Fase 2

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UNIDAD 2: PASO 6 - TRABAJO COLABORATIVO 2
INTEGRANTE:
DIDIER CARABALÍ - CÓD. 10493611
JOHN FREDY NARVÁEZ - CÓD. 10698458
NIDIA CELENE OCAMPO - CÓD.
DANIEL STEVEN TRUJILLO - CÓD.
GRUPO 201014_40
TUTOR
GABRIEL RAMIREZ
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD
PROYECTO DE GRADO (ING. DE SISTEMAS)
OCTUBRE 2018

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TÍTULO DE LA INVESTIGACIÓN
Dificultades presentes en la Administración de los Datos hoy en día

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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
(El planteamiento del problema: Redacción que se hace con base en la tabla de síntomas, causas,
pronóstico y control al pronóstico entregada en el trabajo colaborativo 1)
No cabe duda que los 'datos maestros', son el conjunto de registros y atributos que describen las
principales y más importante actividad de las empresas, y que son usados en varios procesos de
negocios. Algunos ejemplos de entidades son: clientes, empleados, proveedores, productos,
insumos o servicios.
Tras años de informática distribuida y proliferación de sistemas heterogéneos que dan soporte a
las actividades de negocio y a la gestión de la organización, los responsables de los distintos
sistemas de información, sueñan con disponer de una base centralizada y controlada, gestionados
por una fuente que garantice la integridad, pero la "administración distribuida" en diferentes
procesos, hacen de este sueño un imposible.
Partiendo de la base de que es imposible pasar por alto la diversidad y la complejidad de los
sistemas, el establecimiento de una gestión eficaz de los datos de referencia plantea una serie de
cuestiones difíciles de resolver, como las siguientes:
• Ineficiencia en los procesos
• Ineficiencia en la administración de la información (DATA CLAVE)
• Alto flujo de Correos
• Retraso en obtener la información para la creación de los SKU
• Urgencias de último minuto
• Dudas sobre el destino de la información
• Perdida de la información
• Seguimientos exhaustivos
• Direccionamiento errado de los correos electrónicos
• Falta de una estrategia de seguimiento

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Lo único seguro en los datos empresariales es que están en constante cambio, aproximadamente
el 14% de la población cambia de dirección postal cada año (USPS), convirtiendo la información
sobre clientes de numerosas bases de datos en obsoleta. Por otro lado, las empresas deben
gestionar rápidamente el lanzamiento de sus productos para evitar problemas de espionaje
empresarial y poder alcanzar jugosas utilidades. La administración de la data de proveedores
también es una parte fundamental en la gestión de las empresas pues les garantiza poder tener sus
insumos o materiales que consumen en las cantidades y tiempos establecidos. Todos estos
cambios afectan también a los pacientes en el sistema hospitalario, ciudadanos en el gobierno y a
las posibilidades de los departamentos de ventas.
Si los cambios anteriores no aparecen reflejados en los registros de datos de una organización (y
si no se distribuyen a quienes deben gestionarlos), la organización puede pagar un alto precio.
La información incorrecta o duplicada sobre clientes cuesta a las corporaciones más de 600.000
millones de dólares cada año.
SÍNTOMAS
(Problemas que se evidencian)
CAUSAS
(Las que producen los síntomas)
PRONÓSTICO
(Lo que sucedería en el futuro si
cada síntoma persiste)
CONTROL AL PRONÓSTICO
(La solución que podría darse a
cada síntoma)
 Ineficienciaen los procesos
 Ineficienciaen la
administraciónde la
información(DATA CLAVE)
 Alto flujo de Correos
 Retraso en obtener la
informaciónpara la creaciónde
los SKU
 Urgencias de último minuto
 Dudas sobre el destino de la
información
 Perdida de la información
 Seguimientos exhaustivos
 Direccionamientoerradode los
correos electrónicos
 Falta de una estrategia de
 Deficiencia en la
planificación
 Manejo inadecuado de la
información
 Deficiencia en métodos de
planeación
 Falta de control de encargado
de la dependencia
 Desconocimientos de
tecnologías en el intercambio
de datos
 Exceso de confianza
 No consecuciónde los
objetivos de la compañía
 Generación de impactos
negativos en las operaciones
generales de la empresa
 Perdida de confiabilidady
exactitud, así como poca
confiabilidade incapacidadde
respuesta y faltade insumo
para la toma de decisiones.
 Baja calidad en la prestación
de servicios y carencia a nivel
general y administrativo
 Fracaso de la empresa e
inconvenientes en el
posicionamiento empresarial y
de la marca
Presentar una propuesta para
implementar y establecerel área
de Datos Maestro encargada de la
administraciónde los datos críticos
de la compañía enel sistemaSAP
lo que conllevaríaa:
 Realizar planeaciónde procesos
adecuadamente según las
necesidades de la empresa.
 Crear estrategias que permitan
realizar un a adecuado manejo
de la información
 Obtener herramientas adecuadas
que permitanhacer frenteal
inconveniente presentados y que
sirvan comobase para la toma

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SÍNTOMAS
(Problemas que se evidencian)
CAUSAS
(Las que producen los síntomas)
PRONÓSTICO
(Lo que sucedería en el futuro si
cada síntoma persiste)
CONTROL AL PRONÓSTICO
(La solución que podría darse a
cada síntoma)
seguimiento de decisiones

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JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
(Plantear una justificación que involucre la viabilidad técnica, económica y de recurso
humano que hay para ejecutar el proyecto de investigación.)
El universo de valores o características que describen de manera única las entidades – clientes,
productos, y personas, generalmente difieren entre unidades de negocios, sistemas de
información y las relaciones entre estos valores son inexistentes o están en diferentes sistemas de
información.
La administración de datos maestros es crítica cuando no se cuenta con la información
centralizada en un único proceso de la empresa que representan los objetos de negocio de manera
diferente. Por ejemplo, en una cadena de productos para la salud, la división de ventas puede
crecer geográficamente de manera diferente que la división industrial. En una base de datos a
nivel empresarial o en un sistema de inteligencia de negocios de la empresa, es necesario definir
una metodología estándar para que todos los usuarios de la información tengan una sola visión de
los datos. Esta vista única habilita una precisa sincronización, integridad, calidad y análisis que
no son sujetos a malinterpretación o confusión.
Con base a lo anterior, podemos concluir que la justificación del proyecto se concentra en reunir
características, condiciones técnicas y operativas propias de esta herramienta tecnológica (DATA
CLAVE), que potenciaría la eficiencia interna, externa y productividad de la empresa,
involucrando la activa intervención y participación del recurso humano, con el provisto que
aseguran el cumplimiento de metas y objetivos propuestos. Armas en su aplicación es importante
tener en cuenta los subproyectos que conforman nuestra iniciativa así como sus componentes y
sistemas, consolidando todos sus aspectos técnicos y profesionales, para su cabal ejecución y
cumplir de manera acertada con nuestro propósito.

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OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
(Con base en la problemática descrita, redactar los Objetivos de la investigación: Un
objetivo general y como mínimo tres (3) o máximo cinco (5) objetivos específicos.)
GENERAL:
Desarrollar una guía de implementación de MDM –Master Data Management- en empresas que
posean un sistema de gestión empresarial como SAP, Oracle, JD Edwards entre otros y tengan
dificultades administrando sus datos maestros.
ESPECÍFICOS:
 Revisar de literatura en cuanto a métodos para implementación de MDM en las
organizaciones.
 Identificar la estructura y los componentes claves para MDM.
 Determinar fases y procedimientos a seguir para implementar MDM, según lo
identificado en la revisión de la literatura.
 Identificar procesos, responsables y actividades de cada fase para la implementación de
MDM.

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LAS PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN
- ¿Existe una dirección y metodologías definidas y debidamente diseñadas?
- ¿Se tienen identificados los procesos, recursos y actores que conllevaron a la actual
situación de las empresas a intervenir en lo que tiene que ver con administración de
datos?.
- ¿Cuál es el plan de acción a ejecutar?
- Con la implementación de MDM –Master Data Management, se garantiza mejora
empresarial en la planeación de procesos y progreso en métodos enfocados en estrategias
de potenciación y fortalecimiento de la gestión de información?
(Generar preguntas de investigación)

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TERMINOLOGÍA A UTILIZAR (GLOSARIO DE TÉRMINOS)
(Describir el glosario o terminología a utilizar.)
DATA CLAVE: Privacidad de los Datos
SKU: (stock-keeping unit) es un identificador único que ayuda en la gestión de los productos y
del stock.
USPS: Servicio postal de cada país.
SAP: Softwares que utilizan las empresas para organizar y gestionar sus recursos.
ORACLE: sistema de Gestión de bases de datos.
JD EDWAR: Es un ERP de primer nivel capaz de gestionar los procesos de cualquier empresa de
forma global e integrada sin importar cuál sea la complejidad de su organización o de su negocio.
MDM. Master Data Management – gestión de datos maestros

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7. Para la tecnología moderna o de alto impacto describir en nuestro caso MDM
(MasterData Management).
¿Qué es MDM?
(Gestión de datos maestros), es un conjunto de metodologías, herramientas y procesos, necesarios
para crear y mantener conjuntos precisos y consistentes de datos maestros, permitiendo que una
empresa u organización puedan relacionar todos sus datos críticos, con un solo archivo llamado
archivo maestro, de tal forma que se obtiene un punto de referencia común para los datos más
importantes, simplificando además el intercambio de datos entre personas y departamentos.
¿Para qué sirve un sistema MDM?
Permite a la empresas u organizaciones gestionar todos los datos maestros, de forma que no hay
inconsistencia entre ellos, logrando así, mejoras sus procesos empresariales.
¿Cuáles son las características principales?
 Necesitan sistemas MDM para gestionar su información.
 Los datos maestros son datos especiales.
 Su relevancia para el negocio es incuestionable.
La información más crítica de una empresa debe estar bien gestionada para garantizar que el
sistema MDM proporciona datos maestros limpios y coherentes a toda la organización.
La calidad de los datos maestros es uno de los principales objetivos de la habilitación MDM de
una empresa. Se trata de garantizar que los master data reúnen todos los atributos necesarios:
1. Exactitud
2. Integridad
3. Fiabilidad
4. Coherencia
5. Relevancia
6. Actualización

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¿Cuáles son las ventajas y desventajas?,
Ventajas:
1. Optimización del intercambio de datos, al ganar en velocidad y calidad en el acceso a la
información, lo que redunda en la capacidad de respuesta.
2. Aumento del índice de seguridad de datos, minimizando a la vez problemas legales y de
imagen de empresa.
3. Mayor integración de datos que propicia la visión única, con su positivo efecto sobre la toma
de decisiones
4. Disminución de los problemas de calidad del dato: evitando duplicidades, inconsistencias,
errores o falta de completitud.
5. Mejoras en los niveles de productividad del usuario final que repercuten con su beneficio en la
proyección del negocio
Desventajas
El data management busca hacer más eficiente el uso de los datos a través de su gestión pero,
cuando no se lleva a cabo de manera correcta las consecuencias son
• Pérdida de ventaja competitiva.
• Problemas legales.
• Problemas de imagen.
• Problemas de seguridad.
• Problemas de calidad.
¿Cuáles son las aplicaciones o usos?,
Un sistema MDM abarca varios puntos de la arquitectura de información de una empresa tanto a
nivel cultural como tecnológico. Las ventajas que presenta este modelo de arquitectura son
varias: permite adaptarse a la dinámica del mercado de forma versátil ya sea mediante la toma de
decisiones basadas sobre datos más íntegros y actuales o para la aceleración de la gestión que
requiere fusionar empresas; mejora el intercambio de datos a nivel empresarial entre distintas
líneas de negocio o áreas de trabajo y sobre todas las ventajas aparece el incremento en la calidad
de los resultados de aquellos sistemas o aplicaciones que hagan uso de los master data ya que
mejoran la calidad de los mismos.

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¿Por qué se puede aplicar en determinado problema o en ciertos sistemas?,
La administración de datos maestros (MDM) brinda una vista confiable de entidades
fundamentales a menudo almacenadas y posiblemente duplicadas en aplicaciones en silos:
clientes, proveedores, socios, productos, materiales, cuentas, etc.
Las soluciones de administración de datos maestros (MDM) le brindan una vista simple y
confiable de sus datos, lo que lo ayuda a alcanzar los principales objetivos de los clientes y
resultados empresariales.
¿Por qué se considera una tecnología de punta o moderna?,
Una solución de gestión de datos maestros (MDM) completa aborda los objetivos de negocio
esenciales que persiguen las organizaciones digitales. Informática MDM ofrece la única solución
auténtica de principio a fin, con un enfoque modular que garantiza una experiencia del cliente,
una toma de decisiones y un cumplimiento de normativas de mayor calidad.
MDM se adapta a sus requisitos exclusivos. No solo se puede implantar en el entorno local y en
el cloud, sino que posee el diseño idóneo para afrontar la realidad del mundo híbrido.
La gestión de datos maestros no consiste únicamente en comparar y fusionar. Llevarla a buen
término depende en gran medida de la integridad de la solución:
 Capacidad para adquirir con rapidez los datos, ya estén en el entorno local o el cloud, ya
procedan de fuentes de terceros
 Capacidad para interpretar los patrones y las anomalías, y para recomendar correcciones
 Posibilidad de enriquecer sin dificultades los datos maestros de proveedores de datos
externos
 Posibilidad de crear una visión fiable y de distribuir con seguridad los datos para casos de
uso tanto analíticos como operacionales
Un sistema MDM Ofrece:
 Una visión única de los datos
 Una visión integral de las relaciones

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 Una visión completa de todas las interacciones: la integración de las transacciones e
interacciones de redes sociales que han tenido lugar con ese producto, cliente, socio de
canal o cualquier otro elemento de datos le proporciona una visión completa de ese
cliente.
¿Qué trabajos se han realizado por diversos investigadores alrededor del tema?
(ponencias, artículos científicos u otros).
8. Crear una tabla, usando el decálogo de Bernal, que contenga la planificación o planeación
de la solución.
Concepto Descripción
Cronología En la actualidad muchas empresas poseen procesos
ineficientes, debido a la mala gestión y control en sus datos,
por lo cual se planteó el uso de una tecnología moderna para
dar soluciona este problema.
Axiomas Como acuerdo grupal por parte de los participantes de la
actividad, se decidió desarrollar una solución mediante SAP la
cual usa MDM para optimizar el funcionamiento del sistema.
Método Se implantará una solución MDM, mediante la identificación
y uso de los datos más importantes, los cuales ayudaran a
gestionar de una mejor manera la información que maneja la
empresa.
Evitando que se presenten las problemáticas de perdida de
datos, e ineficiencia en los procesos internos.
Ontología Se planea usar esta solución para mejorar el rendimiento de
las empresas, corregir las problemáticas encontradas mediante
el uso de MDM una tecnología robusta y de calidad para el

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cliente.
Tecnología La tecnología que se usara está conformada por herramientas
con tecnologías actuales probadas, y que demuestran corregir
de manera eficiente las deficiencias en la mala gestión de los
datos. Usando gestor de datos, Data clave, Datos maestros.
Teleología Se debe implantar esta solución si queremos mejorar el
rendimiento de las empresas, debido a que la perdida de datos,
y la no identificación de datos maestros, les cuesta millones de
pesos a las empresas.
Topografía Se aplicará en los diferentes módulos de la empresa en donde
se deba manejar información.
Ecología Evitar que se produzcan daños a largo plazo por la
acumulación de errores producidos por un mal control en la
información, lo que repercute en el cliente y la empresa
prestadora de servicio.
Etiología Se deben desarrollar soluciones para las problemáticas que
aparecen día a día, ya que ahí, hay una oportunidad de negocio
en la que se puede implementar una solución eficiente, donde
sus gastos se verán compensados por el ahorro en corrección
de daños y servicio al cliente.
Experiencia La herramienta cuenta con una larga trayectoria lo cual la hace
confiable, ya que hay muchos clientes que pueden certificar
que solución es fiable. Además de usar recursos tecnológicos
actuales, y que están en constante mejora.

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IMAGEN DEL MAPA CONCEPTUAL

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LA PLANEACIÓN DE LA SOLUCIÓN
Planeación o planificación de la información.
Decálogo de Bernal
Concepto Descripción
Cronología (¿Cuándo?)
Actualmente las empresas son fuente de innovación, invención y
producción tanto a nivel local como mundial, aportando
significativamente a la economía y desarrollo en los diferentes
ámbitos. Haciendo referencia a Colombia y en nuestro proyecto en
proceso, se planea que éste se ejecutará en un lapso de 6 meses y
con imprevistos se establece un plazo máximo de 8 meses,
contados a partir del visto bueno del comité de aprobación. Lo
anterior posibilitando resolver de manera permanente la
problemática que actualmente se presenta en la empresa,
específicamente en gestión de datos.
Axiomas (¿Quién?)
Método (¿Cómo?)
Ontología (¿Qué?)
Tecnología (¿Con que?)
Teleología (¿Para qué?)
Topografía (¿Dónde?)
Ecología (¿Contra qué?)
Etiología (¿Por qué?)
Experiencia (¿Cuánto?)