dar un manejo eficiente a la
información, a menudo las empresas olvidan crear el método acorde con su
necesidad y la tecnología acorde al método y toman modelos de otras empresas
con características diferentes teniendo como resultado mayores costos e
insatisfacción del proceso para la toma de decisiones.
En el caso de Colombia excluyendo a las grandes empresas y a las
multinacionales, las pymes que representan alrededor del
96%3 de la
composición empresarial nacional hasta ahora empiezan a adaptar la cultura de
gestión de calidad que indica la importancia de los datos y el eficiente manejo de
los mismos para la toma de decisiones gerenciales, el área contable es la más
avanzada porque se relaciona con la contabilización del recurso monetario, sin
embargo las nuevas regulaciones que protegen la información del cliente (interno
y externo) abren una ventana de retos que deberán sortear las empresas que
quieren hacer parte de la innovación como arma fundamental de crecimiento y
desarrollo empresarial.
¿Qué importancia tiene la adecuada digitación de la información y el método
de relación entre las entidades en una base de datos, para la efectividad en
la toma de decisiones empresariales?
3
Recuperado el 26 de octubre ,referencias virtual:
http://www.elespectador.com/impreso/negocios/articulo-285125-un-pais-de-pymes

6. OBJETIVOS
GENERAL
Implementar una base de datos en Access que permita llevar al día la información
en Kardex de las entradas y salida de productos de la compañía
ELECTRODOMESTICOS CIPA S.A.S.
ESPECIFICOS
 Generar un listado de las entidades que se van a requerir para la creación
de la base de datos.
 Vincular los atributos esenciales a las entidades para así recolectar la
información necesaria.
 Determinar que Entidades se deben enlazar para así realizar el método de
Relaciones.
 Digitar los datos a cada Entidad creada.

7. ANTECEDENTES
En primer lugar se hayo una investigación del Marzo de 2005 de la Universidad de
Simón Bolívar titulada La elaboración de un sistema de información (Base de
datos) con el fin de ordenar y clasificar datos petrofísicos, redactado por
Mairú del Carmen Rodríguez Marchán
El objetivo principal del presente trabajo es generar una base de datos para el
laboratorio de petrofísica de la Universidad Simón Bolívar , con el fin de hacer una
automatización en la búsqueda de la información de datos de registro de pozos,
medidas físicas de núcleos, y secciones finas, proporcionando un mecanismo de
búsqueda que permita buscar a los usuarios solo aquellos datos que le interesan,
los datos fueron revisados y clasificados y en base a esto se hizo un inventario
sobre los datos que se tenían4.
En este trabajo se muestra nuevamente la importancia en la recolección de datos,
refleja el valor del inventario para su clasificación y digitación, cabe resaltar
también las características primordiales de las bases de datos como lo son el
agilizar la búsqueda de la información y el poder filtrar la que se necesita en el
momento.
En el libro FUNDAMENTOS DE DATOS Cuarta Edición de Abraham Silberschatz,
Henry Korth y S. Surdanshan de Editorial Mac Graw Hill. Se dice que:
Las bases de datos forman una parte esencial en casi todas las empresas
actuales. A lo largo de las últimas cuatro décadas del siglo veinte, el uso de las
bases de datos creció en todas la empresas. En los primeros días muy pocas
personas interactuaron directamente con los sistemas de bases de datos, aunque
sin darse cuenta interactuaron con bases de datos indirectamente, (con informes
4
Mairú del Carmen rodríguez, Universidad Simón Bolívar

8. impresos como extractos de tarjetas de crédito o mediante agentes como cajeros
de bancos, y agentes de reservas de líneas aéreas)5.
Actualmente vemos que casi todas las empresas emplean las bases de datos
como un método que agiliza las operaciones en cuanto a la información, y si es
cierto que aún existen personas que no se imagina que con el simple hecho de
hacer una reserva de vuelo por internet están interactuando con una base de
datos que les brinda información acerca de fechas, vuelos y costos.
En la actualidad, las tres grandes compañías que dominan el mercado de las
bases de datos son IBM, Microsoft y Oracle. Por su parte, en el campo de internet,
la compañía que genera gran cantidad de información es Google. Aunque existe
una gran variedad de software que permiten crear y manejar bases de datos con
gran facilidad, como por ejemplo LINQ, que es un proyecto de Microsoft que
agrega consultas nativas semejantes a las de SQL a los lenguajes de la
plataforma .NET. El objetivo de este proyecto es permitir que todo el código hecho
en Visual Studio sean también orientados a objetos; ya que antes de LINQ la
manipulación de datos externos tenía un concepto más estructurado que orientado
a objetos; y es por eso que trata de facilitar y estandarizar el acceso a dichos
objetos.6
5
Libro Fundamentos de datos Cuarta Edición, Editorial Mac Graw Hill
http://histinf.blogs.upv.es/2011/01/04/historia-de-las-bases-de-datos/
6