El departamento de compras debe coordinarse con otros departamentos como producción, almacén e ingeniería para determinar las necesidades de materiales, proveedores, cantidades a comprar y especificaciones de calidad. La organización del departamento de compras depende del tamaño de la empresa, y sus funciones incluyen la negociación con proveedores, el control de inventarios y la calidad de los materiales.

1. Departamento de compras y su relación directa con otros departamentos
COORDINACIÓN adecuada dentro de la organización de la
empresa.
Requiere las compras.
Informará sobre variaciones de precios.
Informará sobre el material que se necesita, según
consumo normal y stock actual.
La INFOMACION servirá para hacer frente a los
proveedores.
Tendrá informados sobre cantidad conveniente a pedir,
para que trabaje con el stock mínimo sin perjudicar la
actividad de la empresa.
La decisión de compras por cantidades mayores debe
consultarse al departamento de almacenes por dos
motivos:
Riesgo: Cambio en la producción por la aparición de un
material sustituto de menor costo.
Que no coincida la cantidad solicitada con la que
entrega el proveedor. Al ser el departamento de
almacenes el encargado del CONTROL no debe adquirir
cantidad superior a la acordada.
INTERÉS COMÚN:
Adquisición por cantidad mayor para obtener ahorros
financieros. Con datos que le suministre el departamento
de compras.
Requiere alquiler de depósito para almacenar, costos de
mantenimientos. Rara vez esto se concreta.
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2. Departamento de Departamento de
compras producción
Pedidos específicos de artículos que no
pasan por el almacén.
Efectuará pedidos de forma anticipada
para la elaboración.
Responsable de las cantidades y el
tiempo a solicitar.
Responsable de elegir PROVEEDOR
Departamento de Departamento de
compras ingeniería
Que estandarice la mayor cantidad de piezas
con el fin de obtener rebajas.
Si el diseño se pide a terceros, debe
adaptarse al mercado, así se obtendrán
mejores precios.
Departamento de Departamento de
compras ventas
RELACION INTENSA
Realiza los presupuestos basado en las
ventas.
Organización del departamento de compras.
Empresa
Pequeña
Organización: Jefe de compras, compradores y personal administrativo.
Empresa
Mediana
Empresa Organización: Jefe de compras, compradores y un sector de servicio de atención
Grande de correspondencia y el archivo.
Funciones del Jefe de compras, compradores y sección administrativa
Jefe de compras:
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3. Es el ejecutivo de carácter técnico, con conocimientos administrativos.
Para su elección se tendrá en cuenta: personalidad, antecedentes administrativos, visión para
los negocios, sentido común y habilidad para tomar decisiones sin demoras. Funciones:
1. Dirige y organiza.
2. Representa a la empresa en vinculación con otras firmas.
3. Tiene poder de decisión a nivel ejecutivo y actúa en la confección de presupuestos.
4. Controla el ingreso apropiado de los materiales para la producción.
5. Controla l información del material comprado, para mantener, mantener o superar calidad
de la producción.
6. Debe actualizarse sobre otras alternativas de materiales existentes en el mercado para
beneficios de la empresa.
7. Tener buena relación con los proveedores.
Responsabilidades inherentes.
1. Confecciona informes para presentar a la dirección.
2. Establece normas de acción para la función compras.
3. Participa de reuniones de otros departamentos.
Compradores
Son las personas que se relacionan permanentemente con los proveedores.
Las compras se realizan en base a folletos o informes técnicos.
Los artículos se agrupan por: tipo de material, precio de la compra, cantidad que requiere la
empresa, organización del mercado, dimensión de la empresa, etc.
Las empresas pequeñas y medianas suelen tener un solo comprador y un jefe de compras.
Sección administrativa
El personal de esta sección, debe tener estrecha relación con los proveedores y controlar el
envío de los bienes solicitados en fecha y forma establecida evitando que perjudique el
proceso productivo.
Se registran los pedidos de compras, remitos facturas y los informes por la recepción de
mercaderías y tareas.
Aspectos relativos al precio, cantidad y calidad en las compras.
PRECIOS:
Elegir proveedores con buenos precios.
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4. Atención a los precios bajos, se debe tener en cuenta: los intereses y calidad.
La clasificación de bienes debe asentarse en obtención rápida de la información. Para ello
deben clasificarse en:
1. La información archivada por proveedores, folletos de otras opciones.
2. La información que se obtiene en base a la oferta y la demanda y se encuentra en revistas
y diarios.
3. La información de bienes especiales: los compradores tienen que tener en cuenta el costo
de la fabricación de estos elementos para elegir precios razonables.
CANTIDAD:
Son los elementos a considerar para establecer la cantidad a comprar.
• Tener en cuenta la cantidad disponible en el stock.
• Tener cantidad adicional para hacer frente a una situación determinada.
• Abastecer la cantidad una vez al mes.
• Analizar el consumo del material.
• Analizar plazo de entrega del proveedor.
• La cantidad adicional debe ser entregada a tiempo.
• Obtener descuentos por compra de mayor cantidad.
• Tener en cuenta el costo de almacenaje.
• Estudio del capital invertido y sus intereses perdidos por compras de gran cantidad.
• Análisis de erogaciones: seguros, gastos, impuestos, etc.
• Pérdidas de materiales en desuso.
Para calcular la cantidad a pedir debemos tener en cuenta…
Uso apropiado del capital invertido Menor costo unitario
Cantidades a comprar:
Cantidad mínima a comprar Cantidad máxima a comprar
Materiales de fácil obtención y que pueda ser Son cantidades fijas en períodos ya determinados, ya
solicitado a más de un proveedor. están autorizadas.
Cuando el precio del material es elevado y El exceso de cantidad requiere de una nueva
existe una cierta posibilidad de una declinación autorización.
del mismo.
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5. Cuando no se obtienen ventajas comprando
cantidades mayores
CALIDAD
Especificaciones y control de la mercadería. Los proveedores deben ser de mayor
confiabilidad.
Las especificaciones son…
• Razonables y flexibles.
• Precisión absoluta, sin elevar costos.
• Que se pueda comprar a más de un proveedor (competencia).
• Exacta y sencillas.
• Detalles claros, concretos.
• Susceptibles de su verificación
Las especificaciones se dan…
• Catálogos. Muestras.
• Descripción del uso. Detalle del proceso o método de producción.
• Marca de fábrica. Características físicas del producto.
• Planos.
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